財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證及報(bào)表歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與背景二、歸檔管理全流程操作指引（一）憑證與報(bào)表收集階段憑證收集每月度財(cái)務(wù)結(jié)賬后3個(gè)工作日內(nèi)，成本會(huì)計(jì)、費(fèi)用會(huì)計(jì)、出納等崗位人員需完成所經(jīng)手會(huì)計(jì)憑證的收集，包括但不限于：原始憑證（如銀行回單、合同、收據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷單等，需保證附件齊全、手續(xù)完備）、記賬憑證（需與原始憑證一一對(duì)應(yīng)，摘要清晰、科目準(zhǔn)確、金額無誤）。收集的憑證需按“時(shí)間順序+業(yè)務(wù)類型”初步整理，對(duì)缺失附件或手續(xù)不全的憑證，及時(shí)聯(lián)系經(jīng)辦人（如*經(jīng)辦人）補(bǔ)充完善，并標(biāo)注補(bǔ)充日期。報(bào)表收集月度報(bào)表于次月5日前完成編制，季度報(bào)表于季度末次月10日前完成，年度報(bào)表及審計(jì)報(bào)告次年4月30日前完成，由財(cái)務(wù)經(jīng)理（*經(jīng)理）審核無誤后，交檔案管理員統(tǒng)一收集。報(bào)表需為正式簽章版本（含編制人編制人、復(fù)核人復(fù)核人、負(fù)責(zé)人*負(fù)責(zé)人簽字及單位公章），電子版需同時(shí)備份至指定服務(wù)器（如財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)），紙質(zhì)版需使用A4紙打印，避免涂改。（二）分類整理與編目階段憑證分類與排序按憑證類型分為“收款憑證”“付款憑證”“轉(zhuǎn)賬憑證”三類，每類按“月份-憑證字號(hào)”排序（如“202401-記001”至“202401-記150”）。同一月度內(nèi)，憑證按“業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間”從早到晚排列；同一業(yè)務(wù)涉及多張憑證的，按“主憑證+附件”順序裝訂。憑證編目與裝訂每本憑證（厚度一般1.5-2.5cm）需制作憑證封面，標(biāo)注“企業(yè)名稱+憑證類型+年度+月份+憑證起止號(hào)+冊(cè)數(shù)+裝訂人*裝訂人+日期”，例如“[企業(yè)名稱]收款憑證2024年01月記001-記150第1冊(cè)”。使用憑證裝訂機(jī)在左側(cè)裝訂，保證整齊牢固，加裝憑證封底，并在裝訂線處加蓋騎縫章（財(cái)務(wù)專用章）。報(bào)表分類與組卷報(bào)表按“年度-季度/月度-報(bào)表類型”組卷，例如“2024年度年度資產(chǎn)負(fù)債表”“2024年第一季度利潤(rùn)表及附注”。同一報(bào)表周期內(nèi)，按“主表+附表+附注+審計(jì)報(bào)告（如有）”順序排列，使用卷皮封裝，標(biāo)注“企業(yè)名稱+報(bào)表名稱+年度+保管期限+經(jīng)辦人*經(jīng)辦人”。（三）登記與移交階段臺(tái)賬登記檔案管理員需在“會(huì)計(jì)憑證歸檔登記表”“會(huì)計(jì)報(bào)表歸檔清單”中詳細(xì)登記以下信息：憑證：憑證編號(hào)、類型、起止日期、附件張數(shù)、冊(cè)數(shù)、保管期限、歸檔日期、經(jīng)手人；報(bào)表：報(bào)表名稱、編制期間、份數(shù)（紙質(zhì)/電子）、密級(jí)（如公開/內(nèi)部）、歸檔日期、經(jīng)手人。臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案記錄一致，登記表模板見“核心工具表單設(shè)計(jì)”。檔案移交整理完成的憑證及報(bào)表，由檔案管理員與財(cái)務(wù)經(jīng)理（經(jīng)理）共同清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)無誤后在“檔案移交清單”上簽字（移交人移交人、接收人接收人、監(jiān)交人監(jiān)交人）。檔案移交至企業(yè)檔案室（或指定存儲(chǔ)區(qū)域），需辦理交接手續(xù)，移交單一式三份（財(cái)務(wù)部門、檔案室、檔案管理員各執(zhí)一份）。（四）保管與維護(hù)階段存儲(chǔ)環(huán)境要求紙質(zhì)檔案存放在專用檔案柜中，庫(kù)房需保持干燥（相對(duì)濕度45%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃）、防火、防蟲、防霉、防光，遠(yuǎn)離易燃易爆物品；電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器需定期備份（每月增量備份+每年全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放。定期檢查檔案管理員每季度對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次檢查，查看是否有蟲蛀、霉變、破損等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理；電子檔案每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)完整性校驗(yàn)，保證可正常讀取。