行政管理文檔歸檔與管理制度一、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政管理文檔的規(guī)范化管理，涵蓋行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門在日常工作中產(chǎn)生或接收的各類文件資料。常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常行政事務(wù)處理：如會(huì)議紀(jì)要、通知公告、辦公設(shè)備管理記錄等；人力資源管理：如員工入職離職材料、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同等；合同與協(xié)議管理：如辦公場(chǎng)地租賃、采購(gòu)合同、服務(wù)協(xié)議等；審計(jì)與合規(guī)檢查：如年度審計(jì)材料、合規(guī)性文件、整改報(bào)告等；部門交接與歷史追溯：如崗位變動(dòng)時(shí)的文件交接、過(guò)往項(xiàng)目資料調(diào)取等。二、文檔歸檔管理全流程操作指南（一）文件分類：科學(xué)劃分，便于檢索一級(jí)分類：按部門或職能劃分，如“行政部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”“綜合管理”等；二級(jí)分類：按文件性質(zhì)劃分，如“行政類”細(xì)分為“會(huì)議管理”“公文收發(fā)”“固定資產(chǎn)”；“人力資源類”細(xì)分為“招聘錄用”“員工培訓(xùn)”“薪酬績(jī)效”；三級(jí)分類：按文件類型或時(shí)間劃分，如“會(huì)議管理”下分“年度會(huì)議”“月度例會(huì)”，“薪酬績(jī)效”下分“季度考核”“年度薪資調(diào)整”。示例：行政部2024年第三季度部門例會(huì)紀(jì)要，分類路徑為“行政部-會(huì)議管理-月度例會(huì)”。（二）文件收集：明確責(zé)任，全面覆蓋收集范圍：凡屬本部門職責(zé)范圍內(nèi)辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，均需納入歸檔范圍，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、音視頻資料等；收集責(zé)任：各部門指定專人（如“部門文檔管理員*”）負(fù)責(zé)本部門文件收集；重要文件（如合同、審計(jì)報(bào)告）需在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)提交；電子文檔需同步提交紙質(zhì)版（如需簽字蓋章）及掃描件，保證雙版本一致。（三）文件整理：規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一格式紙質(zhì)文件整理：拆除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，檢查文件完整性，缺頁(yè)或模糊的及時(shí)補(bǔ)??；按時(shí)間順序或邏輯順序排序，左側(cè)裝訂（厚度超過(guò)5cm的需采用膠裝或活頁(yè)裝訂）；加裝統(tǒng)一封面，注明文件名稱、分類編號(hào)、形成部門、日期、頁(yè)數(shù)、整理人等信息。電子文件整理：命名規(guī)則：“部門代碼-一級(jí)分類-二級(jí)分類-文件名-日期”，如“XZ-行政部-會(huì)議管理-2024年第三季度例會(huì)紀(jì)要-20240715”；存儲(chǔ)路徑：按分類層級(jí)建立文件夾，如“F：\2024年”；格式要求：文本文件優(yōu)先采用PDF格式（防止篡改），圖片文件采用JPG/PNG格式（分辨率不低于300DPI）。（四）文件歸檔：及時(shí)移交，規(guī)范登記歸檔時(shí)間：月度文件于次月5日前完成歸檔；年度總結(jié)、審計(jì)報(bào)告等專項(xiàng)文件于事項(xiàng)結(jié)束后10日內(nèi)歸檔。歸檔流程：部門文檔管理員整理完畢后，填寫《文件歸檔登記表》（見(jiàn)模板一），連同文件移交至行政部檔案室；檔案管理員*核對(duì)文件數(shù)量、分類、完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在登記表上簽字接收，并更新《檔案總目錄》（見(jiàn)模板二）。（五）文件借閱：嚴(yán)格審批，全程留痕借閱權(quán)限：普通文件：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后可借閱；涉密文件（如未公開(kāi)合同、高管薪酬）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，僅限在檔案室查閱，不得帶出；外部單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員全程陪同。借閱流程：借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板三），注明借閱文件名稱、用途、歸還期限；審批通過(guò)后，檔案管理員按約定時(shí)間提供文件，借閱人當(dāng)場(chǎng)核對(duì)簽字；歸還時(shí)，檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后收回并登記歸還日期。