公司行政會(huì)議制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則制定，同時(shí)參照集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)管理的指導(dǎo)意見，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部治理需求，旨在通過(guò)規(guī)范行政會(huì)議管理，防控運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升決策科學(xué)性，確保各項(xiàng)工作有序開展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司年度、季度、月度等各級(jí)別行政會(huì)議的組織、實(shí)施、紀(jì)要及執(zhí)行全流程，包括但不限于戰(zhàn)略決策會(huì)議、部門協(xié)調(diào)會(huì)議、專項(xiàng)工作推進(jìn)會(huì)等場(chǎng)景。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）XX專項(xiàng)管理：指針對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域（如采購(gòu)、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)等）的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、合規(guī)控制、流程優(yōu)化及持續(xù)改進(jìn)的管理活動(dòng)；（二）XX風(fēng)險(xiǎn)：指在行政決策或業(yè)務(wù)執(zhí)行中可能引發(fā)損失、舞弊或聲譽(yù)損害的不確定性因素；（三）XX合規(guī)：指企業(yè)運(yùn)營(yíng)及員工行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求及內(nèi)部制度規(guī)范的狀態(tài)；（四）XX關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：指業(yè)務(wù)流程中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控具有決定性影響的環(huán)節(jié)，如采購(gòu)審批、合同簽訂、資金撥付等。第四條XX專項(xiàng)管理的核心原則：（一）全面覆蓋：確保管理范圍覆蓋所有業(yè)務(wù)場(chǎng)景及層級(jí)，不留盲區(qū)；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)管理者的決策責(zé)任、監(jiān)督責(zé)任及執(zhí)行責(zé)任；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，優(yōu)先配置管控資源；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理有效性，動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司行政會(huì)議管理負(fù)總責(zé)，對(duì)重大決策失誤承擔(dān)首要責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分管領(lǐng)域會(huì)議決策及執(zhí)行質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任，須每月至少參與一次部門級(jí)會(huì)議督導(dǎo)。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括各職能部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表，承擔(dān)以下職能：（一）統(tǒng)籌制定、修訂及解釋行政會(huì)議管理制度；（二）協(xié)調(diào)跨部門會(huì)議爭(zhēng)議，確保決策一致；（三）對(duì)重大會(huì)議決策進(jìn)行事后評(píng)價(jià)。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（如行政部）：1.每季度組織制定會(huì)議計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；2.統(tǒng)籌會(huì)議資源分配，規(guī)范材料準(zhǔn)備；3.負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的合規(guī)性審核及存檔；4.每半年開展一次全員會(huì)議規(guī)范培訓(xùn)。（二）專責(zé)部門（如合規(guī)部、財(cái)務(wù)部）：1.財(cái)務(wù)部對(duì)預(yù)算類會(huì)議提供數(shù)據(jù)核查支持；2.合規(guī)部對(duì)會(huì)議決策的合法性出具意見；3.每月提交專項(xiàng)領(lǐng)域會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：1.落實(shí)會(huì)議執(zhí)行方案，提交執(zhí)行情況報(bào)告；2.對(duì)本領(lǐng)域會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行月度自查；3.關(guān)鍵決策需在部門會(huì)議審議后報(bào)公司備案。第八條基層執(zhí)行崗須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）會(huì)議記錄崗需保證紀(jì)要要素完整（如議題、決議、責(zé)任人）；（二）方案執(zhí)行崗需在崗前簽署《XX合規(guī)承諾書》；（三）發(fā)現(xiàn)會(huì)議決策存在明顯風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，須在24小時(shí)內(nèi)通過(guò)XX系統(tǒng)上報(bào)，同時(shí)抄送直接上級(jí)及合規(guī)部。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議議題審批環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重大議題需提交決策前評(píng)估表，由牽頭部門聯(lián)合合規(guī)部預(yù)審；（二）禁止行為：嚴(yán)禁將臨時(shí)性工作強(qiáng)行列入戰(zhàn)略會(huì)議議題；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：審查議題是否涉及敏感領(lǐng)域（如資產(chǎn)處置、高管薪酬），需提前60日收集第三方意見。第十條會(huì)議資料管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重要會(huì)議材料需經(jīng)業(yè)務(wù)部門蓋章，涉密文件使用加密標(biāo)識(shí)；（二）禁止行為：嚴(yán)禁以會(huì)議資料為由向供應(yīng)商套取敏感數(shù)據(jù)；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：定期抽查材料完整性，對(duì)遺失文件啟動(dòng)責(zé)任人問(wèn)責(zé)程序。第十一條會(huì)議決策流程環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重大決策須形成書面決議，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組三分之二成員簽字；（二）禁止行為：未經(jīng)充分論證的決策不得強(qiáng)制執(zhí)行；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：對(duì)連續(xù)3次未獲通過(guò)的議題，須提交專項(xiàng)分析報(bào)告。第十二條會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管控環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：高風(fēng)險(xiǎn)會(huì)議（如招標(biāo)評(píng)審）須安排雙機(jī)記錄，錄音錄像需雙人監(jiān)管；（二）禁止行為：會(huì)議中泄露參與人身份信息；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：對(duì)違規(guī)決策行為實(shí)行“首報(bào)免責(zé)”制度（需經(jīng)紀(jì)檢部門復(fù)核）。