《采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程手冊(cè)》第一章適用范圍與使用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范化管理，涵蓋日常辦公物資采購(gòu)、項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)物資采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等場(chǎng)景。無(wú)論是常規(guī)的月度采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的需求，還是臨時(shí)新增的緊急采購(gòu)需求，均需遵循本流程，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、高效、透明。對(duì)于小額零星采購(gòu)（如單筆金額低于500元的辦公耗材），可適當(dāng)簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，但核心申請(qǐng)與登記流程仍需遵守。第二章全流程操作指南一、采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起操作人：需求部門(mén)申請(qǐng)人（如行政專(zhuān)員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）操作步驟：明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃或項(xiàng)目進(jìn)度，確定需采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總金額、用途及期望交付時(shí)間。填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》：登錄公司OA系統(tǒng)或從行政部模板庫(kù)表格，逐項(xiàng)填寫(xiě)完整信息，需附《需求說(shuō)明》（如采購(gòu)原因、技術(shù)參數(shù)要求等，若為項(xiàng)目采購(gòu)需附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件）。提交申請(qǐng)：將填寫(xiě)完整的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及相關(guān)附件通過(guò)OA系統(tǒng)提交至需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，或線下提交簽字版至部門(mén)負(fù)責(zé)人處。關(guān)鍵動(dòng)作：保證采購(gòu)需求與部門(mén)預(yù)算匹配，預(yù)估金額需貼近市場(chǎng)實(shí)際價(jià)格，避免預(yù)算偏差過(guò)大。二、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核操作人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人等）操作步驟：審核需求必要性：確認(rèn)采購(gòu)需求是否為部門(mén)工作或項(xiàng)目推進(jìn)的必需品，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等），避免重復(fù)采購(gòu)或過(guò)度采購(gòu)。審核預(yù)算合理性：核對(duì)申請(qǐng)表中的預(yù)算總金額是否在部門(mén)年度預(yù)算額度內(nèi)，規(guī)格型號(hào)與數(shù)量是否匹配實(shí)際需求，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算需說(shuō)明原因并附補(bǔ)充預(yù)算說(shuō)明。審核通過(guò)后簽字：通過(guò)OA系統(tǒng)審批或線下在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，將申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)審核；若審核不通過(guò)，需注明駁回理由并退回申請(qǐng)人修改。關(guān)鍵動(dòng)作：部門(mén)負(fù)責(zé)人需對(duì)本部門(mén)采購(gòu)需求的真實(shí)性、合理性負(fù)直接責(zé)任，嚴(yán)禁為規(guī)避審批拆分采購(gòu)金額。三、財(cái)務(wù)部門(mén)審核操作人：財(cái)務(wù)部專(zhuān)員/財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人操作步驟：審核預(yù)算匹配性：通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)核對(duì)申請(qǐng)部門(mén)剩余可用預(yù)算，確認(rèn)采購(gòu)金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分需檢查是否有調(diào)整審批手續(xù)。審核價(jià)格合規(guī)性：對(duì)常規(guī)物資，參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)價(jià)格庫(kù)預(yù)估合理性；對(duì)大額或?qū)ｍ?xiàng)采購(gòu)，要求申請(qǐng)人提供至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（或比價(jià)記錄），審核價(jià)格是否公允。審核資金支付安排：確認(rèn)采購(gòu)資金來(lái)源（如部門(mén)預(yù)算、項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)資金等），支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、結(jié)算周期等）。審核通過(guò)后簽字：通過(guò)OA系統(tǒng)審批或線下簽字，將申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)管理層級(jí)審批；若審核不通過(guò)，注明財(cái)務(wù)意見(jiàn)并退回。