標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單與審批流程模板一、采購申請單的應(yīng)用場景與核心價值日常辦公物資采購：如文具、耗材、設(shè)備配件等常規(guī)性采購；生產(chǎn)運(yùn)營物資采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的采購；服務(wù)類采購：如咨詢、維護(hù)、外包服務(wù)等非實(shí)物采購；固定資產(chǎn)采購：如電腦、辦公家具、儀器設(shè)備等長期使用資產(chǎn)的采購。通過標(biāo)準(zhǔn)化申請單與審批流程，可實(shí)現(xiàn)采購需求的規(guī)范化提報(bào)、透明化審批及高效化執(zhí)行，有效避免采購隨意性、控制成本風(fēng)險(xiǎn)、提升跨部門協(xié)作效率，同時為后續(xù)采購審計(jì)與數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購操作全流程指南步驟1：采購需求發(fā)起與確認(rèn)操作主體：需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、生產(chǎn)主管等）操作內(nèi)容：需求部門明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及期望到貨時間，確認(rèn)采購的必要性與合理性（如為重復(fù)性采購，需參考?xì)v史采購記錄；為新需求，需附簡要需求說明）。與采購部初步溝通采購可行性（如物品市場供應(yīng)情況、預(yù)算匹配度），避免申請后因無法采購導(dǎo)致流程延誤。注意事項(xiàng)：需求需符合公司年度/季度采購計(jì)劃，若為計(jì)劃外采購，需額外說明緊急原因或新增必要性。步驟2：填寫標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單操作主體：需求部門經(jīng)辦人操作內(nèi)容：登錄公司采購管理系統(tǒng)或紙質(zhì)版《標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單》（模板見第三章），逐項(xiàng)填寫完整信息，保證：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、需求日期等無遺漏；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估總價等準(zhǔn)確清晰（規(guī)格型號需明確執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，如“A4紙80g/m2白色”）；用途說明：簡要填寫采購目的（如“替換報(bào)廢打印機(jī)”“補(bǔ)充部門Q3季度辦公用紙”）；預(yù)算來源：標(biāo)注對應(yīng)的項(xiàng)目編號或預(yù)算科目（如“行政辦公經(jīng)費(fèi)-2024-”）。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補(bǔ)充必要材料，如：大額采購（如單筆超5萬元）：需提供至少2家供應(yīng)商的報(bào)價單或市場調(diào)研報(bào)告；定制化采購：需提供技術(shù)規(guī)格書或需求確認(rèn)函；服務(wù)類采購：需提供服務(wù)范圍說明、交付標(biāo)準(zhǔn)等。注意事項(xiàng)：預(yù)估單價需基于近期市場行情或歷史采購數(shù)據(jù)，總價偏差超過20%時需重新核實(shí)；附件需與申請單一并提交，保證審批人可全面判斷需求合理性。步驟3：部門內(nèi)部審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）操作內(nèi)容：審核采購需求的真實(shí)性、必要性及與部門工作目標(biāo)的關(guān)聯(lián)性；核對采購明細(xì)的準(zhǔn)確性（如數(shù)量、規(guī)格是否匹配實(shí)際需求）及預(yù)算是否在部門可用額度內(nèi)；審核通過后，在申請單“部門審核”欄簽字并注明日期，若審核不通過，需注明原因并退回經(jīng)辦人修改。注意事項(xiàng)：部門負(fù)責(zé)人需對審核結(jié)果負(fù)責(zé)，不得隨意簽字或推諉審核責(zé)任。步驟4：財(cái)務(wù)預(yù)算合規(guī)性審核操作主體：財(cái)務(wù)部審核專員操作內(nèi)容：核對申請單的預(yù)算科目與公司年度預(yù)算是否匹配，確認(rèn)預(yù)算額度是否充足；審核預(yù)估總價的計(jì)算準(zhǔn)確性（如數(shù)量×單價是否正確）及成本合理性（如市場價格是否異常偏高）；若預(yù)算不足，需與需求部門溝通調(diào)整采購方案（如降低數(shù)量、更換替代品）或申請預(yù)算調(diào)整；審核通過后，在“財(cái)務(wù)審核”欄簽字并注明日期，未通過則注明退回原因。注意事項(xiàng)：財(cái)務(wù)部需重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算執(zhí)行的合規(guī)性，避免超預(yù)算或無預(yù)算采購。