適用場(chǎng)景說明標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、會(huì)前準(zhǔn)備階段明確會(huì)議目標(biāo)與議題召集部門（如項(xiàng)目組、牽頭部門）需提前梳理會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品上線排期”“解決客戶投訴問題根源”），并分解為具體議題（如“研發(fā)資源評(píng)估”“市場(chǎng)部推廣方案初稿”“客服部反饋問題匯總”），每個(gè)議題需明確討論方向和預(yù)期成果。示例：議題1——研發(fā)部與市場(chǎng)部關(guān)于產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)共識(shí)；議題2——客服部與技術(shù)支持部投訴處理流程優(yōu)化方案。確定參會(huì)人員與會(huì)議安排根據(jù)議題內(nèi)容，邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或核心執(zhí)行人（如研發(fā)、市場(chǎng)、客服、技術(shù)支持等），保證每個(gè)涉及部門至少有1名代表參會(huì)。提前3個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知，包含：會(huì)議時(shí)間（精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上需注明會(huì)議）、會(huì)議目標(biāo)、議題清單、會(huì)前準(zhǔn)備材料（如數(shù)據(jù)報(bào)告、方案初稿），并要求參會(huì)人員提前熟悉材料。準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具指定專人擔(dān)任記錄人（建議為項(xiàng)目組成員或行政支持人員），提前準(zhǔn)備本模板電子版（如Word或Excel），或打印紙質(zhì)版?zhèn)溆?；同時(shí)準(zhǔn)備好錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人員）或?qū)崟r(shí)協(xié)作文檔（如騰訊文檔、飛書文檔），保證記錄準(zhǔn)確高效。二、會(huì)中記錄階段確認(rèn)會(huì)議基本信息會(huì)議開始后，記錄人首先核對(duì)并填寫模板中的基礎(chǔ)信息：會(huì)議名稱（如“2024年Q3新產(chǎn)品上線跨部門協(xié)調(diào)會(huì)”）、會(huì)議時(shí)間（年/月/日上/下午時(shí)分-時(shí)分）、會(huì)議地點(diǎn)（線下會(huì)議室/線上會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人、參會(huì)部門及人員（按部門列明，如“研發(fā)部：經(jīng)理、專員；市場(chǎng)部：*經(jīng)理”）、缺席人員（需注明原因，如“出差”“請(qǐng)假”）。逐議題記錄討論內(nèi)容按議題順序記錄，每個(gè)議題需包含：部門觀點(diǎn)：客觀記錄各部門發(fā)言要點(diǎn)，避免主觀評(píng)價(jià)，用“部門*認(rèn)為/提出/建議……”表述。分歧與共識(shí)：若存在爭(zhēng)議，需明確分歧點(diǎn)（如“研發(fā)部認(rèn)為功能A開發(fā)周期需2周，市場(chǎng)部建議壓縮至1周”）；若達(dá)成共識(shí)，需清晰記錄共識(shí)內(nèi)容（如“同意優(yōu)先開發(fā)功能B，功能A延后至下一版本”）。數(shù)據(jù)支撐：若涉及數(shù)據(jù)（如“客戶投訴量環(huán)比上升15%”“研發(fā)資源缺口3人”），需記錄數(shù)據(jù)來源及關(guān)鍵指標(biāo)。明確決議事項(xiàng)與行動(dòng)計(jì)劃每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人需總結(jié)決議，記錄人同步填寫“決議事項(xiàng)”欄，包含：決議內(nèi)容：簡(jiǎn)潔明了的結(jié)論（如“確定產(chǎn)品上線時(shí)間為9月30日”）；負(fù)責(zé)人：明確每項(xiàng)決議的牽頭人（如“研發(fā)部*負(fù)責(zé)完成功能開發(fā)”）；完成時(shí)間：具體到日期（如“2024年9月15日前”）；資源支持：若需其他部門配合或資源投入（如“市場(chǎng)部*需提供推廣素材，預(yù)算控制在1萬元內(nèi)”）。記錄其他臨時(shí)事項(xiàng)對(duì)會(huì)議中未列入議題但需跟進(jìn)的事項(xiàng)（如“下次會(huì)議需財(cái)務(wù)部*參與預(yù)算評(píng)審”），在“其他事項(xiàng)”欄簡(jiǎn)要記錄，并明確后續(xù)處理方式。三、會(huì)后整理與跟進(jìn)階段整理會(huì)議記錄會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議錄音和實(shí)時(shí)記錄，整理完善會(huì)議記錄，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰，重點(diǎn)突出決議和行動(dòng)計(jì)劃。