公司實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬制度第一章總則第一條為規(guī)范公司實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬管理，防范操作風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》及國(guó)家相關(guān)技術(shù)規(guī)范，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理的要求，以及公司提升管理精細(xì)度的內(nèi)部需求，特制定本制度。本制度旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化臺(tái)賬管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)全生命周期管控，保障科研活動(dòng)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性與可追溯性，為公司技術(shù)創(chuàng)新與成果轉(zhuǎn)化提供堅(jiān)實(shí)支撐。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬各單位及全體員工在實(shí)驗(yàn)室運(yùn)營(yíng)、科研實(shí)驗(yàn)、樣品管理、儀器使用等場(chǎng)景下的臺(tái)賬記錄與管理工作。具體適用范圍包括但不限于：實(shí)驗(yàn)記錄、儀器臺(tái)賬、化學(xué)品管理、廢棄物處置、數(shù)據(jù)采集與存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。第三條本制度中的核心術(shù)語(yǔ)定義如下：1.實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬專項(xiàng)管理：指對(duì)實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)、儀器設(shè)備、化學(xué)品、數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行系統(tǒng)性記錄、歸檔、監(jiān)控與審核的規(guī)范化管理活動(dòng)，旨在確保管理全過(guò)程的合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)可控。2.實(shí)驗(yàn)室操作風(fēng)險(xiǎn)：指在實(shí)驗(yàn)過(guò)程中因記錄不完整、儀器使用不當(dāng)、化學(xué)品管理疏漏、數(shù)據(jù)泄露等導(dǎo)致的實(shí)驗(yàn)失敗、人員傷害、環(huán)境污染或知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛等潛在危害。3.臺(tái)賬合規(guī)：指臺(tái)賬記錄的內(nèi)容、格式、存儲(chǔ)方式、更新頻率等均符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度的要求，確保其真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。第四條實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：1.全面覆蓋：臺(tái)賬管理須覆蓋實(shí)驗(yàn)室所有實(shí)驗(yàn)活動(dòng)、設(shè)備設(shè)施、化學(xué)品及數(shù)據(jù)信息，無(wú)死角、無(wú)遺漏。2.責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門臺(tái)賬管理的具體責(zé)任人，確保事事有人管、件件有記錄。3.風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)（如危險(xiǎn)化學(xué)品使用、精密儀器操作），強(qiáng)化管控措施。4.持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估臺(tái)賬管理有效性，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、法規(guī)變化及時(shí)優(yōu)化制度。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬管理的第一責(zé)任人，對(duì)臺(tái)賬管理的整體有效性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及重大事項(xiàng)決策。第六條設(shè)立實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人（如科研、安全、IT、法務(wù)等部門）組成。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：審議臺(tái)賬管理制度，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作。2.決策審批：對(duì)重大臺(tái)賬管理事項(xiàng)（如制度修訂、重大風(fēng)險(xiǎn)處置）進(jìn)行決策。3.監(jiān)督評(píng)價(jià)：定期檢查臺(tái)賬管理落實(shí)情況，考核部門與個(gè)人責(zé)任履行效果。第七條明確三類主體職責(zé)：1.牽頭部門（科研管理部）：-統(tǒng)籌臺(tái)賬管理制度建設(shè)，組織修訂與發(fā)布。-負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室操作風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別與評(píng)估，制定管控清單。-監(jiān)督臺(tái)賬記錄的規(guī)范性，開展定期檢查與考核。-組織全員臺(tái)賬管理培訓(xùn)與宣貫。2.專責(zé)部門（安全管理部、IT部）：-安全管理部門：審核化學(xué)品、廢棄物臺(tái)賬的合規(guī)性，指導(dǎo)應(yīng)急處置記錄。-IT部門：負(fù)責(zé)臺(tái)賬管理系統(tǒng)開發(fā)與運(yùn)維，保障數(shù)據(jù)安全與可追溯。3.