企業(yè)文件存檔與資料管理制度一、制度適用范圍與核心價值本制度適用于企業(yè)內部各類文件（含紙質、電子文件）的、收集、整理、歸檔、保管、借閱、鑒定及銷毀等全生命周期管理，覆蓋行政、人事、財務、業(yè)務、研發(fā)等各部門。通過規(guī)范文件管理流程，實現“分類清晰、存放有序、查找便捷、安全可控”的目標，保障企業(yè)信息資產的完整性、保密性與可追溯性，同時為日常工作決策、審計合規(guī)、歷史查詢提供可靠依據。二、文件全生命周期管理流程（一）文件分類與編號規(guī)則文件分類標準按部門屬性劃分為：行政類（如會議紀要、制度文件、合同協(xié)議）、人事類（如勞動合同、入職離職材料、績效考核記錄）、財務類（如憑證、賬簿、報表、稅務資料）、業(yè)務類（如客戶資料、項目方案、合同訂單）、研發(fā)類（如技術圖紙、專利文件、研發(fā)報告）、綜合類（如資質證書、榮譽獎狀、外部函件）。按密級劃分為：公開級（可內部全員查閱）、內部級（僅相關部門查閱）、秘密級（需經分管領導批準查閱）、絕密級（僅限最高管理層查閱）。文件編號規(guī)則采用“部門代碼-年份-文件類型代碼-流水號”格式，例如：“XZ-2024-ZD-001”表示行政部2024年第1號制度文件（部門代碼：XZ-行政部、HR-人事部、CW-財務部、YW-業(yè)務部、YF-研發(fā)部；文件類型代碼：ZD-制度、HT-合同、BG-報告、TZ-通知）。電子文件編號需與紙質文件一致，便于關聯(lián)管理。（二）歸檔范圍與時間要求歸檔范圍企業(yè)經營管理中形成的具有保存價值的各類文件，包括但不限于：上級單位批復、企業(yè)內部制度、會議記錄、合同協(xié)議、財務報表、技術資料、員工檔案、客戶信息等。特殊事件文件（如重大訴訟、安全、并購重組等）需全程歸檔，保證事件全貌可追溯。歸檔時間紙質文件：月度工作文件次月5日前完成歸檔，季度/年度文件次季度/年度首月10日前完成歸檔，項目文件在項目驗收后15日內完成歸檔。電子文件：實時同步至檔案管理系統(tǒng)，重要電子文件需在后24小時內，保證數據安全。（三）文件收集與整理收集責任各部門指定專人（兼職檔案管理員*）負責本部門文件收集，保證應歸檔文件完整、準確，無遺漏或缺失。項目負責人對項目文件負總責，需在項目階段結束后及時整理階段性成果文件。整理規(guī)范紙質文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，按時間順序或邏輯關系排序，統(tǒng)一使用A4紙打印（手寫文件需用碳素筆），破損文件需修補后裝訂。電子文件：按編號規(guī)則命名文件夾，文件格式優(yōu)先采用PDF、DOC、XLS等通用格式，掃描件分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀。（四）歸檔審核與移交審核流程部門內審核：兼職檔案管理員*對收集的文件進行分類、編號、核對，保證文件內容完整、編號唯一、符合歸檔標準?？绮块T審核：涉及多部門的文件（如合同、項目方案），需由牽頭部門負責人*審核，相關部門會簽確認。最終審核：檔案管理部門*對歸檔文件進行抽查，重點檢查密級文件標識、電子文件完整性，審核通過后簽署《文件歸檔審核表》。移交手續(xù)紙質文件移交：填寫《文件歸檔移交清單》（一式兩份），注明文件名稱、編號、份數、密級、移交人、接收人，雙方簽字確認后各執(zhí)一份。電子文件移交：通過檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動移交記錄，接收人需在24小時內校驗文件完整性，如有問題及時反饋移交人。（五）檔案保管與維護存放環(huán)境要求紙質檔案：存放于專用檔案柜，庫房保持干燥（濕度40%-60%）、通風（溫度14-24℃），配備防火、防潮、防蟲、防盜設備，定期檢查（每季度一次）。電子檔案：存儲于企業(yè)服務器或加密云盤，定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份數據異地存放（如總部與分支機構服務器互備），防止數據丟失或損壞。