財務(wù)報銷審核流程及要求詳解手冊為規(guī)范公司費用支出管理，保證報銷流程合規(guī)、高效，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與要求，特制定本手冊。本手冊適用于公司全體員工及涉及報銷審核工作的相關(guān)人員，旨在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、減少歧義，保障財務(wù)工作有序開展。一、適用業(yè)務(wù)場景本手冊涵蓋以下需通過財務(wù)報銷流程處理的業(yè)務(wù)場景：日常辦公支出：包括辦公用品采購、通訊費、快遞費、打印復(fù)印費等維持日常運營所需的費用。差旅相關(guān)費用：員工因公外出產(chǎn)生的交通費、住宿費、市內(nèi)交通費、伙食補助等。業(yè)務(wù)活動支出：如客戶接待費、市場推廣費、小型會議費等與業(yè)務(wù)開展直接相關(guān)的費用。其他合規(guī)支出：經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他與工作相關(guān)的必要費用，需提前履行審批手續(xù)。二、報銷流程全步驟解析（一）第一步：費用發(fā)生與原始憑證收集費用發(fā)生：員工因公開展業(yè)務(wù)時，應(yīng)優(yōu)先選擇合規(guī)合作商，并索取合法有效的原始憑證（如合規(guī)收據(jù)、行程單、明細(xì)清單等），憑證需清晰載明費用發(fā)生時間、項目、金額、商家信息及支付方式。憑證整理：同一筆費用的原始憑證應(yīng)集中整理，避免折疊、涂改；若涉及多張憑證，需按類別順序排列，并在空白處注明“共X張，總金額XX元”。（二）第二步：填寫報銷單據(jù)登錄系統(tǒng)：員工通過公司OA系統(tǒng)或財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)入“報銷管理”模塊，選擇對應(yīng)費用類型（如“辦公費”“差旅費”）新建報銷單。填寫基本信息：準(zhǔn)確錄入報銷部門、報銷人姓名、聯(lián)系方式、報銷日期、費用歸屬期間（如“2024年3月”）。填報費用明細(xì)：逐筆填寫費用項目（如“A4紙采購”“高鐵票”）、金額、數(shù)量、單位及簡要事由（如“部門例會打印材料”“上海出差調(diào)研”），系統(tǒng)自動計算小計及合計金額。附件：將原始憑證掃描或拍照（保證清晰完整）作為附件至系統(tǒng)，每張附件命名規(guī)則為“日期+費用類型+簡述”（如“20240315-辦公費-A4紙采購”）。（三）第三步：部門初審提交審批：員工確認(rèn)報銷單信息無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人*處進(jìn)行初審。審核要點：費用是否與部門業(yè)務(wù)計劃相符，是否超出預(yù)算；報銷單填寫是否完整、金額計算是否準(zhǔn)確；原始憑證是否齊全、合規(guī)，附件是否完整。處理結(jié)果：部門負(fù)責(zé)人*審核通過后，在系統(tǒng)中“同意”并簽字；若需補充材料或修改，注明原因后退回員工。（四）第四步：財務(wù)部門審核接收單據(jù)：財務(wù)部門*在系統(tǒng)中接收已通過部門初審的報銷單，核對電子材料與原始憑證一致性。合規(guī)性審查：費用是否符合公司《費用管理制度》規(guī)定的開支范圍及標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿費上限、招待費人均標(biāo)準(zhǔn)等）；原始憑證是否真實、有效，有無過期、重復(fù)報銷等情況；特殊費用（如大額支出）是否已提前履行審批手續(xù)。結(jié)果反饋：審核通過后，財務(wù)部門*在系統(tǒng)中標(biāo)記“審核通過”；若存在不合規(guī)事項，注明具體問題（如“住宿費超標(biāo)”“缺少事由說明”）并退回員工補充修改。（五）第五步：領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：根據(jù)報銷金額及費用類型，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人*審批（已完成部門初審即視為通過）；5000元＜金額≤20000元：分管副總*審批；金額＞20000元：總經(jīng)理*審批。