行業(yè)通用采購申請及審批流程模板一、適用范圍與場景說明日常辦公類采購：如辦公文具、耗材、設(shè)備配件等；生產(chǎn)運(yùn)營類采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等；固定資產(chǎn)采購：如機(jī)器設(shè)備、辦公家具、運(yùn)輸工具等；服務(wù)類采購：如咨詢、維修、保潔、外包服務(wù)等；其他臨時性采購：如活動物料、應(yīng)急物資等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合規(guī)、資源合理配置、審批效率提升，同時實現(xiàn)采購過程可追溯、責(zé)任可明確。二、全流程操作步驟詳解（一）第一步：需求確認(rèn)與申請發(fā)起責(zé)任主體：采購需求部門申請人（如部門專員、主管）操作說明：需求部門明確采購物品/服務(wù)的具體需求（名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、期望到貨時間等），確認(rèn)采購必要性（如是否存在替代方案、庫存是否充足等）。填寫《采購申請單》（見模板部分），詳細(xì)填寫采購信息，并附上相關(guān)支撐材料（如報價單、技術(shù)參數(shù)、使用說明、需求部門會議紀(jì)要等，若為固定資產(chǎn)需附資產(chǎn)評估報告或使用申請說明）。提交申請至需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。輸出物：《采購申請單》及相關(guān)附件材料。（二）第二步：需求部門初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理、主管）操作說明：審核采購需求的合理性：是否符合部門工作計劃、是否必要、數(shù)量規(guī)格是否匹配實際需求。審核采購預(yù)算：需求是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，若超預(yù)算需說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請（若有）。審核附件材料完整性：報價單、技術(shù)參數(shù)等是否齊全、清晰。初審?fù)ㄟ^后，在《采購申請單》“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，并提交至財務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核；若初審不通過，注明原因并退回申請人修改。輸出物：簽字確認(rèn)的《采購申請單》（初審?fù)ㄟ^/退回）。（三）第三步：預(yù)算審核責(zé)任主體：財務(wù)部門審核人員（如會計、主管）操作說明：接收需求部門提交的《采購申請單》，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：采購預(yù)算金額是否在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)；預(yù)算科目使用是否正確（如“辦公費(fèi)”“原材料采購”等）；若為跨部門或?qū)ｍ楊A(yù)算，是否符合預(yù)算批復(fù)文件要求。審核通過后，在“預(yù)算審核意見”欄簽字確認(rèn)，并根據(jù)采購金額分級流轉(zhuǎn)至審批人；若預(yù)算不足或科目不符，與需求部門溝通調(diào)整后重新提交，或注明原因退回。輸出物：簽字確認(rèn)的《采購申請單》（預(yù)算審核通過/退回）。（四）第四步：分級審批責(zé)任主體：按采購金額劃分的審批人（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理等）審批權(quán)限劃分（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核即可；5000元＜金額≤20000元：需求部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核+分管副總*；20000元＜金額≤50000元：需求部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核+分管副總+總經(jīng)理；金額＞50000元：需求部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)審核+分管副總+總經(jīng)理+董事長*（或董事會決議）。操作說明：審批人根據(jù)采購申請的必要性、預(yù)算合規(guī)性、性價比（參考報價單）等進(jìn)行審批，在“審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說明”。審批不同意時，需注明具體原因（如“超預(yù)算”“需求不明確”“可替代方案更優(yōu)”等），并將申請單退回至需求部門或申請人；審批通過后，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行采購。輸出物：最終審批通過的《采購申請單》（含各層級審批意見）。（五）第五步：采購執(zhí)行責(zé)任主體：采購部門（如采購專員、采購經(jīng)理）操作說明：接收審批通過的《采購申請單》，確認(rèn)采購需求明細(xì)、到貨時間、質(zhì)量要求等。