行政人事部門制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實(shí)踐及集團(tuán)母公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控需求與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化要求制定。旨在規(guī)范行政人事部門在組織管理、人力資源管理、辦公事務(wù)等領(lǐng)域的專項(xiàng)管理行為，明確管理職責(zé)，防范操作風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，確保企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)符合法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)章制度要求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司日常運(yùn)營中的組織架構(gòu)調(diào)整、人事管理、員工行為規(guī)范、辦公資產(chǎn)管理、會議活動(dòng)組織、印章文秘管理等場景。行政人事部門作為專項(xiàng)管理的牽頭實(shí)施單位，負(fù)責(zé)制度的落實(shí)與監(jiān)督執(zhí)行。第三條本制度中核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指以行政人事管理為核心領(lǐng)域，通過制度體系、流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控等手段實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的過程，包括但不限于組織效能優(yōu)化、人才資源開發(fā)、合規(guī)行為約束等管理活動(dòng)。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在行政人事管理過程中可能出現(xiàn)的違法違規(guī)、操作失誤、責(zé)任不清、效率低下等導(dǎo)致企業(yè)利益受損或聲譽(yù)受損的潛在可能性。（三）“XX合規(guī)”指行政人事管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保管理行為合法、合規(guī)、規(guī)范。第四條行政人事專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：管理范圍覆蓋所有業(yè)務(wù)場景與層級，不留盲區(qū)；（二）責(zé)任到人原則：明確各級管理主體的職責(zé)邊界，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控；（四）持續(xù)改進(jìn)原則：動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理體系，適應(yīng)內(nèi)外部變化需求。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本單位行政人事專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對管理工作的全面有效性承擔(dān)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管行政人事工作的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核等具體工作。第六條設(shè)立行政人事專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，行政人事部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、下屬單位代表等組成。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理工作的頂層設(shè)計(jì)、重大事項(xiàng)決策審批、跨部門協(xié)同及整體成效監(jiān)督，每季度召開例會。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職能包括：（一）審定專項(xiàng)管理制度框架及重大調(diào)整事項(xiàng)；（二）協(xié)調(diào)解決跨部門管理爭議與重大風(fēng)險(xiǎn)問題；（三）組織開展管理成效評估與年度總結(jié)；（四）對違規(guī)行為實(shí)施集體研究問責(zé)。第八條牽頭部門即行政人事部，主要職責(zé)為：（一）牽頭制定、修訂專項(xiàng)管理制度，并組織宣貫培訓(xùn)；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)識別清單，定期開展管理漏洞排查；（三）負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核，對重點(diǎn)環(huán)節(jié)實(shí)施前置監(jiān)督；（四）匯總分析管理數(shù)據(jù)，提出優(yōu)化建議。第九條專責(zé)部門包括財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、信息中心等，主要職責(zé)為：（一）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審批權(quán)限管理、薪酬稅務(wù)合規(guī)監(jiān)督；（二）法務(wù)部負(fù)責(zé)合同簽訂、勞動(dòng)爭議等領(lǐng)域的法律合規(guī)審核；（三）信息中心負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)權(quán)限管理等技術(shù)保障。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位主要職責(zé)為：（一）落實(shí)本領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理要求，開展崗位風(fēng)險(xiǎn)自查；（二）執(zhí)行審批流程，不得擅自突破權(quán)限范圍；（三）及時(shí)上報(bào)異常情況，配合風(fēng)險(xiǎn)處置工作。第十一條基層執(zhí)行崗即一線操作人員，主要責(zé)任包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人操作紅線；（二）主動(dòng)識別并上報(bào)潛在風(fēng)險(xiǎn)隱患；（三）按規(guī)定流程執(zhí)行業(yè)務(wù)操作，不得擅自變通。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條組織管理環(huán)節(jié)：需確保組織架構(gòu)調(diào)整符合公司章程，重大變更需經(jīng)管理層審議。