保管期限劃分嚴(yán)格按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》劃分保管期限：憑證：原始憑證、記賬憑證保管30年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管10年；報(bào)表：月度、季度保管10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）永久保管；其他：會(huì)計(jì)檔案移交保管清冊(cè)永久保管，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（五）借閱與歸還階段借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案的，需填寫“會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表”，注明借閱人（借閱人）、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、用途、借閱期限（一般不超過5個(gè)工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（負(fù)責(zé)人）審批后，交檔案管理員備案。借閱與歸還檔案管理員核對(duì)借閱申請(qǐng)與檔案信息，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)，借閱人需當(dāng)面檢查檔案完整性，歸還時(shí)檔案管理員需逐頁(yè)核對(duì)，確認(rèn)無污損、缺失后，在“檔案借閱登記表”上記錄歸還日期，借閱申請(qǐng)表存檔。涉及密級(jí)檔案（如未公開年報(bào)）的借閱，需經(jīng)企業(yè)分管財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（*分管領(lǐng)導(dǎo)）審批，且借閱時(shí)需有財(cái)務(wù)部門人員在場(chǎng)監(jiān)督。（六）鑒定與銷毀階段檔案鑒定保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門（或法務(wù)部門）組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行鑒定，形成“會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書”。銷毀程序?qū)Υ_無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”，列明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人（*負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)后，由至少兩人（含檔案管理員、財(cái)務(wù)人員）共同監(jiān)銷，銷毀時(shí)需留存“銷毀記錄”（含監(jiān)銷人簽字、銷毀日期），銷毀清冊(cè)永久保存。三、核心工具表單設(shè)計(jì)（一）會(huì)計(jì)憑證歸檔登記表憑證編號(hào)憑證類型（收/付/轉(zhuǎn)）起止日期附件張數(shù)冊(cè)數(shù)保管期限歸檔日期經(jīng)手人備注202401-記001-150轉(zhuǎn)賬憑證2024-01-01至2024-01-31320230年2024-02-05*檔案管理員含成本核算憑證202401-收001-050收款憑證2024-01-01至2024-01-31150130年2024-02-05*檔案管理員含銷售回款憑證（二）會(huì)計(jì)報(bào)表歸檔清單報(bào)表名稱編制期間份數(shù)（紙質(zhì)/電子）密級(jí)歸檔日期經(jīng)手人存放位置保管期限2023年度資產(chǎn)負(fù)債表2023年度2/1內(nèi)部2024-04-28*檔案管理員檔案柜A-01-03永久2024年3月利潤(rùn)表2024年03月1/1公開2024-04-05*檔案管理員檔案柜B-02-0110年（三）檔案借閱登記表借閱日期借閱人部門檔案名稱及編號(hào)借閱用途借閱期限歸還日期審批人備注2024-05-10*借閱人審計(jì)部2023年度利潤(rùn)表（年報(bào)-03）年度審計(jì)5個(gè)工作日2024-05-15*負(fù)責(zé)人已歸還，無污損2024-05-12*借閱人財(cái)務(wù)部2024年Q1費(fèi)用憑證（付001-080）內(nèi)部核查3個(gè)工作日2024-05-14*經(jīng)理已歸還，缺1張附件，已補(bǔ)交四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)提示（一）合規(guī)性優(yōu)先嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等法規(guī)要求，憑證歸檔前需保證會(huì)計(jì)處理合規(guī)、審批手續(xù)齊全，報(bào)表數(shù)據(jù)需經(jīng)多級(jí)復(fù)核（編制人、復(fù)核人、負(fù)責(zé)人），避免因不合規(guī)導(dǎo)致檔案失效。（二）完整性保障憑證附件與記賬憑證必須對(duì)應(yīng)，禁止拆分或遺漏；報(bào)表需包含主表、附表、附注及必要說明，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系正確；電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。（三）安全性強(qiáng)化紙質(zhì)檔案庫(kù)房需配備消防設(shè)施（如滅火器、煙霧報(bào)警器）和監(jiān)控設(shè)備，access權(quán)限嚴(yán)格控制；電子檔案需設(shè)置加密存儲(chǔ)（如財(cái)務(wù)系統(tǒng)賬號(hào)密碼分級(jí)管理），定期查殺病毒，防止信息泄露或損壞。（四）可追溯性管理檔案臺(tái)賬、借閱記錄、移交清單等需長(zhǎng)期保存，保