流程審批電子化操作手冊(cè)一、適用業(yè)務(wù)范圍與場(chǎng)景描述本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)需多級(jí)審批的業(yè)務(wù)流程，通過(guò)電子化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、歸檔全線上操作，提升流程效率與規(guī)范性。常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常辦公類(lèi)：辦公用品申領(lǐng)、會(huì)議室預(yù)訂、文件借閱申請(qǐng)等；人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工請(qǐng)假（事假、病假、年假）、加班申請(qǐng)、培訓(xùn)報(bào)名等；財(cái)務(wù)事項(xiàng)類(lèi)：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)（差旅費(fèi)、招待費(fèi)、辦公費(fèi)）、備用金申請(qǐng)、付款審批等；業(yè)務(wù)協(xié)作類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、合同審批、采購(gòu)申請(qǐng)（小額物資、服務(wù)采購(gòu)）等。電子化審批打破時(shí)間與空間限制，審批人可隨時(shí)隨地查看申請(qǐng)?jiān)斍椴⑻幚?，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)留痕，便于流程追溯與統(tǒng)計(jì)分析。二、分角色操作步驟說(shuō)明（一）申請(qǐng)人發(fā)起流程登錄系統(tǒng)通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一門(mén)戶(hù)或辦公系統(tǒng)登錄賬號(hào)，輸入個(gè)人賬號(hào)（如工號(hào)）與密碼，首次登錄需完成手機(jī)號(hào)驗(yàn)證。選擇“流程審批”模塊，進(jìn)入申請(qǐng)界面。選擇審批流程在流程列表中根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型選擇對(duì)應(yīng)模板，如“費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)”“請(qǐng)假申請(qǐng)”等，若流程列表無(wú)對(duì)應(yīng)模板，可“自定義流程”創(chuàng)建（需管理員權(quán)限支持）。確認(rèn)流程適用版本（系統(tǒng)會(huì)顯示最新生效版本），“下一步”。填寫(xiě)申請(qǐng)信息按表單要求逐項(xiàng)填寫(xiě)信息，保證準(zhǔn)確完整：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)標(biāo)題（簡(jiǎn)潔明了，如“張三2024年3月差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)”）、申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人姓名（*）、聯(lián)系方式（企業(yè)內(nèi)部分機(jī)號(hào)）；業(yè)務(wù)信息：根據(jù)流程類(lèi)型填寫(xiě)具體內(nèi)容，如請(qǐng)假申請(qǐng)需填寫(xiě)請(qǐng)假類(lèi)型、起止時(shí)間、事由、工作交接人；費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)需填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)事由、金額、費(fèi)用歸屬項(xiàng)目等；附件：支持PDF、JPG、Word、Excel等格式文件，單個(gè)附件不超過(guò)10MB，如發(fā)票掃描件、合同復(fù)印件、審批單等，需保證附件清晰可辨。選擇審批路徑系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)匹配審批人（如請(qǐng)假申請(qǐng)：直屬上級(jí)→部門(mén)負(fù)責(zé)人→人力資源部），申請(qǐng)人可查看審批鏈路；若需調(diào)整審批人（如直屬上級(jí)出差），可“修改審批人”，選擇指定人員（需符合企業(yè)權(quán)限管控規(guī)則），并填寫(xiě)調(diào)整原因；設(shè)置“抄送人”（可選）：抄送人僅查看審批進(jìn)度，無(wú)審批權(quán)限，適用于需同步信息的同事或部門(mén)。提交申請(qǐng)檢查所有信息與附件無(wú)誤后，“提交申請(qǐng)”，系統(tǒng)提示“提交成功”并申請(qǐng)編號(hào)（如“SP-20240315001”）；申請(qǐng)人可在“我的申請(qǐng)”中查看流程狀態(tài)（待審批、審批中、已通過(guò)、已駁回、已撤回）。