法律風險應急預案一、總則1、適用范圍咱們這法律風險應急預案，主要是針對公司運營中可能碰上的各種法律糾紛和合規(guī)風險。比如合同違約、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)、勞動爭議這些，都能用得上。簡單說，只要事兒跟法律沾邊，影響公司正常經(jīng)營，就得啟動這個預案。以去年某同行為例，因為合同條款寫得含糊，結(jié)果被客戶告到法院，直接損失小一千多萬，還耽誤了整整半年的生產(chǎn)計劃。所以，預防為主，有備無患，這話真不是蓋的。2、響應分級根據(jù)事故的嚴重程度、影響范圍和咱們公司的控制能力，把應急響應分三級。輕度風險就是小問題，比如偶爾出現(xiàn)合同爭議，影響范圍不大，咱們內(nèi)部能搞定，就按一級響應；如果是重大法律糾紛，比如被集體訴訟或者監(jiān)管機構(gòu)調(diào)查，那就要啟動三級響應，整個公司都要動起來。分級的基本原則是，風險越大、影響越廣，響應級別越高。比如某次知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)事件，初期只是單一客戶投訴，咱們快速和解就解決了，所以是二級響應；但后來演變成行業(yè)詬病，直接影響到品牌形象，那必須升級到三級響應，法務、公關(guān)、運營全得介入。記住，分級不是形式主義，得看實際狀況，靈活調(diào)整。二、應急組織機構(gòu)及職責1、應急組織形式及構(gòu)成單位咱們的法律風險應急，不是搞什么復雜的層級制，就設一個總指揮，底下分幾個專門小組，這樣靈活?？傊笓]肯定是我，畢竟對整個公司情況最熟。關(guān)鍵部門都得有人參與，法務中心是主力，負責法律分析和策略制定；合規(guī)部盯著流程問題；公關(guān)部負責對外溝通，別讓事兒鬧大；運營部看看業(yè)務層面怎么配合；安全環(huán)保部有時候也扯上，特別是環(huán)境訴訟那種。技術(shù)部門如果涉及知識產(chǎn)權(quán)，也得加入。每個部門都得分配專人，平時就明確好，真有事好迅速到位。2、應急組織機構(gòu)工作小組設置及職責分工總指揮下分四個小組，每個小組干具體事兒。（1）法律分析組，全是法務中心的精兵，負責快速研判案件性質(zhì)、法律依據(jù)，給總指揮出主意。比如去年被環(huán)保舉報，他們?nèi)r就拿出了解釋方案和法律依據(jù)清單，效率很高。行動任務就是隨時關(guān)注事態(tài)發(fā)展，隨時調(diào)整法律策略。（2）證據(jù)保全組，主要是合規(guī)部和運營部的人，負責收集、固定證據(jù)。這活兒急不得，比如合同糾紛，得趕緊找原始文件、郵件記錄。他們得跟法務組緊密對接，保證材料齊全有效。上次知識產(chǎn)權(quán)被質(zhì)疑，他們連夜從服務器調(diào)出十年數(shù)據(jù)，硬是證明咱們沒問題。（3）溝通協(xié)調(diào)組，公關(guān)部挑大梁，但也得請運營部幫著傳話。主要任務是對外發(fā)聲明、跟客戶或?qū)κ终剹l件，還得安撫內(nèi)部員工。記得有次產(chǎn)品被偷換包裝，他們連夜擬了口徑，統(tǒng)一對外說，沒讓場面失控。行動上要快速響應媒體問詢，保持口徑一致。（4）后勤保障組，安全環(huán)保部帶頭，負責提供場地、車輛、費用支持。有時候應急公關(guān)需要臨時租會場，或者送材料去外地，他們就得張羅。這個組看似簡單，但關(guān)鍵時刻不能掉鏈子，比如前年處理勞動仲裁，他們提前把所有證人和材料都安排好了，省了不少事兒。