第3章

人工智能助力職場目

錄CONTENTS智能辦公工具概覽01AI寫作助手02AI設計助手03AI閱讀助手04AI數據助手05多維表格06智能辦公工具概覽

AI重塑職場生產力從效率工具到價值創(chuàng)造的全面躍遷傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)流程固定僵化，缺乏靈活性依賴人工操作，效率瓶頸明顯功能模塊獨立，數據孤島嚴重AI智能辦公系統(tǒng)理解用戶意圖，提供智能建議與自動化執(zhí)行減少重復性勞動，顯著提升核心工作效率支持多模態(tài)交互，實現(xiàn)知識管理與數據分析智能化3.1.1主流AI辦公工具介紹文檔處理WPSAI:閃電續(xù)寫、學術溯源、多文風切換。Microsoft365Copilot:深度融合Office全家桶，自然語言驅動。會議協(xié)作釘釘會議:數字分身、實時轉寫總結。飛書妙記:錄音轉文字、自動生成結構化紀要。流程自動化UiPath:“代理型自動化”，執(zhí)行復雜流程。數據分析FineChatBI:對話式數據分析。PowerBI:用于數據連接、清洗、建模、可視化分析及跨平臺共享知識管理Teambition:構建團隊知識庫。ONES:知識全生命周期的數字化管理多工具生態(tài)聯(lián)動打破數據孤島，實現(xiàn)無縫協(xié)作多模態(tài)交互語音、圖像成為主流入口價值創(chuàng)造升級從“提效”到“業(yè)務創(chuàng)新”核心基礎設施企業(yè)智能化的數字底座未來AI辦公的發(fā)展趨勢WPSAI亮點深度嵌入WPS文檔、表格、演示三大組件，接入DeepSeek等頂尖大模型。AI寫作助手AI設計助手AI閱讀助手AI數據助手三步開啟AI辦公1下載WPS365教育版2登錄/注冊WPS賬號3點擊右側工具欄"WPSAI"WPSAI寫作助手02AI寫作助手：寫得快、寫得好、寫得準幫我寫快速生成各類文本，如活動策劃、通知、文案等。伴寫根據已有內容智能續(xù)寫，按Tab鍵即可采納。文本優(yōu)化潤色、擴寫、縮寫，并提供多種專業(yè)文風選擇。案例：輸入“校園音樂節(jié)策劃”，AI可一鍵生成包含活動目標、流程、預算的完整方案，并可根據指令“補充預算細節(jié)”或“優(yōu)化為正式公文文風”進行迭代。AI伴寫與文本優(yōu)化實戰(zhàn)AI伴寫：靈感不間斷輸入開頭后，AI自動預測并續(xù)寫下一句，按Tab鍵即可采納，讓寫作如行云流水。文本優(yōu)化：風格隨心換提供黨政、公文、學術等多種潤色風格，并可生成對照版，支持修訂模式。AI設計助手033.3.1AI排版：從文本到專業(yè)文檔原始文檔格式混亂，排版耗時AI排版/PPT生成專業(yè)輸出一鍵完成，規(guī)范美觀支持公文、論文等自動排版，也能通過主題或文檔，一鍵生成完整PPT。3.3.3.1從無到有一鍵生成PPT

