走讀式談話室制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及國家相關行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合集團母公司關于風險防控與合規(guī)管理的指導意見，以及本公司優(yōu)化內(nèi)部管理流程、提升治理效能的內(nèi)部需求制定。旨在規(guī)范走讀式談話室的使用與管理，明確各層級職責，防范管理風險，保障談話活動的合規(guī)性、安全性與有效性，促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋在日常管理、專項審計、紀律調(diào)查等場景下走讀式談話室的申請、審批、使用、記錄及后續(xù)管理全過程。第三條本制度涉及的核心術語定義如下：（一）“走讀式談話室專項管理”是指公司通過建立談話室管理制度，明確談話流程、權限與標準，確保談話活動在合規(guī)、安全、規(guī)范的前提下開展的管理活動。（二）“專項風險”是指因談話活動組織不當、記錄不完整、保密措施缺失等可能引發(fā)的法律責任、聲譽損害、管理混亂或資產(chǎn)流失等潛在風險。（三）“合規(guī)管理”是指公司各部門及員工在談話活動中遵循法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部規(guī)章制度，確保行為合法、程序正當?shù)墓芾硪蟆５谒臈l走讀式談話室專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：談話室管理覆蓋所有業(yè)務場景及層級人員，確保無死角、無盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各級領導、牽頭部門、專責部門及業(yè)務部門的職責分工，實現(xiàn)責任閉環(huán)。（三）風險導向原則：聚焦高風險環(huán)節(jié)，強化預防與控制，優(yōu)先防范重大風險事件。（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理效果，動態(tài)優(yōu)化制度流程，提升管理效能。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人為本公司走讀式談話室專項管理的第一責任人，對談話室的整體規(guī)劃、資源配置及風險防控負總責；分管領導為直接責任人，負責具體管理工作的統(tǒng)籌推進與監(jiān)督考核。第六條設立走讀式談話室專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，相關部門負責人為成員。領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)談話室管理的重大事項，審批專項管理制度修訂，監(jiān)督評價管理效果，確保談話室工作與公司戰(zhàn)略目標同頻共振。第七條專項管理領導小組下設辦公室，掛靠于[牽頭部門名稱]，負責日常管理事務，具體職能包括：統(tǒng)籌談話室資源調(diào)配、組織業(yè)務培訓、編制管理手冊、協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作及歸檔管理記錄等。第八條牽頭部門（[牽頭部門名稱]）職責：（一）牽頭制定、修訂、解釋本制度及配套細則，確保與上位制度銜接一致。（二）組織開展專項風險評估，識別談話室管理中的潛在風險點，制定防控措施。（三）監(jiān)督談話室使用情況，定期開展合規(guī)檢查，對違規(guī)行為提出整改要求。（四）統(tǒng)籌年度管理培訓計劃，推動合規(guī)理念入腦入心。第九條專責部門（如審計部、合規(guī)部）職責：（一）負責談話活動的合規(guī)性審核，確保流程符合規(guī)定，記錄完整規(guī)范。（二）參與談話室流程優(yōu)化，引入技術工具提升管理效率，如錄音錄像設備管理、電子化記錄系統(tǒng)等。（三）對重大風險事件進行處置指導，建立風險臺賬，跟蹤整改閉環(huán)。第十條業(yè)務部門/下屬單位職責：（一）根據(jù)管理需求，合理申請使用談話室，配合落實審批流程。（二）嚴格執(zhí)行談話紀律，確保談話環(huán)境安全、保密，禁止無關人員闖入。（三）負責談話記錄的初步審核，確保內(nèi)容真實、完整，及時歸檔至指定系統(tǒng)。第十一條基層執(zhí)行崗（如談話主持人、記錄員）職責：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，嚴格遵守談話室使用規(guī)范，不得泄露談話內(nèi)容。（二）發(fā)現(xiàn)異常情況（如談話對象情緒失控、存在重大風險隱患）立即上報，不得隱瞞。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條談話室使用申請與審批：業(yè)務部門需通過管理系統(tǒng)提交談話室使用申請，明確談話主題、對象層級、預計時長等要素，經(jīng)部門負責人審核后報專項管理領導小組審批。