PAGE生產(chǎn)單位辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范生產(chǎn)單位辦公室的各項(xiàng)工作流程，提高工作效率，確保辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)單位辦公室全體工作人員，包括但不限于主任、副主任、秘書、行政人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。3.規(guī)范化原則：明確各崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作行為。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)生產(chǎn)一線為宗旨，為生產(chǎn)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力支持。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開展。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、績(jī)效考核及培訓(xùn)發(fā)展。4.審核重要文件、報(bào)告等，確保文件質(zhì)量和工作準(zhǔn)確性。5.參與生產(chǎn)單位重要決策的制定，提供相關(guān)信息和建議。（二）辦公室副主任職責(zé)1.協(xié)助主任開展辦公室工作，負(fù)責(zé)部分專項(xiàng)工作的組織和實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公室文件、資料的整理、歸檔和保管工作。3.組織安排會(huì)議、活動(dòng)等，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。4.負(fù)責(zé)辦公室辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和維護(hù)。5.完成主任交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（三）秘書職責(zé)1.負(fù)責(zé)起草、審核、印發(fā)各類文件、通知、報(bào)告等文字材料。2.做好文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件流轉(zhuǎn)及時(shí)、準(zhǔn)確。3.協(xié)助組織會(huì)議，準(zhǔn)備會(huì)議資料，記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。4.負(fù)責(zé)辦公室的信息收集、整理和報(bào)送工作，及時(shí)反映工作動(dòng)態(tài)和問題。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文字處理工作任務(wù)。（四）行政人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室的日常行政事務(wù)，如考勤管理、印章管理、車輛調(diào)度等。2.做好辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和庫(kù)存管理工作，確保辦公用品的正常供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)辦公室環(huán)境衛(wèi)生的維護(hù)和管理，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境。4.協(xié)助組織各類活動(dòng)，做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置和服務(wù)工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他行政事務(wù)性工作任務(wù)。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策要求。起草人應(yīng)確保文件表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.文件審核文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^后，將文件提交辦公室秘書進(jìn)行審核，秘書審核文件格式、文字表述等是否規(guī)范。重要文件需經(jīng)辦公室主任審核，主任審核后提出修改意見或批準(zhǔn)文件發(fā)布。3.文件印發(fā)文件審核通過后，由秘書按照規(guī)定格式進(jìn)行排版，交由行政人員進(jìn)行打印、裝訂。行政人員將印發(fā)后的文件進(jìn)行登記，并按照文件規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放。4.文件傳閱對(duì)于需要傳閱的文件，行政人員按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞，確保文件傳閱及時(shí)、無遺漏。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間，如有意見或建議應(yīng)及時(shí)反饋。5.文件歸檔文件辦理完畢后，行政人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和整理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備主辦部門提前填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等內(nèi)容。辦公室根據(jù)會(huì)議申請(qǐng)表進(jìn)行會(huì)議安排，包括會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議資料準(zhǔn)備、通知參會(huì)人員等。行政人員負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置，如擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備等。2.會(huì)議通知秘書根據(jù)會(huì)議安排，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)明確會(huì)議的具體時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息。對(duì)于重要會(huì)議，可采用電話、郵件等多種方式進(jìn)行通知，確保參會(huì)人員收到通知。3.會(huì)議記錄秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，采用規(guī)范的記錄格式，便于會(huì)后整理和查閱。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，秘書及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會(huì)議的主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。5.會(huì)議跟進(jìn)相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)落實(shí)，定期向辦公室反饋決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。辦公室對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。（三）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要填寫《辦公用品申請(qǐng)表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交給行政人員。2.采購(gòu)審批行政人員對(duì)辦公用品申請(qǐng)表進(jìn)行匯總整理，根據(jù)庫(kù)存情況提出采購(gòu)建議。采購(gòu)建議經(jīng)辦公室主任審批后，由行政人員進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)執(zhí)行行政人員按照審批后的采購(gòu)建議，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購(gòu)制度，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。4.驗(yàn)收入庫(kù)辦公用品采購(gòu)回來后，行政人員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致。驗(yàn)收合格后，行政人員將辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，登記入庫(kù)臺(tái)賬。5.發(fā)放領(lǐng)用各部門根據(jù)實(shí)際需要到行政人員處領(lǐng)用辦公用品，行政人員按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)放，并做好領(lǐng)用登記。行政人員定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度各部門因工作需要使用車輛時(shí)，提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。辦公室根據(jù)車輛使用申請(qǐng)表進(jìn)行車輛調(diào)度安排，優(yōu)先保障生產(chǎn)一線和重要工作的用車需求。2.派車通知辦公室調(diào)度人員根據(jù)車輛安排情況，向駕駛員發(fā)送派車通知，明確出車時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)等信息。駕駛員接到派車通知后，應(yīng)做好出車準(zhǔn)備，按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)出車。3.車輛使用駕駛員在出車過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。用車部門應(yīng)合理使用車輛，不得擅自改變行車路線或延長(zhǎng)用車時(shí)間。4.車輛維修車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，辦公室安排車輛維修事宜。維修車輛時(shí)，駕駛員應(yīng)填寫《車輛維修申請(qǐng)表》，經(jīng)辦公室主任審批后進(jìn)行維修。維修完成后，駕駛員應(yīng)驗(yàn)收維修情況，并在維修發(fā)票上簽字確認(rèn)。5.車輛保養(yǎng)辦公室按照車輛保養(yǎng)規(guī)定，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)。保養(yǎng)車輛時(shí)，駕駛員應(yīng)配合維修人員做好車輛保養(yǎng)工作，確保車輛性能良好。四、工作紀(jì)律（一）考勤制度1.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.使用指紋打卡或其他考勤方式進(jìn)行考勤記錄，如有特殊情況不能按時(shí)打卡，應(yīng)提前向辦公室請(qǐng)假并說明原因。3.每月由行政人員統(tǒng)計(jì)考勤情況，對(duì)于遲到、早退、曠工等情況按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）工作紀(jì)律1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得從事違法違規(guī)活動(dòng)。2.嚴(yán)格遵守工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，確保工作質(zhì)量和效率。3.保守公司機(jī)密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息。4.工作時(shí)間內(nèi)不得擅自離崗、串崗，不得在辦公室內(nèi)從事與工作無關(guān)的事情。（三）廉潔自律1.工作人員應(yīng)廉潔奉公，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.在辦公用品采購(gòu)、車輛維修等工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購(gòu)制度和廉潔規(guī)定，確保采購(gòu)過程公開、公正、透明。3.不得接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當(dāng)利益，如有違反，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。五、績(jī)效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以工作實(shí)際表現(xiàn)為依據(jù)，客觀評(píng)價(jià)工作人員的工作業(yè)績(jī)。2.全面考核原則：從工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)等方面進(jìn)行全面考核。3.激勵(lì)改進(jìn)原則：通過績(jī)效考核，激勵(lì)工作人員提高工作積極性和工作效率，促進(jìn)工作改進(jìn)。（二）考核內(nèi)容1.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作精神等方面。2.工作能力：包括專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力等方面。3.工作業(yè)績(jī)：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度進(jìn)行一次定期考核，由辦公室主任組織實(shí)施。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對(duì)工作人員進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核工作任務(wù)的完成情況和突發(fā)事件的處理能力。3.自我評(píng)價(jià)：工作人員每月進(jìn)行一次自我評(píng)價(jià)，總結(jié)工作表現(xiàn)，提出改進(jìn)措施。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.與薪酬掛鉤：根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，發(fā)放績(jī)