公司印鑑登記制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)法人登記管理?xiàng)l例》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《XX集團(tuán)內(nèi)部控制管理手冊(cè)》等相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及集團(tuán)母公司規(guī)定制定，旨在規(guī)范公司印鑒管理，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司治理秩序。結(jié)合公司實(shí)際情況，為加強(qiáng)印鑒使用管控，防控印章遺失、盜用、濫用等專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升業(yè)務(wù)流程合規(guī)性，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同專用章、財(cái)務(wù)章、法人章等各類印章的申請(qǐng)、刻制、保管、使用、備案及銷毀等全流程管理。業(yè)務(wù)場(chǎng)景包括但不限于合同簽訂、法律文書、財(cái)務(wù)審批、內(nèi)部文件、證照申領(lǐng)等涉及印章使用的情形。第三條本制度下列核心術(shù)語定義如下：（一）“印鑒專項(xiàng)管理”指公司針對(duì)印章管理活動(dòng)，通過制度規(guī)范、組織保障、流程控制、風(fēng)險(xiǎn)防控、監(jiān)督考核等手段，實(shí)現(xiàn)印章全生命周期安全、合規(guī)、高效使用的管理體系。（二）“印鑒風(fēng)險(xiǎn)”指因印章保管不善、使用不當(dāng)、流程缺失等可能導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失、法律糾紛、聲譽(yù)受損或證照失效的潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“印鑒合規(guī)”指印章使用行為嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度及業(yè)務(wù)操作規(guī)范，確保印章使用合法有效、權(quán)限清晰、記錄完整。第四條印鑒專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則：（一）全面覆蓋：印鑒管理覆蓋公司所有印章及使用場(chǎng)景，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理主體及執(zhí)行崗位的印鑒管理職責(zé)，做到權(quán)責(zé)清晰。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以防范印鑒風(fēng)險(xiǎn)為核心，強(qiáng)化事前預(yù)防、事中控制、事后監(jiān)督。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估印鑒管理體系有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化優(yōu)化管理措施。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司印鑒專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人職責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接責(zé)任人職責(zé)，負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及重大風(fēng)險(xiǎn)處置。第六條公司設(shè)立印鑒專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括法務(wù)合規(guī)部、辦公室、財(cái)務(wù)部等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌印鑒管理全局工作，制定管理策略，審批重大事項(xiàng)，監(jiān)督制度執(zhí)行，定期召開會(huì)議分析研判印鑒風(fēng)險(xiǎn)。第七條印鑒專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠辦公室或指定專責(zé)部門，具體職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌印鑒專項(xiàng)管理制度建設(shè)，組織修訂完善相關(guān)流程。（二）統(tǒng)籌開展印鑒風(fēng)險(xiǎn)排查，協(xié)調(diào)跨部門風(fēng)險(xiǎn)處置。（三）監(jiān)督印鑒管理制度的執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議。（四）組織開展印鑒管理培訓(xùn)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第八條牽頭部門（辦公室）職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)印鑒申請(qǐng)、刻制、備案、銷毀等全流程管理，建立印鑒臺(tái)賬。（二）統(tǒng)籌印鑒保管安全，定期檢查保管條件及使用記錄。（三）組織印鑒使用審批流程優(yōu)化，確保審批權(quán)限清晰、記錄完整。第九條專責(zé)部門（法務(wù)合規(guī)部、財(cái)務(wù)部等）職責(zé)：（一）法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)印鑒使用的法律合規(guī)審核，監(jiān)督重大合同印章使用。（二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)印鑒使用的財(cái)務(wù)合規(guī)審核，監(jiān)督資金審批印章使用。（三）其他專責(zé)部門根據(jù)職責(zé)分工，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的印章使用進(jìn)行合規(guī)監(jiān)督。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)印鑒使用審批流程，確保印章使用符合制度要求。（二）開展本領(lǐng)域印鑒風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)上報(bào)異常情況。（三）配合印鑒專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組開展檢查及評(píng)估工作。第十一條基層執(zhí)行崗位職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守印鑒使用審批程序，不得擅自使用印章。（二）妥善保管經(jīng)授權(quán)使用的印章，不得轉(zhuǎn)交他人。（三）發(fā)現(xiàn)印章異常情況（如遺失、被盜用等）立即上報(bào)，并協(xié)助調(diào)查處置。（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條印鑒申請(qǐng)與刻制管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）印鑒申請(qǐng)需經(jīng)業(yè)務(wù)部門提出，填寫《印鑒申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制印章需提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、刻章許可證等合規(guī)材料，由牽頭部門統(tǒng)一辦理。（三）印章刻制須符合國(guó)家公安機(jī)關(guān)規(guī)定，名稱、規(guī)格、材質(zhì)等符合要求。禁止性行為：嚴(yán)禁私自刻制、買賣、轉(zhuǎn)讓印章。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：嚴(yán)防申請(qǐng)材料造假、刻制過程違規(guī)。第十三條印鑒保管管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）公司級(jí)印章由牽頭部門指定專人雙鎖保管，財(cái)務(wù)章、合同章等核心印章需多級(jí)授權(quán)保管。（二）印章保管場(chǎng)所須符合安全要求，配備監(jiān)控設(shè)備，并記錄保管人信息。（三）建立印章使用登記臺(tái)賬，記錄使用時(shí)間、審批人、用印事由、保管人等信息。禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸印章，嚴(yán)禁印章長(zhǎng)期外借。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范保管場(chǎng)所安全隱患、保管人失職風(fēng)險(xiǎn)。第十四條印鑒使用審批管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）印鑒使用須嚴(yán)格履行審批程序，不同等級(jí)印章對(duì)應(yīng)不同審批權(quán)限（如公司級(jí)印章需總經(jīng)理審批）。（二）審批流程須通過系統(tǒng)或紙質(zhì)表單記錄，確保審批鏈完整可追溯。（三）緊急用印需經(jīng)特別審批，事后及時(shí)補(bǔ)充完整審批手續(xù)。禁止性行為：嚴(yán)禁越權(quán)審批、代簽審批。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范審批流程缺位、審批信息篡改風(fēng)險(xiǎn)。