PAGE培訓(xùn)材料備查保管制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司培訓(xùn)材料的備查保管工作，確保培訓(xùn)材料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高培訓(xùn)效果，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)培訓(xùn)活動(dòng)所涉及的培訓(xùn)材料，包括但不限于培訓(xùn)教材、講義、課件、考核試卷、學(xué)員檔案等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：培訓(xùn)材料的備查保管工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.真實(shí)完整原則：確保培訓(xùn)材料真實(shí)反映培訓(xùn)內(nèi)容和過(guò)程，完整記錄培訓(xùn)相關(guān)信息。3.便于查閱原則：培訓(xùn)材料的整理和保管應(yīng)便于快速、準(zhǔn)確地查閱，以滿(mǎn)足內(nèi)部審核、培訓(xùn)評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等工作的需要。4.安全保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及學(xué)員隱私的培訓(xùn)材料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。二、培訓(xùn)材料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.通用類(lèi)培訓(xùn)材料：適用于公司全體員工的基礎(chǔ)性培訓(xùn)課程所使用的材料，如企業(yè)文化、規(guī)章制度、安全知識(shí)等方面的教材。2.專(zhuān)業(yè)類(lèi)培訓(xùn)材料：針對(duì)公司不同業(yè)務(wù)部門(mén)、專(zhuān)業(yè)崗位的特定培訓(xùn)內(nèi)容，如財(cái)務(wù)知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策略、技術(shù)操作規(guī)范等相關(guān)的講義和課件。3.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料：為應(yīng)對(duì)公司特定項(xiàng)目、活動(dòng)或臨時(shí)性任務(wù)開(kāi)展的培訓(xùn)所準(zhǔn)備的材料，如項(xiàng)目管理培訓(xùn)、新產(chǎn)品推廣培訓(xùn)等。4.考核評(píng)估類(lèi)材料：包括培訓(xùn)后的考核試卷、評(píng)估問(wèn)卷、學(xué)員成績(jī)記錄等。5.學(xué)員檔案類(lèi)材料：涵蓋學(xué)員報(bào)名信息、培訓(xùn)簽到記錄、學(xué)習(xí)表現(xiàn)評(píng)價(jià)、結(jié)業(yè)證書(shū)等與學(xué)員個(gè)人培訓(xùn)經(jīng)歷相關(guān)的資料。（二）編號(hào)為便于培訓(xùn)材料的管理和查找，可以按照以下方式進(jìn)行編號(hào)：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用“培訓(xùn)類(lèi)別代碼年份順序號(hào)”的形式。例如，通用類(lèi)培訓(xùn)材料編號(hào)為“TY2023001”，其中“TY”代表通用類(lèi)培訓(xùn)材料類(lèi)別代碼，“2023”表示年份，“001”為該年份此類(lèi)培訓(xùn)材料的順序號(hào)。2.類(lèi)別代碼設(shè)定：通用類(lèi)培訓(xùn)材料：TY專(zhuān)業(yè)類(lèi)培訓(xùn)材料：ZY專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料：ZX考核評(píng)估類(lèi)材料：KP學(xué)員檔案類(lèi)材料：XA三、培訓(xùn)材料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.培訓(xùn)部門(mén)：負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)課程的開(kāi)展，并收集培訓(xùn)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)材料，包括培訓(xùn)講師提供的講義、課件，學(xué)員的反饋意見(jiàn)等。2.講師：按照培訓(xùn)計(jì)劃準(zhǔn)備并提交相關(guān)的培訓(xùn)教材、教案等材料，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.其他相關(guān)部門(mén)：如涉及專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)或跨部門(mén)培訓(xùn)的，相關(guān)部門(mén)應(yīng)協(xié)助提供與培訓(xùn)主題相關(guān)的資料和數(shù)據(jù)。（二）收集要求1.在培訓(xùn)課程開(kāi)始前，講師應(yīng)將準(zhǔn)備好的培訓(xùn)材料提交給培訓(xùn)部門(mén)進(jìn)行審核，確保材料內(nèi)容符合培訓(xùn)目標(biāo)和要求。2.培訓(xùn)過(guò)程中，培訓(xùn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集學(xué)員的課堂表現(xiàn)記錄、作業(yè)完成情況等資料，以及講師對(duì)培訓(xùn)效果的初步評(píng)估意見(jiàn)。3.培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員應(yīng)按照要求提交個(gè)人總結(jié)、心得體會(huì)等反饋材料。（三）整理規(guī)范1.內(nèi)容審核：培訓(xùn)部門(mén)對(duì)收集到的培訓(xùn)材料進(jìn)行內(nèi)容審核，檢查材料的準(zhǔn)確性、完整性和邏輯性，確保與培訓(xùn)內(nèi)容緊密相關(guān)，不存在錯(cuò)誤信息或誤導(dǎo)性?xún)?nèi)容。2.格式統(tǒng)一：對(duì)各類(lèi)培訓(xùn)材料進(jìn)行格式統(tǒng)一，如字體、字號(hào)、排版等，使其具有規(guī)范性和一致性。對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照公司規(guī)定的文檔格式進(jìn)行保存，如.docx、.xlsx、.ppt等。3.分類(lèi)歸檔：根據(jù)培訓(xùn)材料的分類(lèi)，將審核通過(guò)的材料分別歸入相應(yīng)的類(lèi)別文件夾中，并按照編號(hào)順序進(jìn)行排列。