各小組得定期碰頭，比如每周五下午，檢查一下潛在風險，準備充分點兒。真有事了，總指揮一聲令下，各小組按劇本走，別磨嘰。三、信息接報1、應急值守與內(nèi)部通報咱應急值守電話得24小時有人，我本人手機就是總熱線，法務中心也必須有人輪班，他們那邊有專門臺賬。任何部門發(fā)現(xiàn)法律風險苗頭，比如收到律師函、被客戶正式起訴，第一反應就是打這個電話。接電話的人得記清楚來龍去脈，然后立刻同步給法務中心負責人，再由他們判斷是否啟動預案。內(nèi)部通報要快，一般事故через2小時內(nèi)，相關(guān)領導和部門就得知道大概情況。比如系統(tǒng)被攻擊導致數(shù)據(jù)泄露，安全部門發(fā)現(xiàn)后，5分鐘內(nèi)法務中心就得知道，10分鐘內(nèi)通報給我。責任人很清楚，接報的、記錄的、通報的，都得簽字背書。2、向上級報告流程向上面匯報得按規(guī)矩來。如果是集團總部，一般事故4小時內(nèi)必須報，重大風險比如集體訴訟、監(jiān)管問詢，得1小時內(nèi)直報給我和總部領導。報告內(nèi)容得簡潔明了，先說發(fā)生了啥（比如合同糾紛、被立案調(diào)查），然后說影響范圍（涉及多少客戶、多少營收），最后說咱們的應對措施（已經(jīng)起訴/和解/配合調(diào)查）。報告方式首選電話，說完關(guān)鍵信息再補書面材料。責任人是法務中心那個總負責人，必須親自跟進。記得有次被反壟斷調(diào)查，他們提前準備了匯報模板，結(jié)果35分鐘就匯報完了，上面覺得反應快。3、向外部單位通報方式跟外面部門說事兒得區(qū)分情況。媒體問，公關(guān)部先接，確認信息再由我定口徑。如果涉及監(jiān)管部門，比如環(huán)保、市場監(jiān)管，法務中心必須先起草函件，說明情況和處理措施，然后通過官方渠道發(fā)。至于客戶或者供應商，看影響程度，一般糾紛讓業(yè)務部門發(fā)郵件解釋，嚴重事故必須我本人或者高管出面。責任人是事發(fā)部門牽頭，但重大事件都得我拍板。前年供應商突然起訴欠款，他們想自己發(fā)函，我讓他們先等一下，結(jié)果發(fā)現(xiàn)對方想訛錢，后來強硬回應，把事兒壓下去了。這證明跟外面溝通，有時候得硬氣點。四、信息處置與研判1、響應啟動程序看到風險信息后，不是立馬就升級，得先研判。法務中心快速分析，判斷性質(zhì)、嚴重程度、能控制到什么程度。如果達到之前說的三級響應條件，比如金額超千萬的訴訟、可能影響上市的法律糾紛，那我就得拍板啟動。程序上，先由法務中心出評估報告，我簽字確認，然后法務中心負責通知各小組，比如法律分析組、溝通協(xié)調(diào)組，讓他們馬上到位。啟動方式就是發(fā)內(nèi)部通知，抄送所有相關(guān)領導。記得有次專利被搶注，法務分析后覺得是重大風險，直接發(fā)了加密郵件給我和各小組負責人，1小時內(nèi)所有人都在線了。2、預警啟動與準備如果事態(tài)還沒到三級響應那程度，但看著要升級，比如小范圍合同爭議開始發(fā)酵，我就可能先發(fā)預警。預警不是正式響應，就是讓各小組繃緊弦，法務中心加強監(jiān)控，其他組做好預案。比如上次有個供應商說賬期問題，法務覺得對方可能在借機施壓，就發(fā)了個預警通知，結(jié)果第二天對方就找上門來了，因為小組已經(jīng)準備了談判方案，所以應對得比較從容。預警狀態(tài)下，責任人就是法務中心那個總負責人，得天天盯，隨時向我匯報最新進展。3、響應級別調(diào)整響應啟動后不能一成不變。如果發(fā)現(xiàn)情況比預想的嚴重，比如客戶集體投訴突然變成媒體圍攻，那就得升級。