【案例】制作“白樺樹種植技術”講座PPT新建演示文稿，選“AI生成PPT”-“主題生成”，輸入主題生成大綱

WPSAI生成PPT挑選模板創(chuàng)建PPT，可邊聊邊改，導出或本地編輯

AI配圖或出錯用戶需甄別AI配圖可能出錯，可用“AI生成圖片”換圖，指定風格生成4張3.3.3.2PPT智能美化無需設計基礎，也能讓PPT擁有匯報級顏值。AI自動優(yōu)化視覺層次，讓內容更出彩。一鍵換主題：全局風格統(tǒng)一單頁/全文美化：智能優(yōu)化排版文字增強：PPT內文案潤色AI閱讀助手043.4.1AI閱讀助手：長文檔秒變結構化知識全文總結&文檔問答快速提煉主旨、結構與核心觀點。針對內容提問，AI給出精準答案并標注來源頁碼。如82頁PDF《數字中國發(fā)展報告》，全文總結，快速把握主旨腦圖生成自動提取文檔結構，生成可折疊思維導圖。法律助手查詢法律條款、案例，自動生成解釋與來源標注。AI數據助手053.5AI數據助手告別復雜公式與VBA，用自然語言驅動數據分析，讓每個人都能成為數據處理專家。數據生成:根據描述快速建表，生成隨機數據。批量處理:提取、分類、合并字段，一鍵完成。智能操作:自動排序、篩選、添加條件格式。AI分析:自動生成分析報告與數據洞察。3.5.1AI生成表格與內容AI快速建表：高效建表通過快速建表功能，能夠依據用戶提供的文本描述或需求，迅速構建出對應的表格結構。例如：需創(chuàng)建一份涵蓋學生姓名、性別、成績等信息的學生成績表，期望WPSAI能夠協(xié)助我們高效地完成表格的生成。AI內容提?。豪纾号cAI對話時輸入“從身份證號中提取出生日期”，AI將會給出預處理結果。批量生成能夠智能實現(xiàn)內容批量提取、分類、翻譯數據等功能。3.5.2AI表格智能操作與編輯AI調整格式：不用再說不會復雜代碼！用自然語言描述需求，AI自動生成代碼。例如：在AI對話框下方繼續(xù)輸入提示語“將表中成績90分及以上的數據標藍，不及格的數據標紅”。AI條件格式:例如，您希望突出顯示購買數量較多的顧客記錄，只需單擊WPSAI中的“AI條件格式”按鈕?？焖賳柎穑嚎焖賳柎鸸δ茉试S用戶通過自然語言對話提問，WPSAI會智能理解問題并提供相應的數據答案。AI條件格式功能能夠智能地應用條件格式，以突出顯示關鍵數據。3.5.3AI寫公式與數據分析AI寫公式：零代碼調試用自然語言描述需求，AI自動生成復雜公式。例如：“計算平均分并保留一位小數”“根據身份證號提取年齡和性別”六類AI函數：能力升級CLASSIFYEXTRACTSENTIANALYSISSUMMARIZETRANSLATEWPSAI例如，使用=SENTIANALYSIS(B2)即可對B2單元格中的文本進行情感分析。3.5.4AI寫公式與數據分析AI數據分析：通單擊WPSAI選項卡中的“AI數據分析”，在彈出的輸入框中與AI對話，例如：“統(tǒng)計每個科目的人數，按照小于60,60-69,70-79,80-89，大于90分的維度，進行分析”。也可繼續(xù)對話，生成各種數據分析、圖表等。AI內容分析：例如：與AI對話時輸入“將評語分類為好評、中評、差評”。AI將會生成新的一列分類數據。批量生成能夠智能實現(xiàn)內容批量提取、分類、翻譯數據等功能。3.5.5AI函數

