PAGE產(chǎn)品委托生產(chǎn)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)品委托生產(chǎn)過程中的文件管理，確保委托生產(chǎn)活動(dòng)合法、規(guī)范、有序進(jìn)行，保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和一致性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有委托外部生產(chǎn)廠家進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)的活動(dòng)，涵蓋從委托生產(chǎn)意向確定至產(chǎn)品交付全過程中涉及的各類文件管理。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)委托生產(chǎn)項(xiàng)目的整體規(guī)劃與協(xié)調(diào)，審核委托生產(chǎn)文件的合規(guī)性與完整性。跟蹤委托生產(chǎn)進(jìn)度，確保文件執(zhí)行與生產(chǎn)活動(dòng)同步。2.質(zhì)量控制部門制定與委托生產(chǎn)相關(guān)的質(zhì)量文件和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督文件在生產(chǎn)過程中的執(zhí)行情況。對(duì)委托生產(chǎn)產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，依據(jù)文件要求出具檢驗(yàn)報(bào)告。3.文件管理部門負(fù)責(zé)委托生產(chǎn)文件的分類、編號(hào)、歸檔、存儲(chǔ)與檢索，確保文件的妥善保管。按照規(guī)定流程進(jìn)行文件的發(fā)放、回收與銷毀，保證文件的安全性與可追溯性。4.法務(wù)合規(guī)部門審查委托生產(chǎn)合同及相關(guān)文件的法律合規(guī)性，提供法律風(fēng)險(xiǎn)防范建議。跟蹤法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整委托生產(chǎn)文件管理制度。二、委托生產(chǎn)文件的分類與編號(hào)（一）委托生產(chǎn)合同1.定義：明確公司與受托生產(chǎn)廠家之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文件，涵蓋產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵條款。2.編號(hào)規(guī)則：[合同編號(hào)前綴]WT[年份][流水號(hào)]，例如：GSWT2023001。（二）生產(chǎn)工藝文件1.定義：描述產(chǎn)品生產(chǎn)工藝流程、操作方法、質(zhì)量控制要點(diǎn)等的文件，包括工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。2.編號(hào)規(guī)則：[工藝文件編號(hào)前綴]GY[產(chǎn)品型號(hào)][版本號(hào)]，例如：GSGYP0101。（三）質(zhì)量控制文件1.定義：規(guī)定產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、抽樣方案等的文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、檢驗(yàn)操作規(guī)程、檢驗(yàn)記錄表格等。2.編號(hào)規(guī)則：[質(zhì)量文件編號(hào)前綴]ZL[產(chǎn)品型號(hào)][版本號(hào)]，例如：GSZLP0101。（四）物料清單文件1.定義：詳細(xì)列出產(chǎn)品生產(chǎn)所需原材料、零部件、包裝材料等清單及規(guī)格要求的文件。2.編號(hào)規(guī)則：[物料清單編號(hào)前綴]WL[產(chǎn)品型號(hào)][版本號(hào)]，例如：GSWLP0101。（五）設(shè)備清單文件1.定義：記錄委托生產(chǎn)所需設(shè)備清單及相關(guān)參數(shù)、維護(hù)要求等的文件。2.編號(hào)規(guī)則：[設(shè)備清單編號(hào)前綴]SB[產(chǎn)品型號(hào)][版本號(hào)]，例如：GSSBP0101。（六）人員培訓(xùn)文件1.定義：針對(duì)受托生產(chǎn)廠家參與生產(chǎn)的人員進(jìn)行培訓(xùn)的相關(guān)文件，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、考核記錄等。2.編號(hào)規(guī)則：[人員培訓(xùn)編號(hào)前綴]PX[產(chǎn)品型號(hào)][年份][流水號(hào)]，例如：GSPXP012023001。三、委托生產(chǎn)文件的起草與審核（一）起草要求1.委托生產(chǎn)合同由生產(chǎn)管理部門會(huì)同法務(wù)合規(guī)部門根據(jù)項(xiàng)目需求起草，確保合同條款明確、合法、合理，符合雙方利益。2.生產(chǎn)工藝文件由技術(shù)部門依據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求和生產(chǎn)實(shí)際情況起草，內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、可操作，能有效指導(dǎo)生產(chǎn)。3.質(zhì)量控制文件由質(zhì)量控制部門按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求起草，明確質(zhì)量檢驗(yàn)的項(xiàng)目、方法、頻率及判定標(biāo)準(zhǔn)。4.物料清單文件由采購部門和生產(chǎn)管理部門共同起草，依據(jù)產(chǎn)品配方和生產(chǎn)工藝確定物料種類、規(guī)格及數(shù)量。5.設(shè)備清單文件由設(shè)備管理部門結(jié)合生產(chǎn)工藝需求起草，列出所需設(shè)備清單及技術(shù)參數(shù)。6.人員培訓(xùn)文件由人力資源部門和生產(chǎn)管理部門根據(jù)培訓(xùn)需求起草，確保培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)、有效提升人員技能。（二）審核流程1.起草完成的委托生產(chǎn)文件首先由起草部門內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容完整、邏輯清晰、格式規(guī)范。2.內(nèi)部審核通過后，提交至相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對(duì)文件進(jìn)行審核，提出修改意見。生產(chǎn)管理部門審核文件與委托生產(chǎn)項(xiàng)目的匹配性及可行性。質(zhì)量控制部門審核文件的質(zhì)量要求是否符合法規(guī)和公司標(biāo)準(zhǔn)。法務(wù)合規(guī)部門審核文件的法律合規(guī)性。其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)范圍進(jìn)行審核。3.根據(jù)會(huì)審意見，起草部門對(duì)文件進(jìn)行修改完善，再次提交審核，直至文件通過所有審核環(huán)節(jié)。四、委托生產(chǎn)文件的發(fā)放與接收（一）發(fā)放流程1.文件管理部門根據(jù)審核通過的文件，按照規(guī)定格式進(jìn)行編號(hào)、排版、打印，并加蓋受控章。2.依據(jù)文件的發(fā)放范圍，填寫文件發(fā)放登記表，明確文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、接收人、發(fā)放日期等信息。3.通過專人送達(dá)、郵寄、電子文件傳輸?shù)确绞綄⑽募l(fā)放至受托生產(chǎn)廠家及公司內(nèi)部相關(guān)部門。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)采用加密傳輸方式，并確保接收方能夠有效讀取和使用文件。（二）接收要求1.受托生產(chǎn)廠家在收到委托生產(chǎn)文件后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的簽收，并在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。2.