采購(gòu)訂單審批及跟進(jìn)流程模板一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)背景二、全流程操作步驟詳解1.采購(gòu)需求發(fā)起與初審操作主體：需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部）操作內(nèi)容：（1）需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、辦公消耗）填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明物料/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、預(yù)算金額、需求日期、用途說(shuō)明，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或報(bào)價(jià)單（如需）。（2）部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的合理性（必要性、數(shù)量準(zhǔn)確性）及預(yù)算匹配性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部門(mén)。輸出物：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字版）2.采購(gòu)訂單創(chuàng)建與供應(yīng)商確認(rèn)操作主體：采購(gòu)部門(mén)操作內(nèi)容：（1）采購(gòu)部門(mén)接收《采購(gòu)申請(qǐng)單》后，核對(duì)需求信息，通過(guò)供應(yīng)商庫(kù)篩選合格供應(yīng)商（優(yōu)先選擇長(zhǎng)期合作供應(yīng)商或通過(guò)招標(biāo)確定的供應(yīng)商），獲取至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)（單次采購(gòu)金額超5萬(wàn)元需執(zhí)行比價(jià)流程）。（2）綜合評(píng)估價(jià)格、交期、質(zhì)量、服務(wù)等因素，確定最終供應(yīng)商，創(chuàng)建《采購(gòu)訂單》，明確訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)明細(xì)（名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額）、交貨地點(diǎn)、交貨日期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送至供應(yīng)商確認(rèn)。輸出物：《采購(gòu)訂單》（采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字版）、供應(yīng)商回執(zhí)（確認(rèn)訂單內(nèi)容無(wú)誤）3.多層級(jí)審批流程操作主體：采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)金額分級(jí)）操作內(nèi)容：（1）分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)（示例）：金額≤1萬(wàn)元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核；1萬(wàn)元＜金額≤5萬(wàn)元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核→分管副總審批；金額＞5萬(wàn)元：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算審核→分管副總審批→總經(jīng)理審批。（2）各審批節(jié)點(diǎn)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)檢查：訂單信息與申請(qǐng)一致性、預(yù)算是否超支、供應(yīng)商資質(zhì)是否有效（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)）、合同條款是否符合公司規(guī)定。（3）審批通過(guò)后，訂單生效；審批駁回時(shí)，注明原因并退回采購(gòu)部門(mén)修改，修改后重新提交審批。輸出物：審批完成的《采購(gòu)訂單》（各審批人簽字版）、審批意見(jiàn)記錄表4.訂單下達(dá)與供應(yīng)商履約跟進(jìn)操作主體：采購(gòu)部門(mén)操作內(nèi)容：（1）審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)向供應(yīng)商發(fā)送正式《采購(gòu)訂單》（加蓋公章），并同步告知需求部門(mén)預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。（2）建立《采購(gòu)訂單跟進(jìn)表》，實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度：供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨情況：每周與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度、預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間；物料運(yùn)輸狀態(tài)：確認(rèn)物流信息、預(yù)計(jì)到貨日期，提前1天通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)準(zhǔn)備收貨；異常處理：若供應(yīng)商可能延遲交貨、數(shù)量/質(zhì)量不符，需第一時(shí)間啟動(dòng)溝通機(jī)制，要求供應(yīng)商提供解決方案（如延期補(bǔ)償、補(bǔ)貨），并上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。輸出物：《采購(gòu)訂單》（蓋章生效版）、《采購(gòu)訂單跟進(jìn)表》5.到貨驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)操作內(nèi)容（1）物料到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)核對(duì)送貨單與訂單信息（供應(yīng)商名稱(chēng)、物料名稱(chēng)、數(shù)量、批次號(hào)），確認(rèn)無(wú)誤后通知需求部門(mén)驗(yàn)收。（2）需求部門(mén)根據(jù)訂單規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收（如數(shù)量清點(diǎn)、外觀檢查、功能測(cè)試），填寫(xiě)《到貨驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格項(xiàng)描述。