XX鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）衛(wèi)生院醫(yī)務(wù)人員人事檔案規(guī)范化管理實施細(xì)則一、檔案分類與內(nèi)容界定醫(yī)務(wù)人員人事檔案實行集中統(tǒng)一管理，按內(nèi)容性質(zhì)劃分為七大類，具體包含材料如下：（一）基本信息類：入職登記表、事業(yè)單位公開招聘審批表、調(diào)動介紹信、解除/終止勞動關(guān)系證明；身份證、戶口簿復(fù)印件；學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)信網(wǎng)學(xué)歷驗證報告；專業(yè)技術(shù)資格（職稱）證書、執(zhí)業(yè)資格證書及注冊信息；婚姻狀況、配偶及子女信息等個人情況說明材料。（二）崗位履職類：崗位聘用合同、崗位變動審批表；科室輪轉(zhuǎn)記錄、崗位職責(zé)履行情況說明；處方權(quán)、手術(shù)權(quán)限等執(zhí)業(yè)權(quán)限審批材料；援外、支農(nóng)、進(jìn)修等特殊崗位履職協(xié)議及考核結(jié)果。（三）考核評價類：年度考核登記表、聘期考核表；醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核記錄、患者滿意度測評結(jié)果；臨床技能考核、三基三嚴(yán)考核成績單；科室內(nèi)部月度/季度考核匯總表。（四）教育培訓(xùn)類：繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分登記證書；院內(nèi)培訓(xùn)、外送進(jìn)修學(xué)習(xí)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)小結(jié)；學(xué)歷提升教育的錄取通知書、在讀證明、畢業(yè)（學(xué)位）證書；參加學(xué)術(shù)會議的邀請函、會議紀(jì)要及交流材料。（五）獎懲任免類：記功、嘉獎、先進(jìn)表彰等獎勵文件及審批表；警告、記過、降低崗位等級等處分決定及申訴處理材料；職務(wù)（職稱）晉升、降職、免職的任職通知及民主推薦、考察材料；后備干部培養(yǎng)方案及培養(yǎng)考核記錄。（六）工資社保類：工資審批表、調(diào)資晉級審批材料；社會保險（養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育）參保登記表、繳費基數(shù)申報材料；住房公積金繳存基數(shù)調(diào)整表；績效工資分配方案及個人發(fā)放明細(xì)。（七）其他材料類：入黨（團(tuán)）志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等政治面貌材料；健康體檢報告、職業(yè)病診斷證明；人事爭議仲裁裁決書、法院判決書；與個人權(quán)益相關(guān)的其他有效證明材料。二、檔案收集與歸檔要求（一）材料形成部門（科室）為檔案收集第一責(zé)任主體，需在材料產(chǎn)生后15個工作日內(nèi)整理完畢，填寫《人事檔案材料移交清單》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后移交院辦公室檔案管理員。逾期未移交的，每延遲1日扣減科室當(dāng)月績效考核分0.5分，影響檔案完整性的追究責(zé)任人責(zé)任。（二）院辦公室須對移交材料進(jìn)行完整性、規(guī)范性審核：1.完整性審核：核對材料名稱、份數(shù)、頁數(shù)是否與移交清單一致，缺頁、漏項材料退回補充；2.規(guī)范性審核：核查材料是否為原件（復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋出具單位公章）、簽署是否完整（需簽字處不得代簽、漏簽）、日期是否清晰（無模糊或涂改）。（三）審核通過的材料于接收后5個工作日內(nèi)完成分類編號，錄入電子檔案管理系統(tǒng)；審核不通過的，當(dāng)場反饋并要求3個工作日內(nèi)補正，補正后重新履行移交程序。（四）特殊材料歸檔要求：1.學(xué)歷學(xué)位證書、職稱資格證書等重要證件原件原則上不歸檔，以復(fù)印件（加蓋醫(yī)院公章）入檔，原件由本人妥善保管并接受核查；2.獎懲材料需附相關(guān)文件依據(jù)（如表彰決定、處分文件）及公示證明；3.考核材料需經(jīng)被考核人簽字確認(rèn)（拒簽的需注明原因并由2名以上見證人簽字）。三、檔案整理與保管規(guī)范（一）檔案整理采用“年度類別保管期限”三級分類法，按“卷內(nèi)目錄材料排序編號裝訂封皮填寫”流程操作：1.