企業(yè)資料檔案管理制度范本第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)各類資料檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀工作，保證檔案的完整性、安全性、真實性和可追溯性，提高檔案管理效率，支持企業(yè)運營決策與合規(guī)管理，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各下屬部門、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營管理活動中形成的有保存價值的各種載體的資料檔案管理，涵蓋行政、人事、財務、業(yè)務、項目、合同、技術(shù)等各類檔案。三、基本原則集中統(tǒng)一管理：檔案由企業(yè)檔案管理部門（如綜合管理部）統(tǒng)一歸口管理，各單位指定專人負責本部門檔案的初步整理與移交。規(guī)范完整：檔案收集應全面、及時，整理應分類科學、編目清晰，保證檔案內(nèi)容與載體完整。安全保密：嚴格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，采取必要措施防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密，保證檔案實體與信息安全。高效利用：在保證安全的前提下，為各部門提供便捷的檔案查詢、借閱服務，充分發(fā)揮檔案的參考價值。第二章管理機構(gòu)與職責一、檔案管理部門企業(yè)綜合管理部是檔案管理的歸口部門，主要職責包括：制定和完善檔案管理制度及相關細則；負責檔案的接收、分類、整理、保管、鑒定、銷毀及統(tǒng)計工作；建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化存儲與檢索；組織檔案業(yè)務培訓與監(jiān)督檢查，指導各單位檔案管理工作；負責檔案的利用審批與提供，保證借閱流程合規(guī)。二、各業(yè)務部門各業(yè)務部門負責人是本部門檔案管理的第一責任人，主要職責包括：指定兼職檔案管理員（如經(jīng)理、主管），負責本部門檔案的日常收集、初步整理與定期移交；按照檔案分類標準，及時將辦理完畢的具有保存價值的資料整理歸檔；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀及利用工作，保證檔案信息準確。三、檔案管理員檔案管理員（由綜合管理部指定，如*專員）應具備檔案管理專業(yè)知識和責任心，主要職責包括：負責檔案的日常接收、登記、分類、編目、入庫與保管；定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案及時修復或復制；維護檔案管理信息系統(tǒng)，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全與更新；辦理檔案借閱、歸還登記，跟蹤借閱檔案的使用情況；協(xié)助開展檔案統(tǒng)計、分析與報告工作。第三章檔案分類與范圍一、檔案分類標準根據(jù)企業(yè)業(yè)務特點，檔案分為以下八大類，具體分類編碼規(guī)則類別名稱分類編碼包含內(nèi)容示例行政管理類A公司章程、股東會決議、紅頭文件、會議紀要、內(nèi)部管理制度、工作計劃與總結(jié)人事管理類B員工入職登記表、勞動合同、離職證明、培訓記錄、績效考核檔案、社保繳納記錄財務管理類C會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務申報表、審計報告、費用報銷單據(jù)業(yè)務合同類D采購合同、銷售合同、服務合同、合作協(xié)議、合同審批單、履行記錄項目管理類E項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃書、驗收報告、項目總結(jié)、會議記錄技術(shù)資料類F技術(shù)圖紙、研發(fā)文檔、專利證書、技術(shù)標準、操作手冊、設備說明書客戶資料類G客戶基本信息、合作協(xié)議、溝通記錄、投訴處理記錄、滿意度調(diào)查結(jié)果其他類X未納入上述類別的具有保存價值的資料（如資質(zhì)證書、榮譽證書、媒體宣傳資料）二、檔案歸檔范圍凡是在企業(yè)經(jīng)營管理活動中直接形成的、反映企業(yè)各項活動、具有查考利用價值的各種形式的歷史記錄，均應納入歸檔范圍，具體包括：反映企業(yè)基本概況、組織架構(gòu)、發(fā)展歷程的文件材料；各類會議形成的決議、紀要、記錄；業(yè)務活動中形成的合同、訂單、招投標文件；人事管理中形成的員工錄用、任免、培訓、考核材料；財務管理中形成的憑證、賬簿、報表、審計報告；項目管理中形成的立項、實施、驗收文件；技術(shù)研發(fā)中形成的圖紙、專利、技術(shù)文檔；客戶合作中形成的協(xié)議、溝通記錄、滿意度材料；獲得的資質(zhì)證書、榮譽證書、獎懲文件；其他具有保存價值的文件材料。