比如從二級升三級，我得重新簽批，并讓更多部門參與。反過來，如果初期緊張，后來發(fā)現(xiàn)對方?jīng)]戲，比如證據(jù)鏈斷了，可能就降級。調(diào)整的依據(jù)就是實際情況，不能光憑感覺。安全環(huán)保部有時候會給我發(fā)些數(shù)據(jù)，比如輿情熱度、監(jiān)管態(tài)度，這些都有助于判斷。記得有個知識產(chǎn)權(quán)糾紛，初期以為對方證據(jù)很強，搞了三級響應，結(jié)果發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵文件丟失，直接降級到二級，省了不少事兒。關(guān)鍵是保持溝通，各小組得實時反饋，我才能及時決策。五、預警1、預警啟動一旦覺得事兒要變糟，但還沒到正式響應的程度，就得發(fā)預警。預警主要通過內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)通知，標題得醒目，比如“法律風險預警XX事件”。內(nèi)容要直接，說明發(fā)生了什么（比如“XX客戶提起訴訟”）、可能的影響（“可能涉及金額XX萬”）、目前狀態(tài)（“正在評估中”），還有下一步動作（“請相關(guān)組關(guān)注”）。方式上，先發(fā)郵件給各部門負責人，然后通過公司內(nèi)部通訊軟件@相關(guān)責任人。內(nèi)容要簡潔，別啰嗦，讓人一眼看懂。責任人就是法務中心那個牽頭人，他們得根據(jù)事態(tài)發(fā)展隨時更新預警信息。2、響應準備發(fā)出預警不是結(jié)束，得開始準備。首先，把相關(guān)的小組叫起來，比如證據(jù)保全組、溝通協(xié)調(diào)組，讓他們把準備工作做扎實。隊伍方面，確保人手到位，比如公關(guān)部得準備好各種口徑的聲明；物資就是證據(jù)材料，得整理齊全，方便隨時使用；裝備上，比如需要錄音錄像設備，安全環(huán)保部得提前檢查；后勤方面，比如需要臨時會議室，行政部得預定；通信要特別強調(diào)，確保各小組之間、以及和我的溝通暢通，電話、微信都得保持在線。比如預警發(fā)出后，我會要求法務中心在2小時內(nèi)，把所有相關(guān)證據(jù)材料匯編好，放在共享盤里，方便大家查閱。3、預警解除預警解除不能隨隨便便。基本條件就是，事兒本身沒了，或者風險降下來了，比如對方撤訴、監(jiān)管調(diào)查結(jié)束、輿情平息。比如上次預警后，我們發(fā)現(xiàn)合同條款有漏洞，趕緊跟對方和解了，法務中心確認沒問題后，給我發(fā)了個解除預警的通知，我就簽了字，然后通知各小組可以收工。要求是，解除通知也得像預警一樣，說明解除原因，明確“經(jīng)核實，XX風險已消除”。責任人還是法務中心那個牽頭人，他們得確認風險真的沒了，才能提解除申請。有時候我還會讓安全環(huán)保部再盯兩天，確保沒事了再徹底解除，別掉以輕心。六、應急響應1、響應啟動看著預警是真升級了，就得正式響應。怎么定級別呢，就是對照之前說的三級響應條件，輕的二級，重的三級。啟動程序上，我一旦決定啟動，就通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)正式通知，標題是“法律風險應急響應啟動XX事件”，級別、啟動時間、牽頭部門、各小組任務都寫清楚。收到通知后，法務中心馬上組織召開應急會議，通常是兩小時內(nèi)有第一次碰頭會，討論具體策略。同時，指定專人負責信息上報，比如向集團總部匯報，一般2小時內(nèi)電話通，4小時內(nèi)發(fā)正式報告。