企業(yè)內(nèi)外信息傳遞及共享系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)指南一、適用場(chǎng)景與信息類(lèi)型分類(lèi)本指南適用于企業(yè)內(nèi)部及外部各類(lèi)信息的規(guī)范化傳遞與共享，保證信息流轉(zhuǎn)安全、高效、可追溯。具體場(chǎng)景及對(duì)應(yīng)信息類(lèi)型（一）內(nèi)部信息傳遞場(chǎng)景跨部門(mén)協(xié)作：如項(xiàng)目組與財(cái)務(wù)部對(duì)接預(yù)算需求、市場(chǎng)部向產(chǎn)品部反饋用戶(hù)調(diào)研結(jié)果等，需傳遞項(xiàng)目計(jì)劃、數(shù)據(jù)報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要等。制度與通知發(fā)布：如人力資源部發(fā)布考勤新規(guī)、行政部通知辦公區(qū)調(diào)整等，需傳遞正式文件、通知公告等。業(yè)務(wù)進(jìn)度同步：如銷(xiāo)售部向管理層提交月度業(yè)績(jī)匯總、研發(fā)部更新項(xiàng)目里程碑進(jìn)展等，需傳遞進(jìn)度報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。知識(shí)經(jīng)驗(yàn)共享：如技術(shù)部分享系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、運(yùn)營(yíng)部復(fù)盤(pán)活動(dòng)方案等，需傳遞操作手冊(cè)、案例分析等。（二）外部信息共享場(chǎng)景客戶(hù)對(duì)接：如向客戶(hù)交付項(xiàng)目成果、同步服務(wù)維護(hù)計(jì)劃等，需傳遞交付文檔、服務(wù)協(xié)議、進(jìn)度說(shuō)明等。供應(yīng)商協(xié)作：如向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單、確認(rèn)技術(shù)參數(shù)等，需傳遞采購(gòu)需求、規(guī)格說(shuō)明書(shū)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。合作伙伴溝通：如與聯(lián)合運(yùn)營(yíng)方共享活動(dòng)數(shù)據(jù)、向咨詢(xún)機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)背景資料等，需傳遞數(shù)據(jù)報(bào)表、合作框架文件等。監(jiān)管與合規(guī)報(bào)送：如向市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)提交年報(bào)、向稅務(wù)機(jī)構(gòu)備案涉稅信息等，需傳遞法定申報(bào)材料、合規(guī)證明文件等。二、系統(tǒng)操作全流程指引企業(yè)內(nèi)外信息傳遞及共享系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“系統(tǒng)”）操作需遵循“發(fā)起-審批-傳遞-跟蹤-歸檔”標(biāo)準(zhǔn)化流程，具體步驟（一）信息發(fā)起前準(zhǔn)備明確信息要素：確定信息類(lèi)型（內(nèi)部/外部）、核心內(nèi)容、傳遞對(duì)象（具體部門(mén)/人員/外部單位）、緊急程度（普通/緊急/特急）、保密級(jí)別（公開(kāi)/內(nèi)部秘密/機(jī)密）。核對(duì)材料完整性：保證內(nèi)容清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，附件（如文檔、表格、圖片等）命名規(guī)范（格式：“文件名-版本號(hào)-日期”，如“項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)V1.2-20240520”），附件大小不超過(guò)系統(tǒng)限制（單個(gè)文件≤50MB，總附件≤200MB）。確認(rèn)權(quán)限合規(guī)性：外部信息共享需提前對(duì)接法務(wù)部/合規(guī)部，確認(rèn)信息內(nèi)容不涉及商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)及法律法規(guī)禁止內(nèi)容。（二）信息發(fā)起與填寫(xiě)登錄系統(tǒng)：通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證賬號(hào)登錄系統(tǒng)，選擇“信息傳遞”模塊。選擇傳遞類(lèi)型：根據(jù)場(chǎng)景選擇“內(nèi)部傳遞”或“外部共享”，若為外部共享，需勾選“是否需合規(guī)審核”（默認(rèn)勾選）。填寫(xiě)信息表單：基礎(chǔ)信息：標(biāo)題（簡(jiǎn)潔明了，如“關(guān)于項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整的申請(qǐng)”）、發(fā)起部門(mén)、發(fā)起人（自動(dòng)填充，不可修改）、緊急程度（默認(rèn)“普通”，緊急/特急需標(biāo)注原因）。內(nèi)容與附件：框中輸入核心內(nèi)容（可插入表格、，需為企業(yè)內(nèi)部安全），“添加附件”準(zhǔn)備好的材料。傳遞對(duì)象：內(nèi)部傳遞：通過(guò)部門(mén)列表或人員搜索框選擇接收人，支持“指定接收人”或“部門(mén)全員”（部門(mén)全員需部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批）。外部共享：輸入外部單位名稱(chēng)/對(duì)接人姓名（需提前在系統(tǒng)“外部聯(lián)系人庫(kù)”中備案，如未備案需提交《外部聯(lián)系人新增申請(qǐng)》），選擇共享權(quán)限（僅查看/可/可編輯）。