企業(yè)合同管理制度企業(yè)合同管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《集團(tuán)母公司關(guān)于規(guī)范經(jīng)營決策防范重大風(fēng)險(xiǎn)若干規(guī)定》等制度要求，結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展與管理需求，為全面防控合同履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范合同管理行為，提升合同履約效率與質(zhì)量，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、各下屬單位及全體員工。凡涉及公司資產(chǎn)、權(quán)益、責(zé)任、義務(wù)的各類合同（包括但不限于購銷合同、工程建設(shè)合同、技術(shù)服務(wù)合同、借款合同、擔(dān)保合同、租賃合同、保密協(xié)議、勞動(dòng)人事合同等）、協(xié)議、訂單及其他具有合同性質(zhì)的憑證文件的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、終止及歸檔等全過程管理活動(dòng)，均須遵守本制度規(guī)定。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“合同風(fēng)險(xiǎn)”：指在合同訂立、履行、變更、解除或終止過程中，因法律適用、合同條款不完善、市場環(huán)境變化、對方履約能力問題、內(nèi)部管理疏漏等因素，可能導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或權(quán)益無法實(shí)現(xiàn)的不確定性。（二）“合規(guī)審查”：指依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章制度，對合同內(nèi)容、交易對手資質(zhì)、履約能力、交易價(jià)格、審批權(quán)限等進(jìn)行系統(tǒng)性審查，確保交易行為合法合規(guī)的活動(dòng)。（三）“合同專用章管理”：指對具有法律效力的公司合同專用章（含電子印章）的刻制、保管、使用、備案、變更及廢止等管理工作的總稱。第四條公司合同管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）合法合規(guī)原則：所有合同管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保交易行為、合同條款均合法有效。（二）權(quán)責(zé)清晰原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工，確保事事有人管、人人有專責(zé)、辦事有依據(jù)、獎(jiǎng)懲有標(biāo)準(zhǔn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：將風(fēng)險(xiǎn)防控貫穿于合同管理全過程，重點(diǎn)關(guān)注重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)施分級分類管理。（四）全面覆蓋原則：確保公司所有業(yè)務(wù)場景下的合同管理活動(dòng)均納入制度規(guī)范范疇，不留管理死角。（五）持續(xù)改進(jìn)原則：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及管理實(shí)踐，定期評估并優(yōu)化合同管理制度、流程與工具。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人（總經(jīng)理/法定代表人）為本公司合同管理工作的第一責(zé)任人，對合同管理的總體有效性負(fù)最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為合同管理工作的直接責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和督促落實(shí)相關(guān)工作。第六條公司設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組（可與風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)/合規(guī)管理委員會(huì)合署或交叉任職），作為合同管理工作的決策與議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員由財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)審部、紀(jì)檢監(jiān)察部及各主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）審議批準(zhǔn)公司重大合同的基本管理制度、重大合同的標(biāo)準(zhǔn)文本及合同風(fēng)險(xiǎn)管理制度；（二）協(xié)調(diào)解決合同管理工作中遇到的重大問題與爭議；（三）監(jiān)督評估合同管理工作的整體成效；（四）對合同管理領(lǐng)域的重要決策進(jìn)行審批。第七條公司設(shè)立合同管理辦公室，掛靠法務(wù)部（或指定牽頭部門，如綜合管理部/戰(zhàn)略發(fā)展部），作為合同管理工作的日常執(zhí)行與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)包括：（一）牽頭組織本制度的制定、修訂與解釋工作；（二）組織制定和更新合同標(biāo)準(zhǔn)模板、評審指引及操作規(guī)程；（三）牽頭建立和維護(hù)合格供應(yīng)商/合作單位名錄庫；（四）組織對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核；（五）指導(dǎo)各部門、下屬單位的合同管理工作；（六）定期匯總分析合同風(fēng)險(xiǎn)信息，向領(lǐng)導(dǎo)小組及管理層報(bào)告。第八條各業(yè)務(wù)部門/下屬單位負(fù)責(zé)人為本部門合同管理工作的第一責(zé)任人，對本單位合同管理工作的合規(guī)性、有效性負(fù)主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。