業(yè)務(wù)部門/下屬單位（各實(shí)驗(yàn)室、研發(fā)中心）：-落實(shí)本領(lǐng)域臺(tái)賬管理要求，確保記錄真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確。-開展本部門實(shí)驗(yàn)操作風(fēng)險(xiǎn)的日常排查與上報(bào)。4.基層執(zhí)行崗（實(shí)驗(yàn)操作人員）：-嚴(yán)格遵守臺(tái)賬記錄規(guī)范，簽署崗位合規(guī)承諾書。-發(fā)現(xiàn)臺(tái)賬管理漏洞或風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向直屬上級(jí)或安全管理部報(bào)告。第八條建立臺(tái)賬管理責(zé)任矩陣，明確各崗位具體職責(zé)。例如：-實(shí)驗(yàn)組長(zhǎng)負(fù)責(zé)本組臺(tái)賬記錄的復(fù)核與監(jiān)督；-儀器管理員負(fù)責(zé)設(shè)備臺(tái)賬的維護(hù)與校準(zhǔn)記錄；-化學(xué)品管理員負(fù)責(zé)出入庫(kù)臺(tái)賬的核查與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。第九條各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門臺(tái)賬管理負(fù)首要責(zé)任，須定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)管理情況，確保制度執(zhí)行到位。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條實(shí)驗(yàn)記錄管理臺(tái)賬需完整記錄實(shí)驗(yàn)?zāi)康?、方案、操作步驟、數(shù)據(jù)、結(jié)果及異常情況，確保內(nèi)容與原始記錄一致。禁止偽造、篡改記錄，所有記錄須由操作人、審核人雙簽確認(rèn)。第十一條儀器設(shè)備臺(tái)賬管理1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立儀器設(shè)備臺(tái)賬，包含購(gòu)置、校準(zhǔn)、維修、報(bào)廢全生命周期信息，確保設(shè)備使用符合計(jì)量法要求。2.禁止行為：嚴(yán)禁使用未校準(zhǔn)或超期校準(zhǔn)的設(shè)備，嚴(yán)禁擅自拆卸關(guān)鍵儀器。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：定期開展設(shè)備運(yùn)行檢查，建立故障臺(tái)賬，預(yù)防因設(shè)備問(wèn)題導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)失敗或安全事故。第十二條化學(xué)品管理臺(tái)賬1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立化學(xué)品出入庫(kù)臺(tái)賬，記錄品名、數(shù)量、用途、存儲(chǔ)位置，落實(shí)雙人雙鎖管理。2.禁止行為：嚴(yán)禁超范圍使用危險(xiǎn)化學(xué)品，嚴(yán)禁過(guò)期化學(xué)品未按規(guī)定處置。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)易燃易爆、劇毒化學(xué)品建立專項(xiàng)臺(tái)賬，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)存，預(yù)防泄漏或?yàn)E用。第十三條廢棄物處置臺(tái)賬1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：記錄廢棄物類別、產(chǎn)生量、處置方式、審批流程，確保符合環(huán)保法規(guī)。2.禁止行為：嚴(yán)禁將危險(xiǎn)廢棄物混入普通垃圾，嚴(yán)禁未報(bào)備擅自處置。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：建立廢棄物轉(zhuǎn)移聯(lián)單制度，預(yù)防非法轉(zhuǎn)移或污染環(huán)境。第十四條數(shù)據(jù)信息管理臺(tái)賬1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)建立備份與歸檔臺(tái)賬，明確存儲(chǔ)介質(zhì)、加密方式、訪問(wèn)權(quán)限。2.禁止行為：嚴(yán)禁未授權(quán)訪問(wèn)或外傳實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁刪除或覆蓋原始數(shù)據(jù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：定期開展數(shù)據(jù)安全審計(jì)，預(yù)防數(shù)據(jù)泄露或篡改。第十五條人員培訓(xùn)與資質(zhì)臺(tái)賬1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：記錄實(shí)驗(yàn)人員培訓(xùn)內(nèi)容、頻次、考核結(jié)果，確保高風(fēng)險(xiǎn)崗位持證上崗。2.禁止行為：嚴(yán)禁無(wú)資質(zhì)人員操作精密儀器或管理化學(xué)品。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：建立人員技能矩陣，預(yù)防因能力不足導(dǎo)致的操作失誤。第十六條實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目審批臺(tái)賬1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目建立審批記錄，包含項(xiàng)目立項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、資源申請(qǐng)等環(huán)節(jié)。2.禁止行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自開展高風(fēng)險(xiǎn)實(shí)驗(yàn)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：對(duì)未通過(guò)審批的項(xiàng)目，須在臺(tái)賬中注明原因并備案。第十七條應(yīng)急事件臺(tái)賬1.