（六）檔案保管：環(huán)境適宜，定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，庫(kù)房保持干燥（濕度40%-60%）、通風(fēng)、避光，配備防火、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施；電子檔案存儲(chǔ)于公司服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，定期（每季度）進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放。定期檢查：檔案管理員每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有霉變、蟲(chóng)蛀、損壞；電子檔案每半年進(jìn)行一次病毒查殺與數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，保證可讀性。（七）檔案銷毀：到期鑒定，規(guī)范處置銷毀依據(jù)：根據(jù)檔案保管期限表（見(jiàn)模板四），對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀；銷毀流程：檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，注明文件名稱、分類、銷毀日期、數(shù)量，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時(shí)需由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人*）共同監(jiān)督，采用碎紙機(jī)銷毀（紙質(zhì)）或徹底刪除（電子），并在銷毀清單上簽字確認(rèn)；《檔案銷毀清單》永久保存，以備追溯。三、配套工具表格模板模板一：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)整理人接收人備注2024-08-01XZ-ZD-2024-07行政部2024年7月工作總結(jié)行政部2024-07-318普通張*李*無(wú)2024-08-01RL-ZP-2024-152024年第三季度新員工培訓(xùn)記錄人力資源部2024-07-2015普通王*李*含簽到表模板二：檔案總目錄（部分示例）一級(jí)分類二級(jí)分類檔案編號(hào)文件名稱歸檔日期保管期限存放位置狀態(tài)行政部會(huì)議管理XZ-YH-2024-012024年度第一次行政工作會(huì)議紀(jì)要2024-01-1510年A柜-1層-3格在庫(kù)行政部固定資產(chǎn)XZ-GD-2024-082024年第二季度固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表2024-07-105年A柜-2層-1格在庫(kù)人力資源部招聘錄用RL-ZP-2024-222024年7月新員工入職登記表2024-07-05永久B柜-1層-5格借出模板三：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期趙*市場(chǎng)部56782024-08-10文件信息文件名稱檔案編號(hào)借閱用途2023年度市場(chǎng)活動(dòng)總結(jié)SC-HD-2023-12新項(xiàng)目參考審批意見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人：劉*（簽字）日期：2024-08-10行政部負(fù)責(zé)人：陳*（簽字）日期：2024-08-10分管領(lǐng)導(dǎo)：周*（簽字）日期：2024-08-10歸還記錄歸還日期：2024-08-15檔案管理員簽字：李*文件狀態(tài)：完好模板四：檔案保管期限表（部分）一級(jí)分類二級(jí)分類文件類型保管期限備注行政部公文收發(fā)公司紅頭文件10年含通知、通報(bào)等行政部會(huì)議管理董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要永久涉及重大決策人力資源部員工管理勞動(dòng)合同合同到期后5年離職員工檔案財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)記錄薪資發(fā)放表15年含電子備份四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提醒責(zé)任到人，避免推諉：各部門需明確文檔管理員，保證文件收集、整理、移交責(zé)任落實(shí)到人；檔案管理員應(yīng)定期對(duì)各部門文件管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)督促整改。保密優(yōu)先，防范風(fēng)險(xiǎn)：涉密文件需單獨(dú)存放，借閱嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，電子檔案加密存儲(chǔ)，防止信息泄露；嚴(yán)禁在非工作設(shè)備上處理、存儲(chǔ)涉密文件。動(dòng)態(tài)更新，及時(shí)歸檔：文件形成后應(yīng)盡快整理歸檔，避免長(zhǎng)期積壓；部門職能調(diào)整或文件類型新增時(shí)，需同步更新分類目錄和保管期限表。電子與紙質(zhì)協(xié)同管理：重要文件需同時(shí)保存紙質(zhì)版和電子版，