行業(yè)通用設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批流程工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本流程工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體中，需采購(gòu)?fù)ㄓ迷O(shè)備（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)輔助設(shè)備、通用工具、測(cè)試儀器等）的場(chǎng)景。當(dāng)部門因業(yè)務(wù)開(kāi)展、設(shè)備更新或新增需求需購(gòu)置通用設(shè)備時(shí)，可通過(guò)本流程規(guī)范申請(qǐng)、審批及后續(xù)執(zhí)行環(huán)節(jié)，保證采購(gòu)合規(guī)、責(zé)任清晰、成本可控，同時(shí)提高采購(gòu)效率，避免資源浪費(fèi)。二、全流程操作步驟詳解（一）申請(qǐng)發(fā)起：需求部門提交采購(gòu)申請(qǐng)操作主體：設(shè)備需求部門申請(qǐng)人（如部門員工/部門助理）。操作內(nèi)容：申請(qǐng)人根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫《通用設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（見(jiàn)模板部分），詳細(xì)填寫設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途等關(guān)鍵信息；準(zhǔn)備附件材料：包括設(shè)備技術(shù)參數(shù)說(shuō)明、至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（或市場(chǎng)調(diào)研價(jià)格記錄）、設(shè)備必要性說(shuō)明（如舊設(shè)備報(bào)廢報(bào)告、新增業(yè)務(wù)需求函等）；將填寫完整的申請(qǐng)表及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審核。輸出成果：《通用設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（含附件）。（二）部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)必要性操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理/主管）。操作內(nèi)容：審核采購(gòu)需求的合理性：結(jié)合部門年度工作計(jì)劃、預(yù)算額度，確認(rèn)設(shè)備采購(gòu)是否必要，是否可通過(guò)調(diào)劑、租賃等方式替代；審核設(shè)備參數(shù)及數(shù)量：是否符合實(shí)際工作需求，是否存在過(guò)度配置；審核預(yù)估價(jià)格：是否與市場(chǎng)價(jià)格相符，是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)；審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)交至采購(gòu)部門。注意事項(xiàng)：若審核不通過(guò)，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。（三）采購(gòu)部門審批：確認(rèn)采購(gòu)方式與可行性操作主體：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人/采購(gòu)專員。操作內(nèi)容：接收申請(qǐng)后，核對(duì)申請(qǐng)表信息完整性（關(guān)鍵信息是否遺漏，附件是否齊全）；審核采購(gòu)方式合規(guī)性：根據(jù)設(shè)備金額、類型及單位采購(gòu)管理制度，確定采購(gòu)方式（如詢價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)或公開(kāi)招標(biāo)）；進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研：核實(shí)供應(yīng)商報(bào)價(jià)真實(shí)性，評(píng)估設(shè)備性價(jià)比，確認(rèn)是否有更優(yōu)供應(yīng)商或替代方案；審核通過(guò)后，在“采購(gòu)部門審批”欄簽字，并轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門。特殊情況：若涉及進(jìn)口設(shè)備或特殊資質(zhì)供應(yīng)商，需同步協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供支持文件。（四）財(cái)務(wù)審核：評(píng)估預(yù)算與資金安排操作主體：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/財(cái)務(wù)專員。操作內(nèi)容：審核采購(gòu)預(yù)算：確認(rèn)本次采購(gòu)是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，若超預(yù)算需說(shuō)明資金來(lái)源（如調(diào)劑預(yù)算、追加預(yù)算申請(qǐng)）；審核資金支付計(jì)劃：是否符合單位財(cái)務(wù)管理制度（如預(yù)付款比例、支付節(jié)點(diǎn)等）；審核價(jià)格合理性：結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，評(píng)估預(yù)估價(jià)格的公允性；審核通過(guò)后，在“財(cái)務(wù)部門審核”欄簽字，并轉(zhuǎn)交分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批：最終決策與授權(quán)操作主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/單位總經(jīng)理（根據(jù)采購(gòu)金額及單位授權(quán)確定）。