整理完成后，發(fā)送給主持人*審核，確認(rèn)無誤后定稿。分發(fā)與歸檔定稿后1個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議記錄分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如項(xiàng)目總監(jiān)、部門總經(jīng)理）。按公司檔案管理規(guī)定，將會(huì)議記錄電子版歸檔至共享服務(wù)器（如“項(xiàng)目文檔-會(huì)議記錄”文件夾），紙質(zhì)版（若有）由行政部統(tǒng)一存檔。跟蹤行動(dòng)落實(shí)記錄人或項(xiàng)目助理需在每項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃完成時(shí)間前3天，提醒負(fù)責(zé)人；完成后，要求負(fù)責(zé)人反饋結(jié)果（如“研發(fā)部于9月14日提交功能測(cè)試報(bào)告”），并在下次會(huì)議中通報(bào)進(jìn)展。會(huì)議記錄模板表單會(huì)議基本信息會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日（上/下午時(shí)分-時(shí)分）會(huì)議地點(diǎn)線下會(huì)議室：_____________/線上會(huì)議號(hào)：_____________主持人_______________（部門/職務(wù)）記錄人_______________（部門/職務(wù)）參會(huì)部門及人員研發(fā)部：經(jīng)理、專員；市場(chǎng)部：經(jīng)理；客服部：主管；……缺席人員及原因_______________（部門/職務(wù)）：原因（出差/請(qǐng)假/其他）會(huì)議議題與討論記錄議題1：_____________（如“產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)排序”）部門觀點(diǎn)研發(fā)部：建議優(yōu)先開發(fā)功能A（用戶需求最高，開發(fā)周期1周）；市場(chǎng)部：建議優(yōu)先開發(fā)功能B（可搶占市場(chǎng)先機(jī)，需2周）；客服部*：功能A投訴量占比60%，需優(yōu)先解決。分歧與共識(shí)分歧：功能A與功能B開發(fā)優(yōu)先級(jí)；共識(shí)：優(yōu)先開發(fā)功能A，功能B延后至10月中旬。決議事項(xiàng)1.決議內(nèi)容：確定功能A為優(yōu)先開發(fā)項(xiàng)，9月30日前完成上線；2.負(fù)責(zé)人：研發(fā)部；3.完成時(shí)間：2024年9月30日；4.資源支持：市場(chǎng)部需于9月10日前提供用戶需求調(diào)研報(bào)告。議題2：_____________（如“客戶投訴處理流程優(yōu)化”）部門觀點(diǎn)客服部：當(dāng)前投訴處理平均時(shí)長(zhǎng)3天，需技術(shù)支持部配合系統(tǒng)對(duì)接；技術(shù)支持部：系統(tǒng)開發(fā)需1周，需明確需求細(xì)節(jié)；法務(wù)部：需新增投訴數(shù)據(jù)保密條款。分歧與共識(shí)分歧：系統(tǒng)對(duì)接需求細(xì)節(jié)；共識(shí)：由客服部牽頭整理需求清單，技術(shù)支持部配合開發(fā)。決議事項(xiàng)1.決議內(nèi)容：優(yōu)化投訴處理流程，新增系統(tǒng)自動(dòng)分單功能，9月20日前完成；2.負(fù)責(zé)人：客服部、技術(shù)支持部；3.完成時(shí)間：2024年9月20日；4.資源支持：法務(wù)部*于9月5日前提供保密條款模板。其他事項(xiàng)|1.下次會(huì)議時(shí)間：2024年9月5日14:00，地點(diǎn)：3樓會(huì)議室；2.需財(cái)務(wù)部*參與下次會(huì)議預(yù)算評(píng)審。|簽字確認(rèn)主持人簽字：__________日期：__________記錄人簽字：__________日期：__________使用關(guān)鍵提示記錄原則：客觀中立，避免主觀評(píng)價(jià)，重點(diǎn)記錄“誰、做什么、何時(shí)完成”，而非討論細(xì)節(jié)；對(duì)爭(zhēng)議點(diǎn)需準(zhǔn)確還原各方觀點(diǎn)，不偏向任何部門。決議明確性：每項(xiàng)決議必須包含“內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、時(shí)間、支持”四要素，避免模糊表述（如“盡快完成”“相關(guān)部門配合”）。跟進(jìn)時(shí)效性：行動(dòng)計(jì)劃需設(shè)置明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，逾期未完成的需在下次會(huì)議中說明原因并調(diào)整計(jì)劃，保證“事事有跟進(jìn)，件件有落實(shí)”。信息保密：