（3）驗(yàn)收合格后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存臺(tái)賬；驗(yàn)收不合格時(shí)，需求部門(mén)需在24小時(shí)內(nèi)反饋至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系供應(yīng)商辦理退換貨或索賠，并記錄異常原因。輸出物：《到貨驗(yàn)收單》（需求部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)簽字版）、入庫(kù)單6.付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)結(jié)算操作主體：采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)操作內(nèi)容：（1）驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)收集《采購(gòu)訂單》《到貨驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》（發(fā)票信息需與訂單、驗(yàn)收單一致），填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、供應(yīng)商信息、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)審核單據(jù)完整性（三單匹配：訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）、發(fā)票合規(guī)性（稅率、抬頭、稅號(hào)無(wú)誤），確認(rèn)無(wú)誤后安排付款，并同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。輸出物：《付款申請(qǐng)單》（采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)簽字版）、付款憑證7.歸檔與復(fù)盤(pán)操作主體：采購(gòu)部門(mén)、檔案管理部門(mén)操作內(nèi)容：（1）采購(gòu)部門(mén)將采購(gòu)全流程單據(jù)（《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)訂單》《審批意見(jiàn)表》《到貨驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)單》等）整理成冊(cè)，按訂單號(hào)分類(lèi)存檔，保存期限不少于3年。（2）每季度對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析平均審批時(shí)長(zhǎng)、供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨率、驗(yàn)收合格率等指標(biāo)，針對(duì)高頻問(wèn)題（如延遲交貨、驗(yàn)收不符）提出改進(jìn)措施，優(yōu)化采購(gòu)流程。輸出物：采購(gòu)訂單檔案、季度采購(gòu)執(zhí)行分析報(bào)告三、配套模板工具表1：采購(gòu)訂單審批表訂單基本信息訂單號(hào)PO-2024-X申請(qǐng)部門(mén)*生產(chǎn)部申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期2024–供應(yīng)商名稱(chēng)科技有限公司供應(yīng)商聯(lián)系方式（僅填寫(xiě)公司電話(huà)，不填個(gè)人電話(huà)）X-X物料/服務(wù)明細(xì)序號(hào)1預(yù)算金額50000元審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人：_________日期：_______采購(gòu)負(fù)責(zé)人：_________日期：_______財(cái)務(wù)審核：_________日期：_______分管副總：_________日期：_______總經(jīng)理：_________日期：_______備注如需緊急采購(gòu)，請(qǐng)注明原因并提前電話(huà)告知采購(gòu)總監(jiān)表2：采購(gòu)訂單跟進(jìn)表訂單號(hào)PO-2024-X供應(yīng)商名稱(chēng)科技有限公司下單日期2024–物料名稱(chēng)原材料A規(guī)格型號(hào)XYZ-001需求數(shù)量10噸預(yù)計(jì)交貨2024–實(shí)際交貨待確認(rèn)交貨地點(diǎn)公司1號(hào)倉(cāng)庫(kù)跟進(jìn)記錄日期跟進(jìn)人內(nèi)容供應(yīng)商反饋異常處理2024–*（采購(gòu)員）確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度已投產(chǎn)，預(yù)計(jì)日發(fā)貨無(wú)2024–*（采購(gòu)員）物流跟蹤已發(fā)貨，運(yùn)單號(hào)X預(yù)計(jì)日到貨狀態(tài)□生產(chǎn)中□已發(fā)貨□已到貨□驗(yàn)收合格□異常四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示審批權(quán)限與金額匹配：嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)，禁止越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程，保證大額采購(gòu)（超5萬(wàn)元）經(jīng)總經(jīng)理最終審批，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。預(yù)算前置審核：采購(gòu)申請(qǐng)需明確預(yù)算來(lái)源，財(cái)務(wù)部門(mén)在審批階段需核對(duì)預(yù)算余額，杜絕無(wú)預(yù)算采購(gòu)或超預(yù)算采購(gòu)。供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核：首次合作供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證），長(zhǎng)期合作供應(yīng)商每半年復(fù)核一次資質(zhì)有效性，避免與無(wú)資質(zhì)供應(yīng)商合作。信息一致性檢查：保證《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)訂單》《到貨驗(yàn)收單》《發(fā)票》中的物料名稱(chēng)、數(shù)量、金額、供應(yīng)商信息完全一致，防止“單貨不符”“單票不符”等問(wèn)題。跟進(jìn)時(shí)效性：采購(gòu)員需每周至少跟進(jìn)1次訂單進(jìn)度，對(duì)延遲交貨風(fēng)險(xiǎn)提前3