密級管理秘密級及以上文件需單獨存放，柜門加鎖，查閱需經部門負責人及分管領導簽字批準，檔案管理員*全程監(jiān)督。電子檔案按密級設置訪問權限，公開級文件可全員查閱，內部級及以上文件需申請權限開通，操作日志留存不少于6個月。（六）借閱使用與歸還借閱申請?zhí)顚憽稒n案借閱申請表》，說明借閱文件名稱、編號、用途、借閱期限，經部門負責人審批（秘密級及以上文件需分管領導審批）后，提交檔案管理部門*。借閱規(guī)范紙質檔案：借閱期限一般不超過5個工作日，確需延長的需提前申請，借閱期間不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得帶出檔案室（特殊經分管領導*批準的除外）。電子檔案：通過系統(tǒng)在線查閱，禁止（經批準的除外），禁止截屏、傳播，查閱記錄自動留存。歸還與檢查借閱人按期歸還檔案，檔案管理員*檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《檔案損壞賠償規(guī)定》處理（詳見附件）。（七）檔案鑒定與銷毀鑒定標準檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定，由檔案管理員、部門負責人、法務專員組成鑒定小組，對到期檔案進行價值評估：保存：具有歷史參考、法律效力、業(yè)務價值的檔案，延長保存期限；銷毀：無保存價值、超過法定保存期限的檔案（如普通通知、臨時性報表）。銷毀流程填寫《檔案銷毀審批表》，列出銷毀檔案清單，經鑒定小組審核、總經理批準后，由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人*）共同執(zhí)行銷毀。紙質檔案采用碎紙機銷毀，電子檔案進行低級格式化或物理銷毀，銷毀過程全程記錄，監(jiān)銷人簽字確認，銷毀記錄永久保存。三、常用管理工具表單（一）文件分類及編號規(guī)則表部門部門代碼文件類型類型代碼編號示例行政部XZ制度文件ZDXZ-2024-ZD-001人事部HR勞動合同HTHR-2024-HT-015財務部CW財務報表CBCW-2024-CB-003業(yè)務部YW項目方案FAYW-2024-FA-028研發(fā)部YF技術圖紙TJYF-2024-TJ-042（二）文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱分類密級份數移交人接收人備注2024-03-05XZ-2024-ZD-001考勤管理制度行政類內部級2張*李*含電子版2024-03-10HR-2024-HT-015勞動合同（王*）人事類秘密級1劉*李*正本存檔（三）檔案借閱申請表借閱日期借閱人部門文件編號文件名稱用途借閱期限審批人檔案管理員2024-03-15王*業(yè)務部YW-2024-FA-028Q4項目推廣方案客戶匯報參考3天趙*李*（四）檔案銷毀審批表銷毀日期檔案名稱分類銷毀原因銷毀份數鑒定小組意見審批人監(jiān)銷人檔案管理員2024-03-202022年臨時通知（5份）行政類超過保存期限5同意銷毀周*吳*李*四、執(zhí)行過程中的關鍵控制點（一）嚴格區(qū)分密級管理公開級文件可在內部公告欄、OA系統(tǒng)公示，內部級文件僅限相關部門查閱，秘密級及以上文件需“專人專柜、審批可控”，嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸密級文件。（二）保證編號唯一性與連續(xù)性文件編號需由檔案管理部門*統(tǒng)一分配，各部門不得自行更改或重復使用編號，電子文件與紙質文件編號必須一致，避免歸檔混亂。（三）定期開展檔案檢查與維護每季度對紙質檔案存放環(huán)境、保管狀態(tài)進行檢查，及時修復破損文件；每半年對電子檔案備份有效性進行測試，保證數據可恢復。（四）電子文件雙重備份與權限控制重要電子文件需本地備份與異地備份同步，服務器訪問需設置“用戶名+密碼+動態(tài)驗證碼”三重驗證，操作日志留存不少于6個月，保證文件不被篡改或泄露。（五）借閱與銷毀流程全程留痕檔案借閱、歸還、銷毀等環(huán)