操作內(nèi)容：審批采購(gòu)事項(xiàng)的必要性、合規(guī)性及預(yù)算匹配性；對(duì)于重大采購(gòu)（如金額超過(guò)單位規(guī)定限額），需提交領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策；審批通過(guò)后，在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束，采購(gòu)部門可啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行。（六）采購(gòu)執(zhí)行：按計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)操作主體：采購(gòu)部門。操作內(nèi)容：根據(jù)審批結(jié)果及確定的采購(gòu)方式，向選定供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單或簽訂采購(gòu)合同；跟蹤訂單進(jìn)度：保證供應(yīng)商按時(shí)交付設(shè)備，并協(xié)調(diào)物流、驗(yàn)收等事宜；保存采購(gòu)過(guò)程文件（如合同、訂單、供應(yīng)商資質(zhì)證明等），以備后續(xù)查驗(yàn)。（七）設(shè)備驗(yàn)收：確認(rèn)到貨質(zhì)量與數(shù)量操作主體：需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門（聯(lián)合驗(yàn)收）。操作內(nèi)容：設(shè)備到貨后，三方共同參與驗(yàn)收：需求部門：核對(duì)設(shè)備規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否符合申請(qǐng)要求，測(cè)試設(shè)備功能是否正常；采購(gòu)部門：核對(duì)供應(yīng)商是否為審批通過(guò)的供應(yīng)商，檢查設(shè)備外觀、配件是否完好；財(cái)務(wù)部門：確認(rèn)驗(yàn)收合格后，對(duì)接付款流程；驗(yàn)收合格后，三方在《設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，設(shè)備交由需求部門投入使用；若驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門需及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理（如退換貨、索賠等）。（八）資料歸檔：留存全流程記錄操作主體：采購(gòu)部門/行政部。操作內(nèi)容：整理采購(gòu)全流程資料，包括：采購(gòu)申請(qǐng)表、審批意見(jiàn)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等；按時(shí)間順序分類歸檔（電子檔及紙質(zhì)檔），保存期限不少于3年，便于后續(xù)審計(jì)或查詢。三、通用設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)日期年月日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）總價(jià)（元）用途描述（詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備使用場(chǎng)景、必要性，如“替換部門報(bào)廢打印機(jī)，滿足日常辦公打印需求”）附件清單□設(shè)備技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書□至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單□舊設(shè)備報(bào)廢證明□其他：部門負(fù)責(zé)人審批（簽字/日期）：采購(gòu)部門審批（簽字/日期）：財(cái)務(wù)部門審核（簽字/日期）：領(lǐng)導(dǎo)審批（簽字/日期）：備注（如緊急采購(gòu)、特殊說(shuō)明等）：四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵提示信息填寫規(guī)范：申請(qǐng)表中設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等關(guān)鍵信息需準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差；預(yù)估單價(jià)需基于市場(chǎng)調(diào)研，虛高或過(guò)低均可能影響審批進(jìn)度。審批時(shí)限要求：各部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急采購(gòu)需在申請(qǐng)表注明“加急”，審批時(shí)限可縮短至1個(gè)工作日。采購(gòu)方式匹配：根據(jù)單位《采購(gòu)管理辦法》，按金額和設(shè)備類型選擇合規(guī)采購(gòu)方式（如：小額采購(gòu)（＜5萬(wàn)元）可采用詢價(jià)，大額采購(gòu)（≥20萬(wàn)元）需公開(kāi)招標(biāo)）。驗(yàn)收環(huán)節(jié)把控：驗(yàn)收是保證設(shè)備質(zhì)量的關(guān)鍵，需由需求、采購(gòu)、財(cái)務(wù)三方共同參與，嚴(yán)禁單人驗(yàn)收或“先到貨后補(bǔ)流程”。資料保管