PAGE培訓(xùn)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)單位各部門(mén)及全體員工在培訓(xùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是培訓(xùn)單位在培訓(xùn)教學(xué)、管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)單位檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)單位的工作實(shí)際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理培訓(xùn)單位各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全防范工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.建立檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等初步整理工作，并及時(shí)移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用工作，提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.配合綜合檔案室做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)報(bào)送檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)教學(xué)類(lèi)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教材、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估資料等。2.培訓(xùn)管理類(lèi)檔案：包括培訓(xùn)項(xiàng)目申報(bào)材料、培訓(xùn)合同、學(xué)員信息、培訓(xùn)考勤記錄、培訓(xùn)證書(shū)發(fā)放記錄等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)類(lèi)檔案：包括教師基本信息、教師培訓(xùn)記錄、教師教學(xué)成果、教師考核評(píng)價(jià)等。4.行政事務(wù)類(lèi)檔案：包括單位文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。5.對(duì)外交流與合作類(lèi)檔案：包括合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄、邀請(qǐng)函、接待方案等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將檔案整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架和計(jì)算機(jī)管理。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類(lèi)別，如培訓(xùn)教學(xué)類(lèi)、培訓(xùn)管理類(lèi)、師資隊(duì)伍建設(shè)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在1溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或檔案架上，不得隨意堆放。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括培訓(xùn)單位重要的規(guī)章制度、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)決算、人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括培訓(xùn)教學(xué)、管理等方面具有一定歷史價(jià)值的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件材料和臨時(shí)性的工作記錄。（五）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽樣檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.本著方便利用的原則，為培訓(xùn)單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用范圍1.培訓(xùn)單位內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、政府有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)培訓(xùn)單位批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、查閱目的、利用方式等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔備查。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的歷史觀(guān)點(diǎn)，從培訓(xùn)單位的實(shí)際出發(fā)，分析檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。2.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合培訓(xùn)單位的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行逐一核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)培訓(xùn)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送培訓(xùn)單位負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門(mén)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為培訓(xùn)單位檔案管理工作決策的重要依據(jù)。（二）移交工作1.培訓(xùn)單位撤銷(xiāo)、合并或分立時(shí)，應(yīng)