2026年生物科技服務(wù)公司研發(fā)項目檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范本公司研發(fā)項目檔案管理工作，保障研發(fā)項目檔案的真實性、完整性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮檔案在研發(fā)創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化、合規(guī)管控中的支撐作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國科學技術(shù)進步法》《科學技術(shù)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司生物科技服務(wù)業(yè)務(wù)研發(fā)特點及實際經(jīng)營需求，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有生物科技研發(fā)項目從立項啟動、方案設(shè)計、實驗研發(fā)、成果驗證到項目結(jié)題全生命周期產(chǎn)生的各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、復制、鑒定、銷毀等全流程管理活動。公司研發(fā)部、項目管理部、技術(shù)部、財務(wù)部、行政部等相關(guān)部門，全體研發(fā)項目組成員及參與研發(fā)項目檔案管理的外包協(xié)作人員，均需嚴格遵守本制度。第三條管理原則（一）依法合規(guī)原則。嚴格遵循國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保研發(fā)項目檔案管理活動合法合規(guī)。（二）全程追溯原則。對研發(fā)項目全生命周期產(chǎn)生的檔案實施全過程管控，確保每一份檔案都能清晰追溯其形成背景、流轉(zhuǎn)過程和使用情況。（三）安全保密原則。建立健全檔案安全防護體系，嚴防檔案丟失、損毀、篡改或泄露，保護公司核心技術(shù)秘密和商業(yè)秘密。（四）規(guī)范統(tǒng)一原則。統(tǒng)一檔案分類標準、整理規(guī)范、編號規(guī)則和保管要求，確保檔案管理工作標準化、規(guī)范化。（五）實用高效原則。結(jié)合研發(fā)項目管理實際需求優(yōu)化檔案管理流程，保障檔案資源的便捷利用，服務(wù)于研發(fā)創(chuàng)新和企業(yè)發(fā)展。第二章管理職責第四條行政部檔案管理崗作為研發(fā)項目檔案管理的歸口部門，承擔以下職責：（一）負責本制度的制定、修訂、解釋及組織實施；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門研發(fā)項目檔案管理工作，建立健全研發(fā)項目檔案管理體系；（三）制定研發(fā)項目檔案分類、整理、編號、歸檔、保管等操作規(guī)范并指導實施；（四）負責研發(fā)項目檔案的集中保管、日常維護和安全管控；（五）負責辦理研發(fā)項目檔案的查閱、復制、借閱等手續(xù)，嚴格把控檔案使用權(quán)限；（六）組織開展研發(fā)項目檔案的定期清查、鑒定和銷毀工作；（七）監(jiān)督檢查各部門研發(fā)項目檔案管理職責的落實情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理過程中存在的問題；（八）負責研發(fā)項目檔案管理相關(guān)的培訓工作，提升相關(guān)人員的檔案管理意識和操作能力。第五條研發(fā)部（一）負責本部門研發(fā)項目檔案的日常收集、初步整理和規(guī)范裝訂工作；（二）指定專人作為項目檔案員，配合行政部檔案管理崗開展檔案歸檔工作；（三）確保研發(fā)項目各階段產(chǎn)生的檔案資料及時、完整、準確地收集整理，無遺漏、無篡改；（四）負責研發(fā)項目檔案歸檔前的內(nèi)部審核，確保檔案內(nèi)容符合相關(guān)規(guī)范要求；（五）配合行政部檔案管理崗開展檔案清查、鑒定、查閱等相關(guān)工作；（六）組織本部門人員學習檔案管理相關(guān)制度，提升檔案管理意識。第六條項目管理部（一）負責研發(fā)項目立項、進度管控、驗收結(jié)題等環(huán)節(jié)相關(guān)檔案的收集、整理和提交歸檔工作；（二）參與研發(fā)項目檔案的驗收工作，確保檔案資料與項目推進情況一致；（三）配合行政部檔案管理崗和研發(fā)部開展研發(fā)項目檔案的全過程管理工作；（四）在項目推進過程中，監(jiān)督研發(fā)項目檔案的同步收集整理情況。