企業(yè)內部溝通協(xié)作制度企業(yè)內部溝通協(xié)作制度第一章總則第一條為貫徹落實《中華人民共和國網絡安全法》《數(shù)據安全法》《個人信息保護法》等相關國家法律法規(guī)，遵循《企業(yè)信息安全管理規(guī)范》（GB/T30976.1-2014）等行業(yè)準則，以及集團母公司關于強化內部控制、提升管理效能的系列規(guī)定，同時為有效防控溝通協(xié)作過程中的信息安全風險、運營管理風險及合規(guī)風險，規(guī)范企業(yè)內部溝通協(xié)作行為，提升組織協(xié)同效率，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、各下屬單位及全體員工。凡涉及公司內部信息傳遞、文件流轉、會議組織、跨部門協(xié)作、線上溝通平臺使用等所有溝通協(xié)作活動，均須遵守本制度規(guī)定。本制度覆蓋公司所有業(yè)務場景下的內部溝通協(xié)作管理要求。第三條本制度涉及的核心術語定義如下：（一）內部溝通協(xié)作管理：指企業(yè)為實現(xiàn)組織目標，在內部層級之間、部門與部門之間、員工與員工之間，通過正式或非正式渠道進行信息交流、意見表達、任務協(xié)調、決策制定與執(zhí)行等活動的管理過程。其核心在于確保信息傳遞的及時性、準確性、安全性，促進跨部門協(xié)同，提升整體運營效率，并有效防范相關風險。（二）溝通協(xié)作風險：指在內部溝通協(xié)作過程中，因制度不健全、流程不規(guī)范、操作不合規(guī)、技術缺陷、人為失誤或外部干擾等原因，可能導致企業(yè)利益受損、信息泄露、資產損失、聲譽影響、法律責任或運營中斷等潛在不利的可能性。（三）合規(guī)要求：指企業(yè)內部溝通協(xié)作活動必須遵守的所有法律、法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、政策要求以及公司內部規(guī)章制度、行為準則等總和。包括但不限于信息安全規(guī)定、保密制度、檔案管理要求、反商業(yè)賄賂規(guī)定、數(shù)據保護規(guī)定等。第四條企業(yè)內部溝通協(xié)作管理應遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：溝通協(xié)作管理的范圍應覆蓋所有內部溝通協(xié)作活動及參與人員，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各層級、各部門、各崗位在溝通協(xié)作管理中的職責，確保事事有人管、層層有人負責。（三）風險導向原則：聚焦溝通協(xié)作過程中的重點風險領域，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風險。（四）持續(xù)改進原則：定期評估溝通協(xié)作管理的有效性，根據內外部環(huán)境變化及時調整優(yōu)化管理措施，不斷提升管理水平。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司內部溝通協(xié)作管理工作負總責，對落實本制度、防控相關風險承擔最終領導責任。公司分管領導對內部溝通協(xié)作管理工作負直接領導責任，負責組織協(xié)調、督促落實相關工作。第六條設立公司內部溝通協(xié)作管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），作為公司內部溝通協(xié)作管理工作的決策與統(tǒng)籌協(xié)調機構。領導小組由公司主要負責人或其授權代表擔任組長，分管領導擔任副組長，相關職能部門負責人擔任成員。領導小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌研究制定和完善公司內部溝通協(xié)作管理的總體戰(zhàn)略、政策與制度體系。