PAGE備案審查制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織管理，規(guī)范各類事項(xiàng)備案審查工作，確保公司/組織運(yùn)營活動合法合規(guī)、有序高效，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有參與公司/組織業(yè)務(wù)活動的相關(guān)人員，包括但不限于員工、合作伙伴、供應(yīng)商等在開展涉及公司/組織權(quán)益、業(yè)務(wù)流程、信息安全等各類事項(xiàng)時(shí)的備案審查工作。（三）基本原則1.合法性原則：備案審查工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司/組織內(nèi)部章程，確保各項(xiàng)備案事項(xiàng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：備案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映事項(xiàng)全貌，為審查決策提供可靠依據(jù)。3.及時(shí)性原則：相關(guān)責(zé)任主體應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成備案工作，確保審查工作能夠及時(shí)跟進(jìn)，不影響業(yè)務(wù)正常開展。4.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等備案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、備案事項(xiàng)分類及要求（一）合同協(xié)議類1.適用范圍涵蓋公司/組織對外簽訂的各類合同、協(xié)議，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等。2.備案要求合同協(xié)議簽訂前，承辦部門應(yīng)填寫《合同協(xié)議備案申請表》，詳細(xì)說明合同協(xié)議的基本信息，如合同名稱、簽訂主體、合同標(biāo)的、金額、履行期限、主要條款等。提交合同協(xié)議文本草案，確保文本內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，條款符合法律法規(guī)及公司/組織利益要求。對于涉及重大利益、復(fù)雜條款或存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的合同協(xié)議，應(yīng)同時(shí)提供風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域或金額較大的合同協(xié)議，需經(jīng)相關(guān)部門會審，并提交會審意見。會審部門應(yīng)包括但不限于法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)主管部門等，各部門從自身專業(yè)角度對合同協(xié)議進(jìn)行審查，提出意見和建議。合同協(xié)議簽訂后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將正式文本及相關(guān)附件報(bào)送備案管理部門備案。備案管理部門應(yīng)對備案材料進(jìn)行形式審查，確保材料齊全、規(guī)范。（二）重大決策類1.適用范圍包括公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、重大項(xiàng)目立項(xiàng)、重要人事任免等涉及公司/組織全局或重大利益的決策事項(xiàng)。2.備案要求決策事項(xiàng)提出部門應(yīng)在決策過程啟動前，制定詳細(xì)的決策方案，明確決策背景、目標(biāo)、依據(jù)、具體措施及預(yù)期效果等內(nèi)容。提交決策事項(xiàng)的必要性、可行性分析報(bào)告，對決策事項(xiàng)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。涉及多個(gè)部門或領(lǐng)域的重大決策事項(xiàng)，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行充分論證和溝通協(xié)調(diào)，形成一致意見。論證過程中應(yīng)邀請專家學(xué)者、行業(yè)權(quán)威人士等參與，確保決策的科學(xué)性和合理性。重大決策事項(xiàng)經(jīng)公司/組織決策機(jī)構(gòu)審議通過后，決策事項(xiàng)提出部門應(yīng)及時(shí)將決策文件、相關(guān)論證材料、會議紀(jì)要等報(bào)送備案管理部門備案。備案管理部門應(yīng)建立專門檔案，對重大決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤管理，關(guān)注決策執(zhí)行情況及效果。（三）業(yè)務(wù)流程類1.適用范圍涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)流程的調(diào)整、優(yōu)化、新增等事項(xiàng)，如生產(chǎn)流程、銷售流程、財(cái)務(wù)審批流程、人力資源管理流程等。2.備案要求業(yè)務(wù)流程變更部門應(yīng)詳細(xì)描述業(yè)務(wù)流程變更的具體內(nèi)容，包括變更的原因、目標(biāo)、涉及環(huán)節(jié)、操作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。提交業(yè)務(wù)流程變更的風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，分析變更可能對公司/組織業(yè)務(wù)運(yùn)營、內(nèi)部控制、客戶關(guān)系等方面產(chǎn)生的影響，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。對于涉及多個(gè)部門協(xié)同作業(yè)的業(yè)務(wù)流程變更，應(yīng)征求相關(guān)部門意見，確保變更后的流程順暢、高效，各部門職責(zé)清晰、協(xié)作有序。業(yè)務(wù)流程變更方案經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，變更部門應(yīng)將變更方案及相關(guān)說明材料報(bào)送備案管理部門備案。備案管理部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決流程運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。（四）信息安全類1.適用范圍包括公司/組織內(nèi)部信息系統(tǒng)建設(shè)、信息資源管理、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等涉及信息安全的各類事項(xiàng)。2.