一、適用范圍與場景本標(biāo)準(zhǔn)化表格適用于各類組織（如機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等）在開展項目招標(biāo)采購活動時，對從需求確認(rèn)到合同簽訂的全過程進行規(guī)范化記錄。具體場景包括但不限于：工程建設(shè)項目采購、貨物設(shè)備采購、服務(wù)類采購等，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄保證招標(biāo)采購流程合規(guī)、信息可追溯、責(zé)任可明確，滿足審計監(jiān)督及內(nèi)部管理需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化記錄操作流程（一）需求確認(rèn)與采購計劃編制階段需求梳理：由項目發(fā)起部門（如項目部、采購部）填寫《招標(biāo)采購需求確認(rèn)表》，明確項目名稱、采購內(nèi)容、預(yù)算金額、技術(shù)參數(shù)、交付時間、資質(zhì)要求等核心信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。采購計劃審批：將需求確認(rèn)表及采購計劃（含采購方式建議，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等）提交至采購管理部門或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后啟動招標(biāo)程序。（二）招標(biāo)文件編制與審批階段文件編制：采購部門根據(jù)確認(rèn)的需求，組織編制招標(biāo)文件，包含招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、合同條款、技術(shù)規(guī)范等內(nèi)容，保證條款合法合規(guī)、表述清晰無歧義。內(nèi)部審核：招標(biāo)文件需經(jīng)法務(wù)部門、技術(shù)部門（如涉及專業(yè)技術(shù)）、財務(wù)部門聯(lián)合審核，重點審查合規(guī)性、技術(shù)可行性及風(fēng)險點，審核通過后由采購負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）招標(biāo)信息發(fā)布與潛在投標(biāo)人邀請階段信息發(fā)布：通過指定媒介（如采購網(wǎng)、企業(yè)官網(wǎng)等）發(fā)布招標(biāo)公告，記錄發(fā)布時間、媒介名稱、公告（或截圖存檔），公告期不少于5個工作日（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。邀請投標(biāo)人（邀請招標(biāo)適用）：若采用邀請招標(biāo)，需向3家及以上合格潛在發(fā)出邀請函，記錄被邀請單位名稱、聯(lián)系方式及邀請函發(fā)送時間，留存邀請函回執(zhí)。（四）投標(biāo)人資格預(yù)審與文件發(fā)售階段資格預(yù)審（如需）：組建資格預(yù)審委員會（由技術(shù)、經(jīng)濟、財務(wù)等專家組成，人數(shù)為5人以上單數(shù)），對投標(biāo)人提交的資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等）進行審查，填寫《資格預(yù)審結(jié)果匯總表》，明確通過、未通過及原因，經(jīng)委員會成員簽字確認(rèn)。招標(biāo)文件發(fā)售：向通過資格預(yù)審的投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件，記錄發(fā)售時間、投標(biāo)人名稱、文件份數(shù)、售價及收款憑證，發(fā)售截止時間不得早于投標(biāo)截止時間5個工作日。（五）踏勘與答疑階段現(xiàn)場踏勘：組織潛在投標(biāo)人進行項目現(xiàn)場踏勘，記錄踏勘時間、地點、參與人員（投標(biāo)人代表及采購方人員）、踏勘重點問題及解答情況，由參與各方簽字確認(rèn)。答疑與補遺：投標(biāo)人提出疑問的，采購部門應(yīng)在收到疑問后3個工作日內(nèi)以書面形式統(tǒng)一答復(fù)，同時將答疑內(nèi)容作為補充文件發(fā)給所有投標(biāo)人，記錄疑問接收時間、答復(fù)內(nèi)容及發(fā)送范圍。（六）投標(biāo)文件接收與開標(biāo)階段投標(biāo)文件接收：在投標(biāo)截止時間前，安排專人接收投標(biāo)文件，記錄接收時間、投標(biāo)人名稱、文件密封情況，對逾期送達或未按要求密封的文件予以拒收，并留存拒收記錄。開標(biāo)會議：按招標(biāo)公告時間組織開標(biāo)會議，邀請所有投標(biāo)人代表參加，監(jiān)督人員（如紀(jì)檢人員、審計人員）現(xiàn)場監(jiān)督。