（二）審議重大溝通協(xié)作管理事項，對跨部門、跨層級的復雜溝通協(xié)作問題進行決策審批。（三）協(xié)調解決溝通協(xié)作管理過程中的重大爭議和困難，推動形成協(xié)同合力。（四）監(jiān)督評價內部溝通協(xié)作管理工作的整體成效，聽取相關部門和員工的意見建議。第七條明確各層級、各部門在內部溝通協(xié)作管理中的具體職責分工：（一）牽頭部門：由辦公室（或綜合管理部/行政部等根據企業(yè)實際情況確定）擔任內部溝通協(xié)作管理的牽頭部門。主要職責包括：統(tǒng)籌推進本制度的建設、修訂與宣貫工作；組織開展內部溝通協(xié)作風險的識別、評估與預警；建立并監(jiān)督執(zhí)行溝通協(xié)作的合規(guī)審查機制；協(xié)調、監(jiān)督各部門溝通協(xié)作管理工作的落實情況；組織開展相關培訓與宣貫；定期匯總、分析溝通協(xié)作管理情況，向領導小組報告。（二）專責部門：由信息安全部、法務合規(guī)部、人力資源部等相關部門擔任溝通協(xié)作管理的專責部門。主要職責包括：負責內部溝通協(xié)作活動中涉及信息安全、法律合規(guī)、人員行為等方面的審核與指導；參與制定和優(yōu)化溝通協(xié)作相關流程與技術規(guī)范；協(xié)助開展風險處置與事件調查；對各部門溝通協(xié)作合規(guī)性進行監(jiān)督檢查；提供專業(yè)培訓與咨詢支持。（三）業(yè)務部門/下屬單位：各部門、各下屬單位負責人是本部門/本單位內部溝通協(xié)作管理的第一責任人，對本部門/本單位的溝通協(xié)作活動負全面管理責任。主要職責包括：組織傳達學習本制度及相關要求，確保本部門/本單位員工掌握并遵守；根據本制度及公司整體要求，制定本部門/本單位的細化溝通協(xié)作管理細則；落實本部門/本單位的日常風險防控措施，開展自查自糾；及時報告溝通協(xié)作中的風險事件與問題；配合領導小組及相關部門開展監(jiān)督檢查與調查工作。第八條基層執(zhí)行崗，即參與具體內部溝通協(xié)作操作的員工，承擔以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格遵守本制度及本部門制定的細化管理規(guī)定，按章辦事。（二）規(guī)范使用公司提供的溝通協(xié)作工具與平臺，不得擅自改裝、越權操作或使用非授權渠道。（三）妥善保管和使用溝通協(xié)作中涉及的公司信息、業(yè)務數(shù)據及個人信息，落實保密要求。（四）發(fā)現(xiàn)溝通協(xié)作過程中的潛在風險或違規(guī)行為，應立即采取控制措施并按流程上報。（五）積極參加公司組織的溝通協(xié)作管理相關培訓，提升合規(guī)意識和操作技能。（六）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在溝通協(xié)作中的責任與義務。第三章專項管理重點內容與要求第九條信息傳遞與流轉環(huán)節(jié)管理：所有內部信息（包括但不限于文件、報告、數(shù)據、郵件、即時消息等）的傳遞和流轉，必須通過公司指定的官方渠道進行。嚴禁通過個人郵箱、即時通訊工具、社交媒體等非官方渠道傳遞涉密或敏感信息。重要信息傳遞應確認接收方身份，并根據信息密級要求采取相應的安全措施（如加密、審批登記等）。電子文件流轉應使用公司統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)，確保版本控制、操作可追溯。第十條會議組織與溝通環(huán)節(jié)管理：各類內部會議（包括但不限于辦公會、專題會、培訓會等）的組織與溝通，應遵循相關會議管理制度。會議通知應明確會議主題、時間、地點、參會人員、議題等關鍵信息，并通過正式渠道發(fā)布。會議期間，應指定專人記錄，重要決策或指示應及時整理成文，按程序傳達和存檔。會議產生的電子文件應按檔案管理規(guī)定進行歸檔管理。