員工崗位編制應(yīng)基于業(yè)務(wù)需求動(dòng)態(tài)調(diào)整，嚴(yán)禁超編或人浮于事。第十三條人事管理環(huán)節(jié)：（一）招聘需嚴(yán)格背景核查，嚴(yán)禁虛假宣傳或違規(guī)招聘；（二）薪酬發(fā)放須核對崗位職級與績效考核結(jié)果；（三）離職管理應(yīng)完整留存手續(xù)，防止勞動(dòng)糾紛。第十四條辦公事務(wù)環(huán)節(jié)：（一）固定資產(chǎn)管理應(yīng)建立全生命周期臺賬，定期盤點(diǎn)；（二）印章使用須嚴(yán)格審批，留存用印登記；（三）會議活動(dòng)須履行報(bào)備程序，控制預(yù)算支出。第十五條會議管理環(huán)節(jié)：（一）重要會議需明確議題、參會人員及決策機(jī)制；（二）會議紀(jì)要須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審閱，存檔備查；（三）大型活動(dòng)需制定應(yīng)急預(yù)案，落實(shí)安全責(zé)任。第十六條數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)：（一）員工信息采集需明確用途，嚴(yán)控?cái)?shù)據(jù)濫用；（二）系統(tǒng)訪問權(quán)限需按最小化原則配置；（三）定期開展數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，提高保密意識。第十七條外部協(xié)作環(huán)節(jié)：（一）第三方服務(wù)引入需進(jìn)行盡職調(diào)查，簽訂保密協(xié)議；（二）勞務(wù)派遣用工須符合勞動(dòng)合同法規(guī)定；（三）關(guān)聯(lián)交易需回避利益沖突，并履行特別審批程序。第十八條禁止性行為：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自變更組織架構(gòu)或人員編制；（二）嚴(yán)禁違規(guī)干預(yù)招聘、調(diào)崗、晉升等人事決策；（三）嚴(yán)禁以任何形式泄露公司敏感信息或商業(yè)秘密；（四）嚴(yán)禁利用職權(quán)謀取不正當(dāng)利益。第十九條重點(diǎn)防控點(diǎn)：（一）勞動(dòng)用工領(lǐng)域的社保繳納合規(guī)性；（二）薪酬福利的公平性與保密性；（三）印章使用的審批與留痕完整性；（四）員工行為規(guī)范的日常監(jiān)督有效性。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：行政人事部每半年開展制度符合性評估，根據(jù)法律法規(guī)變化或業(yè)務(wù)需求調(diào)整內(nèi)容。重大修訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并組織全員重培訓(xùn)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：每月組織跨部門風(fēng)險(xiǎn)排查，采用“風(fēng)險(xiǎn)矩陣”進(jìn)行分級（一般/重大），對重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知，明確整改時(shí)限。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制：將專項(xiàng)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（一）組織架構(gòu)調(diào)整需經(jīng)行政人事部前置審核；（二）勞動(dòng)合同簽訂前需法務(wù)部法律意見支持；（三）大型采購需附帶供應(yīng)商合規(guī)證明材料。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，行政人事部監(jiān)督；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，成立專項(xiàng)處置組，責(zé)任部門協(xié)同配合；（三）風(fēng)險(xiǎn)事件須上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，形成閉環(huán)管理。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制：違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）違反招聘規(guī)定，處警告或罰款；（二）泄露敏感信息，視情節(jié)輕重解除勞動(dòng)合同或追究法律責(zé)任；（三）重大管理失誤導(dǎo)致?lián)p失，依規(guī)定扣減績效或紀(jì)律處分。第二十五條評估改進(jìn)機(jī)制：每年開展管理有效性評估，通過問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)對比等方法，形成評估報(bào)告，作為制度優(yōu)化的依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障：各級領(lǐng)導(dǎo)須在月度會議中強(qiáng)調(diào)管理要求，行政人事部建立管理任務(wù)清單，明確責(zé)任人及完成時(shí)限。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制：專項(xiàng)合規(guī)情況納入年度績效考核，優(yōu)秀案例予以通報(bào)表彰，考核結(jié)果與評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層每季度接受合規(guī)履職培訓(xùn)；（二）一線員工每月開展操作規(guī)范培訓(xùn)；（三）通過內(nèi)網(wǎng)、公告欄等載體宣傳典型案例。第二十九條信息化支撐：建設(shè)XX管理平臺，實(shí)現(xiàn)以下功能：（一）流程線上審批，自動(dòng)觸發(fā)合規(guī)校驗(yàn)；（二）風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，異常情況自動(dòng)預(yù)警；（三）數(shù)據(jù)可視化呈現(xiàn)，輔助管理決策。第三十條文化建設(shè)：（一）編制《XX專項(xiàng)合規(guī)手冊》，明確行為標(biāo)準(zhǔn)；（二）全員簽署合規(guī)承諾書，強(qiáng)化責(zé)任意識；（三）設(shè)立合規(guī)文化月活動(dòng)，營造持續(xù)改進(jìn)氛圍。第三十一條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件每月匯總上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組；（二）年度管理情況需經(jīng)審計(jì)部門審核；（三）重大風(fēng)險(xiǎn)處