對(duì)于紙質(zhì)材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面標(biāo)注材料名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息；對(duì)于電子材料，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。四、培訓(xùn)材料的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)材料保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件柜或檔案室，對(duì)紙質(zhì)培訓(xùn)材料進(jìn)行分類(lèi)存放。文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，確保紙質(zhì)材料的安全保存。同時(shí)，建立紙質(zhì)材料借閱登記制度，記錄借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。2.電子材料保管：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和備份的方式，對(duì)電子培訓(xùn)材料進(jìn)行集中保管。定期對(duì)服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，設(shè)置嚴(yán)格的用戶(hù)權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作電子培訓(xùn)材料。（二）保管期限1.通用類(lèi)培訓(xùn)材料：保管期限為[X]年，期滿(mǎn)后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行評(píng)估，如需繼續(xù)保存的，應(yīng)辦理延長(zhǎng)保管期限的手續(xù)。2.專(zhuān)業(yè)類(lèi)培訓(xùn)材料：保管期限為[X]年，其中涉及公司核心業(yè)務(wù)知識(shí)和關(guān)鍵技術(shù)的培訓(xùn)材料，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)至[X]年。3.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)材料：保管期限為該專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)結(jié)束后[X]年，以滿(mǎn)足對(duì)專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)效果跟蹤和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的需要。4.考核評(píng)估類(lèi)材料：保管期限為學(xué)員培訓(xùn)結(jié)束后[X]年，以便對(duì)學(xué)員培訓(xùn)成績(jī)進(jìn)行復(fù)查和對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行長(zhǎng)期評(píng)估。5.學(xué)員檔案類(lèi)材料：自學(xué)員結(jié)業(yè)之日起，保管期限為[X]年，確保學(xué)員個(gè)人培訓(xùn)記錄的完整性和可追溯性。（三）保管環(huán)境要求1.溫度與濕度：紙質(zhì)材料保管環(huán)境的溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]；電子材料保管環(huán)境的溫度和濕度要求應(yīng)符合服務(wù)器設(shè)備的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，避免因溫濕度變化對(duì)材料造成損壞。2.防火與防盜：保管場(chǎng)所應(yīng)配備必要的防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，加強(qiáng)防盜措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，確保培訓(xùn)材料的安全。五、培訓(xùn)材料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部培訓(xùn)需求分析：公司內(nèi)部負(fù)責(zé)培訓(xùn)需求調(diào)研和分析的人員，在履行相關(guān)審批手續(xù)后，可查閱各類(lèi)培訓(xùn)材料，以了解公司培訓(xùn)現(xiàn)狀和員工培訓(xùn)需求，為制定培訓(xùn)計(jì)劃提供參考依據(jù)。2.培訓(xùn)講師：培訓(xùn)講師為了教學(xué)改進(jìn)、課程更新等目的，可在其承擔(dān)授課任務(wù)的相關(guān)培訓(xùn)材料范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，但不得擅自復(fù)制或傳播給無(wú)關(guān)人員。3.人力資源部門(mén)：人力資源部門(mén)工作人員在進(jìn)行員工培訓(xùn)檔案管理、績(jī)效評(píng)估、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等工作時(shí)，可查閱與員工培訓(xùn)相關(guān)的材料，包括學(xué)員檔案、考核評(píng)估記錄等。4.其他部門(mén)：其他部門(mén)因工作需要查閱培訓(xùn)材料的，應(yīng)向培訓(xùn)部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人員填寫(xiě)《培訓(xùn)材料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱的培訓(xùn)材料類(lèi)別、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：申請(qǐng)表提交至培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)人，培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人員的權(quán)限和申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要培訓(xùn)材料的查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批通過(guò)后，查閱人員在培訓(xùn)部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。培訓(xùn)部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，確保查閱過(guò)程的規(guī)范和材料的安全。