第十五條印鑒特殊場(chǎng)景管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）涉外用印需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部審核，確保符合國(guó)際商業(yè)規(guī)則及當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)。（二）電子印章使用須符合電子簽名法，確保數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、存證完整。（三）印章郵寄、傳遞需使用合規(guī)渠道，全程留痕管理。禁止性行為：嚴(yán)禁通過非合規(guī)渠道傳遞印章。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范跨境用印合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、電子印章數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。第十六條印鑒盤點(diǎn)與核查管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）每月開展印鑒實(shí)物盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物是否一致。（二）每季度組織印鑒使用情況核查，重點(diǎn)審查審批記錄及用印事由。（三）發(fā)現(xiàn)不符情況立即上報(bào)，并啟動(dòng)調(diào)查程序。禁止性行為：嚴(yán)禁隱瞞盤點(diǎn)差異、篡改核查記錄。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范印章丟失、盜用后的信息滯后風(fēng)險(xiǎn)。第十七條印鑒銷毀管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）印章因失效、變更等原因需銷毀的，由牽頭部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批。（二）銷毀過程須有兩名以上見證人，并記錄銷毀時(shí)間、方式及見證人信息。（三）銷毀后出具《印鑒銷毀證明》，存檔備查。禁止性行為：嚴(yán)禁銷毀不徹底、記錄不全。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范印章殘存、被非法利用風(fēng)險(xiǎn)。第十八條印鑒應(yīng)急管理：業(yè)務(wù)操作的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）印章保管人離職、印章?lián)p壞等緊急情況需立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。（二）應(yīng)急預(yù)案須明確處置流程、責(zé)任部門及聯(lián)系方式，并定期演練。（三）應(yīng)急用印需經(jīng)最高審批權(quán)限授權(quán)，事后及時(shí)補(bǔ)充審批手續(xù)。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自處置應(yīng)急情況。專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)：防范印章管理真空期風(fēng)險(xiǎn)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整及管理實(shí)踐，牽頭部門每年對(duì)印鑒管理制度進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)組織修訂。修訂程序參照制度制定流程執(zhí)行。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）牽頭部門每半年開展印鑒風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查保管、審批、使用等環(huán)節(jié)。（二）風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果按等級(jí)分類（一般、重大），重大風(fēng)險(xiǎn)需立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組。（三）定期發(fā)布印鑒風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，明確防范措施及責(zé)任部門。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將印鑒合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如合同簽訂前審查印章權(quán)限、資金審批前審核印鑒合規(guī)性。（二）未經(jīng)合規(guī)審查的印章使用，禁止實(shí)施，并追究相關(guān)責(zé)任。（三）專責(zé)部門定期抽查印鑒使用合規(guī)性，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌處置。（二）風(fēng)險(xiǎn)處置須制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任協(xié)同、上報(bào)流程及處置時(shí)限。（三）處置完畢后形成風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，存檔備查。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：擅自使用印章、越權(quán)審批、印章保管失職等行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降級(jí)等處分。（二）處罰聯(lián)動(dòng)績(jī)效考核，違規(guī)行為記入個(gè)人檔案，與年度評(píng)優(yōu)掛鉤。（三）涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年對(duì)印鑒管理有效性進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)考核制度執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率、處置及時(shí)性等指標(biāo)。（二）評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化管理流程，完善制度漏洞。（三）定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)評(píng)估情況，提出改進(jìn)建議。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)印鑒管理承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)落實(shí)。（二）牽頭部門配備專職管理人員，專責(zé)印鑒管理日常工作。（三）定期召開印鑒管理工作會(huì)議，分析問題、明確分工。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將印鑒合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀部門予以獎(jiǎng)勵(lì)。（二）對(duì)印鑒管理突出貢獻(xiàn)的個(gè)人予以表彰，與晉升掛鉤。（三）違規(guī)行為實(shí)行責(zé)任倒查，與績(jī)效掛鉤。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每年開展印鑒管理培訓(xùn)，覆蓋全員及新入職員工。（二）管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，基層員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范。（三）通過內(nèi)網(wǎng)、宣傳欄等渠道普及印鑒知識(shí)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十八條信息化支撐：（一）引入印鑒管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章申請(qǐng)、審批、使用、登記全流程線上管理。（二）系統(tǒng)具備風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、數(shù)據(jù)監(jiān)控、痕跡留存等功能，提升管理效率。（三）定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，確保數(shù)據(jù)完整、不被篡改。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《印鑒合規(guī)手冊(cè)》，明確制度要求及操作規(guī)范。（二）組織簽署《印鑒合規(guī)承諾書》，強(qiáng)化員工責(zé)任意識(shí)。（三）開展合規(guī)文化建設(shè)活動(dòng)，營(yíng)造“人人重合規(guī)”的氛圍。第三十條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：發(fā)生印章遺失、盜用等事件，須在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，并及時(shí)處置。（二）年度管理報(bào)告：每年末牽頭部門向領(lǐng)