關(guān)鍵動(dòng)作：財(cái)務(wù)部需重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算執(zhí)行與價(jià)格管控，保證資金使用合規(guī)、高效。四、管理層審批操作人：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）小額采購(gòu)（單筆金額≤5000元）：由分管副總審批，通過(guò)后流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門(mén)。大額采購(gòu)（5000元＜單筆金額≤50000元）：由分管副總審核后，提交總經(jīng)理審批。重大采購(gòu)（單筆金額＞50000元或涉及關(guān)鍵設(shè)備）：由總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，總經(jīng)理簽字確認(rèn)后生效。操作步驟：接收審批文件：財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)的申請(qǐng)表及附件（如比價(jià)記錄、項(xiàng)目批復(fù)等）流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批人。審批決策：審批人重點(diǎn)審核采購(gòu)事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性、投入產(chǎn)出比及風(fēng)險(xiǎn)控制，必要時(shí)約談申請(qǐng)人或需求部門(mén)負(fù)責(zé)人補(bǔ)充說(shuō)明。審批通過(guò)后簽字：通過(guò)OA系統(tǒng)審批或線下簽字，將最終審批完成的申請(qǐng)表反饋至采購(gòu)部門(mén)；若審批不通過(guò)，注明理由并退回財(cái)務(wù)部門(mén)。關(guān)鍵動(dòng)作：管理層需從公司整體利益出發(fā)，平衡需求與成本，杜絕盲目采購(gòu)。五、采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行操作人：采購(gòu)部專(zhuān)員操作步驟：接收采購(gòu)任務(wù)：獲取最終審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件，確認(rèn)采購(gòu)需求細(xì)節(jié)（規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等）。供應(yīng)商選擇：常規(guī)物資：從公司合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇2-3家詢(xún)價(jià)，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交期后確定供應(yīng)商；定制化/專(zhuān)項(xiàng)物資：組織供應(yīng)商招標(biāo)或邀請(qǐng)談判，需留存招標(biāo)文件、談判記錄等資料。簽訂采購(gòu)合同/訂單：與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同（金額≥10000元）或下達(dá)采購(gòu)訂單，明確標(biāo)的物信息、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部審核（如需）。跟進(jìn)交付：與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；若遇延遲，及時(shí)與需求部門(mén)溝通并協(xié)商解決方案。關(guān)鍵動(dòng)作：采購(gòu)部需嚴(yán)格執(zhí)行“比價(jià)、擇優(yōu)”原則，保證采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明，留存完整采購(gòu)檔案。六、物資驗(yàn)收與入庫(kù)操作人：需求部門(mén)驗(yàn)收人+倉(cāng)庫(kù)管理員操作步驟：初步驗(yàn)收：物資送達(dá)后，需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表及合同約定的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、外觀、功能等，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，驗(yàn)收人簽字確認(rèn)。入庫(kù)管理：驗(yàn)收合格的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)，登記物資臺(tái)賬（品名、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、存放位置等）；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄不合格原因。單據(jù)傳遞：驗(yàn)收單、入庫(kù)單復(fù)印件分別反饋至需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部及采購(gòu)部存檔。關(guān)鍵動(dòng)作：驗(yàn)收需雙人參與（需求部門(mén)+倉(cāng)庫(kù)），保證物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，避免后續(xù)糾紛。七、結(jié)果反饋與付款結(jié)算操作人：采購(gòu)部+財(cái)務(wù)部操作步驟：采購(gòu)反饋：采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)執(zhí)行結(jié)果（供應(yīng)商名稱(chēng)、合同金額、交付日期、驗(yàn)收情況等）同步至需求部門(mén)及管理層。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部憑采購(gòu)申請(qǐng)表、合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）等資料，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部審核。