第四章檔案管理全流程操作指引一、檔案收集與整理（一）收集責任與時限責任主體：各業(yè)務部門兼職檔案管理員負責本部門檔案的收集。收集時限：各類文件材料應在辦理完畢后的3個工作日內(nèi)收集完畢；項目檔案應在項目驗收通過后10個工作日內(nèi)收集完畢；年度歸檔材料應在次年1月31日前完成收集。（二）整理規(guī)范分類組卷：按照第三章檔案分類標準，將歸檔材料“一事一卷”或“一類一卷”組卷，避免跨類混卷。文件排序：卷內(nèi)材料按時間順序、邏輯關系排序，如會議紀要按會議時間先后排序，合同按簽訂日期排序。去除金屬物：去除文件中的訂書釘、回形針等金屬物，防止銹蝕文件。破損修復：對破損、字跡模糊的文件進行修補或復制，保證內(nèi)容清晰可讀。二、檔案歸檔與移交（一）歸檔流程部門初檢：兼職檔案管理員對收集的檔案進行初步檢查，保證材料完整、分類準確、編目規(guī)范。填寫移交清單：填寫《檔案歸檔移交清單》（見第五章模板一），注明檔案名稱、分類編碼、歸檔部門、歸檔日期、份數(shù)、頁數(shù)等信息。檔案部門接收：綜合管理部檔案管理員核對檔案材料與移交清單，確認無誤后在清單上簽字接收，一式兩份，歸檔部門與檔案管理部門各存一份。入庫上架：檔案管理員將檔案按分類編碼順序存入檔案柜，標注檔案號，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。（二）歸檔要求紙質(zhì)檔案：使用A4紙打印，字跡清晰、無涂改；手寫材料需用碳素墨水，避免使用圓珠筆、鉛筆。電子檔案：電子文件需為PDF、Word、Excel等通用格式，命名規(guī)范為“分類編碼-檔案名稱-形成日期”（如“A-2023年工作計劃-20231231”），同步歸檔紙質(zhì)版與電子版。特殊載體檔案：照片、音頻、視頻等載體檔案需標注拍攝時間、內(nèi)容說明，刻錄成光盤或存儲于指定服務器，定期檢查數(shù)據(jù)完整性。三、檔案保管與維護（一）保管環(huán)境要求檔案庫房：應設在安全、干燥、通風的場所，遠離易燃、易爆物品；配備溫濕度調(diào)節(jié)設備，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。防火防盜：庫房內(nèi)配備滅火器、煙霧報警器，安裝防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)；嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火。防蟲防潮：定期放置防蟲劑、防潮劑，保持庫房清潔；每季度檢查一次檔案保管狀況，對受潮、蟲蛀檔案及時處理。（二）檔案清點與統(tǒng)計定期清點：檔案管理部門每半年組織一次檔案清點，核對檔案數(shù)量、存放位置與信息系統(tǒng)記錄是否一致，形成《檔案清點報告》。統(tǒng)計上報：每年年底統(tǒng)計檔案歸檔數(shù)量、利用次數(shù)、銷毀數(shù)量等數(shù)據(jù)，編制《年度檔案管理統(tǒng)計報表》，報企業(yè)領導審閱。四、檔案利用與借閱（一）利用權(quán)限內(nèi)部查閱：企業(yè)員工因工作需要可查閱本部門檔案，查閱跨部門檔案需經(jīng)本部門負責人簽字同意；查閱涉密檔案（如財務數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料）需經(jīng)分管領導審批。外部查閱：外部單位（如審計機構(gòu)、合作客戶）需查閱檔案的，須持單位介紹信、法定代表人授權(quán)委托書及本人證件號碼，經(jīng)企業(yè)分管領導批準后，由檔案管理員陪同查閱。（二）借閱流程提交申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見第五章模板二），注明借閱檔案名稱、分類編碼、借閱用途、借閱期限等信息。