第七條技術(shù)部（一）負責研發(fā)項目技術(shù)方案、技術(shù)驗證、工藝優(yōu)化等相關(guān)技術(shù)檔案的審核和把關(guān)；（二）配合研發(fā)部收集整理技術(shù)類檔案資料，確保技術(shù)檔案的專業(yè)性和準確性；（三）參與研發(fā)項目檔案的鑒定工作，對技術(shù)類檔案的價值進行評估；（四）配合行政部檔案管理崗開展技術(shù)檔案的查閱和利用工作。第八條財務(wù)部（一）負責研發(fā)項目資金預(yù)算、資金使用憑證、財務(wù)審計報告等財務(wù)類檔案的收集、整理和提交歸檔工作；（二）確保財務(wù)類檔案的真實性、完整性和規(guī)范性；（三）配合行政部檔案管理崗開展財務(wù)類檔案的保管和查閱工作。第九條研發(fā)項目負責人（一）作為研發(fā)項目檔案管理的第一責任人，全面負責本項目檔案的收集、整理、歸檔工作的組織協(xié)調(diào)；（二）確保項目各階段產(chǎn)生的檔案資料及時收集、規(guī)范整理，督促項目組成員配合檔案收集工作；（三）對項目檔案的真實性、完整性、準確性負責；（四）組織項目組完成檔案歸檔前的自查工作，確保歸檔檔案符合要求；（五）配合行政部檔案管理崗開展檔案相關(guān)的各項工作。第十條公司管理層（一）負責審批研發(fā)項目檔案管理相關(guān)的重大事項，包括檔案銷毀、重大檔案查閱等；（二）保障研發(fā)項目檔案管理工作所需的資源投入，包括人員、場地、設(shè)備、資金等；（三）監(jiān)督檢查公司研發(fā)項目檔案管理工作的整體開展情況，協(xié)調(diào)解決管理過程中存在的重大問題。第三章研發(fā)項目檔案的分類與編號第十一條檔案分類研發(fā)項目檔案按照“項目階段-檔案類別”的二級分類標準進行分類，確保分類清晰、便于檢索：（一）立項審批類。包括項目立項申請書、可行性研究報告、立項批復文件、項目任務(wù)書、項目預(yù)算表、項目評審意見等；（二）方案設(shè)計類。包括技術(shù)方案、實驗方案、工藝設(shè)計方案、方案論證報告、方案修改記錄等；（三）實驗研發(fā)類。包括實驗記錄、實驗原始數(shù)據(jù)、實驗耗材使用記錄、儀器設(shè)備運行記錄、實驗失敗分析報告、實驗改進方案及記錄等；（四）技術(shù)文檔類。包括技術(shù)規(guī)范、技術(shù)手冊、專利申請材料、論文發(fā)表資料、技術(shù)鑒定報告、成果轉(zhuǎn)化方案等；（五）進度管控類。包括項目進度計劃、進度跟蹤報告、進度調(diào)整申請及批復、階段總結(jié)報告等；（六）資源保障類。包括人員配置文件、設(shè)備采購合同及驗收報告、設(shè)備校準證書、原材料采購憑證及質(zhì)量檢測報告等；（七）財務(wù)類。包括資金使用憑證、財務(wù)報表、審計報告、經(jīng)費結(jié)算報告等；（八）驗收結(jié)題類。包括驗收申請、驗收方案、驗收報告、結(jié)題總結(jié)報告、成果清單、項目驗收意見等；（九）其他類。包括與研發(fā)項目相關(guān)的合同協(xié)議、外部合作資料、會議紀要、培訓記錄、投訴處理記錄等。第十二條編號規(guī)則研發(fā)項目檔案實行統(tǒng)一編號管理，編號具有唯一性，便于識別和追溯。編號格式如下：XX-RD-XX-XXXX-XX-XXX，其中：（一）XX：公司簡稱（脫敏處理，統(tǒng)一用“XX”代替）；（二）RD：研發(fā)項目的縮寫；（三）XX：檔案類別代碼，立項審批類用01、方案設(shè)計類用02、實驗研發(fā)類用03、技術(shù)文檔類用04、進度管控類用05、資源保障類用06、財務(wù)類用07、驗收結(jié)題類用08、其他類用09；（四）XXXX：項目立項年份，如2026年立項的項目標注為2026；（五）XX：項目順序號，按同一立項年份內(nèi)項目立項的先后順序依次編號，從01開始遞增；（六）XXX：檔案順序號，按同一項目同一類別內(nèi)檔案整理的先后順序依次編號，從001開始遞增。例如：XX-RD-01-2026-05-008，表示XX公司2026年立項的第5個研發(fā)項目的第8份立項審批類檔案。第四章研發(fā)項目檔案的收集與歸檔第十三條收集要求（一）全面性。