通用合同管理流程及風(fēng)險控制模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、全流程操作步驟詳解（一）合同立項(xiàng)與準(zhǔn)備階段操作目標(biāo)：明確合同需求，評估合作可行性，基礎(chǔ)信息收集到位。需求發(fā)起與確認(rèn)業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)提出合同需求（如采購部門提出原材料采購需求、銷售部門提出客戶合作需求），填寫《合同立項(xiàng)申請表》（見模板表格1），明確合同目的、核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等）、預(yù)算金額及時間節(jié)點(diǎn)。部門負(fù)責(zé)人對需求合理性進(jìn)行審核，保證符合企業(yè)戰(zhàn)略與年度計劃。合作方背景調(diào)研對合同相對方（供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等）進(jìn)行主體資格審查，收集以下信息：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證（如需）、資質(zhì)證書（如行業(yè)準(zhǔn)入許可）；信用報告（通過第三方征信平臺或公開渠道查詢，關(guān)注涉訴、失信記錄）；過往合作業(yè)績（如有）、財務(wù)狀況（資產(chǎn)負(fù)債率、營收等，可通過對方財報或行業(yè)信息知曉）。調(diào)研結(jié)果由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，高風(fēng)險合作方（如首次合作、大額合同）需上報法務(wù)或風(fēng)控部門復(fù)核。資料準(zhǔn)備與分工業(yè)務(wù)部門整理需求文檔、技術(shù)參數(shù)、報價單、合作方資質(zhì)材料等；法務(wù)部門準(zhǔn)備合同模板（如無模板，可參考行業(yè)通用范本或起草基礎(chǔ)框架）；明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（如采購經(jīng)理、銷售總監(jiān)），負(fù)責(zé)全程協(xié)調(diào)推進(jìn)。（二）談判與條款確認(rèn)階段操作目標(biāo)：就合同核心條款達(dá)成一致，明確雙方權(quán)利義務(wù)，為起草奠定基礎(chǔ)。談判前準(zhǔn)備項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織談判團(tuán)隊(duì)（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等參與），明確談判底線（如價格區(qū)間、交付期限、違約責(zé)任上限）、優(yōu)先級條款（如不可抗力約定、知識產(chǎn)權(quán)歸屬）。準(zhǔn)備談判方案，包括備選條款、爭議解決預(yù)案（如協(xié)商不成時的調(diào)解/訴訟路徑）。談判過程記錄談判時逐條確認(rèn)條款，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的物/服務(wù)質(zhì)量、價格與支付方式、履行期限、違約責(zé)任、保密條款、爭議解決方式等核心內(nèi)容；使用《談判記錄表》實(shí)時記錄雙方分歧、共識及待解決問題，由雙方談判代表簽字確認(rèn)（如供應(yīng)商代表、我方法務(wù)專員）。條款達(dá)成一致談判結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理《條款確認(rèn)清單》，明確已達(dá)成一致的條款、待補(bǔ)充條款（如技術(shù)附件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）及后續(xù)修改責(zé)任方，經(jīng)雙方確認(rèn)后作為合同起草依據(jù)。（三）合同起草階段操作目標(biāo)：依據(jù)確認(rèn)條款，規(guī)范起草合同文本，保證內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確。文本結(jié)構(gòu)與內(nèi)容規(guī)范合同文本需包含以下核心部分：首部：合同編號（規(guī)則：企業(yè)簡稱-年份-合同類型-序號，如“集團(tuán)-2024-采-001”）、簽約主體全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、簽約地址、日期；鑒于條款（背景說明）、標(biāo)的物/服務(wù)描述（詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、價格與支付方式（單價、總價、支付條件、賬戶信息）、履行期限與地點(diǎn)（交付時間、驗(yàn)收流程、服務(wù)期限）、雙方權(quán)利義務(wù)（明確違約情形及責(zé)任）、保密條款（保密范圍、期限）、違約責(zé)任（賠償范圍、違約金計算方式）、不可抗力（定義、處理流程）、爭議解決（明確管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)）、法律適用（一般約定中國法律）；尾部：簽字頁（雙方蓋章、法定代表人/授權(quán)代表簽字、日期）、附件清單（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、報價單等）。