公文寫作規(guī)范及格式要求手冊公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開展公務(wù)活動的核心載體，其寫作規(guī)范與格式要求直接關(guān)系到信息傳遞的準(zhǔn)確性、權(quán)威性與執(zhí)行效力。掌握規(guī)范的公文寫作方法，既是職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是保障工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)。本手冊從公文認(rèn)知、格式規(guī)范、寫作要求、常見問題修正等維度，系統(tǒng)梳理實(shí)用規(guī)則，助力提升公文寫作質(zhì)量。一、公文的基本認(rèn)知（一）公文的定義與作用公文是法定機(jī)關(guān)、組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，兼具指揮管理（如命令、決定）、信息傳遞（如通知、通報）、請示匯報（如請示、報告）、商洽協(xié)調(diào)（如函、紀(jì)要）等功能，是機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的“生命線”。（二）法定公文文種及適用場景《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定15類法定文種，核心場景如下：決議/決定：發(fā)布重大決策、部署（如《中共中央關(guān)于黨的百年奮斗重大成就和歷史經(jīng)驗(yàn)的決議》）；命令（令）：公布行政法規(guī)、嘉獎有關(guān)人員（如國務(wù)院授予航天團(tuán)隊(duì)“航天功勛團(tuán)隊(duì)”的命令）；通知：發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、任免人員（如《關(guān)于開展安全生產(chǎn)大檢查的通知》）；請示/批復(fù)：下級向上級請求指示（請示）、上級答復(fù)下級請求（批復(fù)），需一文一事；報告：向上級匯報工作、反映情況，無需上級回復(fù)（如《2023年上半年工作總結(jié)報告》）；函：平級或不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作（如《關(guān)于商請協(xié)助開展調(diào)研的函》）；紀(jì)要：記載會議主要情況和議定事項(xiàng)（如《XX會議紀(jì)要》）。二、公文格式的規(guī)范要求公文格式分為版頭、主體、版記三部分，需嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）標(biāo)準(zhǔn)。（一）版頭部分（首頁紅色分隔線以上）1.份號：涉密公文需標(biāo)注，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字（如____），頂格編排在版心左上角第一行；2.密級和保密期限：涉密公文標(biāo)注（如“秘密★1年”），頂格編排在份號下一行；3.緊急程度：標(biāo)注“特急”“加急”，頂格編排在密級下一行（無密級則編排在份號下一行）；4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字（或不加），用小標(biāo)宋體字，居中排布，高度不低于25mm；5.發(fā)文字號：格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+發(fā)文順序號”（如“國辦發(fā)〔2023〕5號”），年份用六角括號，序號不編虛位；6.簽發(fā)人：上行文（如請示、報告）需標(biāo)注，居右空一字，編排在發(fā)文字號下一行。（二）主體部分（首頁紅色分隔線以下、版記以上）1.標(biāo)題：由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（可省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如《關(guān)于調(diào)整會議時間的通知》），用2號小標(biāo)宋體字，居中排布，回行時詞意完整；2.主送機(jī)關(guān)：需辦理或知曉公文的機(jī)關(guān)，頂格編排在標(biāo)題下空一行，回行時仍頂格；3.正文：公文核心內(nèi)容，用3號仿宋體字，一般每面排22行、每行排28字，結(jié)構(gòu)清晰（開頭明目的、主體述內(nèi)容、結(jié)尾表要求/希望）；4.附件說明：正文下空一行左空二字標(biāo)注“附件：1.XXX2.XXX”（附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)）；5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，居右空四字；6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字（如2023年10月1日），右空四字，編排于發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方；7.印章：上不壓正文、下騎年蓋月，端正居中（特定公文可無章，如紀(jì)要）；8.