合同管理電子化工具及模板使用指南一、適用行業(yè)與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具及模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等組織的合同全生命周期管理，尤其適合以下場(chǎng)景：企業(yè)法務(wù)/行政部門(mén)：需集中管理大量合同，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)合同審批流程慢、易丟失、查詢困難等問(wèn)題；中小企業(yè)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)：快速標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，減少重復(fù)起草工作，降低合同起草錯(cuò)誤率；跨部門(mén)協(xié)作場(chǎng)景：實(shí)現(xiàn)合同起草、審批、簽署、歸檔的線上流轉(zhuǎn)，打破部門(mén)間信息壁壘；多分支機(jī)構(gòu)管理：統(tǒng)一合同標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范各分支機(jī)構(gòu)的合同簽訂行為，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；長(zhǎng)期存檔與審計(jì)需求：電子化存儲(chǔ)便于追溯歷史合同，支持快速檢索，滿足內(nèi)外部審計(jì)要求。二、全流程操作指南（一）系統(tǒng)登錄與初始化設(shè)置登錄系統(tǒng)：通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證賬號(hào)登錄合同管理電子化平臺(tái)（如OA系統(tǒng)、專業(yè)合同管理系統(tǒng)等）；基礎(chǔ)配置：首次登錄需完成初始化設(shè)置，包括：設(shè)置組織架構(gòu)：添加部門(mén)、員工信息，明確角色權(quán)限（如起草人、審批人、簽署人、歸檔管理員）；配置審批流程：根據(jù)合同類型（如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同等）預(yù)設(shè)審批節(jié)點(diǎn)（如部門(mén)負(fù)責(zé)人→法務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)）；模板庫(kù)：將企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《購(gòu)銷合同》《保密協(xié)議》等）至系統(tǒng)模板庫(kù)，支持在線編輯和版本管理。（二）合同起草與模板調(diào)用選擇模板：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入“合同起草”模塊，根據(jù)業(yè)務(wù)類型選擇對(duì)應(yīng)模板（如“采購(gòu)合同模板”），或“空白合同”自由起草；填寫(xiě)合同信息：根據(jù)模板提示填寫(xiě)核心字段，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)必填項(xiàng)（如合同編號(hào)、簽約主體、金額、履行期限等），避免遺漏；附件：支持與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、資質(zhì)證明等），附件需命名規(guī)范并至對(duì)應(yīng)模塊；保存草稿：填寫(xiě)完成后“保存草稿”，系統(tǒng)自動(dòng)唯一合同編號(hào)（規(guī)則：企業(yè)簡(jiǎn)稱-年份-合同類型-流水號(hào)，如“ABC-2024-采-001”），方便后續(xù)跟蹤。（三）審批流程發(fā)起與跟蹤發(fā)起審批：確認(rèn)合同信息無(wú)誤后，“提交審批”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)流程自動(dòng)推送給第一審批人（如部門(mén)負(fù)責(zé)人）；審批操作：審批人登錄系統(tǒng)查看合同詳情，可進(jìn)行“同意”“駁回”“補(bǔ)充說(shuō)明”等操作：若“同意”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)；若“駁回”，需填寫(xiě)駁回理由，合同狀態(tài)變更為“駁回”，起草人可修改后重新提交；審批跟蹤：起草人可在“我的合同-審批中”查看審批進(jìn)度，支持催辦功能（系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送提醒通知給當(dāng)前審批人）；特殊審批：若遇緊急合同或需跨部門(mén)協(xié)同，審批人可發(fā)起“會(huì)簽”或“加簽”，邀請(qǐng)相關(guān)人員共同審批。