貿(mào)易合同操作流程制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等國(guó)家法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于貿(mào)易合規(guī)管理的相關(guān)要求，以及本公司防范貿(mào)易合同操作風(fēng)險(xiǎn)、提升業(yè)務(wù)流程規(guī)范性的內(nèi)部管理需求，制定本制度。旨在明確貿(mào)易合同操作中的管理職責(zé)、操作標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)防控措施及保障機(jī)制，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控、高效運(yùn)行。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋所有涉及貿(mào)易合同簽訂、履行、變更、終止及爭(zhēng)議處理的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于采購、銷售、進(jìn)出口、代理等貿(mào)易活動(dòng)。第三條本制度中下列術(shù)語的定義如下：（一）貿(mào)易合同專項(xiàng)管理：指公司為規(guī)范貿(mào)易合同操作行為、防控合同履行風(fēng)險(xiǎn)、保障交易安全而建立的全流程管理體系，包括制度設(shè)計(jì)、組織保障、流程控制、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、考核評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)。（二）貿(mào)易合同操作風(fēng)險(xiǎn)：指在貿(mào)易合同全生命周期中，因制度缺失、流程違規(guī)、人員操作失誤、外部環(huán)境變化等原因可能導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失、法律責(zé)任或聲譽(yù)損害的風(fēng)險(xiǎn)。（三）貿(mào)易合同合規(guī)：指貿(mào)易合同的訂立、履行及變更等行為符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司內(nèi)部管理制度及交易對(duì)手方的合理要求，不存在違法違規(guī)或利益輸送情形。第四條貿(mào)易合同專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有貿(mào)易合同操作環(huán)節(jié)納入制度管控范圍，不留管理盲區(qū)；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各崗位的管理責(zé)任和操作責(zé)任，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防控為核心，優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景；（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)貿(mào)易合同專項(xiàng)管理工作負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌決策、資源調(diào)配及重大風(fēng)險(xiǎn)處置；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的組織實(shí)施、監(jiān)督考核及日常管理。第六條設(shè)立貿(mào)易合同專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括牽頭部門、專責(zé)部門及業(yè)務(wù)部門代表。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)貿(mào)易合同專項(xiàng)管理工作，審議重大管理事項(xiàng)；（二）審批關(guān)鍵制度流程及風(fēng)險(xiǎn)控制標(biāo)準(zhǔn)；（三）監(jiān)督專項(xiàng)管理工作的執(zhí)行情況，定期評(píng)估成效。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由牽頭部門牽頭負(fù)責(zé)，具體承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)小組日常工作，包括會(huì)議組織、制度起草、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、信息匯總等。第八條牽頭部門（如商務(wù)管理部）作為貿(mào)易合同專項(xiàng)管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：（一）組織制定、修訂和完善專項(xiàng)管理制度，確保與國(guó)家法規(guī)及公司戰(zhàn)略協(xié)同；（二）統(tǒng)籌開展貿(mào)易合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，建立風(fēng)險(xiǎn)清單及應(yīng)對(duì)預(yù)案；（三）監(jiān)督各部門專項(xiàng)管理工作的落實(shí)情況，定期通報(bào)考核結(jié)果；（四）牽頭開展全員培訓(xùn)及合規(guī)宣貫，提升員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。第九條專責(zé)部門（如法務(wù)合規(guī)部、財(cái)務(wù)部）作為專項(xiàng)管理的支撐部門，主要職責(zé)包括：（一）法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)貿(mào)易合同的法律審核、合規(guī)審查及爭(zhēng)議處理；（二）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同資金支付、稅務(wù)合規(guī)及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控；（三）其他相關(guān)部門（如技術(shù)部、人力資源部）根據(jù)職責(zé)分工協(xié)同推進(jìn)專項(xiàng)管理。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位作為專項(xiàng)管理的執(zhí)行主體，主要職責(zé)包括：（一）落實(shí)本領(lǐng)域貿(mào)易合同操作規(guī)范，確保業(yè)務(wù)行為合法合規(guī)；（二）開展日常風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)上報(bào)異常情況；（三）配合牽頭部門和專責(zé)部門的監(jiān)督檢查，落實(shí)整改要求。