步驟5：分級審批（根據(jù)采購金額）根據(jù)采購金額實(shí)行分級審批，保證審批權(quán)責(zé)匹配：小額采購（如單筆≤5000元）：由采購部經(jīng)理審批，重點(diǎn)審核采購品類是否屬于常規(guī)采購、供應(yīng)商選擇是否符合公司規(guī)定；中額采購（如5000元＜單筆≤50000元）：由分管副總（如運(yùn)營副總）審批，重點(diǎn)審核采購的必要性及成本效益；大額采購（如單筆＞50000元）：由總經(jīng)理審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會集體審議，重點(diǎn)評估戰(zhàn)略匹配度及投資回報(bào)。審批人需在“管理層審批”欄簽署意見并注明日期，若審批不通過，需明確退回理由（如“超預(yù)算”“非必需采購”）。步驟6：采購執(zhí)行與跟蹤操作主體：采購部專員操作內(nèi)容：收到審批通過的申請單后，1個工作日內(nèi)啟動采購流程：常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化物品：從合格供應(yīng)商庫中比價選擇，優(yōu)先簽訂長期框架協(xié)議供應(yīng)商；定制化或特殊物品：組織3家及以上供應(yīng)商競價或招標(biāo)，保證性價比最優(yōu)；與供應(yīng)商確認(rèn)交貨期、交付方式、付款條件等細(xì)節(jié)，簽訂采購合同（金額超2萬元需簽訂正式合同）；實(shí)時跟蹤采購進(jìn)度，及時向需求部門反饋預(yù)計(jì)到貨時間，若遇延遲需協(xié)調(diào)供應(yīng)商給出明確解決方案。注意事項(xiàng)：采購部需嚴(yán)格執(zhí)行公司供應(yīng)商管理規(guī)定，禁止違規(guī)指定供應(yīng)商或接受不正當(dāng)利益。步驟7：驗(yàn)收與資料歸檔操作主體：需求部門經(jīng)辦人、采購部專員、財(cái)務(wù)部專員操作內(nèi)容：物品驗(yàn)收：到貨后，需求部門經(jīng)辦人對照申請單核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，確認(rèn)無誤后在《到貨驗(yàn)收單》上簽字；若存在不符（如型號錯誤、損壞），需拍照留證并聯(lián)系采購部處理（如退換貨、索賠）。付款申請：采購部憑審批通過的申請單、驗(yàn)收單、發(fā)票（或收款憑證）提交財(cái)務(wù)部付款，發(fā)票需與采購明細(xì)一致（如名稱、金額、稅號等）。資料歸檔：采購部將申請單、審批記錄、報(bào)價單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理成冊，電子版存檔至采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版保存期限不少于3年。注意事項(xiàng)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需由需求部門獨(dú)立完成，采購部不得替代；發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，避免接受不合規(guī)票據(jù)。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單模板標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單申請編號（系統(tǒng)自動，如CG-2024-X）申請日期年月日申請部門申請人聯(lián)系方式需求日期年月日一、采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明12……合計(jì)預(yù)估總價（元）（大寫）_________________________（小寫）￥___________二、預(yù)算信息預(yù)算科目：_________________________預(yù)算編號：_________________________預(yù)算余額：_________________________三、審批流程審核環(huán)節(jié)審核人職務(wù)審批意見簽字日期部門審核部門負(fù)責(zé)人年月日財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部專員年月日采購部意見采購部經(jīng)理年月日分級審批分管副總/總經(jīng)理年月日四、附件清單（請勾選并注明附件名稱，如：□報(bào)價單□技術(shù)規(guī)格書□市場調(diào)研報(bào)告□其他：_________）五、備注（其他需要說明的事項(xiàng)，如緊急采購說明、特殊要求等）_________________________申請人簽字：_____________日期：年月日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示信息完整性：申請單所有帶“*”項(xiàng)為必填項(xiàng)，填寫時不得漏填或錯填，規(guī)格型號、用途說明需清晰具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”）。預(yù)算剛性約束：無預(yù)算或超預(yù)算采購需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”或拆分采購金額規(guī)避審批。緊急采購處理：如遇突發(fā)緊急需求（如生產(chǎn)設(shè)備故障需立即更換），需在申請單頂部標(biāo)注“緊急”字樣，同步郵件通知審批人加急處理，事后3個工作日內(nèi)補(bǔ)全書面手續(xù)。供應(yīng)商合規(guī)性：采購部需從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）后方可合作。審批時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個工作日內(nèi)完