（四）電子簽署與文件歸檔發(fā)起簽署：審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“簽署”環(huán)節(jié)，合同狀態(tài)變更為“待簽署”；身份驗(yàn)證：簽署人（如法定代表人、授權(quán)代表）通過(guò)人臉識(shí)別、短信驗(yàn)證碼等方式完成身份核驗(yàn)；在線簽署：支持電子簽章（企業(yè)公章、合同專用章、個(gè)人名章）、手寫(xiě)簽名等方式，簽署位置由系統(tǒng)自動(dòng)定位（如甲方蓋章處、乙方簽字處）；簽署完成：所有簽署方完成后，系統(tǒng)帶電子簽章的PDF合同正本，并發(fā)送簽署結(jié)果通知至各方；自動(dòng)歸檔：簽署完成的合同自動(dòng)歸檔至“合同檔案庫(kù)”，系統(tǒng)按合同編號(hào)、簽署日期、類型等維度分類存儲(chǔ)，支持一鍵打印。（五）合同履行與變更管理履行跟蹤：合同歸檔后，可在“合同臺(tái)賬”中查看履行狀態(tài)（如“待履行”“履行中”“已完成”），支持設(shè)置履行提醒（如付款截止日前3天自動(dòng)提醒相關(guān)負(fù)責(zé)人）；變更申請(qǐng)：若需變更合同內(nèi)容（如金額、履行期限等），由起草人發(fā)起“合同變更”流程，重新填寫(xiě)變更事項(xiàng)并提交審批；變更生效：變更審批通過(guò)后，系統(tǒng)《合同變更協(xié)議》作為原合同補(bǔ)充，與原合同關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)，保證版本一致性。三、核心模板與表格工具（一）合同基本信息表（模板示例）字段名稱填寫(xiě)說(shuō)明示例合同編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，不可修改ABC-2024-銷-005合同名稱明確合同類型與核心內(nèi)容《軟件采購(gòu)合同》簽約主體（甲方）全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式科技有限公司；91110000；北京市區(qū)路號(hào)簽約主體（乙方）同上信息技術(shù)有限公司；91310000；上海市區(qū)路號(hào)合同標(biāo)的簡(jiǎn)述交易內(nèi)容購(gòu)買辦公軟件（V3.0版本）20套合同金額（大寫(xiě)）中文大寫(xiě)人民幣伍萬(wàn)元整合同金額（小寫(xiě)）阿拉伯?dāng)?shù)字￥50,000.00履行期限起始日期至截止日期2024年3月1日至2024年12月31日付款方式分期/一次性，明確節(jié)點(diǎn)與比例簽約后7日內(nèi)支付30%，驗(yàn)收合格后支付70%簽署日期電子簽署完成日期2024年2月20日備注其他特殊約定需提供1年免費(fèi)維護(hù)服務(wù)（二）合同審批流程表（模板示例）審批節(jié)點(diǎn)審批角色審批意見(jiàn)審批時(shí)間備注起草業(yè)務(wù)部*經(jīng)理-2024-02-18填寫(xiě)合同基本信息并提交部門(mén)審核法務(wù)部*專員同意，補(bǔ)充質(zhì)保條款2024-02-19添加“質(zhì)保期2年”約定分管領(lǐng)導(dǎo)審批副總經(jīng)理*總同意2024-02-20-最終審批總經(jīng)理*總同意2024-02-21授權(quán)法務(wù)部辦理簽署簽署法務(wù)部*經(jīng)理已簽署2024-02-22加蓋合同專用章（三）合同變更記錄表（模板示例）變更合同編號(hào)原合同主要內(nèi)容變更事項(xiàng)變更后內(nèi)容審批人生效日期附件（變更協(xié)議）ABC-2024-銷-005金額5萬(wàn)元，分2期付款付款方式調(diào)整分3期付款（30%+30%+40%）法務(wù)部*經(jīng)理2024-06-01《合同變更協(xié)議001》四、使用風(fēng)險(xiǎn)與操作提示（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)模板審核：至系統(tǒng)的合同模板需經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核，保證符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，避免條款無(wú)效；電子簽章效力：使用經(jīng)國(guó)家認(rèn)可的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)（如e簽寶、法大大等）簽發(fā)的電子簽章，保證簽署法律效力；主體信息核實(shí)：簽約前需核實(shí)對(duì)方主體資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)），避免與無(wú)簽約主體資格的單位簽約。（二）信息安全與操作規(guī)范權(quán)限管理：嚴(yán)格執(zhí)行“最小權(quán)限原則”，員工僅可查看和操作權(quán)限范圍內(nèi)的合同，禁止越權(quán)審批或泄露合同信息；數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)定期自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，企業(yè)可額外本地備份關(guān)鍵合同，防止數(shù)據(jù)丟失；操作留痕：系統(tǒng)記錄所有操作日志（如登錄、修改、審批、簽署等），保證全程可追溯，杜絕篡改風(fēng)險(xiǎn)。（三）常見(jiàn)問(wèn)題處理審批駁回后如何重新提交？：起草人需根據(jù)駁回理由修改