PAGE民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民品生產(chǎn)管理，規(guī)范民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案工作，確保民品生產(chǎn)過(guò)程的可追溯性、安全性和質(zhì)量穩(wěn)定性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有民品生產(chǎn)相關(guān)活動(dòng)，包括原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、成品檢驗(yàn)、銷售及售后服務(wù)等環(huán)節(jié)所涉及的基礎(chǔ)檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映民品生產(chǎn)過(guò)程中的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋民品生產(chǎn)全過(guò)程的各類信息，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保管和使用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索和利用等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和鑒定，確保檔案的安全和有效利用。5.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)民品生產(chǎn)相關(guān)檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、妥善保管和準(zhǔn)確移交。3.在民品生產(chǎn)過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范填寫(xiě)和使用各類檔案表格和記錄，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)和鑒定工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案分為以下幾類：1.產(chǎn)品檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等與產(chǎn)品本身相關(guān)的資料。2.原材料檔案：涵蓋原材料采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、原材料檢驗(yàn)報(bào)告等有關(guān)原材料采購(gòu)和質(zhì)量的文件。3.生產(chǎn)過(guò)程檔案：記錄民品生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、人員操作記錄等。4.質(zhì)量控制檔案：包含質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等質(zhì)量控制方面的資料。5.銷售與售后服務(wù)檔案：涉及銷售合同、客戶信息、售后服務(wù)記錄等與銷售及售后相關(guān)的文件。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.大類代碼：用一位大寫(xiě)字母表示檔案類別，如“P”代表產(chǎn)品檔案，“M”代表原材料檔案，“S”代表生產(chǎn)過(guò)程檔案，“Q”代表質(zhì)量控制檔案，“A”代表銷售與售后服務(wù)檔案。2.流水號(hào)：用六位數(shù)字表示該類檔案在本制度下的順序編號(hào)，從“000001”開(kāi)始依次遞增。例如，產(chǎn)品檔案中的第一份檔案編號(hào)為“P000001”，原材料檔案中的第10份檔案編號(hào)為“M000010”。四、檔案建立與收集（一）產(chǎn)品檔案建立1.在產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理和歸檔產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件等資料，并按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.工藝部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求，制定工藝規(guī)程，并將其納入產(chǎn)品檔案。工藝規(guī)程應(yīng)包括工藝流程、工藝參數(shù)、質(zhì)量控制點(diǎn)等內(nèi)容。3.質(zhì)量部門(mén)制定產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確產(chǎn)品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)和檢驗(yàn)方法，作為產(chǎn)品檔案的重要組成部分。（二）原材料檔案建立1.采購(gòu)部門(mén)在簽訂原材料采購(gòu)合同后，應(yīng)及時(shí)收集合同副本，并將供應(yīng)商資質(zhì)證明、原材料樣品檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資料一并整理歸檔。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員在原材料入庫(kù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)原材料入庫(kù)單，記錄原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次、供應(yīng)商等信息，并將入庫(kù)單及相關(guān)質(zhì)量證明文件移交檔案管理部門(mén)。（三）生產(chǎn)過(guò)程檔案建立1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排，組織生產(chǎn)活動(dòng)。在生產(chǎn)過(guò)程中，應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)生產(chǎn)記錄，包括生產(chǎn)日期、產(chǎn)品型號(hào)、產(chǎn)量、設(shè)備運(yùn)行情況、人員操作記錄等。2.設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修記錄，包括設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、維修工單、更換零部件記錄等，作為生產(chǎn)過(guò)程檔案的一部分。3.人員管理部門(mén)應(yīng)建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工的培訓(xùn)情況、技能考核結(jié)果等，與生產(chǎn)過(guò)程中的人員操作記錄相匹配。（四）質(zhì)量控制檔案建立1.質(zhì)量部門(mén)制定質(zhì)量檢驗(yàn)計(jì)劃，明確產(chǎn)品各階段的檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻次等內(nèi)容，并將其作為質(zhì)量控制檔案的重要依據(jù)。2.在產(chǎn)品檢驗(yàn)過(guò)程中，檢驗(yàn)人員應(yīng)填寫(xiě)檢驗(yàn)報(bào)告，記錄檢驗(yàn)結(jié)果、不合格情況及處理措施等信息。對(duì)于不合格品，應(yīng)建立專門(mén)的不合格品處理記錄，包括不合格品標(biāo)識(shí)、隔離、評(píng)審、處置等過(guò)程的詳細(xì)記錄。（五）銷售與售后服務(wù)檔案建立1.銷售部門(mén)在簽訂銷售合同后，應(yīng)及時(shí)將合同副本、客戶信息等資料整理歸檔。客戶信息應(yīng)包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址、購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品型號(hào)及數(shù)量等內(nèi)容。2.售后服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)記錄產(chǎn)品的售后服務(wù)情況，包括客戶反饋、維修記錄、回訪記錄等。對(duì)于客戶投訴，應(yīng)詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容、處理過(guò)程及結(jié)果，并將相關(guān)資料納入銷售與售后服務(wù)檔案。（六）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期收集本部門(mén)的檔案資料，并進(jìn)行初步整理。整理后的檔案資料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，確保資料齊全、完整、清晰。2.檔案資料應(yīng)使用A4紙張打印或書(shū)寫(xiě)，字跡應(yīng)清晰、工整。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.檔案資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。對(duì)于相關(guān)聯(lián)的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)整理，確保檔案之間的邏輯關(guān)系清晰。五、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行進(jìn)一步的整理。整理工作包括對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)去除金屬物，按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，并在每?jī)?cè)檔案首頁(yè)編制檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、頁(yè)數(shù)等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢。（二）檔案歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門(mén)的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案資料上架存放，并在檔案存放位置設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和取用。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管期限民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度分為以下幾類：1.長(zhǎng)期保管檔案：涉及產(chǎn)品核心技術(shù)、關(guān)鍵工藝、重要客戶信息等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.中期保管檔案：一般的產(chǎn)品檔案、生產(chǎn)過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為[X]年。3.短期保管檔案：如臨時(shí)性的生產(chǎn)計(jì)劃、一般性的銷售合同等，保管期限為[X]年。（二）檔案保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。對(duì)于不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，不得吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火措施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)于重要檔案，可采用復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，以防止原件損壞。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或刪除。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案在借閱、使用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)，避免損壞、丟失。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱民品生產(chǎn)基礎(chǔ)檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。3.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門(mén)的印章。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由