研發(fā)項目各階段產(chǎn)生的所有與項目相關(guān)的資料均需收集，包括紙質(zhì)資料、電子資料、聲像資料等，確保無遺漏；（二）真實性。收集的檔案資料必須真實反映研發(fā)項目的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案資料；（三）準確性。檔案資料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、圖表等必須準確無誤，相關(guān)簽字、蓋章手續(xù)齊全；（四）及時性。檔案資料需在產(chǎn)生后及時收集整理，避免因拖延導致資料丟失或損壞；（五）規(guī)范性。收集的檔案資料需符合相關(guān)格式要求，紙質(zhì)資料使用A4紙張，字跡清晰、工整，電子資料存儲格式規(guī)范（如PDF、Word、Excel、JPG等），便于長期保存和讀取。第十四條收集范圍研發(fā)項目檔案收集范圍包括但不限于：（一）立項審批類：項目立項申請書、可行性研究報告、立項批復文件、項目任務(wù)書、項目預(yù)算表、項目評審意見、評審專家名單及意見等；（二）方案設(shè)計類：技術(shù)方案、實驗方案、工藝設(shè)計方案、方案論證會議紀要、方案修改說明及記錄、方案最終確認文件等；（三）實驗研發(fā)類：實驗記錄本、實驗原始數(shù)據(jù)、實驗數(shù)據(jù)處理報告、實驗耗材領(lǐng)用及使用記錄、儀器設(shè)備運行及維護記錄、實驗操作視頻、實驗照片、實驗失敗分析報告、實驗改進方案及實施記錄等；（四）技術(shù)文檔類：技術(shù)規(guī)范、技術(shù)手冊、專利申請書及受理通知書、專利授權(quán)證書、論文初稿及發(fā)表刊物、技術(shù)鑒定報告、成果轉(zhuǎn)化可行性分析報告等；（五）進度管控類：項目進度計劃、周/月進度報告、進度調(diào)整申請及批復文件、階段總結(jié)報告、項目推進會會議紀要等；（六）資源保障類：項目人員配置名單及崗位職責、設(shè)備采購合同、設(shè)備驗收報告、設(shè)備校準證書、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、原材料采購合同、原材料質(zhì)量檢測報告、耗材供應(yīng)商資質(zhì)證明等；（七）財務(wù)類：項目資金預(yù)算表、資金撥付憑證、費用報銷單據(jù)、財務(wù)報表、項目經(jīng)費審計報告、經(jīng)費結(jié)算報告等；（八）驗收結(jié)題類：驗收申請、驗收方案、驗收材料匯編、驗收會議紀要、驗收報告、結(jié)題總結(jié)報告、成果清單、項目驗收意見、結(jié)題批復文件等；（九）其他類：與研發(fā)項目相關(guān)的合作合同、保密協(xié)議、外部咨詢報告、客戶反饋意見及處理記錄、項目相關(guān)培訓記錄、法律法規(guī)及行業(yè)標準依據(jù)等。第十五條歸檔流程（一）收集整理。研發(fā)項目負責人組織項目組成員在項目推進過程中同步收集整理各類檔案資料，由項目檔案員按照本制度要求進行初步整理和規(guī)范裝訂；（二）內(nèi)部審核。研發(fā)項目完成階段性工作或整體結(jié)題后，項目負責人組織對收集整理的檔案資料進行內(nèi)部審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、真實性、準確性、規(guī)范性等，審核通過后簽署審核意見；（三）申請歸檔。項目檔案員向行政部檔案管理崗提交歸檔申請，填寫《研發(fā)項目檔案歸檔申請表》，并附上整理好的檔案資料；（四）歸檔審核。行政部檔案管理崗對申請歸檔的檔案資料進行審核，重點審核檔案分類是否準確、編號是否規(guī)范、資料是否完整、手續(xù)是否齊全等，審核通過的，辦理歸檔手續(xù)；審核不通過的，提出整改意見，由項目檔案員整改后重新申請歸檔；（五）登記入庫。行政部檔案管理崗對審核通過的檔案資料進行統(tǒng)一登記，錄入《研發(fā)項目檔案管理臺賬》，明確檔案名稱、編號、項目名稱、歸檔日期、保管期限、存儲位置等信息，然后將檔案資料存入指定的檔案保管場所。第十六條歸檔時限（一）階段性歸檔。研發(fā)項目每個重要階段（如立項完成、方案確定、中期評估等）結(jié)束后10個工作日內(nèi)，完成該階段相關(guān)檔案的收集整理并提交歸檔申請；（二）結(jié)題歸檔。研發(fā)項目正式結(jié)題后15個工作日內(nèi)，完成項目全生命周期所有檔案資料的收集整理并提交歸檔申請；（三）特殊情況。