PAGE培訓(xùn)機構(gòu)檔案館制度一、總則（一）目的為加強培訓(xùn)機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)各部門形成的各類檔案，包括但不限于教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)機構(gòu)檔案由專門的檔案館集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映培訓(xùn)活動和機構(gòu)工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則：對涉及機構(gòu)機密和學(xué)員隱私的檔案嚴格保密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置培訓(xùn)機構(gòu)設(shè)立獨立的檔案館，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本機構(gòu)檔案管理制度。2.負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用各類檔案。3.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，增強全體員工的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作。2.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.積極提供檔案利用服務(wù)，及時準確地為利用者查找和提供檔案。4.參與檔案鑒定和銷毀工作，提出合理建議。5.做好檔案統(tǒng)計工作，定期向上級匯報檔案管理情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、教學(xué)總結(jié)等。2.學(xué)員檔案：學(xué)員登記表、入學(xué)資料、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、獎懲情況等。3.行政檔案：機構(gòu)文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、合同協(xié)議等。4.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.其他檔案：培訓(xùn)活動照片、視頻、榮譽證書、評估報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地移交檔案館。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行一級分類，如教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、行政檔案、財務(wù)檔案等；在一級分類基礎(chǔ)上進行二級分類，如教學(xué)檔案可分為理論教學(xué)檔案、實踐教學(xué)檔案等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整齊裝訂，去除金屬物等。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案館應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號順序，將檔案整齊上架存放。2.在檔案柜上標明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類存儲。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.采用安全可靠的存儲介質(zhì)和存儲設(shè)備，確保電子檔案的安全性。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括機構(gòu)重要文件、法規(guī)性文件、歷史沿革資料等；長期保管期限一般為15年至50年，短期保管期限一般為5年至15年。3.具體檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機構(gòu)實際情況確定。（五）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定工作客觀、公正、準確。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責(zé)人、相關(guān)部門代表和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史和現(xiàn)實價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合機構(gòu)實際情況確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.報機構(gòu)負責(zé)人審批。3.按照審批意見進行銷毀，銷毀時應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.機構(gòu)內(nèi)部人員因教學(xué)、管理、研究等工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準后查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外部單位查閱檔案，需提交查閱申請函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準后，由檔案館安排專人陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案館指定地點進行，不得擅自將檔案帶出館外。（三）利用方式1.提供原件查閱，如原件不便提供，可提供復(fù)印件。2.對涉及機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對查閱檔案的時間、人員、內(nèi)容、用途等進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為機構(gòu)發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子圖像，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索：利用信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和精準定位。3.電子文件管理：對機構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進行規(guī)范化管理，確保其真實性、完整性和可讀性。4.信息安全：采取安全防護措施，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止信息泄露。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲備份等。2.電子文件管理流程：電子文件生成、收集、整理、歸檔、保管、利用等。3.信息化系統(tǒng)操作流程：用戶登錄、檔案檢索、借閱申請、審批、利用等。（四）信息化系統(tǒng)維護1.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常