其主要職責(zé)包括：（一）組織本單位員工學(xué)習(xí)本制度及相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)；（二）指定合同管理專員（或指定專人負(fù)責(zé)），負(fù)責(zé)本單位合同管理工作的具體落實(shí)；（三）組織開展本單位的合同風(fēng)險(xiǎn)排查與應(yīng)對；（四）審核本單位擬簽訂合同的業(yè)務(wù)真實(shí)性、必要性；（五）配合完成合同履約過程中的各項(xiàng)管理工作。第九條法務(wù)部作為合同管理的專責(zé)部門，承擔(dān)以下核心職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)合同的合法合規(guī)性審查，提供法律支持；（二）審核合同關(guān)鍵條款，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議；（三）組織合同談判與簽約支持；（四）處理合同履行中的法律糾紛；（五）參與重大合同糾紛的訴訟或仲裁活動(dòng)；（六）參與合同范本設(shè)計(jì)與修訂。第十條財(cái)務(wù)部作為合同管理的專責(zé)部門，承擔(dān)以下核心職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核與管理，確保資金安全；（二）參與涉及大額資金支付合同的評審；（三）協(xié)助進(jìn)行合同履約情況的財(cái)務(wù)監(jiān)控；（四）管理合同相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案。第十一條各部門、下屬單位的合同管理專員（或指定專人）及參與合同處理的其他基層執(zhí)行崗位人員，應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)操作規(guī)程；（二）在合同草案擬稿、資料準(zhǔn)備、信息核實(shí)等環(huán)節(jié)，盡職履行職責(zé)，確?；A(chǔ)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性；（三）在合同評審、簽訂、履行過程中，按照審批權(quán)限和流程規(guī)范操作；（四）妥善保管合同文件及過程資料，及時(shí)移交歸檔；（五）對發(fā)現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)或潛在問題，應(yīng)立即向直接上級和合同管理辦公室報(bào)告；（六）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人在合同管理中的法律責(zé)任與義務(wù)。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條供應(yīng)商準(zhǔn)入與盡職調(diào)查管理：所有涉及采購、銷售、工程、服務(wù)等的合作單位，必須建立合格供應(yīng)商（或合作單位）名錄管理制度。在合同簽訂前，應(yīng)通過企業(yè)信用查詢系統(tǒng)、工商信息查詢、行業(yè)評價(jià)、實(shí)地考察、背景調(diào)查等多種方式，對合作單位的主體資格、經(jīng)營資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、履約能力、商業(yè)信譽(yù)及是否存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行全面盡職調(diào)查，形成盡職調(diào)查報(bào)告，作為合同決策的重要依據(jù)。嚴(yán)禁與信用不良、存在重大經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)或涉嫌違法違規(guī)的單位簽訂合同。第十三條合同草案擬稿與審核管理：合同草案應(yīng)由業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求擬稿，并按權(quán)限逐級提交審核。法務(wù)部負(fù)責(zé)從法律角度對合同草案進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注合同主體適格性、意思表示真實(shí)、權(quán)利義務(wù)對等、違約責(zé)任設(shè)定、爭議解決方式、合同生效條件等關(guān)鍵條款，提出修改意見或法律建議。重大合同或復(fù)雜合同，可組織財(cái)務(wù)部、內(nèi)審部等相關(guān)部門共同參與審核。擬稿與審核過程中，應(yīng)確保信息溝通順暢，及時(shí)解決疑問，形成最終定稿。第十四條合同審批權(quán)限管理：公司應(yīng)根據(jù)合同金額、合同性質(zhì)、交易風(fēng)險(xiǎn)等因素，制定《合同審批權(quán)限指引》，明確不同類型合同的審批層級、審批流程及審批人員。合同審批必須嚴(yán)格按照指引執(zhí)行，任何單位和個(gè)人不得擅自越權(quán)審批或代為審批。審批過程應(yīng)有書面記錄，審批結(jié)果應(yīng)明確批準(zhǔn)、否決或修改意見。涉及重大投資、融資、擔(dān)保、資產(chǎn)處置等合同，應(yīng)由公司主要負(fù)責(zé)人審批。第十五條合同簽訂與履行監(jiān)督：合同應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)委托人簽署。簽訂過程應(yīng)規(guī)范操作，正式合同文本應(yīng)由雙方（或多方）代表簽字并加蓋合同專用章（或電子印章）。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)向合同管理辦公室備案。在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立合同臺(tái)賬，實(shí)時(shí)跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理履行中的偏差、風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部應(yīng)定期或不定期對合同履行情況及合規(guī)性進(jìn)行抽查。第十六條合同變更、解除與終止管理：任何一方擬變更、解除或終止合同，均應(yīng)以書面形式（建議使用《合同變更/解除/終止協(xié)議》）進(jìn)行，并履行相應(yīng)的審批程序。變更協(xié)議或解除/終止決定應(yīng)經(jīng)原合同各方協(xié)商一致并簽署。合同變更不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定及原合同禁止性條款。