車輛維修報銷制度第一章總則第一條本制度根據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》等法律法規(guī)，以及《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《集團(tuán)母公司關(guān)于規(guī)范車輛資產(chǎn)管理的若干規(guī)定》等內(nèi)部要求制定。為規(guī)范公司車輛維修相關(guān)業(yè)務(wù)流程，有效防控維修過程中的財務(wù)風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險及運(yùn)營風(fēng)險，提升資產(chǎn)使用效益，保障公司利益不受損害，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工涉及的公司車輛維修業(yè)務(wù)，包括維修項(xiàng)目的申請、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收、報銷等全流程管理。業(yè)務(wù)場景涵蓋公司統(tǒng)一調(diào)配的公務(wù)用車、部門自管車輛及特定崗位專用車輛的維修保養(yǎng)活動。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“車輛維修專項(xiàng)管理”指公司為規(guī)范車輛維修業(yè)務(wù)，圍繞維修需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、價格談判、合同簽訂、維修執(zhí)行、成本核算、費(fèi)用報銷等環(huán)節(jié)，建立的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管控體系。（二）“維修合規(guī)風(fēng)險”指因維修業(yè)務(wù)操作不規(guī)范、供應(yīng)商選擇不合規(guī)、費(fèi)用報銷不合規(guī)等行為，可能導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失或法律責(zé)任的風(fēng)險。（三）“維修資金管理”指公司對維修預(yù)算編制、資金支付、成本分?jǐn)?、財?wù)核算等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動。第四條車輛維修專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。全面覆蓋要求覆蓋所有維修業(yè)務(wù)場景；責(zé)任到人要求明確各層級管理責(zé)任；風(fēng)險導(dǎo)向要求突出重點(diǎn)風(fēng)險防控；持續(xù)改進(jìn)要求根據(jù)管理效果動態(tài)優(yōu)化制度。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司車輛維修專項(xiàng)管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)統(tǒng)籌決策、資源保障、監(jiān)督考核等最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對專項(xiàng)管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織落實(shí)制度、協(xié)調(diào)解決重大問題、督促責(zé)任履行。第六條設(shè)立車輛維修專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、采購部、行政部、技術(shù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項(xiàng)管理工作、審議重大維修項(xiàng)目決策、監(jiān)督制度執(zhí)行效果、審批重大風(fēng)險處置方案。第七條牽頭部門為財務(wù)部，職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌制定車輛維修專項(xiàng)管理制度及實(shí)施細(xì)則；（二）組織定期開展維修業(yè)務(wù)合規(guī)風(fēng)險排查；（三）監(jiān)督維修項(xiàng)目審批與費(fèi)用報銷流程；（四）負(fù)責(zé)維修成本數(shù)據(jù)分析及預(yù)算管理。第八條專責(zé)部門為采購部，職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)維修供應(yīng)商的資質(zhì)審核與動態(tài)管理；（二）組織招標(biāo)比價、談判議價等采購活動；（三）監(jiān)督合同簽訂與履行過程中的合規(guī)性；（四）處理采購環(huán)節(jié)的爭議與投訴。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）根據(jù)車輛使用需求提出維修申請，提供必要的車輛技術(shù)信息；（二）配合專責(zé)部門完成現(xiàn)場驗(yàn)收、質(zhì)量確認(rèn)等工作；（三）落實(shí)本單位維修項(xiàng)目預(yù)算控制要求；（四）開展日常維修記錄的歸檔管理。第十條基層執(zhí)行崗包括維修項(xiàng)目申請人員、技術(shù)驗(yàn)收人員、財務(wù)報銷人員等，其職責(zé)包括：（一）履行崗位合規(guī)承諾，按照制度要求操作；（二）及時上報發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或風(fēng)險隱患；（三）配合完成審計(jì)、檢查等監(jiān)督工作；（四）持續(xù)學(xué)習(xí)崗位相關(guān)專業(yè)知識。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條維修需求確認(rèn)。維修需求應(yīng)以車輛實(shí)際技術(shù)狀況為準(zhǔn)，由用車部門填寫《車輛維修申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后報財務(wù)部備案。禁止超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)申報維修項(xiàng)目。第十二條供應(yīng)商選擇。維修供應(yīng)商應(yīng)通過以下方式確定：（一）資質(zhì)審查：要求供應(yīng)商具備合法經(jīng)營主體資格、專業(yè)維修資質(zhì)及良好信用記錄；（二）比價方式：日常維修金額低于X萬元的采用詢價比價，高于X萬元的必須通過公開招標(biāo)；（三）禁止性要求：嚴(yán)禁選擇存在利益輸送或違規(guī)行為的供應(yīng)商。第十三條采購流程規(guī)范。