資金支付：財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，按合同約定安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等），付款憑證同步至采購(gòu)部門(mén)歸檔。關(guān)鍵動(dòng)作：發(fā)票需與采購(gòu)內(nèi)容一致，嚴(yán)禁無(wú)票或虛假發(fā)票入賬，保證財(cái)務(wù)核算真實(shí)準(zhǔn)確。第三章標(biāo)準(zhǔn)化模板清單一、《采購(gòu)申請(qǐng)表》字段名稱(chēng)填寫(xiě)要求申請(qǐng)部門(mén)需求部門(mén)全稱(chēng)申請(qǐng)人經(jīng)辦人姓名，需手寫(xiě)簽字聯(lián)系方式申請(qǐng)人辦公電話/分機(jī)號(hào)采購(gòu)日期提交申請(qǐng)的日期（YYYY-MM-DD）物資名稱(chēng)需采購(gòu)物品的規(guī)范全稱(chēng)（如“聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本”）規(guī)格型號(hào)詳細(xì)技術(shù)參數(shù)（如CPU、內(nèi)存、硬盤(pán)容量等，或品牌、型號(hào)）單位采購(gòu)數(shù)量單位（臺(tái)、件、套、批等）數(shù)量需采購(gòu)的具體數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）單項(xiàng)物品的市場(chǎng)預(yù)估價(jià)格（保留兩位小數(shù)）預(yù)算總金額（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)（需大寫(xiě)：如壹萬(wàn)貳仟元整）用途說(shuō)明詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因及使用場(chǎng)景（如“用于市場(chǎng)部客戶接待會(huì)議”）期望交付日期要求供應(yīng)商完成交付的最晚日期（YYYY-MM-DD）附件清單需的附件名稱(chēng)（如“項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、比價(jià)記錄”）部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)需簽字并注明日期財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)需簽字并注明日期管理層審批意見(jiàn)需分級(jí)審批簽字并注明日期二、《物資驗(yàn)收單》字段名稱(chēng)填寫(xiě)要求驗(yàn)收日期實(shí)際驗(yàn)收物資的日期（YYYY-MM-DD）物資名稱(chēng)需與采購(gòu)申請(qǐng)表一致規(guī)格型號(hào)需與采購(gòu)申請(qǐng)表一致供應(yīng)商名稱(chēng)供貨單位全稱(chēng)采購(gòu)數(shù)量合同約定的采購(gòu)數(shù)量實(shí)收數(shù)量實(shí)際到貨數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（若不合格，需注明具體問(wèn)題：如“屏幕劃傷”“功能無(wú)法啟動(dòng)”）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參考合同約定的技術(shù)參數(shù)或質(zhì)量要求需求部門(mén)驗(yàn)收人驗(yàn)收人簽字，注明日期倉(cāng)庫(kù)管理員確認(rèn)簽字，注明日期備注其他需說(shuō)明的事項(xiàng)（如包裝破損、配件缺失等）第四章關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示一、預(yù)算控制原則采購(gòu)申請(qǐng)必須控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)管理層審批后方可執(zhí)行。財(cái)務(wù)部每月對(duì)各部門(mén)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行公示，對(duì)超預(yù)算部門(mén)暫停新增采購(gòu)申請(qǐng)，直至預(yù)算調(diào)整完成。二、審批時(shí)限要求各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成反饋，緊急采購(gòu)需求（如生產(chǎn)設(shè)備故障搶修）可啟動(dòng)“綠色通道”，但事后需補(bǔ)全審批手續(xù)并說(shuō)明緊急原因。供應(yīng)商選擇與合同簽訂環(huán)節(jié)，采購(gòu)部需在審批通過(guò)后5個(gè)工作日內(nèi)完成，保證不影響物資交付。三、資料完整性管理采購(gòu)申請(qǐng)需附《需求說(shuō)明》及必要附件（如項(xiàng)目批復(fù)、比價(jià)記錄），資料不全的審批人可直接退回補(bǔ)充。采購(gòu)檔案（申請(qǐng)表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）需由采購(gòu)部統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于3年。四、緊急采購(gòu)特殊處理因突發(fā)事件（如自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生事件等）導(dǎo)致的緊急采購(gòu)，可先由需求部門(mén)負(fù)責(zé)人口頭申請(qǐng)，經(jīng)分管副總同意后啟動(dòng)采購(gòu)，但需在48小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書(shū)面審批手續(xù)，并在《采購(gòu)申請(qǐng)表》中注明“緊急采購(gòu)”及原因。五、供應(yīng)商合規(guī)管理優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商引入需經(jīng)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證