2025年員工檔案管理規(guī)范管理試題及答案一、單項選擇題（每題2分，共30分）1.根據(jù)2025年最新《企業(yè)員工檔案管理規(guī)范》，以下哪類材料不屬于員工檔案“履歷類”內(nèi)容？A.員工入職登記表B.崗位調(diào)動審批表C.學歷學位認證報告D.職稱評審申報表答案：C（解析：履歷類主要記錄職業(yè)軌跡，學歷學位認證報告屬于“教育背景類”）2.員工檔案數(shù)字化加工時，掃描分辨率應不低于：A.100dpiB.200dpiC.300dpiD.400dpi答案：C（解析：規(guī)范要求文本類檔案掃描分辨率不低于300dpi，照片類不低于600dpi）3.某員工2020年入職，2023年離職，其檔案保管期限自：A.入職之日起算B.離職之日起算C.勞動合同終止之日起算D.檔案移交至人才中心之日起算答案：B（解析：在職員工檔案持續(xù)保管，離職員工檔案自離職之日起至少保管20年）4.電子檔案單套制管理中，元數(shù)據(jù)應至少包含：A.文件格式、創(chuàng)建時間、密級B.文件大小、修改次數(shù)、責任人C.存儲路徑、訪問記錄、備份時間D.全宗號、目錄號、案卷號答案：A（解析：元數(shù)據(jù)需包含描述性、管理性、技術(shù)性要素，文件格式（技術(shù)）、創(chuàng)建時間（管理）、密級（描述）為基礎(chǔ)項）5.檔案庫房溫濕度應控制在：A.溫度18-22℃，相對濕度40-50%B.溫度20-24℃，相對濕度45-60%C.溫度16-20℃，相對濕度30-40%D.溫度22-26℃，相對濕度50-70%答案：B（解析：規(guī)范明確庫房溫度20-24℃，濕度45-60%為最佳保存環(huán)境）6.員工申請查閱本人檔案時，需提供的材料不包括：A.有效身份證件B.書面申請C.所在部門負責人簽字D.檔案管理部門審批單答案：C（解析：本人查閱只需身份證、書面申請及檔案部門審批，無需部門負責人簽字）7.檔案銷毀清冊應保存：A.10年B.20年C.30年D.永久答案：D（解析：銷毀清冊作為檔案管理重要記錄需永久保存）8.以下哪項不屬于檔案整理“三統(tǒng)一”原則？A.統(tǒng)一分類標準B.統(tǒng)一裝訂規(guī)格C.統(tǒng)一保管期限D(zhuǎn).統(tǒng)一編號規(guī)則答案：C（解析：“三統(tǒng)一”指分類、裝訂、編號統(tǒng)一，保管期限根據(jù)材料性質(zhì)確定）9.電子檔案備份應采用“雙套異地”策略，其中“異地”指：A.不同樓層B.不同建筑物C.不同行政區(qū)域D.不同存儲介質(zhì)答案：C（解析：異地備份需跨行政區(qū)域，避免區(qū)域性災害導致數(shù)據(jù)丟失）10.員工檔案中“考核類”材料應包含：A.年度績效考核表B.培訓簽到表C.考勤記錄表D.崗位說明書答案：A（解析：考核類專指績效、評優(yōu)等結(jié)果性材料，考勤記錄屬“日常管理類”）11.檔案管理人員調(diào)離崗位時，交接手續(xù)完成時間不得超過：A.3個工作日B.5個工作日C.10個工作日D.15個工作日答案：B（解析：規(guī)范要求5個工作日內(nèi)完成交接，確保檔案管理連續(xù)性）12.對偽造檔案材料的員工，處理措施不包括：A.通報批評B.解除勞動合同C.賠償經(jīng)濟損失D.記入個人信用檔案答案：C（解析：偽造檔案屬嚴重違紀，可通報、解除合同、記入信用，但經(jīng)濟賠償無明確規(guī)定）13.檔案數(shù)字化過程中，原文掃描件與電子檔案應通過以下方式關(guān)聯(lián)：A.文件名一致B.元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)C.哈希值校驗D.數(shù)據(jù)庫索引答案：C（解析：通過哈希值（如SHA-256）確保掃描件與電子檔案內(nèi)容完全一致）14.集體企業(yè)員工檔案管理應參照：A.《機關(guān)檔案管理規(guī)定》B.《企業(yè)員工檔案管理規(guī)范》C.《事業(yè)單位人事檔案管理辦法》D.