卷內(nèi)目錄需列明材料名稱、形成日期、頁數(shù)，與材料實際內(nèi)容一一對應(yīng)；2.材料按形成時間先后排序，跨年度材料歸入最后形成年度；3.采用無酸紙封套、棉線裝訂，避免使用金屬裝訂物，單份材料超過20頁的需加裝分隔頁；4.檔案封皮標(biāo)注姓名、檔案號、起始日期、保管期限（永久或定期），檔案號統(tǒng)一為“XX衛(wèi)人字〔年份〕+4位順序號”（例：XX衛(wèi)人字〔2024〕0012）。（二）檔案保管實行專柜存放，檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施，溫度控制在1424℃，相對濕度4560%；電子檔案采用“本地硬盤+云端”雙備份，每季度進(jìn)行一次數(shù)據(jù)校驗，確保可讀可用。（三）檔案保管期限分為永久和定期兩類：1.永久保管材料：入職登記表、崗位聘用合同、考核評價類（年度/聘期考核）、獎懲任免類（記功及以上獎勵、降低崗位等級及以上處分）、工資社保類（工資審批表）、政治面貌材料；2.定期保管材料：繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育學(xué)分登記（10年）、院內(nèi)培訓(xùn)記錄（5年）、月度考核表（3年）、一般性表彰（5年），到期后按規(guī)定程序鑒定銷毀。四、檔案查閱與利用管理（一）查閱權(quán)限：1.院領(lǐng)導(dǎo)、人事主管可查閱分管范圍內(nèi)人員檔案；2.科室負(fù)責(zé)人因工作需要查閱本部門人員檔案，需經(jīng)分管院長審批；3.外單位查閱須持單位介紹信、經(jīng)辦人有效身份證件，經(jīng)院長審批后方可查閱；4.本人不得查閱或借閱個人檔案，確需了解檔案內(nèi)容的，可申請摘抄經(jīng)審核的相關(guān)材料。（二）查閱流程：1.填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍；2.經(jīng)審批后，在指定檔案室查閱，禁止帶離檔案庫房；3.查閱時不得折疊、涂改、標(biāo)記檔案材料，禁止拍照、掃描（特殊情況需復(fù)制的，經(jīng)院長批準(zhǔn)后由檔案管理員操作，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制專用章”并登記備案）；4.查閱完畢當(dāng)場歸還檔案，檔案管理員核對材料完整性后填寫《查閱登記薄》。（三）檔案外借僅限特殊情況（如職稱評審、司法調(diào)查），借期不超過7個工作日，需填寫《檔案借閱審批表》，經(jīng)院長批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，歸還時需由檔案管理員逐頁核查，確認(rèn)無缺失、損毀。五、信息化建設(shè)與安全保障（一）建立人事檔案電子管理系統(tǒng)，配置專用服務(wù)器，與醫(yī)院HIS系統(tǒng)、績效考核系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)檔案信息動態(tài)更新。電子檔案掃描分辨率不低于300dpi，格式為PDF（可編輯文本需轉(zhuǎn)換為OCR識別版），元數(shù)據(jù)包含姓名、檔案號、材料類別、形成日期、掃描人等信息。（二）設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限：檔案管理員擁有錄入、修改、查詢權(quán)限；院領(lǐng)導(dǎo)、人事主管擁有查詢權(quán)限；其他人員無系統(tǒng)訪問權(quán)限。登錄需采用“賬號+密碼+短信驗證碼”三重認(rèn)證，密碼每3個月更換一次。（三）每月進(jìn)行一次電子檔案與紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)比對，確?！半p套制”管理一致；每半年開展一次系統(tǒng)安全檢測，防范病毒攻擊、數(shù)據(jù)泄露，檢測報告存檔備查。六、責(zé)任分工與監(jiān)督考核（一）院辦公室主任為檔案管理第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；檔案管理員（需持有《檔案管理崗位資格證書》）具體承擔(dān)收集、整理、保管、利用工作，每年參加不少于40學(xué)時的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各科室負(fù)責(zé)人對本科室產(chǎn)生的檔案材料真實性、完整性負(fù)責(zé)，因材料缺失、虛假導(dǎo)致檔案失真的，取消科室當(dāng)年評優(yōu)資格，情節(jié)嚴(yán)重的追究黨紀(jì)政紀(jì)責(zé)任。（三）醫(yī)院每年12月組織檔案管理專項檢查，重點核查材料歸檔率（要求100%