第十三條會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：決議事項(xiàng)須在會(huì)議結(jié)束后5日內(nèi)分解至責(zé)任部門，牽頭部門每月匯總進(jìn)度；（二）禁止行為：以“執(zhí)行中”為由拖延落實(shí)；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：對(duì)未按期完成事項(xiàng)啟動(dòng)“紅黃牌”預(yù)警機(jī)制。第十四條決策監(jiān)督環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：每年對(duì)XX%的會(huì)議決議進(jìn)行抽查回訪，抽查結(jié)果納入部門考核；（二）禁止行為：監(jiān)督人員不得干預(yù)業(yè)務(wù)執(zhí)行；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：對(duì)監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題建立閉環(huán)整改臺(tái)賬。第十五條特殊會(huì)議管控環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：緊急會(huì)議須在XX小時(shí)內(nèi)完成預(yù)案，同時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)備；（二）禁止行為：以緊急會(huì)議為由規(guī)避常規(guī)審批；（三）重點(diǎn)防控點(diǎn)：對(duì)緊急會(huì)議決策執(zhí)行效果實(shí)行“事后倒查”。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年6月由牽頭部門牽頭，聯(lián)合合規(guī)部、法務(wù)部對(duì)制度進(jìn)行合規(guī)性評(píng)估，必要時(shí)在3個(gè)月內(nèi)完成修訂，修訂后15日內(nèi)組織全員宣貫。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）定期排查：每季度開展會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)清單管理，對(duì)新增業(yè)務(wù)場(chǎng)景實(shí)行“一企一策”管控；（二）分級(jí)評(píng)估：采用“紅黃藍(lán)”三級(jí)預(yù)警，紅色預(yù)警需立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；（三）預(yù)警發(fā)布：通過(guò)XX系統(tǒng)向責(zé)任單位推送預(yù)警通知，并要求48小時(shí)內(nèi)提交應(yīng)對(duì)方案。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：（一）嵌入節(jié)點(diǎn)：將會(huì)議合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程圖，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如預(yù)算審批）須附合規(guī)證明材料；（二）未經(jīng)審查情形：涉及XX金額以上的會(huì)議決議，不得執(zhí)行；（三）審查標(biāo)準(zhǔn)：審查表需涵蓋XX項(xiàng)要素（如決策依據(jù)、審批權(quán)限），缺項(xiàng)不得簽字。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)處置：責(zé)任部門在3日內(nèi)提交整改方案，牽頭部門10日內(nèi)驗(yàn)收；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)處置：成立臨時(shí)處置組，公司主要負(fù)責(zé)人直接督導(dǎo)，處置方案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議審議；（三）上報(bào)要求：重大風(fēng)險(xiǎn)事件須在2小時(shí)內(nèi)向XX系統(tǒng)直報(bào)，同時(shí)抄送監(jiān)管單位聯(lián)系人（聯(lián)系方式變更前用“X”替代）。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：對(duì)違反會(huì)議紀(jì)律行為，處100-1000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重的取消年度評(píng)優(yōu)資格；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：累計(jì)3次違反議事規(guī)則的責(zé)任人須降級(jí)或調(diào)崗；（三）聯(lián)動(dòng)措施：將處罰結(jié)果同步錄入XX系統(tǒng)，作為年度考核的負(fù)面因子。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）評(píng)估周期：每年11月對(duì)制度執(zhí)行效果開展?jié)M意度調(diào)查，樣本量不低于XX%；（二）優(yōu)化流程：對(duì)評(píng)估發(fā)現(xiàn)的漏洞，牽頭部門須在次月制定修訂草案；（三）結(jié)果運(yùn)用：評(píng)估報(bào)告作為次年度預(yù)算編制的參考依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：公司設(shè)立XX專項(xiàng)管理基金，由領(lǐng)導(dǎo)小組按季度撥付至責(zé)任單位，專項(xiàng)用于會(huì)議系統(tǒng)升級(jí)、風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)等。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）部門考核：將會(huì)議合規(guī)情況納入KPI指標(biāo)，占比不低于XX%；（二）個(gè)人激勵(lì)：對(duì)提出合理化建議的責(zé)任人，獎(jiǎng)勵(lì)XX-XX萬(wàn)元；（三）負(fù)面掛鉤：因會(huì)議決策失誤造成損失的，直接責(zé)任人不得參與評(píng)優(yōu)。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)：每半年開展1次“XX履職能力提升”課程，由外部專家授課；（二）一線培訓(xùn)：新員工必須參加“XX操作規(guī)范”考核，合格后方可執(zhí)行職務(wù)；（三）宣傳形式：每月通過(guò)內(nèi)刊發(fā)布“會(huì)議合規(guī)案例”，優(yōu)秀實(shí)踐評(píng)選獎(jiǎng)勵(lì)5000元。第二十五條信息化支撐：（一）系統(tǒng)功能：升級(jí)XX會(huì)議管理平臺(tái)，新增風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)識(shí)別模塊；（二）數(shù)據(jù)監(jiān)控：實(shí)時(shí)記錄會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、參與人缺席率等XX項(xiàng)指標(biāo)；（三）接口設(shè)計(jì)：與OA系統(tǒng)打通，實(shí)現(xiàn)議題自動(dòng)流轉(zhuǎn)。第二十六條文化建設(shè)：（一）合規(guī)手冊(cè)：編制《XX會(huì)議合規(guī)手冊(cè)》，作為員工培訓(xùn)教材；（二）承諾書：全體員工每?jī)赡旰炇稹禭X責(zé)任承諾書》，存檔備查；（三）氛圍營(yíng)造：在辦公區(qū)設(shè)置“合規(guī)金點(diǎn)子”信箱，優(yōu)秀建議獎(jiǎng)勵(lì)1000元。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：須包含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、處置措施等要素；（二）年度管理