因特殊原因無法按時完成歸檔的，項目負責人需提前向行政部檔案管理崗提交延期申請，說明延期原因和預(yù)計歸檔時間，經(jīng)批準后可適當延期，但延期時間不得超過30個工作日。第五章研發(fā)項目檔案的保管與存儲第十七條保管要求（一）檔案保管場所需符合防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防光、防塵等要求，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、溫濕度計、防蟲藥劑等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜；（二）紙質(zhì)檔案需存放于專用的檔案柜中，檔案柜需堅固、防潮、防盜，檔案資料擺放整齊，標識清晰，便于查找；（三）電子檔案需存儲在公司指定的專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，服務(wù)器和存儲設(shè)備需采取加密、防火墻、病毒防護等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改；（四）聲像檔案（如視頻、照片等）需單獨分類保管，定期檢查存儲介質(zhì)的完好性，必要時進行格式轉(zhuǎn)換或備份，確保檔案可正常讀??；（五）行政部檔案管理崗需定期對保管的檔案資料進行檢查和維護，每月至少檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。第十八條溫濕度控制檔案保管場所的溫濕度需嚴格控制在以下范圍內(nèi)：（一）溫度：14℃-24℃；（二）相對濕度：45%-60%。行政部檔案管理崗需每日監(jiān)測并記錄溫濕度情況，當溫濕度超出規(guī)定范圍時，及時采取調(diào)整措施，確保檔案資料不受溫濕度影響而損壞。第十九條存儲期限研發(fā)項目檔案的存儲期限根據(jù)檔案類型和相關(guān)法律法規(guī)要求確定，具體如下：（一）核心檔案。包括項目立項批復文件、最終技術(shù)方案、核心實驗數(shù)據(jù)、專利授權(quán)證書、驗收報告、結(jié)題批復文件等，存儲期限為長期；（二）重要檔案。包括方案設(shè)計類、技術(shù)文檔類、進度管控類、驗收結(jié)題類中除核心檔案外的其他資料，存儲期限為30年；（三）一般檔案。包括資源保障類、財務(wù)類、其他類中的普通資料，存儲期限為10年；（四）臨時檔案。包括項目推進過程中的臨時性會議紀要、階段性工作草稿等，存儲期限為5年。存儲期限自項目正式結(jié)題之日起計算。對于涉及重大技術(shù)突破、核心商業(yè)秘密、重大科研成果的研發(fā)項目檔案，經(jīng)公司管理層批準后，可延長存儲期限。第二十條備份管理（一）電子檔案需實行雙重備份管理，分別存儲在不同的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，備份周期不超過1個月；（二）重要的紙質(zhì)檔案可根據(jù)需要進行數(shù)字化掃描備份，掃描件需與原件保持一致，并存入專用電子檔案系統(tǒng)；（三）備份檔案需定期進行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性；（四）備份檔案的保管要求與原檔案一致，實行安全保密管理，防止備份檔案泄露或損壞。第六章研發(fā)項目檔案的查閱與復制第二十一條查閱管理（一）公司內(nèi)部員工因工作需要查閱研發(fā)項目檔案的，需填寫《研發(fā)項目檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到行政部檔案管理崗辦理查閱手續(xù)；查閱核心檔案的，需經(jīng)公司分管研發(fā)領(lǐng)導批準；（二）外部單位或人員（如監(jiān)管部門、審計機構(gòu)、合作單位等）因工作需要查閱研發(fā)項目檔案的，需提供單位介紹信、本人有效身份證件及相關(guān)證明材料，經(jīng)公司管理層批準后，在行政部檔案管理崗人員的監(jiān)督下進行查閱；（三）查閱檔案時，需在指定的查閱場所進行，嚴禁將檔案帶出查閱場所；確需帶出的，需經(jīng)公司管理層批準，并辦理相應(yīng)的借出手續(xù)，借出期限一般不超過7個工作日，逾期需辦理延期手續(xù)；（四）查閱檔案過程中，需愛護檔案資料，嚴禁涂改、勾畫、撕毀、抽取檔案頁面，嚴禁在檔案上添加任何標記；（五）行政部檔案管理崗需建立《研發(fā)項目檔案查閱臺賬》，詳細記錄查閱日期、查閱人、所在單位、查閱檔案名稱、編號、查閱目的、查閱時長等信息。