接收人員應(yīng)對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件存在缺失、損壞或內(nèi)容錯(cuò)誤等問題，應(yīng)及時(shí)與文件管理部門溝通。3.公司內(nèi)部接收部門在收到文件后，同樣需進(jìn)行簽收，并按照規(guī)定流程進(jìn)行文件的分發(fā)與使用。五、委托生產(chǎn)文件的執(zhí)行與監(jiān)督（一）文件執(zhí)行1.受托生產(chǎn)廠家應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)接收的委托生產(chǎn)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保所有參與生產(chǎn)的人員熟悉文件內(nèi)容和要求。2.在生產(chǎn)過程中，嚴(yán)格按照文件規(guī)定的工藝流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、操作方法等進(jìn)行操作，不得擅自更改文件內(nèi)容。3.公司內(nèi)部各相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)文件要求，對(duì)委托生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保文件執(zhí)行到位。（二）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量控制部門定期對(duì)受托生產(chǎn)廠家的文件執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，通過現(xiàn)場檢查、產(chǎn)品抽檢、記錄審查等方式，核實(shí)生產(chǎn)過程是否符合文件規(guī)定。2.生產(chǎn)管理部門不定期對(duì)委托生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，檢查文件執(zhí)行與生產(chǎn)進(jìn)度的匹配性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合文件要求的情況，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求受托生產(chǎn)廠家限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。六、委托生產(chǎn)文件的變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在委托生產(chǎn)過程中，若因產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、生產(chǎn)工藝改進(jìn)、原材料更換、法律法規(guī)調(diào)整等原因需要對(duì)委托生產(chǎn)文件進(jìn)行變更，相關(guān)部門應(yīng)填寫文件變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)生產(chǎn)和質(zhì)量的影響。2.變更申請(qǐng)應(yīng)提交至生產(chǎn)管理部門，由生產(chǎn)管理部門組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估。（二）變更審核與批準(zhǔn)1.相關(guān)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，從技術(shù)可行性、質(zhì)量可控性、成本效益等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.審核通過后，變更申請(qǐng)?zhí)峤恢凉竟芾韺舆M(jìn)行批準(zhǔn)。重大變更需經(jīng)過公司高層會(huì)議討論決定。（三）變更實(shí)施1.文件管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的變更申請(qǐng)，對(duì)委托生產(chǎn)文件進(jìn)行修訂，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確反映變更要求。2.修訂后的文件按照文件發(fā)放流程重新發(fā)放至相關(guān)部門和受托生產(chǎn)廠家，并確保所有相關(guān)人員了解變更內(nèi)容。3.受托生產(chǎn)廠家應(yīng)按照變更后的文件要求進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)整，質(zhì)量控制部門對(duì)變更后的產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證，確保產(chǎn)品質(zhì)量不受影響。七、委托生產(chǎn)文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.文件管理部門應(yīng)定期對(duì)委托生產(chǎn)文件進(jìn)行歸檔，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理，同一類文件應(yīng)集中存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子文件管理系統(tǒng)，確保文件的安全存儲(chǔ)和快速檢索。（二）保管期限1.委托生產(chǎn)合同、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件等重要文件的保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于產(chǎn)品有效期后[X]年。2.物料清單文件、設(shè)備清單文件、人員培訓(xùn)文件等保管期限為[X]年。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案柜中，避免文件受潮、發(fā)霉、損壞。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、委托生產(chǎn)文件的檢索與查閱（一）檢索方式1.文件管理部門應(yīng)建立完善的文件檢索系統(tǒng)，支持按照文件編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。2.對(duì)于電子文件，可通過電子文件管理系統(tǒng)的搜索功能進(jìn)行快速檢索；對(duì)于紙質(zhì)文件，可通過索引目錄進(jìn)行查找。（二）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱委托生產(chǎn)文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.文件查閱申請(qǐng)表提交至文件管理部門，由文件管理部門進(jìn)行審批。審批通過后，文件管理部門按照規(guī)定提供文件查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出文件。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.受托生產(chǎn)廠家如需查閱委托生產(chǎn)文件，應(yīng)通過公司與受托生產(chǎn)廠家之間的溝通渠道提出申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)后，由文件管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。九、委托生產(chǎn)文件的銷毀（一）銷毀申請(qǐng)1.當(dāng)委托生產(chǎn)文件超過保管期限或因其他原因需要銷毀時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)填寫文件銷毀申請(qǐng)表，說明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.文件銷毀申請(qǐng)表提交至文件管理部門，由文件管理部門進(jìn)行審核。（二）銷毀審批1.文件管理部門審核通過后，將文件銷毀申請(qǐng)表提交至公司管理層進(jìn)行審批。重大文件的銷毀需經(jīng)過公司高層會(huì)議討論決定。2.審批通過后，文件管理部門制定文件銷毀計(jì)劃，明確銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。（三）銷毀實(shí)施1.文件管理部門組織專人按照文件銷毀計(jì)劃進(jìn)行文件銷毀。對(duì)于紙