會(huì)議紀(jì)要編寫及歸檔標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與工作目標(biāo)本標(biāo)準(zhǔn)流程適用于公司各類會(huì)議（包括但不限于例會(huì)、專題研討會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等）的紀(jì)要編寫及后續(xù)歸檔工作，旨在規(guī)范會(huì)議信息記錄、傳遞與留存，保證會(huì)議決議的有效落實(shí)，并為后續(xù)工作追溯、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供依據(jù)。通過(guò)統(tǒng)一流程，提升會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性與規(guī)范性，保障會(huì)議成果的高效轉(zhuǎn)化。二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作規(guī)范（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段明確會(huì)議核心要素會(huì)議組織者需提前確定會(huì)議目的、核心議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人），并提前1-2個(gè)工作日通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)或書面形式通知參會(huì)人員，同步附上會(huì)議議程及相關(guān)背景材料（如需討論的方案、數(shù)據(jù)報(bào)告等），保證參會(huì)人員提前知曉會(huì)議內(nèi)容。記錄人前置準(zhǔn)備記錄人需提前與主持人溝通，明確會(huì)議重點(diǎn)記錄方向（如需決策的關(guān)鍵事項(xiàng)、待明確的任務(wù)分工、存在爭(zhēng)議的討論點(diǎn)等），并熟悉會(huì)議議題及背景材料，準(zhǔn)備好記錄工具（如會(huì)議紀(jì)要模板、錄音設(shè)備【需提前征得參會(huì)人員同意】、筆錄本等）。（二）會(huì)中記錄階段準(zhǔn)確記錄基礎(chǔ)信息會(huì)議開始后，記錄人首先需核對(duì)并記錄會(huì)議基本信息，包括：會(huì)議名稱、會(huì)議日期及具體起止時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（姓名及部門，用“”代替具體姓名，如“市場(chǎng)部-”）、缺席人員及原因（如有）。聚焦議題與討論要點(diǎn)按照會(huì)議議程逐項(xiàng)記錄，對(duì)每個(gè)議題的討論過(guò)程需客觀記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)、不同意見（如有）及共識(shí)結(jié)論，避免記錄個(gè)人主觀評(píng)價(jià)。重點(diǎn)記錄與會(huì)議目的直接相關(guān)的內(nèi)容，如：各議題的討論背景與核心問(wèn)題；參會(huì)人員的主要發(fā)言要點(diǎn)（用“”代替發(fā)言人姓名，如“提出需優(yōu)化流程以提升效率”）；存在爭(zhēng)議的問(wèn)題及未達(dá)一致的討論方向。明確決議與待辦事項(xiàng)對(duì)會(huì)議中形成的決議、待辦任務(wù)需單獨(dú)記錄，保證包含以下要素：決議內(nèi)容：明確決策結(jié)果（如“同意通過(guò)《*項(xiàng)目方案》”）；責(zé)任主體：明確負(fù)責(zé)部門或具體執(zhí)行人（用“”代替，如“由牽頭負(fù)責(zé)”）；完成時(shí)限：明確具體截止日期或階段性節(jié)點(diǎn)；所需資源（如有）：明確需協(xié)調(diào)的人力、物力支持。動(dòng)態(tài)補(bǔ)充與確認(rèn)會(huì)議過(guò)程中，若遇復(fù)雜議題或關(guān)鍵信息，記錄人可適時(shí)向主持人或發(fā)言人簡(jiǎn)要確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性（如“*剛才提到的任務(wù)截止日期是X月X日，是否確認(rèn)？”）；會(huì)議結(jié)束前，記錄人需快速梳理紀(jì)要向主持人簡(jiǎn)要匯報(bào)記錄要點(diǎn)，保證無(wú)遺漏關(guān)鍵信息。（三）會(huì)后整理與歸檔階段整理初稿會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)議記錄（含筆錄、錄音【需整理為文字】等）整理會(huì)議紀(jì)要初稿，內(nèi)容需涵蓋：會(huì)議基本信息（會(huì)前記錄的要素）；會(huì)議議程及各議題討論要點(diǎn)（按議程順序梳理，邏輯清晰）；會(huì)議決議事項(xiàng)（明確決議內(nèi)容、責(zé)任主體、時(shí)限）；待辦任務(wù)清單（按責(zé)任主體或優(yōu)先級(jí)排序，包含任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止日期）；附件清單（如會(huì)議中提及的方案、報(bào)告等，需注明名稱及版本）。