審批流程：領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中查看報銷單詳情，確認(rèn)無誤后“批準(zhǔn)”；若需進(jìn)一步核實，可聯(lián)系財務(wù)部門*或報銷人溝通。（六）第六步：報銷款項發(fā)放資金支付：財務(wù)部門*完成最終審批后，于每周三統(tǒng)一匯總合規(guī)報銷單，提交至財務(wù)部資金組，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工工資卡。到賬提醒：款項發(fā)放后，財務(wù)部門*通過OA系統(tǒng)發(fā)送到賬通知，員工可通過“報銷進(jìn)度查詢”功能實時跟蹤狀態(tài)。（七）第七步：檔案歸檔資料整理：每月末，財務(wù)部門*將本月已完成的報銷單（含電子版及原始憑證）按部門分類整理，裝訂成冊。保存管理：報銷檔案保存期限不少于5年，電子檔案備份至公司服務(wù)器，原始憑證存放于財務(wù)檔案室，保證查閱便捷且安全。三、常用表單模板（一）費用報銷單報銷部門綜合管理部報銷人張*日期2024-03-20費用歸屬期間2024年3月1日-2024年3月15日申請編號BG20240320001費用項目數(shù)量單位單價（元）金額（元）備注辦公用A4紙5箱25.00125.00部門日常打印使用快遞費3件15.0045.00寄送合同文件市內(nèi)交通費12次3.0036.003月1日-15日通勤合計金額（大寫）人民幣貳佰零陸元整合計金額（小寫）￥206.00附件張數(shù)8張（含采購清單2張、快遞底單3張、交通卡充值憑證3張）部門負(fù)責(zé)人簽字李*財務(wù)審核人簽字王*審批領(lǐng)導(dǎo)簽字趙*（二）報銷單據(jù)粘貼單序號憑證名稱憑證日期金額（元）備注1辦公用品采購清單2024-03-10125.00商家：晨光文具2順豐快遞底單2024-03-1215.00單號：SF03順豐快遞底單2024-03-1415.00單號：SF14申通快遞底單2024-03-1515.00單號：ST5交通卡充值憑證2024-03-0536.00充值金額：100元，本次報銷36元合計————206.00——粘貼區(qū)域（此處粘貼原始憑證復(fù)印件或掃描件，保證每張憑證清晰可辨，無重疊）（三）報銷進(jìn)度查詢表申請編號申請日期費用類型報銷人當(dāng)前狀態(tài)備注BG202403200012024-03-20辦公費張*已發(fā)放2024-03-22到賬BG202403180022024-03-18差旅費劉*領(lǐng)導(dǎo)審批中分管副總*審核中BG202403150032024-03-15業(yè)務(wù)招待費陳*財務(wù)審核不通過需補充招待事由說明四、操作要點與風(fēng)險提示（一）原始憑證管理原始憑證需真實、合法，不得偽造、變造或篡改；復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字確認(rèn)。交通、住宿等憑證需包含時間、路線、金額等關(guān)鍵信息，避免僅有總額而無明細(xì)。（二）報銷時限要求費用應(yīng)在發(fā)生后30日內(nèi)提交報銷，逾期未報需說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門審批后方可受理。差旅費報銷應(yīng)在出差返回后10日內(nèi)提交，逾期影響當(dāng)月工資發(fā)放的，責(zé)任由員工自行承擔(dān)。（三）填寫規(guī)范報銷單中“費用項目”“事由”等欄位需詳細(xì)具體，避免使用“辦公用品”“雜費”等模糊表述。金額大小寫需一致，小寫前加“￥”，大寫后加“整”字（如“壹仟元整”）。（四）特殊情況處理若遇緊急業(yè)務(wù)需墊付大額費用，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門報備，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長報銷時限。報銷單填寫錯誤需在系統(tǒng)中作廢后重新填報，不可直接在原單據(jù)上涂改。（五）溝通機(jī)制員工對報銷流程或?qū)徍私Y(jié)果有疑問時，可通過