查閱人員不得擅自對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行涂改、損壞、復(fù)印或拍照等操作，如需復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)另行提出申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。4.歸還：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將查閱的培訓(xùn)材料歸還培訓(xùn)部門(mén)，并在《培訓(xùn)材料查閱登記表》上簽字確認(rèn)歸還情況。（三）使用規(guī)定1.培訓(xùn)材料僅供公司內(nèi)部培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、研究等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的活動(dòng)使用，未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，任何人不得將培訓(xùn)材料用于商業(yè)目的或泄露給外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人。2.在使用培訓(xùn)材料進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)時(shí)，培訓(xùn)講師應(yīng)確保培訓(xùn)內(nèi)容的合法合規(guī)性，不得傳播未經(jīng)審核或不符合公司價(jià)值觀的信息。同時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際培訓(xùn)需求對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和補(bǔ)充，但不得篡改原始材料內(nèi)容。3.如需對(duì)培訓(xùn)材料進(jìn)行修改、更新或重新編寫(xiě)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和備案，確保修改后的材料質(zhì)量不低于原材料，并在保管記錄中予以注明。六、培訓(xùn)材料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.培訓(xùn)材料保管期限屆滿(mǎn)，且經(jīng)評(píng)估確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的。2.培訓(xùn)材料因內(nèi)容過(guò)時(shí)、錯(cuò)誤或其他原因已失去使用價(jià)值，且無(wú)法進(jìn)行修改或更新的。3.因不可抗力因素導(dǎo)致培訓(xùn)材料損壞、丟失，且無(wú)法恢復(fù)或補(bǔ)充的。（二）銷(xiāo)毀流程1.提出申請(qǐng)：由培訓(xùn)部門(mén)或相關(guān)保管責(zé)任人根據(jù)培訓(xùn)材料的保管期限和實(shí)際情況，填寫(xiě)《培訓(xùn)材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀的培訓(xùn)材料類(lèi)別、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交至培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核批準(zhǔn)：培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容屬實(shí)且符合銷(xiāo)毀條件后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要培訓(xùn)材料的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，需經(jīng)公司保密委員會(huì)審議通過(guò)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，培訓(xùn)部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀工作。對(duì)于紙質(zhì)材料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)于電子材料，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)督確認(rèn)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他指定監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)培訓(xùn)材料的銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作按照規(guī)定要求執(zhí)行。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《培訓(xùn)材料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)銷(xiāo)毀情況。七、培訓(xùn)材料的保密管理（一）保密責(zé)任1.所有接觸培訓(xùn)材料的人員均負(fù)有保密義務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露培訓(xùn)材料中的任何機(jī)密信息。2.培訓(xùn)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)材料保密工作的管理，定期對(duì)涉及保密的培訓(xùn)材料進(jìn)行清查和核對(duì)，確保保密措施的有效執(zhí)行。（二）保密措施1.標(biāo)識(shí)管理：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及學(xué)員隱私的培訓(xùn)材料，應(yīng)在材料顯著位置標(biāo)注“保密”字樣，并明確保密期限和保密要求。2.存儲(chǔ)加密：對(duì)電子保密培訓(xùn)材料進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)密碼，并定期更換密碼。同時(shí)，采用加密傳輸技術(shù)，確保在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中數(shù)據(jù)的安全性。3.人員管理：與接觸保密培訓(xùn)材料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和防范能力。4.借閱限制：嚴(yán)格控制保密培訓(xùn)材料的借閱范圍和審批程序，借閱人員必須經(jīng)過(guò)公司保密管理部門(mén)的審批，并在借閱期間承擔(dān)保密責(zé)任。借閱期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還并確保材料的完整性和保密性。八、附則（一）解釋權(quán)本制