使用視頻會議等遠程溝通方式時，應注意會議系統(tǒng)的安全設置，結束后及時退出，防止信息泄露。第十一條跨部門協(xié)作與協(xié)調環(huán)節(jié)管理：部門間的協(xié)作項目或臨時任務，應有明確的牽頭部門和配合部門，并制定相應的協(xié)作計劃。通過正式渠道下達協(xié)作指令或提出協(xié)作需求，明確工作內容、標準、時限和責任人。協(xié)作過程中，應建立有效的溝通機制，及時反饋進展、解決障礙。涉及多個部門的重大協(xié)作事項，應向領導小組報備或尋求協(xié)調支持。協(xié)作形成的成果或文件，應由相關部門會簽確認。第十二條線上溝通平臺使用管理：公司統(tǒng)一采購或搭建的內部即時通訊、在線文檔、項目管理等線上溝通平臺，是開展內部溝通協(xié)作的主要工具。所有員工必須使用公司指定的平臺進行工作相關的溝通協(xié)作。平臺使用應遵循“工作相關、內外有別”的原則，不得利用平臺進行與工作無關的活動，嚴禁傳播小道消息、發(fā)布不當言論或進行可能損害公司形象的行為。平臺運營管理部門應定期對平臺進行安全檢查和漏洞修復，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行和數(shù)據安全。第十三條供應商與外部溝通環(huán)節(jié)管理：與外部供應商、合作伙伴或客戶的溝通協(xié)作，涉及公司內部信息傳遞時，應嚴格遵守保密協(xié)議和信息安全規(guī)定。對外提供公司信息前，需履行內部審批程序，明確信息提供范圍和保密要求。與外部人員的溝通應規(guī)范使用公司官方郵箱或授權渠道，注意保護公司商業(yè)秘密和敏感數(shù)據。對外溝通中涉及公司政策、策略或非公開信息的，不得泄露給無關第三方。第十四條涉密信息與敏感數(shù)據處理管理：明確公司涉密信息和敏感數(shù)據的范圍界定、標識方法、管理要求。涉密信息原則上不得在任何非安全環(huán)境下進行傳遞、處理或存儲。確需處理的，應在授權的保密環(huán)境下進行，并采取嚴格的物理隔離、技術防護和管理措施。涉密載體（如涉密文件、U盤、移動硬盤等）的使用、保管、傳遞、銷毀必須嚴格遵守保密規(guī)定。對敏感個人信息（如員工個人信息、客戶隱私數(shù)據等）的處理，必須符合《個人信息保護法》等法律法規(guī)要求，履行合法、正當、必要原則，并采取加密、脫敏等技術措施保護。第十五條溝通協(xié)作工具與系統(tǒng)安全管理：規(guī)范各類溝通協(xié)作工具（包括硬件設備、軟件應用、網絡系統(tǒng)等）的采購、驗收、部署、使用、變更和報廢管理。加強對員工使用溝通協(xié)作工具的監(jiān)督和審計，防止違規(guī)使用或引入不安全因素。定期對溝通協(xié)作系統(tǒng)進行安全評估和滲透測試，及時修復發(fā)現(xiàn)的安全漏洞。建立健全賬號和權限管理制度，遵循“最小權限、定期變更”原則，防止越權訪問或數(shù)據泄露。第十六條禁止性行為管理：嚴禁利用內部溝通渠道散布謠言、傳播小道消息、惡意攻擊他人或進行人身攻擊。嚴禁泄露公司商業(yè)秘密、技術秘密、經營信息、客戶資料、員工個人信息等任何形式的保密信息。嚴禁利用溝通協(xié)作工具進行任何形式的賭博、迷信、色情或其他非法活動。嚴禁通過內部溝通渠道進行利益輸送、權錢交易或任何形式的商業(yè)賄賂活動。嚴禁發(fā)送垃圾郵件、無關信息或干擾他人正常工作。嚴禁違反公司規(guī)定，私自使用外部云存儲、個人郵箱、即時通訊工具等處理或存儲公司信息。第十七條專項風險重點防控點：（一）信息安全風險：重點防控未經授權的訪問、信息泄露、數(shù)據篡改、系統(tǒng)破壞、病毒木馬攻擊等。加強邊界防護、訪問控制、數(shù)據加密、安全審計等措施。（二）運營管理風險：重點防控溝通不暢導致的決策失誤、協(xié)作延遲、任務遺漏、責任不清等。優(yōu)化溝通流程、明確協(xié)作職責、加強進度跟蹤與反饋。（三）合規(guī)風險：重點防控違反法律法規(guī)（如《網絡安全法》《數(shù)據安全法》《個人信息保護法》《反不正當競爭法》等）、違反公司規(guī)章制度或行為準則等。