（二）審批人處理流程接收審批通知審批人通過(guò)系統(tǒng)消息、企業(yè)/釘釘提醒或郵件接收審批待辦，通知內(nèi)容包括申請(qǐng)標(biāo)題、申請(qǐng)人、提交時(shí)間、審批時(shí)限（如“需在2個(gè)工作日內(nèi)處理”）；登錄系統(tǒng)后，在“待辦事項(xiàng)”中查看需審批的申請(qǐng)列表，按優(yōu)先級(jí)或提交時(shí)間排序。查看申請(qǐng)?jiān)斍榫唧w申請(qǐng)進(jìn)入詳情頁(yè)，查看申請(qǐng)人填寫(xiě)的全部信息、的附件及審批鏈路；若對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容有疑問(wèn)，可“溝通申請(qǐng)人”發(fā)起內(nèi)部消息（如“請(qǐng)補(bǔ)充出差事由說(shuō)明”），申請(qǐng)人回復(fù)后系統(tǒng)自動(dòng)提醒。執(zhí)行審批操作審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成操作，支持以下兩種處理方式：通過(guò)：“通過(guò)”，可填寫(xiě)審批意見(jiàn)（如“同意報(bào)銷(xiāo)，請(qǐng)財(cái)務(wù)部處理”），系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批人；駁回：“駁回”，需填寫(xiě)駁回原因（如“發(fā)票日期與出差時(shí)間不符，請(qǐng)重新提交”），申請(qǐng)將退回至申請(qǐng)人，申請(qǐng)人修改后可重新提交（原審批記錄保留）。特殊情況處理：若審批人因公出差或休假，可“轉(zhuǎn)交審批”，將審批權(quán)限臨時(shí)轉(zhuǎn)交給指定同事（需提前在系統(tǒng)中設(shè)置“代審批人”），轉(zhuǎn)交后系統(tǒng)記錄轉(zhuǎn)交記錄。查看審批結(jié)果審批完成后，審批人可在“已辦事項(xiàng)”中查看處理記錄，包括審批時(shí)間、審批意見(jiàn)及最終結(jié)果；若申請(qǐng)被駁回，申請(qǐng)人將收到系統(tǒng)通知，需根據(jù)駁回原因修改后再次提交。（三）管理員流程配置（可選）流程模板管理管理員登錄“系統(tǒng)管理”模塊，進(jìn)入“流程中心”，可創(chuàng)建、編輯或停用流程模板；配置模板表單字段（如文本框、下拉框、附件）、審批規(guī)則（如按金額分級(jí)審批、會(huì)簽或或簽）、審批時(shí)限（如“部門(mén)負(fù)責(zé)人審批不超過(guò)1個(gè)工作日”）等。用戶(hù)權(quán)限管理管理員可查看/修改各部門(mén)員工的審批權(quán)限，如設(shè)置“財(cái)務(wù)經(jīng)理”可審批金額5000元以上的費(fèi)用，“部門(mén)負(fù)責(zé)人”可審批本部門(mén)員工請(qǐng)假等；新員工入職時(shí)，管理員需為其開(kāi)通系統(tǒng)賬號(hào)并分配初始權(quán)限；員工離職或轉(zhuǎn)崗時(shí)，及時(shí)調(diào)整權(quán)限。數(shù)據(jù)歸檔與查詢(xún)系統(tǒng)自動(dòng)保存所有審批記錄，管理員可按申請(qǐng)時(shí)間、部門(mén)、流程類(lèi)型、申請(qǐng)人等條件查詢(xún)歷史審批數(shù)據(jù)；定期導(dǎo)出審批數(shù)據(jù)（如月度報(bào)銷(xiāo)統(tǒng)計(jì)表），用于審計(jì)或業(yè)務(wù)分析，數(shù)據(jù)導(dǎo)出需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。三、常用審批流程表單模板示例（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例數(shù)據(jù)申請(qǐng)標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，包含申請(qǐng)人、月份、費(fèi)用類(lèi)型李四2024年3月辦公費(fèi)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)填充，不可修改李四所屬部門(mén)系統(tǒng)自動(dòng)填充，不可修改市場(chǎng)部報(bào)銷(xiāo)金額（元）大寫(xiě)與小寫(xiě)同時(shí)填寫(xiě)，保證一致伍佰元整（￥500.00）費(fèi)用歸屬項(xiàng)目選擇對(duì)應(yīng)項(xiàng)目編號(hào)或名稱(chēng)年度市場(chǎng)推廣項(xiàng)目（XTM202403）報(bào)銷(xiāo)事由詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用發(fā)生原因、用途購(gòu)買(mǎi)辦公文具（筆記本、簽字筆）用于部門(mén)日常辦公附件清單列出附件名稱(chēng)及數(shù)量增值稅普通發(fā)票1張、采購(gòu)清單1份審批鏈路系統(tǒng)自動(dòng)顯示：部門(mén)負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)經(jīng)理→分管副總——（二）員工請(qǐng)假申請(qǐng)單字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