起草人職責(zé)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)內(nèi)容準(zhǔn)確性（如數(shù)量、價格、技術(shù)參數(shù)）；法務(wù)部門負(fù)責(zé)合規(guī)性審查（如條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律漏洞）；財務(wù)部門負(fù)責(zé)支付條款合理性（如資金安全、稅務(wù)處理）。（四）合同審核階段操作目標(biāo)：多維度審核合同，識別并規(guī)避法律、財務(wù)、業(yè)務(wù)風(fēng)險。審核主體與職責(zé)審核環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人審核重點(diǎn)起草部門初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需求匹配度、條款完整性、業(yè)務(wù)可行性（如產(chǎn)能是否能滿足交付要求）法務(wù)/風(fēng)控審核法務(wù)/風(fēng)控專員合法合規(guī)性（條款是否違反《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任合理性、爭議解決約定有效性財務(wù)審核財務(wù)部門負(fù)責(zé)人價格合理性、支付條款資金安全（如預(yù)付款比例）、發(fā)票類型、稅務(wù)影響管理層終審分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理戰(zhàn)略符合度、重大風(fēng)險（如超預(yù)算合同、核心資源合作）、審批權(quán)限（如是否需董事會審議）審核流程與反饋審核人需在收到合同后1-3個工作日內(nèi)完成審核，通過《合同審核記錄表》（見模板表格2）出具書面意見，明確“通過”“不通過”或“修改后通過”；起草部門根據(jù)審核意見修改合同，重大分歧（如價格調(diào)整、違約責(zé)任變更）需重新談判并記錄；所有審核環(huán)節(jié)完成后，形成《合同審核意見匯總表》，由各審核方簽字確認(rèn)，作為合同簽署依據(jù)。（五）合同簽署階段操作目標(biāo)：規(guī)范簽署流程，保證合同法律效力，避免簽署爭議。簽署主體確認(rèn)簽署人需為法定代表人或授權(quán)代表（需提供《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限），加蓋企業(yè)公章或合同專用章（公章需備案，合同專用章需在公安機(jī)關(guān)留底）。簽署形式與用印管理紙質(zhì)合同：一式兩份（或按需增加份數(shù)，如需備案），雙方各執(zhí)一份；簽署時保持頁面整潔，無涂改（如有修改需雙方蓋章或按手印確認(rèn)）；電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)、電子簽名有效，合同文件加密存儲；用印前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人核對合同文本與審核版本一致性，填寫《用印申請單》，經(jīng)行政部與分管領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章。合同分發(fā)與備案簽署后3個工作日內(nèi)，行政部將合同原件分發(fā)至業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、法務(wù)部（各部門留存1份原件或復(fù)印件），并在《合同臺賬》（見模板表格3）中登記備案；需備案的合同（如建設(shè)工程合同），由法務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理備案手續(xù)。（六）合同履行階段操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時處理異常，保證實(shí)現(xiàn)合同目的。履行計劃與跟蹤項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定《合同履行計劃表》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)），責(zé)任到人（如物流專員負(fù)責(zé)貨物跟蹤、質(zhì)量工程師負(fù)責(zé)驗(yàn)收）；業(yè)務(wù)部門按節(jié)點(diǎn)跟蹤履行情況，使用《合同履行跟蹤表》（見模板表格4）記錄實(shí)際進(jìn)度、異常情況（如延遲交付、質(zhì)量不符）及處理措施。驗(yàn)收與付款標(biāo)的物/服務(wù)交付后，業(yè)務(wù)部門組織驗(yàn)收（如技術(shù)部門參與驗(yàn)收、財務(wù)部門核對數(shù)量與金額），出具《驗(yàn)收合格證明》（需雙方簽字確認(rèn)）；財務(wù)部門依據(jù)驗(yàn)收證明、合同約定的支付條款（如“驗(yàn)收后30日內(nèi)支付90%尾款”）辦理付款，保留付款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、發(fā)票）。異常處理履行中出現(xiàn)爭議（如對方違約），項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需第一時間收集證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收報告、照片），上報法務(wù)部門制定應(yīng)對方案（如發(fā)函催告、協(xié)商解除、提起訴訟）；因不可抗力導(dǎo)致無法履行合同的，需及時通知對方并提供證明（如部門出具的災(zāi)情證明），協(xié)商延期或解除合同。