根據(jù)采購金額和類型選擇采購方式：小額采購（如≤5000元）：可從合格供應(yīng)商名錄中比價后直接采購，或通過電商平臺下單；大額采購（如＞5000元）：需組織詢價、招標(biāo)或競爭性談判（至少3家供應(yīng)商報價），形成《比價/招標(biāo)記錄表》，附于采購申請后。確定供應(yīng)商后，簽訂采購合同（若金額較大或長期合作），明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時間到貨。輸出物：采購合同、訂單、比價/招標(biāo)記錄表（若有）、供應(yīng)商確認(rèn)函等。（六）第六步：到貨驗收責(zé)任主體：需求部門申請人+采購部門+質(zhì)檢部門（如需）操作說明：貨物送達(dá)后，采購部門通知需求部門進(jìn)行驗收，必要時邀請質(zhì)檢部門參與（如涉及原材料、設(shè)備等需專業(yè)檢驗的物品）。驗收內(nèi)容：數(shù)量核對：與采購訂單、申請單數(shù)量是否一致；質(zhì)量檢查：規(guī)格型號、外觀、功能是否符合要求，是否有損壞、瑕疵；文件核對：供應(yīng)商是否提供合格證、保修卡、使用說明等隨貨文件。驗收合格：需求部門、采購部門、質(zhì)檢部門（參與時）在《到貨驗收單》上簽字確認(rèn)，并將貨物移交需求部門使用；驗收不合格，當(dāng)場拍照記錄，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改后重新驗收。輸出物：《到貨驗收單》（驗收合格/不合格及處理記錄）。（七）第七步：付款結(jié)算責(zé)任主體：財務(wù)部門+采購部門操作說明：采購部門收集齊全付款材料：審批通過的《采購申請單》《采購合同》《到貨驗收單》、供應(yīng)商發(fā)票、付款申請單等。財務(wù)部門審核材料完整性、金額準(zhǔn)確性、發(fā)票合規(guī)性（如發(fā)票類型、抬頭、稅號等），確認(rèn)是否符合付款條件（如預(yù)付款、到付款、質(zhì)保金后付等）。審核通過后，按企業(yè)財務(wù)制度辦理付款手續(xù)（轉(zhuǎn)賬、電匯等），并在《采購申請單》“付款記錄”欄登記付款金額、日期、方式。付款完成后，將相關(guān)憑證（銀行回單、發(fā)票等）整理歸檔。輸出物：付款憑證、發(fā)票、付款登記記錄。三、采購申請單模板采購申請單基本信息申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購類型□辦公物資□生產(chǎn)原料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他_________采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量單價（元）預(yù)算金額（元）用途說明（如：項目辦公用/生產(chǎn)產(chǎn)品用）123合計金額（大寫）________________元整（小寫）￥_________元審批流程部門審核意見預(yù)算審核意見分級審批意見（按權(quán)限填寫）付款記錄負(fù)責(zé)人簽字：負(fù)責(zé)人簽字：審批人簽字：1.分管副總*：_________________________付款金額：____日期：年月日日期：年月日日期：年月日2.總經(jīng)理*：___________________________付款日期：____3.董事長*：___________________________付款方式：____附件說明□報價單□技術(shù)參數(shù)□合同草案□驗收單□其他_________（請列出附件名稱及份數(shù)）申請人簽字：采購部門簽字：日期：年月日日期：年月日四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示（一）申請材料完整性申請人需保證《采購申請單》信息填寫完整、準(zhǔn)確，附件材料（如報價單、技術(shù)參數(shù)）齊全，避免因信息缺失導(dǎo)致審批延誤或采購偏差。（二）預(yù)算與審批時效采購需求需在部門預(yù)算額度內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算需提前申請預(yù)算調(diào)整，避免“先采購后補(bǔ)預(yù)算”的違規(guī)行為；各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至1個工作日，需在申請單中標(biāo)注“緊急”并說明原因），保證采購效率。（三）采購合規(guī)性優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）；大額采購（如＞20000元）必須履行詢價、招標(biāo)等公開程序，禁止“指定供應(yīng)商”或“暗箱操作”，留存比價/招標(biāo)記錄備查。（四）驗收與付款規(guī)范到貨驗收需多方參與（需求、采購、質(zhì)檢），驗收不合格的物品嚴(yán)禁入庫或使用，需及時跟進(jìn)供應(yīng)商處理結(jié)果；付款前需核對“三單匹配”（申請單、驗收單、發(fā)票），發(fā)票信息需與合同、供應(yīng)商信息一致，避免稅務(wù)風(fēng)險。（五）特殊情況處理緊急采購：如生產(chǎn)突發(fā)故障、辦公物資短缺等緊急情況，可先口頭向分管副總申請，