第十一條基層執(zhí)行崗位員工作為專項(xiàng)管理的末端落實(shí)者，應(yīng)履行以下義務(wù)：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人操作責(zé)任；（二）嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，杜絕違規(guī)操作；（三）主動(dòng)報(bào)告發(fā)現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)及管理漏洞；（四）參與專項(xiàng)培訓(xùn)，提升合規(guī)操作能力。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條合同盡職調(diào)查：所有貿(mào)易合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門必須對(duì)交易對(duì)手進(jìn)行盡職調(diào)查，包括主體資格、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等，并形成調(diào)查報(bào)告存檔。禁止與列入失信名單或存在重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)手方開展業(yè)務(wù)。第十三條合同模板管理：公司統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同模板，涵蓋關(guān)鍵條款及風(fēng)險(xiǎn)提示，各部門不得擅自修改。特殊業(yè)務(wù)場(chǎng)景需另行審批。第十四條標(biāo)準(zhǔn)化審批流程：貿(mào)易合同按金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)實(shí)行分級(jí)審批，金額超過X萬元的合同需由領(lǐng)導(dǎo)小組審議。審批流程應(yīng)嵌入OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全程留痕。第十五條關(guān)鍵條款審核：法務(wù)合規(guī)部對(duì)所有合同的核心條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）進(jìn)行合規(guī)審查，確保條款合法有效。第十六條履約過程監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，定期跟蹤交付、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時(shí)處理異常情況。第十七條變更與解除管理：合同變更需經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽署補(bǔ)充協(xié)議，重大變更需重新審批。合同解除必須符合法定條件，并妥善處理后續(xù)事宜。第十八條爭(zhēng)議處理規(guī)范：優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解解決爭(zhēng)議，必要時(shí)依法提起訴訟或仲裁，全程保留證據(jù)材料。第十九條回款風(fēng)險(xiǎn)防控：財(cái)務(wù)部聯(lián)合業(yè)務(wù)部門建立逾期賬款預(yù)警機(jī)制，對(duì)拖欠超過X天的款項(xiàng)采取法律或商務(wù)手段催收。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門每年至少組織一次制度評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險(xiǎn)案例及時(shí)修訂。修訂后的制度需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議并發(fā)布實(shí)施。第十三條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每年X季度開展全領(lǐng)域合同風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)發(fā)布預(yù)警通知，并明確整改時(shí)限。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：將合同合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，未經(jīng)專責(zé)部門審核的合同不得簽訂。實(shí)行“一票否決制”，違規(guī)合同不予執(zhí)行。第十五條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。突發(fā)事件需第一時(shí)間上報(bào)，不得遲報(bào)、漏報(bào)。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反制度的行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度采取警告、罰款、降級(jí)直至解除勞動(dòng)合同等處罰。處罰結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤。第十七條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年X月組織專項(xiàng)管理成效評(píng)估，通過問卷調(diào)查、案例分析等方式收集反饋，優(yōu)化制度流程。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)定期聽取專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，帶頭落實(shí)合規(guī)要求，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)親自督辦。第十九條考核激勵(lì)機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門及個(gè)人年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開展制度培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職要求，一線員工側(cè)重操作規(guī)范。每年至少組織X次全員合規(guī)知識(shí)測(cè)試。第二十一條信息化支撐：通過ERP、OA等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同電子化管理，自動(dòng)校驗(yàn)審批流程，實(shí)時(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)。第二十二條文化建設(shè)：定期發(fā)布合規(guī)手冊(cè)，設(shè)立合規(guī)宣傳欄，組織合規(guī)承諾簽名活動(dòng)，營(yíng)造“人人講合規(guī)”的氛圍。第二十三條報(bào)告制度：業(yè)務(wù)部門每月提交合同履約報(bào)告，牽頭部門每季度提交專項(xiàng)管理