AI函數類型及示例

WPSAI：自定義任務處理；CLASSIFY：自動分類；EXTRACT：信息提取

SENTIANALYSIS：情感分析；SUMMARIZE：內容總結；TRANSLATE：中英文互譯多維表格063.6多維表格：下一代在線數據庫多維表格=表格形態(tài)+數據庫內核+低代碼能力字段類型固定數據更規(guī)范，如圖片、日期、單選等。多視圖展示看板、日歷、甘特圖，數據更直觀。流程自動化數據變更自動觸發(fā)通知、更新等。在線協(xié)作與權限多人實時編輯，精細化權限管理。優(yōu)勢描述字段個性提供豐富的字段、視圖、儀表盤和插件能力，支持表格、看板、日歷、甘特圖等多種視圖，便于一張表實現(xiàn)不同業(yè)務場景的管理需求。流程自動通過自動化能力，無需代碼即可設置觸發(fā)規(guī)則，自動更新數據、分配任務或發(fā)送通知，并與AI模型深度集成。辦公協(xié)作支持多人編輯實時同步、批注討論，歷史記錄一鍵溯源，提升協(xié)作便捷性。數據安全通過高級權限，可對行、列進行精細化的權限設置，保障數據安全。多維表格的功能優(yōu)勢國內多維表格產品對比多維表格適用企業(yè)類型推薦角色關注價值點飛書快速增長、跨區(qū)域的敏捷型企業(yè)（科技、創(chuàng)新型）產品經理、運營負責人AI與自動化強，支持復雜跨部門協(xié)作，生態(tài)開放釘釘中小型企業(yè)或預算有限團隊（教育、零售）行政、人事、財務負責人免費+審批流強，AI模板化操作易用企業(yè)微信客戶服務型企業(yè)（銷售、客服場景明顯）銷售經理、客服主管與微信生態(tài)無縫銜接，客戶管理便捷WPS個人或成本敏感的小團隊（傳統(tǒng)行業(yè)）數據分析師、個人創(chuàng)業(yè)者、傳統(tǒng)Office用戶性價比高、數據分析強，但AI和生態(tài)稍弱3.6.1從Excel到多維表格：構建輕量級應用1.搬數據&改字段將Excel數據導入，并將字段類型修改為合適的格式，如圖片、單選等。2.建視圖&配權限為不同角色創(chuàng)建看板/日歷視圖，并配置數據查看和編輯權限。3.加自動化設置自動化規(guī)則，如設備巡檢照片異常時，自動通知責任人。結果：一個無需開發(fā)的、可協(xié)作的、帶自動化流程的輕量級業(yè)務系統(tǒng)?！景咐恐蛋嗯虐喙芾硐到y(tǒng)在企業(yè)或一些醫(yī)院中，傳統(tǒng)模式下使用紙質排班表存在諸多不便：一旦有變動就需要重新制作，信息傳遞緩慢，員工可能無法及時看到最新安排，且保存困難，容易丟失。在管理與查詢方面，管理者和員工常常感到不便，紙質資料不易管理，員工也無法隨時進行查詢。WPS多維表格的日歷視圖提供了一種更加直觀、靈活且高效的排班管理方式?！景咐恐蛋嗯虐喙芾硐到y(tǒng)1.新建多維表格，選擇“排班表（日歷）”模板，如圖3.54所示，單擊“使用模板”，進入多維表格編輯頁面。2.準備一張員工信息表、一張排班表，刪除模板自帶的排班表記錄，單擊排班表右邊的“…”展開菜單，如圖3.55所示，追加導入自己的排班表記錄，包括值班日期、值班人員、值班類型（白班、夜班）、值班區(qū)域、值班電話等相關字段?！景咐恐蛋嗯虐喙芾硐到y(tǒng)3.做好第一步的值班信息導入后，可查看模板自帶的“排班日歷”，也可自行創(chuàng)建，單擊“+”按鈕根據排班表數據生成日歷視圖，并配置視圖展示條件參數。4.配置好日歷展示條件后，開啟分享視圖，設置分享權限，將鏈接分享出去，他人即可查看整體值班日歷【案例】值班排班管理系統(tǒng)5.員工或者領導時常會需要查詢具體的排班情況，可以生成一個查詢視圖，或者創(chuàng)建儀表盤，共享給他人進行排班情況查詢?！景咐恐蛋嗯虐喙芾硐到y(tǒng)6.單擊排班總表中的“AI數據分析”按鈕，可通過人機對話進行查詢，例如輸入提示詞“請問值班次數最多和最少的人員分別是誰？”【案例】值班排班管理系統(tǒng)7.當值班信息有更新調整的時候，應該及時通知員工群，通知途徑包括微信、釘釘、WPS協(xié)作、郵箱等類型?？梢詥螕繇敳康摹白詣踊鞒獭?，設置對應的觸發(fā)動作，生效范圍是“記錄中任何字段被修改時生效”3.6.2多維表格應用場景與協(xié)作趨勢應用場景工廠巡檢:拍照識物，異常自動通知。餐飲連鎖:分析剩餐數據，優(yōu)化菜品。教培排課:管理教室、師資，避免沖突?？蒲泄芾?結構化存儲數據，自動生成圖表。協(xié)作辦公趨勢協(xié)作能力增強多人實時編輯、歷史追溯、評論@提醒。自動化流程自動發(fā)送通知、更新字段、生成報表?？缙脚_整合與企業(yè)微信、釘釘、ERP等系統(tǒng)互通。AI辦公再升級職場核心競爭力AI不會替代人，但會替代不會用AI的人。熟練使用AI已成為新時代基礎技能。辦公智能化正升級為行業(yè)基礎設施。思考&展望如何利用AI工具提升自身在