資源協(xié)調(diào)方面，各小組按計劃開始工作，比如證據(jù)組去收集材料，溝通組準備說辭。信息公開要謹慎，由我點頭才能發(fā)，初期可能什么也不說，或者發(fā)個官方提示。后勤和財力保障，財務部得準備好應急資金，行政部確保各小組辦公不受影響。整個啟動過程，我本人要全程盯，確保各環(huán)節(jié)銜接順暢。2、應急處置事情發(fā)生了，現(xiàn)場怎么處理很重要。比如遇到合同糾紛，第一是證據(jù)保全，趕緊復制文件、錄屏，不能讓關(guān)鍵材料丟掉；第二是人員安撫，如果涉及員工，人力資源部得趕緊介入，解釋情況，穩(wěn)定軍心。如果是一般的訴訟，就是組織律師準備應訴材料?，F(xiàn)場監(jiān)測主要看輿情，公關(guān)部得實時監(jiān)控網(wǎng)絡信息，發(fā)現(xiàn)不實報道立刻處理。技術(shù)支持可能需要IT部門，比如恢復被攻擊的系統(tǒng)。環(huán)境保護那種，就是安全環(huán)保部的事，比如處理污染物，防止事態(tài)擴大。人員防護上，比如去對方公司取證，法務人員必須穿制服、帶證件，必要時報警配合?？傊褪?，該做什么做什么，但人要保護好，別把事情搞得更糟。3、應急支援萬一事兒鬧大了，公司自己搞不定，就得求援。程序上，先由現(xiàn)場小組判斷，比如我們的人被對方控制住了，或者證據(jù)鏈斷了需要專家協(xié)助，馬上向我報告。我決定后，由法務中心聯(lián)系外部力量。救援力量分兩種，一是律師協(xié)會，二是政府相關(guān)部門。聯(lián)系時，要說明情況、我們訴求、需要對方提供什么幫助。聯(lián)動程序是，比如報警，我們就提供所有證據(jù)和線索，配合警方調(diào)查。外部力量來了后，指揮關(guān)系上，原則上由我統(tǒng)一指揮，但對方是專業(yè)機構(gòu)，比如聘請的律所，他們的專業(yè)意見要重視，具體執(zhí)行上可以讓他們主導，我們配合。比如上次我們遇到知識產(chǎn)權(quán)訴訟，對方請了頂級律所，我們就主要負責提供內(nèi)部材料，聽他們建議，結(jié)果勝訴了。當然，重大事件必要時也可以請求政府協(xié)調(diào)，程序上要規(guī)范。4、響應終止響應終止不能想當然。基本條件就是，法律糾紛解決了，比如和解、判決生效、對方撤訴，或者監(jiān)管調(diào)查結(jié)束，我們也沒有進一步風險。比如合同糾紛和解金到位，雙方簽了協(xié)議，法務中心就得向我匯報，我確認沒問題后，才能宣布終止。要求是，終止通知也得正式，寫明終止原因和時間，發(fā)到各小組和相關(guān)部門。責任人還是法務中心那個牽頭人，他們得確保所有后續(xù)工作都處理完畢，比如結(jié)算、歸檔，沒有尾巴才提終止申請。我這邊會再盯幾天，確保沒事了徹底收工。有時候我還讓安全環(huán)保部做最后檢查，防止留下隱患。七、后期處置1、污染物處理這個詞用在這里可能不太對，法律風險事件里，更像是證據(jù)清理或者信息消除。比如有個案子，我們系統(tǒng)被對方黑客攻擊，泄露了一些內(nèi)部數(shù)據(jù)，雖然不涉及所謂的“污染物”，但性質(zhì)類似，得處理干凈。這種情況下，就是IT部門配合安全公司，把被攻擊的系統(tǒng)修復加固，然后對泄露的數(shù)據(jù)進行溯源，看看影響范圍，對敏感信息進行銷毀或者隔離。同時，法務中心要評估這種泄露可能帶來的法律風險，比如是否需要向監(jiān)管或受影響方道歉賠償。責任人主要是IT部門和法務中心，我這邊要督促他們把處理結(jié)果報告上來，確保隱患徹底排除。