例數(shù)據(jù)申請(qǐng)標(biāo)題姓名+請(qǐng)假類(lèi)型+起止日期王五2024年3月20日事假申請(qǐng)申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)填充王五請(qǐng)假類(lèi)型單選：事假/病假/年假/婚假/產(chǎn)假等事假起始時(shí)間精確到小時(shí)，如“2024-03-2009:00”2024-03-2009:00結(jié)束時(shí)間精確到小時(shí)，如“2024-03-2018:00”2024-03-2018:00請(qǐng)假天數(shù)（天）系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算（含半天）1天工作交接人填寫(xiě)同事姓名，保證工作連續(xù)性趙六緊急聯(lián)系方式手機(jī)號(hào)（僅內(nèi)部可見(jiàn)）XXXXXXXX審批鏈路系統(tǒng)自動(dòng)顯示：直屬上級(jí)→部門(mén)負(fù)責(zé)人→人力資源部——（三）采購(gòu)申請(qǐng)單（小額物資）字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例數(shù)據(jù)申請(qǐng)標(biāo)題物資名稱(chēng)+數(shù)量+用途行政部2024年3月打印機(jī)墨盒采購(gòu)申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)填充周七需求部門(mén)使用物資的部門(mén)行政部物資名稱(chēng)具體規(guī)格型號(hào)HP933XL黑色墨盒規(guī)格/型號(hào)詳見(jiàn)物資清單CF236A單位件/臺(tái)/套等件申請(qǐng)數(shù)量需求數(shù)量，不超過(guò)月度預(yù)算上限5預(yù)算金額（元）單價(jià)×數(shù)量，需控制在部門(mén)預(yù)算內(nèi)750.00（150.00×5）用途說(shuō)明物資使用場(chǎng)景及必要性行政部打印機(jī)日常辦公使用，現(xiàn)有墨盒已耗盡供應(yīng)商信息擬選供應(yīng)商名稱(chēng)（若有）XX辦公設(shè)備有限公司審批鏈路系統(tǒng)自動(dòng)顯示：部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部——四、操作要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題提示（一）提交前檢查要點(diǎn)信息完整性：保證所有必填項(xiàng)（標(biāo)注“*”的字段）無(wú)遺漏，如請(qǐng)假申請(qǐng)需填寫(xiě)“工作交接人”，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)需填寫(xiě)“費(fèi)用歸屬項(xiàng)目”；附件規(guī)范性：附件需為原件掃描件或清晰復(fù)印件，關(guān)鍵信息（如發(fā)票代碼、金額、日期）需完整可辨，避免使用截圖或模糊文件；審批路徑準(zhǔn)確性：確認(rèn)審批人符合企業(yè)規(guī)定，如跨部門(mén)申請(qǐng)需提前溝通，避免審批卡頓。（二）審批時(shí)限要求普通流程：審批人需在收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)處理，緊急流程（如合同審批）需在4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；超時(shí)處理：若審批人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)未操作，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒上一級(jí)審批人或部門(mén)負(fù)責(zé)人，超時(shí)3次以上將納入績(jī)效考核。（三）附件規(guī)范說(shuō)明格式限制：支持PDF、JPG、PNG、Word、Excel格式，單個(gè)附件不超過(guò)10MB，總附件不超過(guò)50MB；命名規(guī)則：附件名稱(chēng)建議為“類(lèi)型+日期+說(shuō)明”，如“發(fā)票20240315_差旅費(fèi)”“合同20240320_采購(gòu)協(xié)議”；敏感信息處理：附件中不得包含企業(yè)機(jī)密信息（如未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)文件），若需提交需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（四）系統(tǒng)問(wèn)題處理無(wú)法登錄：檢查賬號(hào)密碼是否正確，確認(rèn)賬號(hào)是否被凍結(jié)（連續(xù)輸錯(cuò)密碼5次將鎖定30分鐘），可聯(lián)系管理員重置；附件失?。簷z查網(wǎng)絡(luò)連接，關(guān)閉瀏覽器插件后重試，或更換瀏覽器（推薦Chrome、Edge）；審批流程卡頓：確認(rèn)審批人是否在線，或聯(lián)系管理員檢查流程配置是否異常。（五）信息安全注意事項(xiàng)賬號(hào)