采購流程審批單采購規(guī)范指導模板一、適用范圍與發(fā)起條件采購需求基于實際工作需要，非主觀臆斷或非必要支出；預算已納入部門年度/月度預算計劃（臨時緊急采購需單獨說明預算來源）；采購物品/服務符合公司相關規(guī)定，不存在禁止或限制采購的情形（如高耗能、非環(huán)保產品等）。二、采購流程全環(huán)節(jié)操作指引（一）需求提出與部門初審需求發(fā)起：需求部門根據工作計劃或實際需要，填寫《采購需求申請表》（可作為附件），明確物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望到貨日期等關鍵信息，經部門負責人*審核簽字后，提交至采購部門。需求初審：采購部門收到需求后，1個工作日內完成初審，重點核查：需求描述是否清晰、規(guī)格參數(shù)是否合理；是否存在替代方案（如現(xiàn)有資產復用、租賃代替購買等）；預算是否與采購類型匹配（如固定資產采購需明確資金來源）。初審不通過的，需反饋需求部門補充或修改。（二）采購申請單填寫與提交通過初審后，申請人登錄采購管理系統(tǒng)或使用紙質模板，填寫《采購審批單》，核心內容包括：基礎信息：申請編號（系統(tǒng)自動）、申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購明細：物品/服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預算單價、預算金額（需精確到元）、備注（如技術參數(shù)、特殊要求等）；供應商信息：至少提供3家候選供應商名稱（緊急采購或獨家授權供應商需說明理由）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、初步報價（若已詢價）；審批流程：勾選需參與的審批部門（如財務、法務、分管領導等）。填寫完成后，提交至部門負責人*進行二次審核。（三）采購方式確認與供應商選擇采購部門根據采購金額、物品類型及公司《采購管理辦法》，確認采購方式：公開招標：單次采購金額≥50萬元（或公司規(guī)定的招標限額），需通過指定平臺發(fā)布招標公告，組建評標小組（含需求部門、采購、財務、法務人員），綜合評估價格、資質、服務后確定中標供應商；詢價采購：單次采購金額5萬-50萬元，需向至少3家合格供應商發(fā)出詢價單，要求其提供書面報價及產品說明，比價后選擇性價比最優(yōu)的供應商；單一來源采購：因產品專利、專有技術或指定等原因只能從唯一供應商采購的（如定制化設備、獨家授權服務），需提交《單一來源采購說明》，經分管領導及總經理審批后執(zhí)行；緊急采購：因突發(fā)情況（如生產設備故障急需維修）需立即采購的，需在審批單中標注“緊急”字樣，說明緊急原因，經部門負責人及分管領導加急審批后可先執(zhí)行采購，后續(xù)補充完善手續(xù)。（四）價格審核與合同擬定價格審核：采購部門確定供應商后，將報價單、供應商資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、質量認證等）提交財務部門審核。財務部門重點審核：價格是否偏離市場平均水平（可通過歷史采購數(shù)據、第三方平臺比價驗證）；預算金額是否超支，超支部分是否履行特殊審批流程；付款方式、條件是否合理（如預付款比例不超過30%，尾款需驗收合格后支付）。合同擬定：價格審核通過后，采購部門根據采購明細及談判結果，擬定采購合同。合同需包含以下核心條款：供應商名稱、地址、聯(lián)系方式；物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額；質量標準、驗收方法及期限；交貨時間、地點、運輸方式及費用承擔；付款方式、時間及違約責任；售后服務承諾（如質保期、維修響應時間等）。合同需經法務部門*審核（金額≥20萬元的合同必須法務審核），保證條款合法合規(guī)。（五）審批流轉與執(zhí)行采購審批單及合同附件按以下流程逐級審批（可根據公司權限調整）：需求部門負責人*審核簽字（確認需求必要性）；采購部門負責人*審核簽字（確認采購方式合規(guī)性、供應商選擇合理性）；財務部門負責人*審核簽字（確認預算及價格合理性）；法務部門*審核簽字（確認合同條款合規(guī)性，20萬元以上合同必審）；分管領導*審核簽字（根據采購金額劃分審批權限，如10萬-50萬元由分管領導審批）；總經理*審批簽字（50萬元以上采購或重大項目采購需最終審批）。審批完成后，采購部門將審批單復印件交需求部門，原件及合同文本交檔案管理部門留存。隨后，采購部門與供應商簽訂正式合同，明確雙方權利義務，跟進供應商履約（如生產進度、發(fā)貨安排等）。（六）驗收與歸檔貨物/服務驗收：到貨后，需求部門聯(lián)合采購部門、質檢部門（如涉及產品質量）進行現(xiàn)場驗收，對照合同及采購明細核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等，填寫《驗收單》，三方簽字確認；服務類采購（如維修、咨詢）需由需求部門出具《服務驗收報告》，明確服務內容、完成質量、是否達到預期效果等。付款申請：驗收合格后，采購部門憑審批單、合同、驗收單、發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號準確）提交財務部門申請付款。財務部門審核無誤后，按合同約定支付款項。資料歸檔：采購完成后，采購部門整理全套資料（采購申請單、審批單、供應商資質、報價單、合同、驗收單、發(fā)票等），按“一單一檔”原則分類歸檔，保存期限不少于5年（重要固定資產采購檔案需長期保存）。三、采購審批單模板（含填寫說明）采購審批單基礎信息內容申請編號（系統(tǒng)自動，無需填寫）申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日需求部門需求人聯(lián)系方式采購類型□物資類□服務類□工程類（勾選）預算金額萬元（大寫：資金來源□年度預算□專項預算□其他（請注明：采購明細序號物品/服務名稱12…合計供應商信息序號供應商名稱123（若單一來源）供應商名稱：審批流程審批意見審批人日期需求部門負責人*年月日采購部門負責人*年月日財務部門負責人*年月日法務部門（必審項）*年月日分管領導*年月日總經理*年月日備注□緊急采購□單一來源□其他說明：附件清單□需求申請表□詢價記錄□供應商資質□合同草案□其他：填寫說明：帶“*”處需由相關負責人手簽或電子簽批，不得代簽；采購明細需逐項填寫，不得涂改，如需修改需加蓋申請人私章；供應商信息需真實有效，詢價采購需提供至少3家供應商報價；審批單需按流程依次審批，不得跳級或逆向流轉。四、關鍵風險提示與合規(guī)要點預算控制風險：嚴禁無預算、超預算采購，確需調整預算的，需提前提交《預算調整申請表》，經財務部門及分管領導審批后方可執(zhí)行。供應商管理風險：供應商需具備合法經營資質及履約能力，優(yōu)先選擇公司合格供應商名錄內的單位；新供應商需通過資質審核（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質量體系認證等）后方可參與采購。審批時限要求：常規(guī)采購審批需在3個工作日內完成，緊急采購需在1個工作日內