審批審核：借閱申請經(jīng)本部門負責人（跨部門需分管領導）、檔案管理部門負責人審批后，檔案管理員辦理借閱登記。借閱與歸還：借閱檔案時，檔案管理員核對檔案完整性，借閱人簽字確認；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還，如需續(xù)借應提前1天申請。利用要求：借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得將檔案轉(zhuǎn)借、復制、拍攝（經(jīng)批準的除外），歸還時檔案管理員檢查檔案是否完好。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，成立由分管領導、檔案管理員、業(yè)務部門負責人組成的鑒定小組，對到期檔案進行價值鑒定。（二）銷毀流程鑒定意見：鑒定小組對檔案進行鑒定，提出“繼續(xù)保存”“降密保存”“銷毀”等意見，形成《檔案鑒定意見表》。審批備案：銷毀檔案需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審批，審批后的《檔案銷毀清冊》（見第五章模板三）報上級檔案管理部門備案。監(jiān)銷執(zhí)行：檔案管理員會同監(jiān)銷人（由審計部門或紀檢部門人員擔任）對檔案進行銷毀，銷毀時需雙人在場，核對銷毀檔案與清冊一致，并在清冊上簽字確認。禁止銷毀情形：未到保管期限的檔案、無保存價值的檔案（如重復文件、草稿）、涉及企業(yè)核心利益的檔案，一律不得銷毀。第五章常用管理表格模板模板一：檔案歸檔移交清單序號檔案名稱分類編碼歸檔部門歸檔日期份數(shù)頁數(shù)備注12023年度工作總結(jié)A-001行政部20240105125紙質(zhì)+電子2勞動合同（）B-012人力資源部2024010818紙質(zhì)3項目驗收報告E-005項目部20240110130紙質(zhì)+電子……移交部門簽字：_______________接收人簽字：_______________日期：_______________模板二：檔案借閱申請表借閱人姓名所在部門借閱事由*市場部編寫客戶分析報告借閱檔案信息檔案名稱分類編碼借閱期限客戶合作協(xié)議（公司）G-0232024年X月X日-X月X日審批意見部門負責人分管領導檔案管理部門_____________________________________________日期：_______________日期：_______________日期：_______________借閱人簽字：_______________檔案管理員簽字：_______________歸還日期：_______________模板三：檔案銷毀清冊序號檔案名稱分類編碼歸檔日期保管期限銷毀原因備注12020年費用報銷單據(jù)C-089202101153年保管期滿已掃描存電子檔2項目草稿文件E-003202107203年無保存價值…鑒定小組簽字：_______________監(jiān)銷人簽字：_______________總經(jīng)理審批：_______________日期：_______________第六章關鍵管理要點與風險提示一、關鍵管理要點責任到人：明確各部門負責人、兼職檔案管理員、檔案管理員的職責，建立“誰形成、誰歸檔、誰負責”的責任機制。流程規(guī)范：嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、歸檔、借閱、銷毀流程，保證各環(huán)節(jié)有記錄、可追溯。雙軌管理：重要檔案實行紙質(zhì)與電子雙軌制存儲，電子檔案定期備份（如異地備份、云端備份），防止數(shù)據(jù)丟失。培訓提升：檔案管理部門每年組織1-2次檔案管理培訓，內(nèi)容包括制度解讀、分類標準、電子檔案操作等，提高全員檔案管理意識。二、風險提示檔案丟失風險：未及時歸檔或借閱后未按時歸還，可能導致檔案丟失。應對措施：建立歸檔催辦機制，借閱檔案到期前1天提醒借閱人。檔案泄密風險：涉密檔案管理不當，可能造成企業(yè)信息泄露。應對措施：嚴格控制涉密檔案查閱權(quán)限，借閱時由檔案管理員全程監(jiān)督。檔案損毀風險：保管環(huán)境不達標（如潮濕、蟲蛀），可能導致檔案損毀。應對措施：定期檢查庫房環(huán)境，配備必要的防護設備。電子檔案失效風險：電子