加強制度宣貫、合規(guī)審查、違規(guī)行為懲處。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：本制度及其配套細則將根據國家法律法規(guī)、行業(yè)準則的更新變化，公司業(yè)務戰(zhàn)略、組織架構的調整，以及內外部風險環(huán)境的變化，由牽頭部門牽頭，專責部門參與，定期（至少每年一次）進行評估和修訂。修訂后的制度需按程序報批后發(fā)布實施。重大變化或緊急情況可啟動臨時修訂程序。第十九條風險識別預警機制：建立常態(tài)化的內部溝通協(xié)作風險識別與評估機制。牽頭部門應至少每半年組織一次全面的風險排查，結合專責部門的專項檢查結果，識別溝通協(xié)作各環(huán)節(jié)存在的潛在風險點。對識別出的風險進行分級評估（一般風險、較大風險、重大風險），分析風險發(fā)生的可能性、影響程度，并形成風險清單和評估報告。對評估結果為“較大”及以上風險的，應及時發(fā)布預警通知，要求相關部門采取針對性防控措施。第二十條合規(guī)審查機制：將合規(guī)審查嵌入內部溝通協(xié)作的關鍵節(jié)點和流程中，實現(xiàn)全過程管控。具體嵌入環(huán)節(jié)包括：（一）重要文件發(fā)布或傳遞前，由相關部門或專責部門（如法務合規(guī)部、信息安全部）進行合規(guī)性審查。（二）涉及重大決策、重要業(yè)務調整、跨部門重大協(xié)作的溝通方案或計劃，需經領導小組或其授權機構審查。（三）對外發(fā)布信息、公告或進行公眾溝通前，需履行內部審批和合規(guī)審查程序。（四）采購、外包等涉及與外部單位溝通協(xié)作的合同或協(xié)議，需由法務合規(guī)部等專責部門進行審查。建立“未經合規(guī)審查不得實施”的制度剛性約束，確保所有溝通協(xié)作活動符合法律法規(guī)及公司制度要求。第二十一條風險應對機制：針對識別和評估出的風險，以及實際發(fā)生的風險事件，建立分級分類的風險應對流程。（一）一般風險：由業(yè)務部門/下屬單位根據風險評估結果，制定并落實具體的防控措施，定期向牽頭部門報告處置情況。（二）較大風險：由牽頭部門協(xié)調相關專責部門和業(yè)務部門/下屬單位共同制定應對方案，報分管領導審批后實施。必要時向領導小組報告。（三）重大風險：立即啟動應急響應程序。由領導小組或其指定的應急指揮機構負責統(tǒng)一指揮，相關牽頭部門、專責部門和業(yè)務部門/下屬單位按照預案分工，迅速采取措施控制風險蔓延，減少損失。重大風險事件處置過程中，應明確責任協(xié)同機制，確保信息暢通、行動迅速。風險事件處置完畢后，應按規(guī)定進行總結評估，并將處置報告和改進措施上報領導小組。第二十二條責任追究機制：對違反本制度及相關管理規(guī)定的個人或部門，視情節(jié)嚴重程度和造成后果的大小，采取以下一項或多項責任追究措施：（一）批評教育：對情節(jié)輕微、初次違規(guī)且未造成后果的，給予口頭或書面批評教育。（二）警告：對違反規(guī)定行為進行正式書面警告，并記錄在案。（三）通報批評：對違規(guī)行為在內部進行通報批評，警示相關人員和部門。（四）經濟處罰：根據公司相關規(guī)定，對造成經濟損失的違規(guī)者處以一定比例的經濟處罰。（五）績效影響：將違規(guī)行為記入個人績效考評記錄，影響績效評分和獎金發(fā)放。（六）崗位調整或降級：對因失職、瀆職導致嚴重后果的，可考慮調整崗位或降低職務等級。（七）紀律處分：對構成違紀的，依據公司《員工手冊》或相關紀律處分規(guī)定，給予記過、記大過、降職、撤職等紀律處分。（八）移送處理：對涉嫌違法犯罪的，依法移送司法機關處理。責任追究應遵循“事實清楚、證據確鑿、適用規(guī)定、處理恰當、程序合法”的原則，并做好相關記錄。第二十三條評估改進機制：建立內部溝通協(xié)作管理有效性評估制度。