合同解除或終止后，應(yīng)妥善處理善后事宜，包括款項(xiàng)結(jié)算、財(cái)產(chǎn)返還、資料交接、檔案歸檔等，并形成書面記錄。第十七條合同爭議解決管理：合同中應(yīng)明確約定爭議解決方式（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟），并指明管轄機(jī)構(gòu)或法院。選擇仲裁方式，應(yīng)明確仲裁委員會(huì)名稱；選擇訴訟方式，應(yīng)明確訴訟法院。發(fā)生爭議時(shí)，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)約定爭議解決程序，并注意訴訟時(shí)效與證據(jù)保全。在爭議解決過程中，應(yīng)積極配合對方，維護(hù)公司合法權(quán)益，同時(shí)注意控制法律風(fēng)險(xiǎn)。第十八條合同檔案管理：所有合同從起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除/終止到歸檔的全過程文件資料，均應(yīng)作為合同檔案進(jìn)行管理。檔案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同草案、評審意見、審批記錄、簽約文本、履行憑證、變更/解除/終止協(xié)議、爭議處理材料等。合同檔案應(yīng)指定專人保管，建立電子與紙質(zhì)同步管理的臺(tái)賬，確保檔案的完整性、安全性與可追溯性。檔案保管期限應(yīng)遵照國家及公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第十九條外部合同印章管理：公司所有用于對外簽訂合同的實(shí)體印章（合同專用章、公章等）和電子印章，應(yīng)統(tǒng)一由印章管理機(jī)構(gòu)（或合同管理辦公室代管）按照《公司印章管理辦法》進(jìn)行管理。使用印章必須履行嚴(yán)格的審批程序，并記錄使用事由、時(shí)間、經(jīng)手人、審批人等信息。嚴(yán)禁在空白合同上加蓋印章，嚴(yán)禁將印章交由無關(guān)人員保管或使用。第二十條關(guān)聯(lián)交易管理：涉及公司股東、實(shí)際控制人及其關(guān)聯(lián)方等利益相關(guān)方的交易，必須嚴(yán)格執(zhí)行《公司關(guān)聯(lián)交易管理制度》。進(jìn)行關(guān)聯(lián)交易前，應(yīng)充分披露關(guān)聯(lián)關(guān)系，對交易價(jià)格、交易條件等是否公允進(jìn)行評估，并履行特殊的審批程序（如提交董事會(huì)或股東大會(huì)審議）。合同條款中應(yīng)明確關(guān)聯(lián)交易的定價(jià)依據(jù)、決策程序及利益回避要求，防范利益輸送風(fēng)險(xiǎn)。第二十一條合同履行過程中的資金安全管理：涉及大額資金支付或結(jié)算的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的資金支付審核流程，確保支付依據(jù)充分、支付金額準(zhǔn)確、支付程序合規(guī)。在支付前，應(yīng)核實(shí)合同履行狀態(tài)、發(fā)票合規(guī)性及附件完整性。推廣使用電子支付方式，加強(qiáng)對資金流向的監(jiān)控，防范資金挪用、欺詐等風(fēng)險(xiǎn)。第二十二條保密合同管理：涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或國家秘密的合同，應(yīng)在合同中明確約定保密范圍、保密義務(wù)、保密期限、違約責(zé)任及保密信息的處置方式。簽訂保密合同時(shí)，應(yīng)選擇合適的保密條款模板，并對合同相對方進(jìn)行保密資質(zhì)評估。合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)對涉密信息的防護(hù)，防止泄露或不當(dāng)使用。第二十三條數(shù)字化合同管理應(yīng)用：積極推進(jìn)電子合同、電子簽章、合同管理系統(tǒng)在公司業(yè)務(wù)中的應(yīng)用。電子合同應(yīng)滿足法律效力要求，電子簽章應(yīng)具備唯一性、可追溯性、防篡改等特征。通過信息化手段實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，提升合同檢索、預(yù)警、監(jiān)控的智能化水平，提高管理效率與風(fēng)險(xiǎn)防控能力。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十四條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：合同管理制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的變化、監(jiān)管要求、集團(tuán)母公司政策調(diào)整及公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際，至少每年進(jìn)行一次全面評估與修訂。法務(wù)部負(fù)責(zé)牽頭組織評估修訂工作，合同管理辦公室負(fù)責(zé)具體落實(shí)。重大變更應(yīng)適時(shí)啟動(dòng)修訂程序。修訂后的制度應(yīng)按程序?qū)徟l(fā)布，并組織全員宣貫學(xué)習(xí)。第十五條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與預(yù)警機(jī)制：公司應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)識(shí)別與評估機(jī)制。合同管理辦公室應(yīng)定期組織法務(wù)部、內(nèi)審部、財(cái)務(wù)部及各業(yè)務(wù)部門，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)場景及歷史數(shù)據(jù)，對合同管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行梳理與評估。對識(shí)別出的重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專項(xiàng)防控措施，并向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息發(fā)布制度，通過內(nèi)部通知、會(huì)議通報(bào)、系統(tǒng)推送等方式，及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)提示。