員工身份識別卡管理規(guī)范與操作流程員工身份識別卡（以下簡稱“工卡”）作為企業(yè)內(nèi)部身份驗證、權(quán)限管理的核心載體，在保障辦公秩序、提升運營效率、維護信息安全等方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。為規(guī)范工卡全生命周期管理，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理規(guī)范及流程，確保工卡管理工作專業(yè)、有序、安全。一、目的與適用范圍制定本規(guī)范，旨在通過明確工卡設(shè)計、制作、發(fā)放、使用、掛失、補辦、回收及銷毀的全流程要求，保障員工身份識別的準(zhǔn)確性，維護企業(yè)門禁、考勤、消費等系統(tǒng)的規(guī)范運行，同時防范因工卡管理不當(dāng)引發(fā)的安全風(fēng)險。本規(guī)范適用于企業(yè)全體在職人員（含正式員工、試用期員工、實習(xí)生、勞務(wù)派遣人員），覆蓋工卡從“生成”到“注銷”的所有管理環(huán)節(jié)。二、管理職責(zé)分工工卡管理涉及多部門協(xié)作，各主體職責(zé)如下：人力資源部：作為工卡管理的牽頭部門，負責(zé)工卡信息采集、制作申請、發(fā)放回收、臺賬登記，以及員工信息變更后的卡面更新；行政部：統(tǒng)籌門禁系統(tǒng)、食堂消費系統(tǒng)的權(quán)限配置與維護，確保工卡權(quán)限與員工崗位、區(qū)域權(quán)限匹配；信息技術(shù)部：負責(zé)工卡關(guān)聯(lián)系統(tǒng)（如考勤、門禁）的技術(shù)支持，保障卡內(nèi)芯片、數(shù)據(jù)的正常讀取，以及信息安全防護；用人部門：監(jiān)督本部門員工工卡使用規(guī)范，及時反饋員工崗位變動、離職等信息，配合完成工卡權(quán)限調(diào)整。三、卡片設(shè)計與制作（一）卡面信息規(guī)范工卡卡面需包含核心識別要素：員工姓名、工號、所屬部門、入職日期（或有效期）、企業(yè)標(biāo)識；防偽與安全要素：員工本人近期證件照（白底，像素清晰）、激光防偽標(biāo)（或企業(yè)專屬水印），確?？嫘畔⒄鎸嵖沈?。（二）制作標(biāo)準(zhǔn)與流程1.材質(zhì)與尺寸：選用耐用、防彎折的PVC材質(zhì)，尺寸遵循行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)（85.5×54mm），卡面印刷采用耐磨油墨，芯片需具備防復(fù)制、加密存儲功能；2.制作流程：員工（或部門經(jīng)辦人）提交《工卡制作申請表》，附證件照及身份信息，經(jīng)人力資源部審核后，轉(zhuǎn)交指定合作廠商制作，制作周期為3-5個工作日。四、發(fā)放與啟用（一）新員工發(fā)放新員工入職當(dāng)日，由人力資源部專人發(fā)放工卡，同步完成系統(tǒng)關(guān)聯(lián)：考勤系統(tǒng)錄入工號、門禁系統(tǒng)開通所屬區(qū)域權(quán)限、食堂系統(tǒng)綁定餐補（如需）。工卡自發(fā)放之日起生效，員工須當(dāng)場核對卡面信息，如有錯誤立即反饋修正。（二）換卡場景與要求員工因崗位調(diào)整（如部門調(diào)動、職級晉升）、信息變更（如姓名更正、照片更新）需換卡時，須交回原卡，填寫《工卡換卡申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人與人力資源部審核后，重新制作新卡，原卡權(quán)限即時失效。五、使用規(guī)范與場景（一）日常使用要求員工須在工作時間規(guī)范佩戴工卡于胸前顯眼位置，便于身份識別；工卡僅限本人使用，嚴禁轉(zhuǎn)借、冒用。因轉(zhuǎn)借導(dǎo)致的安全事故或違規(guī)行為，卡主與使用人需共同承擔(dān)責(zé)任；妥善保管工卡，避免彎折、浸水、高溫暴曬等損壞行為，清潔時使用干燥軟布擦拭。（二）使用場景與限制工卡的核心使用場景包括：門禁系統(tǒng)刷卡通行（含辦公區(qū)、機房等權(quán)限區(qū)域）、考勤打卡、食堂消費（綁定餐補賬戶）、內(nèi)部會議/活動簽到、辦公設(shè)備（如打印機、儲物柜）授權(quán)使用等。禁止行為：任何形式的工卡偽造、涂改、惡意損壞。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予警告、記過直至解除勞動合同的處罰。六、掛失、補辦與故障處理（一）掛失流程員工遺失工卡后，須在24小時內(nèi)通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交掛失申請，或至人力資源部現(xiàn)場掛失。掛失后，原卡所有權(quán)限（門禁、考勤、消費等）即時凍結(jié)，防止冒用。（二）補辦要求補辦時，員工需填寫《工卡補辦申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后交人力資源部。補辦需繳納工本費（具體金額以企業(yè)公示為準(zhǔn)），新卡制作周期為3-5個工作日，領(lǐng)取時需核對身份信息，新卡啟用后原掛失卡自動作廢。（三）故障處理工卡出現(xiàn)芯片故障（無法刷卡）、信息讀取失敗等問題時，員工應(yīng)攜帶工卡至信息技術(shù)部檢測：確屬質(zhì)量問題的免費更換；因個人使用不當(dāng)（如彎折、浸水）導(dǎo)致?lián)p壞的，需自費更換。七、回收與銷毀（一）回收場景員工離職（含主動離職、被辭退、合同到期不續(xù)簽）時，須在離職手續(xù)辦理時交回工卡；員工因工卡嚴重損壞（如芯片失效、卡面磨損無法識別）申請換卡時，須交回損壞卡片。（二）銷毀流程回收后的工卡由人力資源部統(tǒng)一登記造冊，每季度末組織物理銷毀（采用專業(yè)設(shè)備粉碎卡片及芯片），并記錄銷毀臺賬（含工號、姓名、銷毀時間），確保個人信息與企業(yè)數(shù)據(jù)安全。八、違規(guī)與異常處理（一）違規(guī)行為處罰轉(zhuǎn)借、冒用工卡：首次違規(guī)給予書面警告并通報批評，再次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，解除勞動合同；偽造、涂改工卡：直接解除勞動合同，涉及違法犯罪的移交司法機關(guān)處理。（二）異常事件處理發(fā)現(xiàn)工卡被冒用、盜用的，當(dāng)事人應(yīng)立即掛失并向人力資源部、安保部門報告。企業(yè)將開展調(diào)查，對違規(guī)者依規(guī)處罰