（三）審批流程發(fā)起內(nèi)部信息審批：普通信息：直接流轉(zhuǎn)至接收部門(mén)負(fù)責(zé)人審批（如跨部門(mén)，需抄送雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人）。緊急/特急信息：發(fā)起時(shí)可勾選“加急審批”，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)優(yōu)先處理提醒，審批人需在2小時(shí)內(nèi)（特急1小時(shí)內(nèi)）完成審批。保密信息（內(nèi)部秘密/機(jī)密）：需額外勾選“保密”選項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部雙重審批。外部信息審批：需合規(guī)審核的信息：發(fā)起后先由法務(wù)部審核（重點(diǎn)核查內(nèi)容合法性、外部單位資質(zhì)、保密條款），審核通過(guò)后流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；無(wú)需合規(guī)審核的信息（如公開(kāi)活動(dòng)通知），僅需業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批駁回：若審批不通過(guò)，系統(tǒng)自動(dòng)退回發(fā)起人，需修改后重新發(fā)起，駁回原因同步記錄在系統(tǒng)日志中。（四）信息傳遞與發(fā)送內(nèi)部傳遞：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)向接收人發(fā)送“待查閱”提醒（站內(nèi)信+企業(yè)/釘釘消息），接收人需在24小時(shí)內(nèi)（緊急信息4小時(shí)內(nèi)）查閱并“確認(rèn)接收”。外部共享：審批通過(guò)后，系統(tǒng)通過(guò)加密（有效期默認(rèn)7天，可手動(dòng)調(diào)整1-30天）向外部聯(lián)系人發(fā)送訪(fǎng)問(wèn)通知，接收人需通過(guò)短信驗(yàn)證碼登錄查看，可/編輯權(quán)限由審批時(shí)權(quán)限設(shè)置決定。（五）傳遞后跟蹤與反饋狀態(tài)跟蹤：發(fā)起人可在“我的傳遞”模塊查看信息狀態(tài)（審批中/已發(fā)送/已查閱/已歸檔/已駁回），外部共享信息可查看訪(fǎng)問(wèn)次數(shù)、次數(shù)。反饋處理：若接收人提出疑問(wèn)或修改需求，發(fā)起人需在1個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)，涉及內(nèi)容重大調(diào)整需重新發(fā)起審批流程。緊急信息催辦：若緊急信息超時(shí)未查閱，系統(tǒng)自動(dòng)向接收人及部門(mén)負(fù)責(zé)人發(fā)送二次提醒，提醒后2小時(shí)內(nèi)仍未處理需上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。（六）信息歸檔管理自動(dòng)歸檔：信息傳遞完成后（外部共享過(guò)期或接收人確認(rèn)查閱后），系統(tǒng)自動(dòng)按“類(lèi)型-部門(mén)-日期”規(guī)則歸檔至對(duì)應(yīng)文件夾，歸檔路徑：“系統(tǒng)中心-信息檔案庫(kù)”。手動(dòng)歸檔：發(fā)起人可對(duì)重要信息進(jìn)行“手動(dòng)歸檔”，并添加歸檔標(biāo)簽（如“項(xiàng)目資料-2024-Q2”“合規(guī)文件-年報(bào)”），便于后續(xù)檢索。歸檔期限：內(nèi)部信息保存至少2年，外部共享信息保存至少3年（涉及法律訴訟的保存至訴訟結(jié)束后2年），到期前30天系統(tǒng)提醒管理員確認(rèn)是否續(xù)存。三、常用信息傳遞模板示例（一）內(nèi)部信息傳遞申請(qǐng)表（模板）字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例內(nèi)容信息編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（格式：NB-部門(mén)代碼-日期-序號(hào)，如NB-SC-20240520-001）NB-SC-20240520-001標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要概括信息主題關(guān)于系統(tǒng)升級(jí)需求的通知發(fā)起部門(mén)選擇發(fā)起信息的一級(jí)部門(mén)技術(shù)部發(fā)起人系統(tǒng)自動(dòng)填充發(fā)起人姓名張*信息類(lèi)型單選：通知/申請(qǐng)/報(bào)告/共享/其他通知緊急程度單選：普通/緊急/特急普通保密級(jí)別單選：公開(kāi)/內(nèi)部秘密/機(jī)密公開(kāi)輸入核心內(nèi)容，可分段落，重點(diǎn)信息加粗各部門(mén)：為提升系統(tǒng)穩(wěn)定性，技術(shù)部計(jì)劃于2024年6月1日-6月5日對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)升級(jí)期間系統(tǒng)將暫停服務(wù)，請(qǐng)各部門(mén)提前做好工作安排…附件清單列出附件名稱(chēng)及版本號(hào)，多個(gè)附件分行填寫(xiě)1.系統(tǒng)升級(jí)計(jì)劃書(shū)V2.02.