會議紀(jì)要編寫規(guī)范及模板一、適用范圍與場景說明本規(guī)范適用于各類企業(yè)內(nèi)部會議的紀(jì)要編寫，包括但不限于：例行會議：如周例會、月度總結(jié)會、季度規(guī)劃會等，用于同步工作進(jìn)展、明確階段性目標(biāo)；專題會議：如項(xiàng)目推進(jìn)會、問題研討會、跨部門協(xié)調(diào)會等，聚焦特定議題的決策與分工；評審會議：如方案評審會、預(yù)算審核會、成果驗(yàn)收會等，記錄評審意見及結(jié)論；決策會議：如戰(zhàn)略研討會、高層決策會等，留存關(guān)鍵決策過程及結(jié)果，便于追溯。通過規(guī)范的會議紀(jì)要，可實(shí)現(xiàn)信息高效傳遞、責(zé)任清晰劃分、行動落地跟蹤，保證會議成果有效轉(zhuǎn)化。二、會議紀(jì)要編寫全流程步驟1.會前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)，提前布局明確會議核心目的：與主持人確認(rèn)會議主題、預(yù)期成果（如“確定項(xiàng)目A的Q3執(zhí)行方案”“解決B部門流程卡點(diǎn)”），避免紀(jì)要偏離方向；梳理會議議程與參會人員：提前獲取會議議程，知曉討論議題及順序；記錄主持人、核心參會人（決策人、執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人等），便于后續(xù)核對關(guān)鍵信息；準(zhǔn)備記錄工具與模板：根據(jù)會議類型選擇或創(chuàng)建紀(jì)要模板（可參考本文第三部分），準(zhǔn)備電子/紙質(zhì)記錄工具，建議使用“議題+討論+決議+待辦”結(jié)構(gòu)化記錄法，避免信息遺漏。2.會中記錄：抓取關(guān)鍵，客觀準(zhǔn)確聚焦核心信息：重點(diǎn)記錄“誰提了什么觀點(diǎn)”“達(dá)成了什么共識”“明確了什么任務(wù)”，避免逐字逐句記錄，尤其關(guān)注：決策性內(nèi)容：如“同意采用方案C”“預(yù)算調(diào)整為萬元”；分工性內(nèi)容：如“由牽頭完成任務(wù)，部門配合”；爭議性內(nèi)容：如“*提出反對意見，認(rèn)為需進(jìn)一步驗(yàn)證數(shù)據(jù)”；時間節(jié)點(diǎn)：如“方案需在X月X日前提交”“試點(diǎn)工作于X月X日啟動”。標(biāo)注信息屬性：用符號區(qū)分“討論中”“已決議”“待確認(rèn)”等內(nèi)容（如“△決議：”“○待辦：”“★討論：”），便于會后整理；核實(shí)關(guān)鍵信息：對存疑的數(shù)字、人名、部門名稱等，當(dāng)場向參會人確認(rèn)，避免記錄誤差。3.會后整理：提煉要點(diǎn)，結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)核對與補(bǔ)充信息：會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理初稿，對照會議錄音（如有）、議程及記錄筆記，補(bǔ)充遺漏信息，保證“決議-待辦-負(fù)責(zé)人-時限”四要素完整；提煉核心結(jié)論：刪除冗余討論內(nèi)容，突出最終決議和行動項(xiàng)，避免流水賬式記錄；規(guī)范格式與語言：統(tǒng)一使用書面語，避免口語化表達(dá)（如“我覺得”改為“*提出”）；專業(yè)術(shù)語首次出現(xiàn)時可簡要解釋，保證不同部門人員理解一致。4.審核與發(fā)布：確認(rèn)無誤，高效傳遞提交審核：初稿完成后，提交會議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議準(zhǔn)確性、待辦任務(wù)明確性；定稿分發(fā)：審核通過后，24小時內(nèi)通過企業(yè)內(nèi)部協(xié)作平臺（如OA系統(tǒng)、釘釘群）分發(fā)至所有參會人及相關(guān)干系人，并抄送存檔部門；歸檔管理：電子版紀(jì)要按“年份-月份-會議類型”分類存儲（如“2024-07-項(xiàng)目推進(jìn)會紀(jì)要”），保存期限不少于1年，重要會議紀(jì)要可長期歸檔。