記得有次郵件被黑，我們連夜把所有客戶郵箱密碼重置，并對內(nèi)部員工做了安全培訓，后續(xù)才沒出大事。2、生產(chǎn)秩序恢復法律事件一旦搞大了，肯定影響生產(chǎn)。比如前年遇到集體訴訟，雖然我們贏了，但整個團隊都焦慮，效率明顯降下來。所以事件平息后，得趕緊把生產(chǎn)秩序拉回來。具體做法是，一方面，管理層要公開表態(tài)，穩(wěn)住員工心態(tài)，比如開個會講明情況、安撫情緒；另一方面，業(yè)務部門要盡快恢復正常工作節(jié)奏，不能因為法律事就耽誤正事。如果事件本身直接影響了生產(chǎn)流程，比如設備被查封，那還得協(xié)調(diào)相關(guān)部門，比如采購、制造，盡快解決。我這邊會定期了解各部門恢復情況，比如每周開個短會，問問進度。安全環(huán)保部也要檢查，確?；謴秃蟮纳a(chǎn)符合規(guī)范，別舊的問題沒解決，又出了新問題?；謴偷煤貌缓?，最終看效率能不能回到正常水平，成本是不是控制住了。3、人員安置人員安置分兩種情況。一種是內(nèi)部員工，如果事件導致有人失業(yè)，比如公司為了應對危機裁了人，那人力資源部就得按勞動法辦，發(fā)補償金，做好安撫工作，不能留后遺癥。另一種是外部相關(guān)方，比如受影響客戶或者供應商，他們可能有情緒，得有人專門負責溝通。比如有個客戶因為合同糾紛不高興，我們專門派了人去溝通，解釋情況，提供一些補償，最后把客戶穩(wěn)住了。人員安置的關(guān)鍵是真誠溝通，給出解決方案。責任人上，內(nèi)部員工主要是人力資源部，外部相關(guān)方主要是法務中心和公關(guān)部配合。我這邊會關(guān)注安置效果，比如有沒有人鬧事，外部關(guān)系有沒有修復。有時候我還會親自出面跟重要客戶談，表明公司誠意?？傊?，把人安撫好了，公司才能徹底走出困境。八、應急保障1、通信與信息保障應急期間，通信不能出問題，否則等于瞎子摸象。咱們得準備一個通訊錄，里面不光有各部門負責人電話，還得有我、法務中心關(guān)鍵人員、各小組帶頭人的手機號、微信，甚至家里備用電話。這個通訊錄得放在我辦公桌上、法務中心、以及各小組的電腦里，隨時能找得到。方法上，主要靠電話和內(nèi)部通訊軟件，比如緊急情況就打手機，日常溝通用企業(yè)微信。備用方案是，萬一網(wǎng)絡中斷，就啟用衛(wèi)星電話，之前搞過幾次演練，效果還不錯。保障責任人，主要是行政部負責維護這個通訊錄，確保信息準確；技術(shù)部門負責保障內(nèi)部通訊系統(tǒng)穩(wěn)定，定期測試備用方案。誰出問題誰負責，不能打哈哈。記得有次突發(fā)訴訟，我手機沒電了，幸虧帶了充電寶，不然就接不到關(guān)鍵電話了。2、應急隊伍保障法律風險的應急隊伍，不是搞什么穿防護服的救援隊，而是專業(yè)人才。咱們公司里，法務中心肯定是主力軍，那些律師、顧問都是專家；合規(guī)部的一些人熟悉流程，也能算半個專家。另外，得組建一個應急小組，由各部門抽調(diào)精兵強將，平時就在法務中心待命，比如公關(guān)部的小王、運營部的小李，都屬于這個隊伍。還有，有時候需要外部專家，比如遇到特別專業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)問題，就得去外面請律師或者技術(shù)專家。這種情況下，可以跟幾家律所簽了協(xié)議，需要時直接叫他們過來。責任人上，法務中心是總協(xié)調(diào)，他們得提前準備好專家名單和聯(lián)系方式，確保需要時能迅速到位。