采購申請與審批流程規(guī)范表單使用指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本表單適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要采購物品、服務(wù)或工程時，規(guī)范申請與審批全流程的管理工具。具體場景包括但不限于：常規(guī)采購：辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)（如設(shè)備、家具）等計劃內(nèi)采購；臨時采購：突發(fā)工作需求（如應(yīng)急維修、活動物資）的非計劃性采購；服務(wù)采購：外包服務(wù)（如保潔、咨詢、技術(shù)支持）、供應(yīng)商服務(wù)等采購申請。適用部門涵蓋行政部、生產(chǎn)部、市場部、財務(wù)部等所有需發(fā)起采購需求的部門，保證采購活動合規(guī)、高效、可追溯。二、全流程操作指引采購申請與審批需嚴(yán)格按照以下步驟執(zhí)行，各環(huán)節(jié)責(zé)任人與職責(zé)明確，流程環(huán)環(huán)相扣，避免遺漏或延誤。步驟1：采購需求發(fā)起與申請表填寫操作人：采購需求部門經(jīng)辦人（如部門助理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）；操作說明：經(jīng)辦人根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購申請與審批表單》（見第三部分“標(biāo)準(zhǔn)表單模板”），保證信息完整、準(zhǔn)確，包括物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途說明等關(guān)鍵內(nèi)容；如涉及固定資產(chǎn)采購，需附設(shè)備參數(shù)清單及技術(shù)要求；如涉及服務(wù)采購，需附服務(wù)范圍、期限等說明材料；表單填寫完畢后，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)。輸出物：填寫完整的《采購申請與審批表單》及附件材料。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核審批人：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）；審核重點(diǎn)：采購需求的合理性：是否符合部門工作計劃，是否為必要支出；預(yù)算初步匹配：預(yù)估總價是否在部門年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需備注說明；信息完整性：表單必填項(xiàng)是否完整，附件材料是否齊全。操作說明：審核通過后簽字確認(rèn)，若不通過需注明原因并退回經(jīng)辦人修改。步驟3：采購部門復(fù)核審批人：采購部負(fù)責(zé)人或指定采購專員；復(fù)核重點(diǎn)：采購合規(guī)性：是否屬于企業(yè)集中采購目錄，是否符合采購管理制度（如是否需招標(biāo)、詢價）；市場行情參考：預(yù)估單價是否與近期市場行情一致，明顯偏離需重新核實(shí)；供應(yīng)商要求：是否有指定供應(yīng)商（如戰(zhàn)略供應(yīng)商），或需啟動供應(yīng)商尋源流程。操作說明：復(fù)核通過后簽字確認(rèn)，并啟動后續(xù)采購流程（如詢價、比價、招標(biāo)）；若需調(diào)整采購方式或補(bǔ)充信息，與需求部門溝通后反饋。步驟4：財務(wù)部門審核審批人：財務(wù)部負(fù)責(zé)人或指定成本會計；審核重點(diǎn)：預(yù)算控制：采購申請是否在部門可用預(yù)算額度內(nèi)，跨部門預(yù)算需協(xié)調(diào)確認(rèn)；成本合理性：預(yù)估總價是否合理，是否存在重復(fù)采購或浪費(fèi)；付款方式：是否符合企業(yè)財務(wù)制度約定的付款周期（如預(yù)付款比例、到貨付款條件）。操作說明：審核通過后簽字確認(rèn)，若預(yù)算不足或成本異常，退回需求部門調(diào)整采購方案。步驟5：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批審批人：分管采購/財務(wù)的副總經(jīng)理或總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級授權(quán)）；審批重點(diǎn)：重大采購事項(xiàng)：大額采購（如金額超過元）的戰(zhàn)略必要性，是否符合企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃；資源配置：是否優(yōu)先考慮內(nèi)部資源調(diào)配，避免重復(fù)采購；政策合規(guī)性：是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)（如集中采購目錄、招投標(biāo)法等）。操作說明：審批通過后，表單生效，采購部門可正式執(zhí)行采購；若未通過，注明原因并終止流程。步驟6：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋執(zhí)行人：采購部專員；操作說明：根據(jù)審批結(jié)果，通過詢價、比價或招標(biāo)等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購合同；采購?fù)瓿珊螅瑢⒑贤瑥?fù)印件、送貨單、驗(yàn)收單等材料反饋至需求部門及財務(wù)部；需求部門對采購物品/服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在驗(yàn)收單上簽字，作為付款依據(jù)。三、標(biāo)準(zhǔn)表單模板采購申請與審批表單基本信息內(nèi)容申請單號（由采購部按規(guī)則自動，如CG-YYYY-X）申請部門申請人（經(jīng)辦人姓名）聯(lián)系方式（部門辦公電話，禁止填寫個人手機(jī)號）申請日期YYYY年MM月DD日采購詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位（如：臺、套、批、項(xiàng)）數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明（詳細(xì)描述采購原因及使用場景）緊急程度□普通□緊急（緊急需注明原因）采購方式建議□詢價□比價□招標(biāo)□單一來源（請說明理由）審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_____________日期：_____________采購部門意見簽字：_____________日期：_____________財務(wù)部門意見簽字：_____________日期：_____________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見簽字：_____________日期：_____________備注（其他需要說明的事項(xiàng)，如供應(yīng)商特殊要求等）附件清單（如有，請列明）：設(shè)備參數(shù)清單及技術(shù)要求；服務(wù)范圍及期限說明；市場詢價單（至少3家供應(yīng)商報價）。四、使用關(guān)鍵提示信息準(zhǔn)確性要求：表單中“物品/服務(wù)名稱”“規(guī)格型號”“數(shù)量”等信息需與實(shí)際需求一致，避免因描述模糊導(dǎo)致采購錯誤；預(yù)估單價需基于市場調(diào)研，不得虛高或虛低。審批時限規(guī)范：部門負(fù)責(zé)人審核：收到申請后1個工作日內(nèi)完成；采購部門復(fù)核：收到申請后2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可縮短至4小時）；財務(wù)部門審核：收到申請后1個工作日內(nèi)完成；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：收到申請后1-3個工作日內(nèi)完成（根據(jù)金額分級調(diào)整）。緊急采購處理：如遇突發(fā)緊急情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障需立即維修），可先電話向分管領(lǐng)導(dǎo)報備，同步啟動緊急采購流程，事后24小時內(nèi)補(bǔ)填表單并完成審批。預(yù)算控制原則：未納入年度/季度預(yù)算的采購，需提交《預(yù)算外采購申請說明》，經(jīng)總經(jīng)理特批后方可執(zhí)行；超預(yù)算10%以上的采購，需重新評估并補(bǔ)充說明。附件材料規(guī)范：所有附件需與表單一并提