第十六條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)機(jī)制：將合同合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)操作的前置審查與過程監(jiān)控”。在項(xiàng)目立項(xiàng)、供應(yīng)商選擇、合同談判、簽約審批、資金支付、履行監(jiān)控等環(huán)節(jié)，均應(yīng)設(shè)置合規(guī)審查關(guān)口。未經(jīng)合規(guī)審查或?qū)彶槲赐ㄟ^的，相關(guān)業(yè)務(wù)流程不得進(jìn)入下一環(huán)節(jié)（原則：“未經(jīng)審查不得實(shí)施”）。建立合規(guī)審查臺(tái)賬，記錄審查過程與結(jié)果。第十七條風(fēng)險(xiǎn)事件分級處置機(jī)制：建立合同風(fēng)險(xiǎn)事件分級管理制度。一般風(fēng)險(xiǎn)事件由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄、報(bào)告并采取措施糾正；重大風(fēng)險(xiǎn)事件由合同管理辦公室牽頭，組織相關(guān)部門進(jìn)行研判，制定處置方案，并按權(quán)限上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施。特別重大風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由公司主要負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人牽頭處置。明確風(fēng)險(xiǎn)事件處置過程中的責(zé)任分工、協(xié)同機(jī)制、上報(bào)時(shí)限及信息通報(bào)要求。第十八條違規(guī)行為責(zé)任追究機(jī)制：建立合同管理違規(guī)行為責(zé)任追究制度。對違反本制度及合同管理規(guī)定，造成公司經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害或引發(fā)法律糾紛的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重、后果大小，對相關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任人員給予通報(bào)批評、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分（警告、記過、降級、撤職等），構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。責(zé)任追究應(yīng)與績效考核、評優(yōu)評先掛鉤。建立違規(guī)案例庫，進(jìn)行警示教育。第十九條合規(guī)管理體系有效性評估機(jī)制：每年應(yīng)至少開展一次合同管理工作的全面評估。評估內(nèi)容應(yīng)包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、管理效率、員工合規(guī)意識(shí)等。評估可采用問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場檢查、座談訪談等多種方式。評估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，分析存在的主要問題與不足，提出改進(jìn)建議，并納入相關(guān)部門及人員的績效考核。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十條組織領(lǐng)導(dǎo)保障：公司主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門、下屬單位負(fù)責(zé)人應(yīng)將合同管理工作納入本層級年度工作計(jì)劃，明確責(zé)任分工，提供必要的資源支持（人力、物力、財(cái)力），確保合同管理各項(xiàng)要求落到實(shí)處。建立合同管理聯(lián)席會(huì)議制度，定期溝通協(xié)調(diào)解決跨部門的管理問題。第二十一條考核激勵(lì)保障：將合同管理工作的合規(guī)性、有效性作為各部門年度績效考核的重要指標(biāo)之一。將合同風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任落實(shí)情況、制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率等納入部門及關(guān)鍵崗位的績效考核體系。對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對發(fā)生重大合同風(fēng)險(xiǎn)事件的，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員責(zé)任，并與績效工資、評優(yōu)評先脫鉤。第二十二條培訓(xùn)宣傳保障：建立合同管理分層級、分類別的培訓(xùn)制度。定期組織面向管理層的合同管理政策解讀、風(fēng)險(xiǎn)防控策略培訓(xùn)；面向業(yè)務(wù)部門的合同基礎(chǔ)知識(shí)、常用合同模板應(yīng)用、業(yè)務(wù)場景風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別培訓(xùn)；面向基層執(zhí)行崗位的合同操作規(guī)范、合規(guī)要求、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與報(bào)告培訓(xùn)。通過內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、宣傳欄、專題講座、案例分享等多種形式，普及合同管理知識(shí)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十三條信息化保障：加大合同管理信息化投入，建設(shè)或完善合同管理系統(tǒng)。系統(tǒng)功能應(yīng)覆蓋合同全生命周期管理，包括合同模板庫管理、電子簽章應(yīng)用、合同起草與審核流程化、合同臺(tái)賬建立與動(dòng)態(tài)更新、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示、履約過程監(jiān)控、合同檔案電子化存儲(chǔ)與檢索等。通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)