我這邊會定期組織培訓，讓這些人員熟悉流程，提高應急反應速度。3、物資裝備保障物資裝備方面，主要是指證據(jù)材料和相關(guān)文件。咱們公司得有個專門的房間存這些玩意兒，比如合同檔案、郵件記錄、會議紀要，分類放好，貼上標簽。數(shù)量上，保證足夠應對最壞情況，比如同時處理三個訴訟，材料要能支撐。性能就是完整、清晰，電子版要防篡改，紙質(zhì)版要保存好。存放位置就在法務中心那個專門房間，上鎖。運輸就是緊急情況下，得快速送到需要的地方，比如法院、律所。使用條件就是，誰需要誰用，但必須登記，用完及時還回去。更新補充時限，比如每年審核一次材料，確保最新，舊的不用的及時清理。管理責任人就是法務中心那個管檔案的，得建立臺賬，記錄所有材料的位置、數(shù)量、領用人、領用時間。我這邊會不定期抽查，看看那些材料是不是都在，能不能用。前年有個案子，就因為一份關(guān)鍵合同找不到了，差點輸?shù)?，之后我就把這項工作抓得更緊了。九、其他保障除了通信、隊伍、物資這些，還有一些隱性保障也得跟上。1、能源保障應急期間，水電不能斷。雖然咱們不是開礦那種，但比如遇到長時間訴訟，法務中心可能連續(xù)加班，電腦、照明都得用。所以得確保供電穩(wěn)定，可以跟物業(yè)約定，應急情況下優(yōu)先保障法務中心供電。另外，應急會議室、備用辦公點也得有電。責任人上，行政部負責協(xié)調(diào)物業(yè)，定期檢查供電線路。2、經(jīng)費保障打官司、請律師、處理公關(guān)，花錢的地方多著呢。所以得提前準備一筆應急經(jīng)費，不用太多，但得夠用。比如可以設立一個“法律應急金”，由財務部管理，需要時法務中心申請，我簽字就行。金額得根據(jù)往年經(jīng)驗定，比如夠支撐半年內(nèi)的普通訴訟開銷。責任人，財務部管錢，法務中心用錢，我管審批。前年有個突發(fā)訴訟，因為有準備這筆錢，沒耽誤事兒。3、交通運輸保障可能需要緊急去法院遞交材料，或者去外地見客戶、查證。所以得有備用車輛，或者跟租車公司約定好。另外，得確保司機能隨時聯(lián)系上。責任人，行政部管車輛安排，法務中心說需求。4、治安保障萬一法律糾紛鬧到公司門口，或者有人威脅員工，那就得有安保。這個時候，保安隊就得啟動應急預案，維護秩序，必要時報警。責任人，保安隊負責現(xiàn)場，法務中心評估風險，我決定是否升級。5、技術(shù)保障比如系統(tǒng)被攻擊那種，IT部門就是技術(shù)保障。他們得隨時能處理突發(fā)技術(shù)問題，比如恢復數(shù)據(jù)、加固系統(tǒng)。責任人，IT部門負責，法務中心隨時關(guān)注技術(shù)風險。6、醫(yī)療保障雖然不是事故現(xiàn)場那種醫(yī)療救治，但應急期間，員工壓力大，可能有人生病。所以公司正常醫(yī)療渠道要暢通，如果情況嚴重，也得能快速送醫(yī)院。責任人，人力資源部負責協(xié)調(diào)，行政部聯(lián)系車輛。7、后勤保障這是個大項，指各種日常支持。比如應急期間，食堂得保證飯供應得上；員工心理壓力大了，HR得有人疏導。責任人，行政部、HR部負責，我這邊主要是協(xié)調(diào)。總之，這些保障看著不起眼，但真到急的時候，沒它們就寸步難行。平時得多琢磨，不能臨時抓瞎。十、應急預案培訓應急預案不能放抽屜里當擺設，得讓知道的人會用。1、培訓內(nèi)容培訓不光是法務條條框框，還得講流程。比如怎么接報、怎么啟動、各小組干嘛的、怎么跟上面匯報、怎么跟外面溝通。重點內(nèi)容是，不同風險的應對策略，比如勞動爭議、知識產(chǎn)權(quán)糾紛、環(huán)保問題，處理方式不一