第二十二條復制管理（一）公司內(nèi)部員工因工作需要復制研發(fā)項目檔案的，需在《研發(fā)項目檔案查閱申請表》中注明復制需求，經(jīng)所在部門負責人和行政部檔案管理崗批準后，方可復制；復制核心檔案的，需經(jīng)公司分管研發(fā)領(lǐng)導批準；（二）外部單位或人員需復制研發(fā)項目檔案的，需在獲得公司管理層批準后，由行政部檔案管理崗負責復制，復制件需加蓋“復制件”印章（脫敏處理，統(tǒng)一表述為“復制件”印章），并注明復制日期、使用范圍及復制人；（三）涉及核心技術(shù)秘密、商業(yè)秘密的研發(fā)項目檔案，原則上不允許復制，確需復制的，需與相關(guān)單位或人員簽訂《保密承諾書》，明確保密責任和義務(wù)；（四）行政部檔案管理崗需在《研發(fā)項目檔案查閱臺賬》中同步記錄復制情況，包括復制數(shù)量、復制用途等信息；（五）復制件的管理參照原件的管理要求執(zhí)行，使用完畢后需及時歸還或按規(guī)定銷毀，嚴禁隨意傳播或泄露。第二十三條查閱與復制禁止行為嚴禁任何單位或個人有以下行為：（一）未經(jīng)批準擅自查閱、復制研發(fā)項目檔案；（二）查閱、復制檔案時涂改、勾畫、撕毀、抽取檔案資料；（三）將查閱、復制的檔案資料擅自傳播、泄露給無關(guān)單位或人員；（四）偽造、篡改檔案資料或查閱、復制記錄；（五）將帶出的檔案資料逾期不歸還或轉(zhuǎn)借他人使用。第七章研發(fā)項目檔案的鑒定與銷毀第二十四條鑒定組織與流程（一）研發(fā)項目檔案存儲期限屆滿前6個月，由行政部檔案管理崗牽頭組織開展檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，小組成員包括行政部、研發(fā)部、項目管理部、技術(shù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門負責人及專業(yè)技術(shù)人員；（二）檔案鑒定小組對存儲期限屆滿的檔案進行全面審查，評估檔案的保存價值，確定檔案是否需要繼續(xù)保存或銷毀；（三）對于仍有保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，填寫《研發(fā)項目檔案延期保管申請表》，報公司管理層批準后，延長存儲期限，并更新檔案管理臺賬；（四）對于無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，列入銷毀清單，準備進行銷毀。第二十五條銷毀條件符合以下條件之一的研發(fā)項目檔案，可列入銷毀范圍：（一）存儲期限屆滿，經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存價值的；（二）檔案內(nèi)容重復，且重復檔案的完整性、準確性優(yōu)于該檔案的；（三）檔案資料已失效，且無任何參考價值和利用價值的；（四）因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案嚴重損壞，無法修復且無備份的。第二十六條銷毀流程（一）銷毀申請。行政部檔案管理崗根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，填寫《研發(fā)項目檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、存儲期限、銷毀原因等信息，附上銷毀清單，提交檔案鑒定小組審核；（二）審核批準。檔案鑒定小組對銷毀申請和銷毀清單進行審核，審核通過后報公司管理層批準；（三）組織銷毀。銷毀申請獲得批準后，由行政部檔案管理崗負責組織銷毀工作，銷毀過程需有2名及以上專人監(jiān)督；（四）銷毀方式。紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等無法恢復的方式銷毀；電子檔案需采用徹底刪除、數(shù)據(jù)覆蓋、物理破壞存儲介質(zhì)等方式銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復；聲像檔案需對存儲介質(zhì)進行物理破壞或徹底格式化，確保內(nèi)容無法讀??；（五）銷毀記錄。銷毀完成后，監(jiān)督人員和實施人員需在《研發(fā)項目檔案銷毀記錄表》上簽字確認，詳細記錄銷毀日期、地點、方式、銷毀檔案名稱、編號、數(shù)量、監(jiān)督人員、實施