PAGE研發(fā)部生產(chǎn)文件管理制度一、總則（一）目的為加強研發(fā)部生產(chǎn)文件的管理，確保文件的準確性、完整性和可追溯性，規(guī)范研發(fā)生產(chǎn)活動，提高工作效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研發(fā)部所有與生產(chǎn)相關(guān)文件的管理，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗標準等。（三）職責分工1.研發(fā)部經(jīng)理負責全面領(lǐng)導和監(jiān)督研發(fā)部生產(chǎn)文件的管理工作，確保制度的有效執(zhí)行；審批重要文件的制定、修訂和廢止。2.文件管理員負責文件的分類、編號、歸檔、保管、借閱、發(fā)放和回收等日常管理工作；協(xié)助各崗位人員進行文件的查詢和使用；定期對文件進行盤點和整理，確保文件的完整性和準確性。3.各崗位研發(fā)人員負責本崗位相關(guān)生產(chǎn)文件的起草、審核、修訂和執(zhí)行；按照文件要求進行研發(fā)生產(chǎn)操作，及時反饋文件執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.產(chǎn)品設(shè)計文件包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)要求、設(shè)計計算書等，用于指導產(chǎn)品的研發(fā)設(shè)計過程。2.工藝文件涵蓋工藝流程、工藝卡片、工藝規(guī)范等，規(guī)定了產(chǎn)品的制造方法和步驟。3.操作規(guī)程針對研發(fā)生產(chǎn)設(shè)備、儀器等制定的操作方法和注意事項，確保設(shè)備的正確使用和維護。4.檢驗標準明確產(chǎn)品的檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次和合格判定標準，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。5.其他文件如項目計劃、報告、會議紀要等與研發(fā)生產(chǎn)相關(guān)的文件。（二）文件編號1.編號原則文件編號應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和可擴展性，便于文件的識別、查詢和管理。2.編號格式采用“部門代碼年份流水號”的格式。例如：RD2023001，表示研發(fā)部2023年的第1號文件。部門代碼：研發(fā)部代碼為“RD”。年份：文件編制年份，取公元紀年的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。流水號：按照文件編制的先后順序依次編號，從001開始遞增。三、文件的起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)根據(jù)研發(fā)生產(chǎn)實際需求，內(nèi)容準確、完整、清晰，語言規(guī)范、簡潔易懂。2.引用的法律法規(guī)、行業(yè)標準等應(yīng)確保時效性和準確性，并注明出處。3.涉及多個部門或崗位的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的可操作性。（二）審核流程1.起草完成的文件由起草人提交至本部門負責人進行初審。初審主要審核文件內(nèi)容是否符合研發(fā)生產(chǎn)實際情況，格式是否規(guī)范，與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致等。2.經(jīng)初審通過的文件，由部門負責人提交至研發(fā)部經(jīng)理進行終審。終審重點審核文件的必要性、合理性、合規(guī)性以及對產(chǎn)品質(zhì)量和研發(fā)進度的影響等。3.對于重要文件，如涉及重大技術(shù)變更、產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)鍵控制點等，應(yīng)組織相關(guān)專家或跨部門團隊進行會審，確保文件的科學性和可靠性。四、文件的批準與發(fā)布（一）批準經(jīng)審核通過的文件，由研發(fā)部經(jīng)理簽署批準意見。批準后的文件方可生效執(zhí)行。（二）發(fā)布1.文件管理員根據(jù)批準意見，對文件進行編號、排版、印刷等處理，確保文件格式統(tǒng)一、清晰美觀。2.文件發(fā)布方式包括紙質(zhì)版和電子版兩種。紙質(zhì)版文件應(yīng)加蓋“受控文件”章，并發(fā)放至相關(guān)部門和崗位；電子版文件應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.文件發(fā)布后，文件管理員應(yīng)及時更新文件發(fā)放清單，記錄文件的發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息，確保文件發(fā)放的準確性和可追溯性。五、文件的修訂與廢止（一）修訂1.當文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標準發(fā)生變化，或研發(fā)生產(chǎn)工藝、設(shè)備、原材料等發(fā)生變更，導致文件內(nèi)容需要更新時，應(yīng)及時對文件進行修訂。2.文件修訂由相關(guān)崗位人員提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。3.修訂申請經(jīng)部門負責人審核后，提交至研發(fā)部經(jīng)理審批。審批通過后，由起草人按照文件起草與審核流程進行修訂。4.文件修訂完成后，應(yīng)按照文件發(fā)布流程進行重新發(fā)布，并注明修訂版本號和修訂日期。同時，文件管理員應(yīng)更新相關(guān)文件記錄，確保文件的一致性和有效性。（二）廢止1.當文件不再適用或已被新的文件替代時，應(yīng)及時予以廢止。2.文件廢止由相關(guān)部門或崗位提出申請，填寫《文件廢止申請表》。申請應(yīng)說明廢止的原因和依據(jù)。3.申請經(jīng)部門負責人審核、研發(fā)部經(jīng)理審批后，文件管理員對廢止文件進行標識和隔離，防止誤使用。同時，應(yīng)在文件管理系統(tǒng)中刪除相關(guān)文件記錄，并將廢止文件的紙質(zhì)版和電子版進行妥善保管，以備查閱。六、文件的保管與存儲（一）保管要求1.文件管理員應(yīng)設(shè)立專門的文件保管區(qū)域，確保文件存放環(huán)境安全、干燥、通風，防止文件受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。2.對紙質(zhì)文件應(yīng)進行分類存放，建立文件柜和文件夾索引，便于查找和管理。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)文件進行盤點和整理，確保文件的完整性和有序性。3.對電子版文件應(yīng)按照文件分類和編號進行存儲，建立電子文檔目錄結(jié)構(gòu)，確保文件存儲路徑清晰、易于訪問。同時，應(yīng)定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲期限1.產(chǎn)品設(shè)計文件、工藝文件等與產(chǎn)品生產(chǎn)直接相關(guān)的重要文件，應(yīng)長期保存。2.操作規(guī)程、檢驗標準等文件的存儲期限應(yīng)根據(jù)其時效性和使用頻率確定，一般不少于3年。3.項目計劃、報告、會議紀要等臨時性文件，應(yīng)在項目結(jié)束后保存12年，以備查閱。七、文件的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負責人審批后，交文件管理員辦理借閱手續(xù)。文件管理員應(yīng)在借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，并將文件提供給借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借、涂改或損壞文件。如需復印文件，應(yīng)提前向文件管理員提出申請，經(jīng)批準后方可復印。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還所借閱的文件。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)；如逾期未還，文件管理員應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）使用1.各崗位人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和流程進行研發(fā)生產(chǎn)操作，確保文件的有效執(zhí)行。2.在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在疑問或錯誤，應(yīng)及時向文件管理員或文件起草人反饋，以便及時進行修訂和完善。3.涉及保密內(nèi)容的文件，使用人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。八、文件的銷毀（一）銷毀條件1.文件已超過存儲期限，且確認不再需要保存的。2.文件因法律法規(guī)、行業(yè)標準變更或研發(fā)生產(chǎn)工藝調(diào)整等原因，已被新的文件完全替代，且原文件已無使用價值的。3.文件因保管不善等原因，造成嚴重損壞或丟失，無法修復或找回的。（二）銷毀流程1.由相關(guān)部門或崗位提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，詳細說明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)部門負責人審核、研發(fā)部經(jīng)理審批后，交文件管理員進行銷毀處理。3.文件管理員應(yīng)選擇合適的