備案要求信息安全項(xiàng)目建設(shè)或管理部門應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，提交項(xiàng)目可行性研究報(bào)告，明確項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)、內(nèi)容、技術(shù)方案、安全保障措施等。對于信息系統(tǒng)上線、升級、改造等操作，應(yīng)進(jìn)行安全測試和風(fēng)險(xiǎn)評估，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。測試報(bào)告和風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告應(yīng)作為備案材料一并提交。涉及公司/組織重要信息資源的訪問、使用、共享等操作，應(yīng)制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，并將權(quán)限設(shè)置情況報(bào)送備案管理部門備案。定期對公司/組織信息安全狀況進(jìn)行自查和評估，形成信息安全自查報(bào)告和評估報(bào)告，報(bào)送備案管理部門。備案管理部門應(yīng)根據(jù)備案情況，及時(shí)督促相關(guān)部門整改存在的問題，提升公司/組織信息安全防護(hù)能力。三、備案審查流程（一）受理備案管理部門收到備案申請材料后，應(yīng)進(jìn)行形式審查。審查內(nèi)容包括材料是否齊全、格式是否規(guī)范、簽字蓋章是否完整等。對于符合形式要求的備案申請，予以受理，并出具《備案受理通知書》；對于材料不齊全或不符合形式要求的，一次性告知申請人需要補(bǔ)充或更正的內(nèi)容，申請人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊材料后重新提交申請。（二）審查1.初審備案管理部門將受理的備案申請材料分發(fā)給相關(guān)審查部門進(jìn)行初審。審查部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成初審工作，并出具初審意見。初審意見應(yīng)明確指出備案事項(xiàng)是否合法合規(guī)、是否符合公司/組織相關(guān)規(guī)定及要求，以及存在的問題和建議等。2.會審對于涉及多個(gè)部門或領(lǐng)域、情況復(fù)雜、存在重大風(fēng)險(xiǎn)或爭議的備案事項(xiàng)，由備案管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審會議應(yīng)明確會議主題、參會人員、議程安排等。參會部門應(yīng)就備案事項(xiàng)充分發(fā)表意見，進(jìn)行深入討論和溝通協(xié)調(diào)，形成會審意見。會審意見應(yīng)作為備案審查的重要依據(jù)。3.終審備案管理部門根據(jù)初審意見和會審意見，對備案事項(xiàng)進(jìn)行綜合審查，形成終審意見。終審意見經(jīng)備案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織管理層審批。（三）審批公司/組織管理層根據(jù)備案管理部門提交的終審意見，對備案事項(xiàng)進(jìn)行審批。對于同意備案的事項(xiàng)，簽署審批意見；對于不同意備案的事項(xiàng)，明確指出原因及整改要求，退回備案管理部門，由備案管理部門通知申請人進(jìn)行整改。（四）反饋備案管理部門根據(jù)公司/組織管理層的審批意見，及時(shí)將審批結(jié)果反饋給申請人。對于同意備案的事項(xiàng)，告知申請人備案已通過，并提供后續(xù)相關(guān)注意事項(xiàng)；對于不同意備案的事項(xiàng)，詳細(xì)說明原因及整改要求，督促申請人限期整改，整改完成后重新提交備案申請。四、備案審查責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.申請人責(zé)任申請人應(yīng)對備案申請材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。如因申請人提供虛假材料、隱瞞重要信息等導(dǎo)致備案審查出現(xiàn)失誤或造成公司/組織損失的，申請人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.審查部門責(zé)任審查部門應(yīng)認(rèn)真履行審查職責(zé)，對備案事項(xiàng)進(jìn)行全面、細(xì)致的審查。如因?qū)彶椴块T工作疏忽、敷衍塞責(zé)導(dǎo)致未能發(fā)現(xiàn)備案事項(xiàng)存在的問題，或者出具錯(cuò)誤審查意見的，審查部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)審查人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、績效扣分、崗位調(diào)整等。3.備案管理部門責(zé)任備案管理部門負(fù)責(zé)備案審查工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理。如因備案管理部門組織不力、監(jiān)督不到位等原因?qū)е聜浒笇彶楣ぷ鞒霈F(xiàn)延誤、失誤等情況的，備案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。責(zé)任追究方式包括但不限于誡勉談話、通報(bào)批評、扣發(fā)績效獎金等。（二）追究措施對于存在責(zé)任問題的相關(guān)人員，公司/組織將視情節(jié)輕重，按照相關(guān)規(guī)定采取相應(yīng)的追究措施。情節(jié)較輕的，給予警告、責(zé)令改正等處理；情節(jié)較重的，給予記過、記大過、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。同時(shí)，對于因責(zé)任問題給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。五、備案檔案管理（一）檔案建立備案管理部門應(yīng)建立完善的備案檔案管理制度，對備案審查過程中形成的各類文件、材料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。備案檔案應(yīng)包括備案申請表、合同協(xié)議文本、決策文件、論證報(bào)告、會審意見、審批文件、反饋記錄等相關(guān)資料。（二）檔案保管備案檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定執(zhí)行，一般重要備案檔案應(yīng)長期保存，普通備案檔案可根據(jù)實(shí)際情況確定合理的保管期限。檔案保管方式可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，同時(shí)應(yīng)做好檔案的備份和存儲管理，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱因工作需要查閱備案檔案的，應(yīng)填寫《備案檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)備案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取檔