機(jī)關(guān)單位文件管理規(guī)范制度一、總則為規(guī)范機(jī)關(guān)單位文件管理工作，提升文件處理質(zhì)效，保障文件安全并實(shí)現(xiàn)有效利用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，制定本制度。本制度適用于本機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)的文件管理工作，涵蓋文件的收發(fā)、擬制、審批、歸檔、保管、利用及銷(xiāo)毀等全生命周期管理環(huán)節(jié)。文件管理遵循依法依規(guī)、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、高效利用的原則，確保文件管理規(guī)范有序、權(quán)責(zé)清晰。二、文件收發(fā)管理（一）收文管理1.簽收與登記：收到各類(lèi)文件（含電子、紙質(zhì)文件）時(shí)，由文書(shū)崗位人員核對(duì)文件份數(shù)、文號(hào)、密級(jí)等信息，確認(rèn)無(wú)誤后填寫(xiě)《收文登記表》，登記內(nèi)容包括來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、收文日期、密級(jí)、份數(shù)等。2.擬辦與批辦：文書(shū)人員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)提出擬辦意見(jiàn)（如轉(zhuǎn)辦至某部門(mén)、由某領(lǐng)導(dǎo)閱示等），報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。批辦意見(jiàn)需明確辦理要求、責(zé)任部門(mén)及時(shí)限。3.承辦與催辦：責(zé)任部門(mén)或人員收到批辦文件后，按要求限時(shí)承辦。辦公室定期跟蹤承辦進(jìn)度，對(duì)超期未辦或推進(jìn)緩慢的，及時(shí)向承辦部門(mén)和分管領(lǐng)導(dǎo)反饋，督促加快辦理。4.辦結(jié)與反饋：承辦完成后，承辦部門(mén)應(yīng)將辦理結(jié)果以書(shū)面或電子形式反饋至辦公室，由文書(shū)人員標(biāo)注辦結(jié)狀態(tài)，歸入相關(guān)卷宗或系統(tǒng)。（二）發(fā)文管理1.擬稿與審核：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要擬制發(fā)文，內(nèi)容需真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯清晰，格式符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求。擬稿完成后，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，送辦公室進(jìn)行格式、政策合規(guī)性審核，必要時(shí)征求法律顧問(wèn)或相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)。2.簽發(fā)與編號(hào)：審核通過(guò)的文件，按權(quán)限呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（以單位名義的發(fā)文，由主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。簽發(fā)后，辦公室統(tǒng)一編制文號(hào)（格式為“XX〔年份〕X號(hào)”，如“政辦〔2024〕5號(hào)”）。3.印制與分發(fā)：文件印制需確保字跡清晰、排版規(guī)范，涉密文件由專(zhuān)人在指定設(shè)備印制。分發(fā)前填寫(xiě)《發(fā)文登記表》，注明發(fā)文范圍、份數(shù)、領(lǐng)取人等，通過(guò)機(jī)要通道、內(nèi)部系統(tǒng)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，確保文件安全傳遞。三、文件擬制與審批（一）擬制要求文件擬制應(yīng)圍繞工作目標(biāo)，內(nèi)容緊扣主題、表述準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔（避免歧義）；結(jié)構(gòu)層次分明，使用規(guī)范的公文格式（如請(qǐng)示、報(bào)告、通知等文種的適用場(chǎng)景及格式需嚴(yán)格區(qū)分）；引用政策法規(guī)需準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、案例真實(shí)可靠。（二）審核與簽發(fā)1.初審：擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、可行性進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核工作措施、責(zé)任分工等是否清晰合理。2.復(fù)審：辦公室對(duì)文件的文種使用、格式規(guī)范、行文邏輯進(jìn)行復(fù)審，確保符合公文處理要求；涉及重大決策或敏感事項(xiàng)的，需會(huì)同相關(guān)部門(mén)聯(lián)合審核。3.簽發(fā)：文件經(jīng)初審、復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，按規(guī)定權(quán)限簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文需由各聯(lián)署單位負(fù)責(zé)人分別簽發(fā)，確保意見(jiàn)一致。四、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍需歸檔的文件包括：本單位制發(fā)的各類(lèi)公文（含電子公文）、上級(jí)來(lái)文、同級(jí)及下級(jí)單位的重要來(lái)文、會(huì)議材料（如紀(jì)要、議程、講話稿）、調(diào)研成果、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等具有查考價(jià)值的材料。（二）歸檔時(shí)間與要求1.定期歸檔：年度工作結(jié)束后，各部門(mén)應(yīng)在次年3月底前完成文件整理，向檔案室移交；專(zhuān)項(xiàng)工作文件在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。2.整理規(guī)范：歸檔文件需按“年度—機(jī)構(gòu)（部門(mén)）—問(wèn)題（或文種）”分類(lèi)，紙質(zhì)文件裝訂整齊，電子文件刻錄光盤(pán)或存入專(zhuān)用存儲(chǔ)設(shè)備，確保與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致、可讀取。（三）保管措施1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備，溫度、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%）。2.臺(tái)賬管理：建立《檔案保管清冊(cè)》，記錄文件的編號(hào)、標(biāo)題、歸檔時(shí)間、保管期限等；定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變及時(shí)修復(fù)，確保檔案安全。五、文件利用與銷(xiāo)毀（一）文件利用1.內(nèi)部利用：?jiǎn)挝蝗藛T因工作需要查閱文件，需填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案室或指定場(chǎng)所查閱；如需復(fù)制，需注明用途并經(jīng)辦公室同意。2.外部利用：外單位申請(qǐng)查閱或復(fù)制文件，需出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證明，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人陪同查閱，涉密文件嚴(yán)格限制利用范圍。（二）文件銷(xiāo)毀1.鑒定與清冊(cè)：每年對(duì)保管期滿的文件進(jìn)行鑒定，由辦公室、檔案室及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，提出銷(xiāo)毀或續(xù)存意見(jiàn)。需銷(xiāo)毀的文件編制《文件銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明文件名稱(chēng)、文號(hào)、數(shù)量、保管期限等。2.審批與監(jiān)銷(xiāo)：《文件銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)選擇安全可靠的方式（如碎紙、焚燒），監(jiān)銷(xiāo)人員需在清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保文件無(wú)殘留、不泄密。六、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督檢查辦公室會(huì)同紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)定期對(duì)文件管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查收發(fā)文登記、歸檔完整性、保密措施落實(shí)、利用審批流程等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）責(zé)任追究對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任：未按規(guī)定登記、歸檔文件，導(dǎo)致文件丟失或損毀的，責(zé)令限期整改，給予批評(píng)教育；擅自擴(kuò)大文件利用范圍、泄露涉密文件內(nèi)容的，依規(guī)給予黨紀(jì)政務(wù)處分；故意銷(xiāo)毀或篡改文件，造成嚴(yán)重后果的，依法追究法律責(zé)任