（七）合同變更與終止階段操作目標(biāo)：規(guī)范變更與終止流程，明確后續(xù)責(zé)任，降低損失風(fēng)險。合同變更變更情形：因市場變化、需求調(diào)整等原因需修改合同條款（如數(shù)量增減、價格調(diào)整、履行期限延長）；變更流程：雙方協(xié)商一致→簽訂《合同變更協(xié)議》（明確變更內(nèi)容、生效時間、影響條款）→履行原審核流程（重大變更需重新審核）→更新合同臺賬與履行計劃；注意：變更協(xié)議需作為原合同附件，與原合同具有同等法律效力。合同終止終止情形：履行完畢、協(xié)商一致解除、法定解除（如對方嚴(yán)重違約）、不可抗力導(dǎo)致無法履行；終止流程：提出終止方書面通知對方→協(xié)商終止方案（如已履行部分的結(jié)算、違約賠償）→簽訂《合同終止協(xié)議》→清理未了結(jié)事項(xiàng)（如退貨、退款）→歸檔合同資料。（八）合同歸檔階段操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同集中管理，便于后續(xù)查閱與審計。資料整理合同歸檔資料包括：合同文本（含附件）、立項(xiàng)申請表、談判記錄、審核記錄、簽署文件、履行憑證（驗(yàn)收單、付款記錄）、變更/終止協(xié)議、溝通函件等；資料需按“合同編號”分類整理，紙質(zhì)資料裝訂成冊，電子資料備份至企業(yè)服務(wù)器（加密存儲）。歸檔與借閱合同履行完畢或終止后1個月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將資料移交至檔案管理部門，填寫《合同歸檔清單》；借閱合同需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與檔案管理部門審批，登記《合同借閱登記表》（借閱人、借閱事由、借閱期限），重要合同（如涉密、大額）原則上不得借出原件。三、核心管理工具表格表格1：合同立項(xiàng)申請表合同編號合同名稱合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）需求部門項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立項(xiàng)背景核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）預(yù)算金額大寫：小寫：資金來源計劃簽約時間計劃履行期限附件清單（如需求說明書、報價單）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：法務(wù)/風(fēng)核意見簽字：日期：管理層審批簽字：日期：表格2：合同審核記錄表合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見（重點(diǎn)描述問題條款及修改建議，如“第5條付款約定未明確違約責(zé)任，建議增加逾期付款按日萬分之三支付違約金的條款”）修改情況（起草部門填寫修改內(nèi)容，如“已按意見增加第5條違約金約定”）審核結(jié)論□通過□不通過□修改后通過備注表格3：合同臺賬合同編號合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同金額簽約日期履行期限合同狀態(tài)（履行中/已完成/終止）負(fù)責(zé)人歸檔日期表格4：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段（交付/驗(yàn)收/付款）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計劃日期實(shí)際日期負(fù)責(zé)人履行情況描述異常情況及處理四、風(fēng)險控制要點(diǎn)與常見誤區(qū)（一）核心風(fēng)險控制要點(diǎn)主體資格審查：簽約前核查對方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書，避免與無民事行為能力企業(yè)或超范圍經(jīng)營企業(yè)簽約；自然人簽約需核實(shí)證件號碼信息。條款合規(guī)性：避免“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸本企業(yè)所有”），違約責(zé)任需合理（違約金不超過實(shí)際損失的30%），爭議解決優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)。權(quán)利義務(wù)明確：避免模糊表述（如“盡快交付”“質(zhì)量合格”），需量化指標(biāo)（如“交付時間：2024年12月31日前”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/T19001-2016”）。證據(jù)留存：全程保留書面溝通記錄（郵件、函件）、履行憑證（驗(yàn)收單、物流單），避免口頭約定導(dǎo)致舉證困難。法律咨詢：重大合同（如金額超1000萬元、涉外合同）需聘請外部律師參與起草與審核，保證法律風(fēng)險可控。（二）常見誤區(qū)規(guī)避忽視“小合同”風(fēng)險：認(rèn)為金額小的合同無需審核，但“小合同”可能隱藏大風(fēng)險（如服務(wù)合同中的保密條款、勞動合同中的競業(yè)限制），需統(tǒng)一納入管理流程。過度依賴模板：不同合作方、不同業(yè)務(wù)場景下，合同條款需個性化