涉及敏感人員或重大事項的，由領導小組組長審批。第十三條談話環(huán)境規(guī)范：（一）談話室應配備隔音設施、錄音錄像設備，確保談話過程可完整記錄，禁止擅自關閉或損壞設備。（二）禁止在談話室內(nèi)擺放無關物品，保持整潔，嚴禁吸煙或使用易燃易爆物品。第十四條談話流程控制：（一）談話前明確談話目的，準備相關材料，向談話對象說明談話紀律。（二）談話中保持客觀中立，避免誘導性提問，對關鍵信息應交叉核實。第十五條記錄管理規(guī)范：（一）談話記錄須由主持人、記錄員雙簽確認，內(nèi)容包括時間、地點、參與人員、主要問題及結(jié)論等。（二）錄音錄像文件需統(tǒng)一編號、加密存儲，未經(jīng)審批不得擅自查閱或外傳。第十六條保密與安全保障：（一）談話室鑰匙、門禁卡等由專人管理，實行“誰使用、誰負責”原則。（二）談話結(jié)束后及時清理現(xiàn)場，對敏感文件進行銷毀或歸檔，禁止留存于談話室。第十七條違規(guī)行為禁止：（一）嚴禁未經(jīng)審批擅自使用談話室，或超出批準范圍擴大談話對象。（二）嚴禁利用談話室進行私人談話或處理與工作無關的事項。（三）嚴禁泄露談話內(nèi)容，或利用談話信息謀取不正當利益。第十八條專項風險防控：（一）數(shù)據(jù)安全風險：強化錄音錄像、記錄文件的權限管理，定期開展數(shù)據(jù)備份與安全審計。（二）輿情風險：對涉及公眾關注的事項，需提前評估潛在影響，規(guī)范對外發(fā)布口徑。（三）人身安全風險：配備急救用品，制定突發(fā)事件應急預案，必要時引入安保人員協(xié)同。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制：牽頭部門每年牽頭開展制度評估，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務發(fā)展及管理實踐，于每年X月前完成修訂，經(jīng)領導小組審議后發(fā)布實施。第二十條風險識別預警機制：（一）每季度由專項管理領導小組辦公室組織跨部門風險排查，形成評估報告。（二）對高風險場景（如涉及違紀違法、重大商業(yè)秘密的談話），發(fā)布預警通知，要求重點防控。第二十一條合規(guī)審查機制：（一）將談話室使用納入業(yè)務合規(guī)審查清單，嵌入以下關鍵節(jié)點：1.年度審計計劃制定；2.重大人事決策；3.商業(yè)合作談判；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的談話活動，一律不得實施。第二十二條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門自行處置，每月匯總至牽頭部門備案。（二）重大風險：啟動應急預案，由領導小組協(xié)調(diào)處置，必要時上報公司決策層。（三）風險處置需形成閉環(huán)管理，包含處置措施、責任分工及效果評估。第二十三條責任追究機制：（一）對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予以下處理：1.警告、通報批評；2.扣除績效獎金；3.解除勞動合同；4.移交紀律處分或法律追責。（二）建立違規(guī)案例庫，定期通報，以案說法。第二十四條評估改進機制：（一）每年由領導小組辦公室組織管理效果評估，包括使用率、合規(guī)率、風險事件數(shù)等指標。（二）評估結(jié)果用于優(yōu)化制度流程，如簡化審批環(huán)節(jié)、引入智能化管理系統(tǒng)等。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級領導干部需簽署專項管理責任書，明確“一崗雙責”。（二）設立專項管理基金，保障設備購置、培訓費用及應急支出。第二十六條考核激勵機制：（一）將談話室管理納入部門年度考核，占比不超過X%。（二）對管理規(guī)范的部門授予“合規(guī)示范單位”稱號，優(yōu)先推薦評優(yōu)評先。第二十七條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每半年開展1次合規(guī)履職培訓，重點講解風險防控要求。（二）一線員工培訓：新員工入職須學習談話室使用規(guī)范，每年復訓1次。第二十八條信息化支撐：（一）開發(fā)線上申請系統(tǒng)，實現(xiàn)預約管理、電子審批、全程留痕。（二）利用AI技術進行錄音文件智能轉(zhuǎn)寫，提升記錄效率。第二十九條文化建設：（一）編制《走讀式談話室管理手冊》，明確使用流程、風險防范等內(nèi)容。（二）組織全員簽訂合規(guī)承諾書，張貼宣傳標語，營造“人人講合規(guī)”氛圍。第三十條報告制度：（一）風險事件月報：每月X日前報送本部門談話活動匯總表，含談話次數(shù)、對象層級等。（二）年度管理報告：