審核與修訂初稿完成后，記錄人需提交主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)決議內(nèi)容、待辦任務(wù)的責(zé)任主體與時(shí)限的準(zhǔn)確性；主持人審核通過(guò)后，根據(jù)反饋意見修訂紀(jì)要，必要時(shí)發(fā)送至相關(guān)參會(huì)人員確認(rèn)（涉及跨部門任務(wù)時(shí)，需與責(zé)任部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)任務(wù)細(xì)節(jié)）；最終版紀(jì)需經(jīng)主持人簽字（或線上審批）確認(rèn)。分發(fā)與傳達(dá)最終版會(huì)議紀(jì)要需在確認(rèn)后1個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件或指定群組分發(fā)給所有參會(huì)人員及需知曉的相關(guān)部門/人員，并同步抄送存檔部門（如行政部或綜合管理部）。歸檔管理會(huì)議紀(jì)要最終版（含簽字審批頁(yè)掃描件）需在分發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)提交至存檔部門，按“年份-月份-會(huì)議類型”分類歸檔（如“2024-05-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)”）；歸檔材料需包含：會(huì)議通知、會(huì)議議程、簽到表（如有）、會(huì)議紀(jì)要最終版、相關(guān)附件材料；電子檔案需存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器或共享文件夾，保證查閱權(quán)限可控；紙質(zhì)檔案需裝入檔案盒，標(biāo)注清晰信息（會(huì)議名稱、日期、檔號(hào)），存放于指定檔案柜。三、會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱*會(huì)議日期年月*日會(huì)議時(shí)間:-:（具體起止時(shí)間）會(huì)議地點(diǎn)*（線下會(huì)議室名稱/線上會(huì)議平臺(tái)及）主持人*記錄人*參會(huì)人員、、……（按部門或姓名排序，用“”代替具體姓名）缺席人員及原因（部門-）：*（如“出差”“請(qǐng)假”）會(huì)議議程及討論要點(diǎn)序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)1*1.背景：；2.討論：提出需關(guān)注問(wèn)題，建議；3.共識(shí)：……2*1.背景：；2.爭(zhēng)議：認(rèn)為，主張；3.未決：需進(jìn)一步調(diào)研……3*（按實(shí)際討論情況記錄，突出關(guān)鍵信息與結(jié)論）會(huì)議決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任主體完成時(shí)限備注1（如“通過(guò)《項(xiàng)目方案（V1.0）》”）*（部門/個(gè)人）年月*日2（如“調(diào)整流程，新增*環(huán)節(jié)”）*（部門/個(gè)人）年月*日需同步更新制度文件待辦任務(wù)清單序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止日期協(xié)助部門/人備注1（如“整理項(xiàng)目需求文檔，提交評(píng)審”）*年月*日*（技術(shù)部）2（如“協(xié)調(diào)資源，支持*活動(dòng)開展”）*年月*日*（行政部）預(yù)算*元附件清單《*方案（V1.0）》.pdf*數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表.xlsx分發(fā)范圍：、*……（參會(huì)人員及相關(guān)部門）存檔部門：行政部/綜合管理部四、執(zhí)行關(guān)鍵提示內(nèi)容客觀準(zhǔn)確會(huì)議紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議實(shí)際內(nèi)容，避免記錄個(gè)人觀點(diǎn)或未經(jīng)證實(shí)的信息，決議及待辦任務(wù)的責(zé)任主體、時(shí)限等關(guān)鍵信息需反復(fù)確認(rèn)，保證無(wú)誤。及時(shí)性與時(shí)效性嚴(yán)格遵守“會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理初稿、1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)、3個(gè)工作日內(nèi)歸檔”的時(shí)間要求，避免因延遲整理導(dǎo)致信息遺漏或遺忘。保密與權(quán)限管理涉及公司敏感信息（如未公開戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人員調(diào)整等）的會(huì)議紀(jì)要，需嚴(yán)格控制分發(fā)范圍，電子檔案需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案需存放于帶鎖檔案柜，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員查閱。格式規(guī)范統(tǒng)一嚴(yán)格遵循本模板的格式要求，字體、字號(hào)、段落間距等需保持統(tǒng)一，保證紀(jì)要整潔易讀；議題、決議、待辦任務(wù)等需分點(diǎn)清晰，便于快速查閱。歸檔完整性歸檔材料需包含會(huì)議全流