PAGE干部培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司干部培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保培訓(xùn)檔案的真實性、完整性和安全性，為干部選拔任用、培養(yǎng)發(fā)展、績效考核等提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體干部參加各類培訓(xùn)所形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映干部參加培訓(xùn)的實際情況，包括培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績、培訓(xùn)表現(xiàn)等。2.完整性原則：全面收集干部培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類資料，確保檔案資料齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)培訓(xùn)檔案中涉及干部個人隱私和公司機密的信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行培訓(xùn)檔案的整理、歸檔和管理，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。二、培訓(xùn)檔案內(nèi)容（一）培訓(xùn)基本信息1.培訓(xùn)申請表：記錄干部參加培訓(xùn)的申請時間、培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)主辦單位、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等信息。2.培訓(xùn)通知：包括培訓(xùn)主辦方發(fā)出的正式培訓(xùn)通知文件，明確培訓(xùn)的具體要求、課程安排、考核方式等。（二）培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料1.培訓(xùn)教材：干部在培訓(xùn)過程中使用的各類教材、講義、參考書籍等。2.學(xué)習(xí)筆記：干部在培訓(xùn)期間記錄的課堂筆記、心得體會、學(xué)習(xí)總結(jié)等。3.考試試卷及成績：培訓(xùn)結(jié)束后的考試試卷、成績記錄以及補考情況等。（三）培訓(xùn)表現(xiàn)記錄1.考勤記錄：詳細(xì)記錄干部參加培訓(xùn)的出勤情況，包括遲到、早退、曠課等情況。2.課堂表現(xiàn)：由培訓(xùn)教師或培訓(xùn)組織方對干部在課堂上的表現(xiàn)進(jìn)行評價，如參與度、發(fā)言質(zhì)量、團隊協(xié)作能力等。3.實踐活動記錄：對于包含實踐環(huán)節(jié)的培訓(xùn)，記錄干部在實踐活動中的表現(xiàn)、成果以及實踐報告等。（四）培訓(xùn)證書及證明1.結(jié)業(yè)證書：干部完成培訓(xùn)課程并經(jīng)考核合格后獲得的結(jié)業(yè)證書原件及復(fù)印件。2.資格證書：培訓(xùn)后取得的相關(guān)資格證書，如職業(yè)資格證書、專業(yè)技能證書等。3.培訓(xùn)證明：培訓(xùn)主辦方出具的其他培訓(xùn)證明材料，如培訓(xùn)學(xué)時證明、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明等。（五）培訓(xùn)效果評估1.自我評估：干部對自身參加培訓(xùn)后的收獲、能力提升、對工作的幫助等方面進(jìn)行自我評價。2.上級評估：干部上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)干部在培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)，對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，提出意見和建議。3.同事評估：與干部一同參加培訓(xùn)或了解其培訓(xùn)情況的同事，對干部在培訓(xùn)中的表現(xiàn)和對團隊的影響進(jìn)行評估。三、培訓(xùn)檔案建立（一）檔案建立責(zé)任人1.干部本人負(fù)責(zé)收集、整理自己在培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類資料，并及時提交至公司人力資源部門。2.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一建立和管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案建立流程1.資料收集：干部在培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將培訓(xùn)相關(guān)資料提交至人力資源部門。提交的資料應(yīng)確保真實、完整，如有缺失或不符合要求，應(yīng)及時補充或更正。2.資料審核：人力資源部門對干部提交的培訓(xùn)資料進(jìn)行審核，重點審核資料的真實性、完整性和規(guī)范性。對于審核不通過的資料，應(yīng)及時反饋給干部本人，并要求其重新提交。3.檔案整理：審核通過的培訓(xùn)資料，由人力資源部門按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。整理過程中應(yīng)確保資料的順序合理、標(biāo)識清晰，便于查閱和管理。4.檔案錄入：將整理好的培訓(xùn)檔案資料錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，建立電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保信息的實時更新和共享。5.檔案裝訂：對整理好的紙質(zhì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行裝訂，按照檔案內(nèi)容順序依次排列，加裝封面、目錄和封底，確保檔案的整齊、牢固。四、培訓(xùn)檔案保管（一）保管部門及人員培訓(xùn)檔案由公司人力資源部門負(fù)責(zé)保管，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.一般培訓(xùn)檔案的保管期限為[X]年，自培訓(xùn)結(jié)束之日起計算。2.對于涉及干部重要培訓(xùn)經(jīng)歷、關(guān)鍵崗位培訓(xùn)以及與公司核心業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)檔案，保管期限為[X]年。3.對于具有長期參考價值或作為公司歷史資料留存的培訓(xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行永久保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查閱電子檔案。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、存放有序。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房查閱、借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱、借閱記錄，詳細(xì)記錄查閱、借閱時間、查閱人、借閱內(nèi)容等信息。3.對保管期限屆滿的培訓(xùn)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由人力資源部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，對檔案的保存價值進(jìn)行評估，提出銷毀意見。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作，并做好銷毀記錄。五、培訓(xùn)檔案使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部在干部選拔任用、培養(yǎng)發(fā)展、績效考核、崗位調(diào)配等工作中，可根據(jù)需要查閱干部培訓(xùn)檔案。2.經(jīng)干部本人同意，外部單位因工作需要，在履行相關(guān)手續(xù)后，可查閱干部的培訓(xùn)檔案。（二）使用流程1.內(nèi)部使用流程申請：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱干部培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。審核：申請表提交至人力資源部門后，由檔案管理人員對申請進(jìn)行審核。審核通過后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案資料。查閱：查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱培訓(xùn)檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。2.外部使用流程申請：外部單位因工作需要查閱干部培訓(xùn)檔案的，應(yīng)向公司人力資源部門提交書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提供單位介紹信、查閱人員身份證明等相關(guān)材料。審核：人力資源部門對外部單位的申請進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員與外部單位查閱人員簽訂《培訓(xùn)檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。查閱：外部單位查閱人員應(yīng)在公司指定的地點查閱培訓(xùn)檔案，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議的規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還公司，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。六、培訓(xùn)檔案保密（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，對培訓(xùn)檔案中涉及的干部個人隱私和公司機密信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)加強對培訓(xùn)檔案的保密管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.對培訓(xùn)檔案中的敏感信息，如干部個人隱私信息、公司商業(yè)秘密等，應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保信息在存儲和傳輸過程中的安全性。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員注意保密事項，并要求其在查閱、借閱記錄上簽字確認(rèn)保密承諾。3.對涉及培訓(xùn)檔案保密的工作區(qū)域，應(yīng)采取必要的安全防范措施，如設(shè)置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。（三）違規(guī)處理1.對于違反培訓(xùn)檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職、開除等。2.如因泄露培訓(xùn)檔案信息給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、培訓(xùn)檔案信息化管理（一）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司干部培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化存儲、檢索、查閱、統(tǒng)計分析等功能。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將新建立的培訓(xùn)檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案信息的修改、補充、刪除等操作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.利用信息化管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對干部培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，如培訓(xùn)類型分布、培訓(xùn)時間