填寫《開標(biāo)記錄表》，內(nèi)容包括：項目名稱、開標(biāo)時間地點、投標(biāo)人名單、投標(biāo)報價、投標(biāo)保證金到賬情況、密封檢查結(jié)果、唱標(biāo)內(nèi)容等，由主持人、唱標(biāo)人、記錄人、監(jiān)督人及投標(biāo)人代表簽字確認(rèn)。（七）評審與定標(biāo)階段組建評標(biāo)委員會：依法從評標(biāo)專家?guī)祀S機抽取專家（或由招標(biāo)人代表組成），專家人數(shù)應(yīng)符合法定要求（如5人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟專家占比不少于2/3），記錄專家抽取時間、姓名、專業(yè)及回避情況。評審過程：評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件確定的評標(biāo)辦法（如最低評標(biāo)價法、綜合評分法）對投標(biāo)文件進行評審，填寫《評標(biāo)結(jié)果匯總表》，明確各投標(biāo)人得分、排名及評審意見，對評審中的重大分歧需詳細記錄討論過程及結(jié)論，全體專家簽字確認(rèn)。定標(biāo)與公示：采購部門根據(jù)評標(biāo)報告，將推薦中標(biāo)候選人（1-3名）提交定標(biāo)委員會（或決策層）審批，確定中標(biāo)人后，通過指定媒介發(fā)布中標(biāo)公示，公示期不少于3個工作日，記錄公示時間、媒介及異議反饋情況。（八）合同簽訂與歸檔階段合同簽訂：中標(biāo)公示無異議后，與中標(biāo)人簽訂書面合同，記錄合同簽訂時間、雙方簽約代表、合同編號及主要內(nèi)容（如金額、履行期限、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）。資料歸檔：將招標(biāo)采購全過程記錄（含需求確認(rèn)、審批文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、公示文件、合同文本等）整理成冊，按檔案管理規(guī)定分類歸檔，保證資料完整、可追溯。三、標(biāo)準(zhǔn)化記錄表格模板表1：招標(biāo)采購需求確認(rèn)表項目名稱項目編號需求提出部門采購內(nèi)容預(yù)算金額（萬元）計劃交付時間技術(shù)參數(shù)與服務(wù)要求（可附頁）資質(zhì)要求（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級等）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購管理部門意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：簽字：日期：表2：開標(biāo)記錄表項目名稱項目編號開標(biāo)時間開標(biāo)地點投標(biāo)人名稱投標(biāo)報價（萬元）投標(biāo)保證金（元）文件密封情況唱標(biāo)人：記錄人：監(jiān)督人：投標(biāo)人代表簽字：表3：評標(biāo)結(jié)果匯總表項目名稱項目編號評標(biāo)時間評標(biāo)地點評標(biāo)委員會成員（簽字）：專家、專家、*專家……投標(biāo)人名稱技術(shù)得分商務(wù)得分價格得分評審意見：簽字：日期：表4：合同簽訂記錄表項目名稱項目編號中標(biāo)單位名稱合同編號合同金額（萬元）簽訂時間履行期限簽約代表主要條款摘要（可附頁）合同附件清單（如技術(shù)協(xié)議、圖紙等）歸檔說明：資料份數(shù)：存放地點：經(jīng)辦人：簽字：日期：四、使用規(guī)范與風(fēng)險提示信息真實準(zhǔn)確：所有記錄內(nèi)容必須基于實際采購流程，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改信息，涉及金額、時間、參與人等關(guān)鍵要素需與原始憑證一致。流程合規(guī)優(yōu)先：表格使用需嚴(yán)格遵循《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《采購法》等法律法規(guī)，保證采購方式、程序、時限符合法定要求。責(zé)任到人簽字：各環(huán)節(jié)記錄需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，包括需求部門、采購部門、監(jiān)督人員、評標(biāo)專家等，保證責(zé)任可追溯。保密與存檔：涉及商業(yè)秘密（如投標(biāo)人報價、技術(shù)方案）的內(nèi)容需嚴(yán)格保密，紙質(zhì)表格需存入專用檔案柜，電子檔案需加密存儲，保存期限不少于項目