背景調查管理制度一、總則為了規(guī)范公司的背景調查工作，確保所招聘人員的背景信息真實、準確、完整，降低用人風險，提高公司的人才質量，特制定本制度。本制度適用于公司所有崗位的招聘背景調查工作，包括但不限于全職員工、兼職員工、實習生等。背景調查工作應遵循合法、客觀、公正、保密的原則，嚴格按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行操作。二、背景調查的職責分工人力資源部門1.負責制定背景調查的流程和標準，明確調查的內容、方法和渠道。2.組織實施背景調查工作，協(xié)調相關部門和人員提供必要的協(xié)助。3.對調查結果進行審核和評估，提出處理建議，并向相關部門反饋。4.建立和維護背景調查檔案，確保調查資料的安全和保密。用人部門1.提供崗位的具體要求和職責，協(xié)助人力資源部門確定背景調查的重點內容。2.參與對調查結果的評估和討論，根據調查結果提出用人決策建議。調查人員1.嚴格按照背景調查的流程和標準進行操作，確保調查工作的質量和效率。2.保守調查過程中知悉的個人隱私和公司機密，不得泄露調查結果。3.及時向人力資源部門匯報調查進展情況和遇到的問題，接受人力資源部門的指導和監(jiān)督。三、背景調查的范圍和內容基本信息核實1.姓名、性別、年齡、身份證號碼等個人身份信息。2.學歷、學位證書的真實性和有效性，畢業(yè)院校、所學專業(yè)、入學時間和畢業(yè)時間等。3.聯系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。工作經歷調查1.曾就職公司的名稱、職位、入職時間和離職時間。2.工作表現、業(yè)績評價、職業(yè)能力和專業(yè)技能等。3.離職原因、是否存在勞動糾紛或違紀行為。社會關系調查1.主要家庭成員的姓名、職業(yè)、聯系方式等。2.與公司內部員工是否存在親屬關系或其他利益關聯。違法犯罪記錄調查通過公安系統(tǒng)等渠道查詢候選人是否有違法犯罪記錄。其他相關信息調查根據崗位的特殊要求，可能還需要對候選人的信用記錄、行業(yè)聲譽等進行調查。四、背景調查的流程調查準備階段1.人力資源部門在確定候選人進入背景調查環(huán)節(jié)后，向候選人發(fā)出《背景調查授權書》，明確告知其背景調查的目的、內容和范圍，并要求候選人簽字確認授權。2.收集候選人填寫的《應聘登記表》、簡歷等相關資料，了解候選人的基本情況和求職意向。3.與用人部門溝通，確定背景調查的重點內容和關注事項。調查實施階段1.調查人員根據《背景調查授權書》和確定的調查內容，選擇合適的調查渠道和方法進行調查。對于工作經歷調查，可以通過電話、郵件等方式與候選人的前雇主進行溝通，了解其工作表現和離職原因。對于學歷信息核實，可以通過學信網等官方渠道進行查詢。對于違法犯罪記錄調查，可以向當地公安機關提出查詢申請。2.在調查過程中，調查人員應做好記錄，詳細記錄調查的時間、方式、對象、內容和結果等信息。3.如遇到調查對象不配合或提供虛假信息的情況，調查人員應及時向人力資源部門匯報，并采取相應的措施進行處理。調查結果審核階段1.調查人員完成調查工作后，應及時整理調查資料，撰寫《背景調查報告》。報告內容應包括調查的基本情況、調查結果、存在的問題和建議等。2.人力資源部門對《背景調查報告》進行審核，重點審核調查結果的真實性、準確性和完整性。如發(fā)現調查結果存在疑問或不明確的地方，應要求調查人員進一步核實。3.人力資源部門將審核通過的《背景調查報告》提交給用人部門，用人部門根據調查結果進行評估和討論，提出用人決策建議。調查結果反饋和處理階段1.人力資源部門將用人部門的決策建議反饋給候選人。如背景調查結果符合公司要求，通知候選人辦理入職手續(xù)；如背景調查結果存在問題，根據問題的嚴重程度，決定是否錄用或采取其他相應的處理措施。2.對于未被錄用的候選人，人力資源部門應向其說明原因，并做好解釋和溝通工作，維護公司的良好形象。3.人力資源部門將背景調查的相關資料進行歸檔保存，建立背景調查檔案。