附注：居左空二字加圓括號，標(biāo)注聯(lián)系人及方式（如“（聯(lián)系人：張三聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXX）”）；9.附件：另面編排，“附件”二字頂格，附件名稱與附件說明一致。（三）版記部分（末頁紅色分隔線以下）1.抄送機(jī)關(guān)：除主送外需執(zhí)行/知曉的機(jī)關(guān)，居左空一字，用4號仿宋體字；2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)為發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室），印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在抄送機(jī)關(guān)下一行，右空一字。三、公文寫作的核心規(guī)范（一）語言要求：準(zhǔn)確、簡潔、莊重、得體準(zhǔn)確性：用詞精準(zhǔn)無歧義，如“必須”“應(yīng)當(dāng)”體現(xiàn)強(qiáng)制性，“原則上”體現(xiàn)靈活性；數(shù)據(jù)、時間、地點(diǎn)需精確（如“2023年第三季度”而非“今年三季度”）。簡潔性：刪除冗余表述，如“現(xiàn)結(jié)合實(shí)際情況，提出如下要求”可簡化為“現(xiàn)提出如下要求”；多用短句，避免長句嵌套。莊重性：使用書面語，如“商榷”替代“商量”，“逾期”替代“超過時間”；避免口語、網(wǎng)絡(luò)用語（如“給力”“官宣”）。得體性：根據(jù)行文方向調(diào)整語氣，上行文（請示/報告）用謙敬語（如“妥否，請批示”“特此報告”），下行文（通知/決定）用指令性語言，平行文（函）用商洽語（如“望貴單位予以支持為盼”）。（二）結(jié)構(gòu)要求：層次清晰、邏輯連貫公文結(jié)構(gòu)常用“總分總”“遞進(jìn)式”：總分總：開頭（總述目的/背景）→主體（分點(diǎn)闡述措施/要求）→結(jié)尾（總結(jié)強(qiáng)調(diào)/提出希望），如通知、決定；遞進(jìn)式：按“問題-原因-對策”“現(xiàn)狀-趨勢-建議”展開，如報告、意見。段落間用序號分層（如“一、（一）1.（1）”），避免“首先、其次、最后”等口語化銜接。（三）邏輯要求：論據(jù)充分、論證嚴(yán)密請示類：需說明“為何請示（背景/理由）+請示什么（事項(xiàng)）+請示要求（如‘請批準(zhǔn)’）”，理由需客觀（如“因資金不足，申請追加預(yù)算X萬元”）；報告類：事實(shí)清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，如“2023年完成項(xiàng)目X個，同比增長X%”，分析客觀（如“存在進(jìn)度滯后問題，原因在于……”）；通知類：要求明確、責(zé)任到人，如“由XX部門牽頭，于X月X日前完成XXX工作”。四、常見問題及改進(jìn)建議（一）格式類錯誤發(fā)文字號錯誤：用方括號（如〔2023〕錯為[2023]）→修正：嚴(yán)格用六角括號；成文日期錯誤：用漢字（如“二〇二三年十月一日”）→修正：用阿拉伯?dāng)?shù)字（2023年10月1日）；附件說明錯誤：附件名稱加標(biāo)點(diǎn)（如“附件：1.XXX。”）→修正：附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。（二）語言類問題口語化表述：“我們覺得這個方案可行”→修正：“我單位認(rèn)為該方案切實(shí)可行”；表意模糊：“盡快處理”→修正：“于3個工作日內(nèi)處理完畢”；用詞不當(dāng)：“請領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必批準(zhǔn)”（命令語氣）→修正：“妥否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”。（三）文種誤用請示與報告混用：“關(guān)于XX事項(xiàng)的請示報告”→修正：需批復(fù)用“請示”，僅匯報用“報告”；函與請示混用：向平級單位請求批準(zhǔn)用“函”，向上級用“請示”→修正：“《關(guān)于商請協(xié)助開展調(diào)研的函》”（平級），“《關(guān)于申請調(diào)研經(jīng)費(fèi)的請示》”（上級）。五、應(yīng)用實(shí)踐建議（一）起草前：明確“三要素”目的：公文要解決什么問題（如通知是部署工作，請示是請求批準(zhǔn)）；對象：主送機(jī)關(guān)的層級、職責(zé)（如向市政府請示需考慮政策依據(jù)）；文種：根據(jù)目的、對象選擇（如表彰先進(jìn)用“決定”，批評錯誤用“通報”）。（二）起草中：遵循“四原則”格式合規(guī)：對照手冊檢查版頭、主體、版記要素；語言規(guī)范：通讀全文，替換口語、模糊表述；結(jié)構(gòu)清晰：用序號分層，確保段落間邏輯連貫；邏輯嚴(yán)密：請示說明理由，通知明確要求，報告數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（三）審核時：做好“三檢查”格式檢查：發(fā)文字號、成文日期、印章等是否規(guī)范；內(nèi)容檢查：