暫停服務(wù)影響評(píng)估表V1.1接收部門(mén)/人員內(nèi)部傳遞填寫(xiě)接收部門(mén)名稱(chēng)或人員姓名，跨部門(mén)需填寫(xiě)“接收部門(mén)+抄送部門(mén)”接收：各部門(mén)抄送：分管領(lǐng)導(dǎo)*審批人系統(tǒng)根據(jù)流程自動(dòng)帶出，不可手動(dòng)修改部門(mén)負(fù)責(zé)人（李）預(yù)計(jì)完成時(shí)間填寫(xiě)信息傳遞完成的截止日期（外部共享填寫(xiě)過(guò)期時(shí)間）2024年5月25日（二）外部信息共享審批表（模板）字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例內(nèi)容共享編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)（格式：WB-部門(mén)代碼-日期-序號(hào)，如WB-MK-20240520-001）WB-MK-20240520-001外部單位名稱(chēng)填寫(xiě)接收信息的全稱(chēng)科技有限公司對(duì)接人信息姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式（僅系統(tǒng)內(nèi)可見(jiàn)，對(duì)外發(fā)送時(shí)隱藏）姓名：王*職務(wù)：市場(chǎng)總監(jiān)信息用途說(shuō)明共享信息的目的（如項(xiàng)目交付、供應(yīng)商對(duì)接、合規(guī)報(bào)送等）用于項(xiàng)目第二階段成果交付共享內(nèi)容摘要簡(jiǎn)述信息核心內(nèi)容及附件清單包含項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、用戶(hù)手冊(cè)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表（詳見(jiàn)附件）共享權(quán)限單選：僅查看/可/可編輯可有效期選擇1-30天，默認(rèn)7天10天合規(guī)審核意見(jiàn)法務(wù)部*填寫(xiě)，通過(guò)/不通過(guò)及說(shuō)明通過(guò)：信息內(nèi)容符合《數(shù)據(jù)安全法》，無(wú)敏感數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*簽字同意共享，請(qǐng)按流程審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)*簽字同意（三）信息傳遞記錄表（模板）字段名稱(chēng)內(nèi)容說(shuō)明傳遞時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)記錄信息發(fā)送時(shí)間（精確到分鐘）信息編號(hào)關(guān)聯(lián)發(fā)起時(shí)的唯一編號(hào)發(fā)起人/部門(mén)信息發(fā)起人姓名及所屬部門(mén)接收人/單位內(nèi)部傳遞填寫(xiě)接收人姓名；外部共享填寫(xiě)外部單位名稱(chēng)信息標(biāo)題關(guān)聯(lián)發(fā)起時(shí)的標(biāo)題狀態(tài)可選：審批中/已發(fā)送/已查閱/已歸檔/已駁回審批人最后一級(jí)審批人姓名備注記錄特殊情況（如駁回原因、加急說(shuō)明等）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）信息安全管控敏感信息識(shí)別：禁止通過(guò)系統(tǒng)傳遞企業(yè)商業(yè)秘密（如未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)參數(shù)）、員工個(gè)人隱私（如證件號(hào)碼號(hào)、薪資明細(xì)）及法律法規(guī)禁止內(nèi)容，系統(tǒng)內(nèi)置敏感詞庫(kù)（如“機(jī)密”“絕密”“內(nèi)部資料”），觸發(fā)后自動(dòng)攔截并提示合規(guī)審核。權(quán)限最小化原則：外部共享權(quán)限僅開(kāi)放必要功能（如客戶(hù)僅可查看交付文檔，不可編輯），內(nèi)部信息傳遞按“需知”原則設(shè)置接收范圍，避免無(wú)關(guān)人員接觸。（二）合規(guī)性管理外部信息備案：首次與外部單位共享信息前，需提交《外部共享單位資質(zhì)審核表》，核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性及保密協(xié)議簽訂情況，未備案單位無(wú)法發(fā)起共享。審計(jì)追溯：系統(tǒng)全程記錄操作日志（含發(fā)起人IP、審批時(shí)間、修改記錄、外部訪(fǎng)問(wèn)記錄），日志保存期限≥3年，保證信息流轉(zhuǎn)可追溯，應(yīng)對(duì)內(nèi)外部審計(jì)。（三）時(shí)效性保障超時(shí)提醒機(jī)制：普通信息審批超時(shí)（24小時(shí)）、查閱超時(shí)（24小時(shí)）自動(dòng)提醒發(fā)起人及審批人；緊急信息超時(shí)未處理自動(dòng)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*，保證信息不延誤。特急信息綠色通道：特急信息發(fā)起時(shí)可勾選“綠色通道”，系統(tǒng)跳過(guò)常規(guī)審批流程，直接流轉(zhuǎn)至最高權(quán)限審批人（總經(jīng)理*），審批通過(guò)后10分鐘內(nèi)完成傳遞。（四）準(zhǔn)確性規(guī)范內(nèi)容復(fù)核：發(fā)起人需對(duì)信息內(nèi)容及附件真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，重要數(shù)據(jù)（如金額、日期、百分比）需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*復(fù)核后發(fā)起。版本控制：附件時(shí)需標(biāo)注版本號(hào)，避免接收人誤用舊版本，系統(tǒng)支持“歷史版本查看”，可追溯附件修改記錄。（五）系統(tǒng)使用責(zé)