三、標(biāo)準(zhǔn)化會議紀(jì)要模板（一）會議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會議名稱（例：項(xiàng)目Q3執(zhí)行方案研討會）會議時間年月日時分至?xí)r分會議地點(diǎn)/形式（例：公司3號會議室/線上騰訊會議）主持人記錄人參會人員（主會）（例：、、部門、部門）參會人員（列席）（例：、）缺席人員及原因（例：（出差）、（請假））會議主題（例：明確項(xiàng)目Q3目標(biāo)、分解任務(wù)、資源協(xié)調(diào)）會議目標(biāo)（例：1.確定Q3項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)；2.明確各部門職責(zé)分工；3.解決資源缺口問題）（二）議題討論與決議表序號議題名稱討論要點(diǎn)（關(guān)鍵發(fā)言/不同意見）決議/結(jié)論負(fù)責(zé)人配合部門完成時限備注1Q3項(xiàng)目里程碑節(jié)點(diǎn)：建議將“需求調(diào)研完成”節(jié)點(diǎn)提前至7月15日；：反對，需協(xié)調(diào)客戶方時間，建議延后至7月20日。△決議：需求調(diào)研完成節(jié)點(diǎn)定為7月20日，由*負(fù)責(zé)與客戶方確認(rèn)最終時間。*市場部2024-07-20需同步更新甘特圖2開發(fā)人員資源調(diào)配：當(dāng)前開發(fā)團(tuán)隊缺口3人，建議從B項(xiàng)目臨時借調(diào)2人；：B項(xiàng)目處于攻堅期，無法支持，需申請招聘?！鳑Q議：1.由牽頭招聘2名前端開發(fā)，8月10日前到崗；2.協(xié)調(diào)B項(xiàng)目釋放1名后端支持。*人力資源部2024-08-10招聘流程同步報備3測試環(huán)境搭建方案★討論：提出使用云測試平臺，成本較低但需適配；建議自建環(huán)境，穩(wěn)定性更高但周期長?！鸫_認(rèn)：*負(fù)責(zé)對比兩種方案的成本與周期，下次會議前提交評估報告。*技術(shù)部2024-07-25需包含風(fēng)險評估（三）其他事項(xiàng)下次會議安排（如有）：時間：年月日時；地點(diǎn)/形式：；議題：。附件清單：（例：1.Q3項(xiàng)目目標(biāo)草案；2.資源缺口明細(xì)表）。分發(fā)范圍：（例：全體參會人、公司領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組全體成員）。四、編寫要點(diǎn)與常見問題規(guī)避1.客觀性原則：避免主觀臆斷禁止添加個人觀點(diǎn)（如“我認(rèn)為該方案不可行”），需嚴(yán)格記錄參會人發(fā)言（如“*指出該方案存在風(fēng)險，建議優(yōu)化”）；對爭議性內(nèi)容，需同時記錄多方意見，而非僅保留“主流觀點(diǎn)”。2.重點(diǎn)突出：強(qiáng)化“決議”與“待辦”決議項(xiàng)需標(biāo)注“△決議”，明確“做什么”“誰負(fù)責(zé)”“何時完成”，避免使用“盡快”“適時”等模糊表述；待辦任務(wù)需區(qū)分“必須完成”和“需跟進(jìn)”，優(yōu)先標(biāo)注關(guān)鍵路徑任務(wù)。3.及時性：避免信息滯后常規(guī)會議紀(jì)需在會后24小時內(nèi)分發(fā)，緊急會議（如問題解決會）需在2小時內(nèi)完成初稿并審核；紀(jì)要發(fā)布后，提醒參會人核對待辦任務(wù)，保證責(zé)任到人。4.規(guī)范性：統(tǒng)一格式與術(shù)語企業(yè)內(nèi)部會議需統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)模板，會議名稱、部門名稱等術(shù)語需與公司組織架構(gòu)一致；數(shù)字