維修采購應(yīng)按以下流程執(zhí)行：（一）需求申報階段：明確維修范圍、預(yù)估費(fèi)用及完成時限；（二）招標(biāo)階段：編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)評標(biāo)、公示中標(biāo)結(jié)果；（三）合同簽訂：采用標(biāo)準(zhǔn)合同模板，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。第十四條維修過程管控。維修過程應(yīng)符合以下要求：（一）技術(shù)監(jiān)督：指定技術(shù)部門人員參與重大維修項(xiàng)目的現(xiàn)場監(jiān)督；（二）進(jìn)度管理：維修供應(yīng)商應(yīng)按合同約定交付成果，超期須提前申請延期；（三）質(zhì)量追溯：維修記錄應(yīng)詳細(xì)記載所用配件品牌、數(shù)量及施工人員信息。第十五條費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)。維修費(fèi)用報銷應(yīng)符合以下要求：（一）審批權(quán)限：金額低于X萬元的由部門負(fù)責(zé)人審批，高于X萬元的需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（二）票據(jù)審核：報銷憑證須為正規(guī)發(fā)票，并與維修合同、驗(yàn)收單匹配；（三）配件管理：外購配件需提供采購記錄，禁止虛報損耗配件費(fèi)用。第十六條合同簽訂規(guī)范。維修合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格遵循以下要求：（一）核心條款：明確服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任；（二）附件要求：附維修報價明細(xì)表、配件合格證等材料；（三）禁止性條款：嚴(yán)禁包含排他性條款、強(qiáng)制服務(wù)條款等違規(guī)內(nèi)容。第十七條驗(yàn)收確認(rèn)程序。維修驗(yàn)收須按以下程序執(zhí)行：（一）自檢階段：維修供應(yīng)商完成施工后進(jìn)行內(nèi)部質(zhì)量檢查；（二）技術(shù)驗(yàn)收：技術(shù)部門人員對照合同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能性測試；（三）資料歸檔：驗(yàn)收合格后形成《維修驗(yàn)收報告》，存檔備查。第十八條關(guān)聯(lián)交易管理。涉及關(guān)聯(lián)交易的維修項(xiàng)目必須：（一）履行特殊審批程序，由領(lǐng)導(dǎo)小組集體審議；（二）在招標(biāo)比價中接受同等條件競爭；（三）在合同中明確利益回避條款。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動態(tài)更新。財務(wù)部每年第一季度對照最新法規(guī)政策，開展制度適用性評估，遇以下情況及時修訂：（一）法律法規(guī)修訂；（二）公司組織架構(gòu)調(diào)整；（三）重大風(fēng)險事件發(fā)生。第二十條風(fēng)險識別預(yù)警。每季度開展一次專項(xiàng)風(fēng)險排查，內(nèi)容包括：（一）供應(yīng)商資質(zhì)動態(tài)復(fù)核；（二）維修價格異常波動監(jiān)測；（三）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行偏差分析；（四）形成《風(fēng)險預(yù)警清單》報領(lǐng)導(dǎo)小組。第二十一條合規(guī)審查嵌入。在以下節(jié)點(diǎn)開展合規(guī)審查：（一）需求確認(rèn)階段：審查維修必要性與范圍合理性；（二）采購階段：審查招標(biāo)程序合規(guī)性；（三）驗(yàn)收階段：審查質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況；（四）報銷階段：審查票據(jù)合規(guī)性。第二十二條風(fēng)險處置機(jī)制。按風(fēng)險等級分級處置：（一）一般風(fēng)險：由業(yè)務(wù)部門限期整改；（二）重大風(fēng)險：啟動應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置；（三）緊急風(fēng)險：立即暫停相關(guān)業(yè)務(wù)，上報上級單位。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制。違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：（一）虛報維修費(fèi)用：金額低于X萬元的處X倍罰款，高于X萬元的移交監(jiān)察；（二）違規(guī)選擇供應(yīng)商：取消其合作資格，涉及金額追究行政責(zé)任；（三）驗(yàn)收失職：造成損失由責(zé)任人承擔(dān)X%賠償責(zé)任。第二十四條評估改進(jìn)機(jī)制。每年開展一次專項(xiàng)管理體系有效性評估，重點(diǎn)評估：（一）制度執(zhí)行覆蓋率；（二）風(fēng)險防控成效；（三）流程優(yōu)化建議；（四）形成《評估報告》提交領(lǐng)導(dǎo)小組。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障。各級領(lǐng)導(dǎo)干部對分管領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理工作負(fù)有推進(jìn)責(zé)任，須每月簽署《責(zé)任落實(shí)確認(rèn)書》。第二十六條考核激勵機(jī)制。將專項(xiàng)合規(guī)情況納入年度考核，考核結(jié)果與以下掛鉤：（一）部門績效得分；（二）個人評優(yōu)資格；（三）職務(wù)晉升參考。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。開展分層級培訓(xùn)：（一）管理層：每年參加合規(guī)履職培訓(xùn)；（二）專責(zé)人員：每半年接受業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)；（三）執(zhí)行崗：每季度學(xué)習(xí)崗位操作規(guī)范。第二十八條信息化支撐。通過車輛管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以下功能：（一）線上申請與審批；（二）維修歷史記錄查詢；（三）成本自動分?jǐn)?；（四）風(fēng)險實(shí)時監(jiān)控。第二十九條文化建設(shè)。通過以下方式強(qiáng)化合規(guī)文化：（一）發(fā)布《車輛維修合規(guī)手冊》；（二）組織簽訂《合規(guī)承諾書》；（三）設(shè)立合規(guī)宣傳專欄。第三十條報告制度。須按以下要求報送報告：（一）風(fēng)險事件報告：發(fā)生重大風(fēng)險事件后X小時內(nèi)上報；（二）年度管理報告：次年X月提交上一年度管理情況總結(jié)；