每年由牽頭部門牽頭，組織專責部門對全年的溝通協(xié)作管理工作進行總結評估。評估內容包括：制度執(zhí)行情況、風險防控效果、流程優(yōu)化程度、員工合規(guī)意識、信息系統(tǒng)支撐能力等。評估可采用問卷調查、訪談座談、案例分析、績效考核數(shù)據分析等多種方式。評估結果應形成書面報告，提交領導小組審閱。對評估中發(fā)現(xiàn)的問題和薄弱環(huán)節(jié)，應制定專項改進計劃，明確責任部門、完成時限，并跟蹤落實情況，持續(xù)優(yōu)化管理體系，提升管理效能。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：公司各層級領導應高度重視內部溝通協(xié)作管理工作，將其納入重要議事日程。主要負責人應親自部署、親自推動。分管領導應具體負責、抓實抓細。各部門負責人應履行第一責任人的職責，將溝通協(xié)作管理要求融入到部門日常管理工作中。建立跨部門溝通協(xié)作管理的協(xié)調機制，確保各項工作順暢推進。明確牽頭部門、專責部門和業(yè)務部門/下屬單位在溝通協(xié)作管理中的具體職責和權限，形成權責清晰、分工明確、協(xié)同高效的管理格局。第二十五條考核激勵機制：將內部溝通協(xié)作管理的合規(guī)情況、風險防控成效、流程優(yōu)化貢獻等納入各部門的年度績效考核體系。對在溝通協(xié)作管理工作中表現(xiàn)突出、有效防范或處置風險、提出優(yōu)化建議并產生良好效果的部門和個人，給予表彰獎勵，可在評優(yōu)評先、職務晉升等方面予以傾斜。同時，將個人在溝通協(xié)作中的合規(guī)表現(xiàn)作為年度績效考評和評優(yōu)評先的重要依據。對溝通協(xié)作管理工作中存在失職、瀆職或違規(guī)行為，導致發(fā)生風險事件或造成損失的部門和個人，嚴格落實責任追究制度，并與績效掛鉤，形成正向激勵與反向約束相結合的考核機制。第二十六條培訓宣傳機制：建立分層級、常態(tài)化的內部溝通協(xié)作管理培訓與宣傳體系。由牽頭部門會同專責部門，定期組織開展面向全體員工的基礎培訓，重點內容包括：本制度及相關規(guī)定的解讀、溝通協(xié)作工具的正確使用方法、信息安全基礎知識、保密要求、合規(guī)風險案例警示等。針對不同崗位（如管理崗、操作崗、涉密崗）的需求，開展差異化、專業(yè)化的培訓。利用公司內網、宣傳欄、企業(yè)文化手冊、專題培訓會等多種形式，持續(xù)開展溝通協(xié)作合規(guī)宣傳教育，營造“人人講合規(guī)、事事守規(guī)矩”的濃厚氛圍。鼓勵員工積極參與溝通協(xié)作管理的建言獻策，對有價值的建議給予表彰。第二十七條信息化支撐：加強信息技術在內部溝通協(xié)作管理中的支撐作用。推動建立統(tǒng)一的、安全的、功能完善的內部溝通協(xié)作平臺體系，整合即時通訊、郵件、文檔共享、視頻會議、項目管理等功能。利用信息技術手段實現(xiàn)溝通協(xié)作流程的標準化、自動化，提高協(xié)同效率。通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)用戶行為審計、訪問日志記錄、數(shù)據傳輸監(jiān)控、風險事件自動告警等功能，提升風險防控能力。加強信息系統(tǒng)本身的安全防護建設，保障平臺穩(wěn)定、安全、高效運行。定期評估和引入新的信息技術工具，賦能溝通協(xié)作管理。第二十八條文化建設：積極培育和踐行健康的內部溝通協(xié)作文化。將溝通協(xié)作管理的要求融入企業(yè)核心價值觀和員工行為規(guī)范中。通過制定發(fā)布《內部溝通協(xié)作合規(guī)手冊》、組織簽署《合規(guī)承諾書》、開展主題文化活動等形式，強化員工的合規(guī)意識。倡導開放、坦誠、尊重、高效的溝通理念，鼓勵跨部門、跨層級的有效協(xié)作。建立暢通的溝通反饋渠道，鼓勵員工就溝通協(xié)作中的問題提出改進建議