企業(yè)行政合同管理審核標準流程工具模板一、適用范圍與業(yè)務場景本流程適用于企業(yè)內部各類行政類合同的審核與管理，包括但不限于：辦公場地租賃合同、辦公設備采購與維保合同、物業(yè)服務合同、會議及活動服務外包合同、咨詢類服務合同、辦公用品供應合同等。覆蓋企業(yè)行政部門主導發(fā)起的合同需求，涉及行政部門、法務部門、財務部門、業(yè)務需求部門及企業(yè)高層管理者的協同工作場景，保證合同簽訂前的合規(guī)性、風險可控性及經濟合理性。二、審核流程分步詳解（一）合同發(fā)起與需求提報責任主體：業(yè)務需求部門（如行政部門、采購部門等）操作說明：需求部門根據業(yè)務需求（如新增辦公場地租賃、年度設備維保等），與合同相對方進行初步溝通，明確合作意向、核心需求（如服務范圍、價格區(qū)間、合作期限等）。需求部門填寫《合同審批申請表》（模板見第三章），附上合作方初步資質材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、相關資質證書等）、業(yè)務需求說明及預算依據，提交至行政部門負責人初審。行政部門負責人對需求的合理性（如是否符合企業(yè)年度行政規(guī)劃、預算是否在可控范圍內）進行審核，確認無誤后啟動合同起草流程。輸出成果：《合同審批申請表》、合作方初步資質材料、需求說明及預算依據。（二）合同起草與內部評審責任主體：行政部門（起草）、法務部門（合規(guī)評審）、財務部門（財務條款評審）操作說明：合同起草：行政部門根據合作意向及需求說明，參考企業(yè)標準合同模板起草合同文本，明確合同主體信息（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合作內容（服務范圍、標準、交付要求等）、權利義務（雙方責任、違約條款等）、價格條款（金額、支付方式、稅率等）、合同期限（起止時間、續(xù)約條件等）、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）等核心條款。內部評審：行政部門內部評審：重點核對合作內容是否與需求一致、條款表述是否清晰、數據（如數量、金額）是否準確，形成《合同評審記錄（部門版）》。法務部門評審：審核合同主體合法性（如合作方是否為存續(xù)企業(yè)、授權代表是否有效）、條款合規(guī)性（如是否存在法律風險、是否符合《民法典》等法律法規(guī)要求）、違約責任及爭議解決條款的合理性，出具《合同審核意見表》（法務部門意見）。財務部門評審：審核價格條款是否與預算一致、支付方式是否符合企業(yè)財務制度（如預付款比例、進度款節(jié)點、發(fā)票要求等）、成本效益是否合理，出具《合同審核意見表》（財務部門意見）。修訂完善：行政部門根據法務、財務部門的評審意見，與合同相對方溝通修訂合同文本，直至評審意見均落實完畢，形成最終版合同草案。輸出成果：合同最終版草案、《合同審核意見表》（法務、財務部門）、《合同評審記錄（部門版）》。（三）合同審批與授權責任主體：企業(yè)審批人（根據合同金額及重要性分級審批，如部門負責人→分管副總→總經理→董事會）操作說明：行政部門將最終版合同草案、全套審核材料（《合同審批申請表》《合同審核意見表》等）提交至對應層級的審批人。審批人根據合同金額、業(yè)務重要性及審核意見進行審批：金額較?。ㄈ纭?萬元）且風險較低的合同，由部門負責人及分管副總審批；金額較大（如5萬-50萬元）或涉及重要資源的合同，由分管副總、總經理審批；金額重大（如≥50萬元）或可能影響企業(yè)核心利益的合同，需提交總經理辦公會或董事會審批。審批通過后，由法定代表人或其授權代表（需附《授權委托書》，模板見第三章）簽署合同；審批未通過的，由行政部門根據意見退回需求部門或重新談判。輸出成果：審批通過的合同文本、《授權委托書》（如需）、審批記錄。（四）合同簽署與用印責任主體：行政部門（用印管理）、法務部門（監(jiān)督簽署）操作說明：行政部門核對審批通過的合同文本與最終版草案一致性，確認無誤后，按企業(yè)《印章管理辦法》申請合同用印。用印時需由法務部門或行政部門負責人現場監(jiān)督，保證合同文本與審批材料一致，用印頁為合同關鍵頁（如首頁、簽字頁、金額頁等），每頁加蓋騎縫章（多頁合同）。