五、背景調查的方法和渠道調查方法1.訪談法：通過與候選人的前雇主、同事、上級領導等進行面對面或電話訪談，了解候選人的工作表現、職業(yè)能力和人品等情況。2.查詢法：通過官方網站、數據庫等渠道查詢候選人的學歷、證書、違法犯罪記錄等信息。3.證明材料核實法：要求候選人提供相關的證明材料，如學歷證書、工作證明、推薦信等，并對這些材料的真實性進行核實。調查渠道1.前雇主：是了解候選人工作經歷和表現的重要渠道?？梢酝ㄟ^電話、郵件等方式與前雇主的人力資源部門、直接上級或同事進行溝通。2.學校：對于應屆畢業(yè)生或需要核實學歷信息的候選人，可以與畢業(yè)院校的招生就業(yè)部門、教務處等進行聯系，核實其學歷、學位證書的真實性和有效性。3.公安機關：用于查詢候選人的違法犯罪記錄?？梢韵虍數毓矙C關提出查詢申請，按照規(guī)定的程序進行查詢。4.專業(yè)背景調查機構：對于一些高級管理崗位、關鍵技術崗位或涉及商業(yè)機密的崗位，可以委托專業(yè)的背景調查機構進行調查。專業(yè)背景調查機構具有更豐富的調查經驗和資源，能夠提供更全面、準確的調查結果。六、背景調查的注意事項合法合規(guī)1.在進行背景調查前，必須獲得候選人的書面授權，確保調查行為符合法律法規(guī)的要求。2.嚴格遵守《中華人民共和國個人信息保護法》等相關法律法規(guī)，保護候選人的個人隱私和合法權益。在收集、使用和保存候選人的個人信息時，應采取必要的安全措施，防止信息泄露?？陀^公正1.調查人員應保持客觀、公正的態(tài)度，避免主觀偏見和個人情感的影響。在調查過程中，應全面、準確地收集信息，對調查結果進行客觀的分析和評價。2.對于調查過程中發(fā)現的問題，應進行深入的核實和調查，確保問題的真實性和準確性。不得僅憑單一的信息或傳聞就對候選人做出否定的評價。保密原則1.參與背景調查的人員應嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露候選人的個人信息和調查結果。2.背景調查檔案應妥善保管，設置訪問權限，只有經過授權的人員才能查閱。及時溝通1.在背景調查過程中，調查人員應及時與人力資源部門和用人部門溝通，匯報調查進展情況和遇到的問題。2.對于調查結果的反饋和處理，應及時與候選人進行溝通，解釋原因，避免引起不必要的誤解和糾紛。七、背景調查結果的應用錄用決策背景調查結果是公司做出錄用決策的重要依據之一。如果背景調查結果符合公司的要求，且候選人的其他方面也表現優(yōu)秀，公司可以決定錄用該候選人。如果背景調查結果存在問題，如提供虛假信息、有違法犯罪記錄、工作表現不佳等，公司應根據問題的嚴重程度，決定是否錄用或采取其他相應的處理措施。員工管理對于已經入職的員工，如果在后續(xù)的工作中發(fā)現其背景信息存在虛假或隱瞞情況，公司可以根據勞動合同和公司規(guī)章制度的規(guī)定，采取相應的處理措施，如解除勞動合同、降職降薪等。風險防范通過背景調查，可以提前發(fā)現潛在的用人風險，如候選人的道德品質問題、職業(yè)操守問題等，從而采取相應的措施進行防范，降低公司的運營風險。八、背景調查檔案的管理檔案建立人力資源部門應在背景調查工作完成后，及時將相關資料進行整理和歸檔，建立背景調查檔案。檔案內容應包括《背景調查授權書》、《應聘登記表》、簡歷、《背景調查報告》、證明材料等。檔案保管背景調查檔案應妥善保管，設置專門的檔案柜或電子存儲設備進行存放。檔案的保管期限為員工離職后[X]年，具體期限可根據公司的實際情況進行確定。檔案查閱只有經過授權的人員才能查閱背景調查檔案。查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經相關領導批準后，方可查閱。查閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內容。九、監(jiān)督與評估內部監(jiān)督人力資源部門應定期對背景調查工作進行內部檢查和評估，檢查調查流程是否規(guī)范、調查結果是否準確、調查檔案是否完整等。對