合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：記錄突發(fā)事件的處置過(guò)程，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、措施、結(jié)果。2.禁止行為：嚴(yán)禁隱瞞或淡化應(yīng)急事件，嚴(yán)禁未完整記錄處置細(xì)節(jié)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：建立事件復(fù)盤機(jī)制，從臺(tái)賬中識(shí)別管理漏洞并改進(jìn)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制1.牽頭部門每年至少評(píng)估一次臺(tái)賬管理制度的有效性，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂。2.遇重大政策變動(dòng)（如環(huán)保新規(guī)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)更新），須30日內(nèi)完成制度修訂并發(fā)布。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制1.每季度開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注化學(xué)品使用、儀器操作、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。2.風(fēng)險(xiǎn)按等級(jí)分類（一般、重大），發(fā)布預(yù)警通知并要求責(zé)任部門限期整改。第二十條合規(guī)審查機(jī)制1.將臺(tái)賬合規(guī)性審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：-實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目啟動(dòng)前：審核審批臺(tái)賬；-化學(xué)品領(lǐng)用前：核查出入庫(kù)記錄；-設(shè)備校準(zhǔn)前：檢查臺(tái)賬更新情況。2.未經(jīng)合規(guī)審查的環(huán)節(jié)，一律不得實(shí)施。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制1.一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)須上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)解決。2.建立應(yīng)急流程：發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)立即記錄臺(tái)賬，2小時(shí)內(nèi)上報(bào)，24小時(shí)內(nèi)制定預(yù)案。3.明確責(zé)任協(xié)同：如化學(xué)品泄漏事件，由安全管理部牽頭，實(shí)驗(yàn)室配合記錄處置過(guò)程。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制1.違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)：-偽造臺(tái)賬：解除勞動(dòng)合同；-未及時(shí)記錄：通報(bào)批評(píng)，扣減績(jī)效；-導(dǎo)致事故：按損失金額追責(zé)。2.處罰流程：由牽頭部門調(diào)查取證，領(lǐng)導(dǎo)小組審議后執(zhí)行。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制1.每半年對(duì)臺(tái)賬管理體系進(jìn)行評(píng)估，維度包括完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。2.評(píng)估結(jié)果納入部門績(jī)效考核，問(wèn)題突出的部門須制定整改計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障1.公司主要負(fù)責(zé)人每年聽取一次臺(tái)賬管理工作匯報(bào)，解決重大問(wèn)題。2.分管領(lǐng)導(dǎo)每月抽查一次執(zhí)行情況，確保制度落地。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制1.將臺(tái)賬管理納入部門年度考核，占比不低于10%。2.考核結(jié)果與評(píng)優(yōu)、晉升掛鉤，優(yōu)秀部門獎(jiǎng)勵(lì)經(jīng)費(fèi)，不合格部門削減預(yù)算。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制1.每年開展全員臺(tái)賬管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括：-管理制度解讀；-高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)操作規(guī)范；-案例警示教育。2.制作合規(guī)手冊(cè)，張貼宣傳海報(bào)，營(yíng)造“人人重臺(tái)賬”的文化氛圍。第二十七條信息化支撐1.開發(fā)臺(tái)賬管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以下功能：-自動(dòng)記錄實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)；-設(shè)備校準(zhǔn)到期提醒；-化學(xué)品庫(kù)存預(yù)警。2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)與公司ERP系統(tǒng)對(duì)接，確保信息同步。第二十八條文化建設(shè)1.每年發(fā)布《實(shí)驗(yàn)室臺(tái)賬管理優(yōu)秀案例集》，推廣典型做法。2.組織“合規(guī)承諾”簽字活動(dòng)，要求全員簽署承諾書。第二十九條報(bào)告制度1.風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)要求：-一般風(fēng)險(xiǎn)：48小時(shí)內(nèi)提交書面報(bào)告；-重大風(fēng)險(xiǎn)：立即上報(bào)，后續(xù)每日更新進(jìn)展。2.年度管理情況報(bào)告