簽署完成后，行政部門收回合同正本（一般為2-3份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份），并簽署《合同簽收記錄》（模板見第三章）。輸出成果：簽署完成的合同正本、《合同簽收記錄》。（五）合同履行與歸檔責任主體：需求部門（履行跟蹤）、行政部門（歸檔管理）操作說明：履行跟蹤：需求部門負責合同履行過程中的進度監(jiān)控（如服務交付質量、付款節(jié)點觸發(fā)條件等），定期向行政部門及財務部門反饋履行情況；發(fā)覺對方違約或履行異常時，及時上報并啟動應對措施（如協商、索賠等）。付款審核：財務部門根據合同約定的支付條款，審核需求部門提交的付款申請（附履行證明材料、發(fā)票等），按流程辦理付款。歸檔管理：行政部門在合同簽署后10個工作日內，將合同正本、審批材料、審核意見表、履行記錄等整理成冊，編號歸檔（檔案編號規(guī)則：年份-部門-合同類型-序號），并錄入《合同登記臺賬》（模板見第三章）；電子版同步存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保證檔案完整、可追溯。輸出成果：《合同履行報告》（定期）、《合同登記臺賬》、合同檔案（紙質+電子）。三、常用模板表格參考（一）合同審批申請表申請部門申請日期合同名稱合同相對方合作內容簡述合同金額（萬元）合同期限預算依據附件清單（資質材料等）需求部門負責人意見簽字：日期：行政部門初審意見簽字：日期：法務部門審核意見簽字：日期：財務部門審核意見簽字：日期：審批人意見簽字：日期：（二）合同審核意見表合同名稱審核部門審核人審核日期審核要點具體意見（可勾選或填寫）合同主體□資質齊全□授權有效□其他：____________合同條款□合法合規(guī)□表述清晰□權責對等□其他：____________價格/財務條款□符合預算□支付方式合理□發(fā)票要求明確□其他：____________風險提示□違約責任不明確□爭議解決方式爭議□其他：____________審核結論□同意□修改后同意□不同意（請注明理由）審核人簽字（三）合同登記臺賬合同編號合同名稱簽署日期相對方名稱金額（萬元）合同期限履行狀態(tài)（進行中/已完成/終止）歸檔日期存檔位置（四）授權委托書委托人（企業(yè)全稱）統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人受托人姓名職務授權事項授權范圍□合同談判□合同簽署□其他：____________授權期限自_年_月_日至_年__月__日委托人（蓋章）法定代表人（簽字）：日期：四、關鍵風險控制要點（一）合同主體資格審查審查合作方營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如物業(yè)服務需有物業(yè)管理資質）原件或加蓋公章的復印件，保證主體合法、存續(xù)有效；核實合作方授權代表身份及授權范圍，避免無權代理風險；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）的，需核查行業(yè)許可證件。（二）合同條款完整性審核保證合同包含核心要素：雙方主體信息、合作內容與標準、權利義務、價格與支付、違約責任、爭議解決、合同期限、保密條款（如涉及商業(yè)秘密）、不可抗力條款等；避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），關鍵數據（金額、數量、時間）需準確無誤。（三）合規(guī)性與法律風險防控法務部門需重點審核條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”；違約責任條款需明確、對等，避免單方面加重企業(yè)責任；爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機構管轄。（四）財務與預算管理合同金額不得超過預算額度，超預算需履行額外審批流程；支付方式與企業(yè)財務制度一致，預付款比例一般不超過30%，尾款需驗收合格后支付；明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開具時間及交付要求。（五）履行過程監(jiān)控與檔案管理需求部門定