《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》答案：B（解析：集體企業(yè)屬企業(yè)性質(zhì)，適用《企業(yè)員工檔案管理規(guī)范》）15.檔案利用登記本應保存：A.5年B.10年C.15年D.20年答案：B（解析：利用記錄作為管理痕跡需保存10年，便于追溯）二、判斷題（每題1分，共10分，正確劃√，錯誤劃×）1.員工檔案可由本人自行攜帶轉(zhuǎn)遞。（）答案：×（解析：必須通過機要通信或?qū)Ｈ怂腿?，禁止個人自帶）2.電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力時，可僅保存電子檔案。（）答案：√（解析：符合單套制管理要求且滿足長期保存條件時可實施）3.檔案庫房可與辦公區(qū)域合并設置。（）答案：×（解析：需獨立設置，滿足防火、防潮、防盜等安全要求）4.員工離職后，其檔案可轉(zhuǎn)交至戶籍所在地街道辦事處。（）答案：×（解析：應轉(zhuǎn)至有人事檔案管理權(quán)限的機構(gòu)，街道辦事處無權(quán)限）5.檔案整理時，重復材料應全部剔除。（）答案：×（解析：重要材料的不同版本需保留，如不同日期的考核表）6.檔案數(shù)字化加工可委托第三方機構(gòu)，但需簽訂保密協(xié)議。（）答案：√（解析：允許外包，但需嚴格審核資質(zhì)并約定保密責任）7.員工死亡后，其檔案可立即銷毀。（）答案：×（解析：需保管至少50年，特殊貢獻人員檔案永久保存）8.檔案密級分為“秘密”“機密”“絕密”三級。（）答案：√（解析：與國家秘密分級一致，企業(yè)可根據(jù)實際增設內(nèi)部密級）9.檔案管理系統(tǒng)需具備操作日志追溯功能，保存期限不少于3年。（）答案：×（解析：規(guī)范要求日志保存不少于5年）10.新入職員工檔案應在入職后15個工作日內(nèi)建立。（）答案：√（解析：確保檔案與勞動關(guān)系同步建立）三、簡答題（每題6分，共30分）1.簡述員工檔案收集的“三及時”原則及其具體要求。答案：“三及時”指及時收集、及時鑒別、及時歸檔。具體要求：（1）及時收集：材料形成后10個工作日內(nèi)提交檔案管理部門；（2）及時鑒別：收到材料后5個工作日內(nèi)完成真實性、完整性、規(guī)范性審核；（3）及時歸檔：鑒別合格后3個工作日內(nèi)完成分類、編號并錄入管理系統(tǒng)。2.電子檔案長期保存需滿足哪些技術(shù)條件？答案：（1）格式合規(guī)：采用開放、非專有格式（如PDF/A、TIFF）；（2）元數(shù)據(jù)完整：包含描述性（內(nèi)容）、管理性（責任）、技術(shù)性（格式）元數(shù)據(jù)；（3）載體可靠：使用耐久性存儲介質(zhì)（如企業(yè)級硬盤、磁帶）；（4）備份策略：實施“雙套異地”備份（不同介質(zhì)、不同區(qū)域）；（5）檢測機制：每2年進行可讀性檢測，每5年遷移至新載體。3.檔案調(diào)閱過程中，“三不”禁止性規(guī)定是什么？答案：（1）不得帶離規(guī)定場所：調(diào)閱需在檔案查閱室進行，禁止外借；（2）不得摘抄敏感信息：涉及薪酬、健康狀況等隱私內(nèi)容禁止摘抄；（3）不得修改原始記錄：嚴禁圈劃、涂改檔案材料，如需復制需經(jīng)審批并標注“復制件”。4.簡述檔案保密管理的“五防”措施。答案：（1）防丟失：庫房安裝門禁、監(jiān)控，調(diào)閱實行雙人核對；（2）防泄露：電子檔案設置訪問權(quán)限，紙質(zhì)檔案限制查閱范圍；（3）防篡改：紙質(zhì)檔案加蓋騎縫章，電子檔案采用數(shù)字簽名；（4）防災害：配備消防、除濕、防盜設備；（5）防違規(guī)：定期開展保密教育，簽訂保密承諾書。5.檔案銷毀的法定程序包括哪些步驟？答案：（1）鑒定：由檔案管理部門、人事部門、法務部門組成鑒定小組，確認無保存價值；（2）登記：填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等；（3）審批：經(jīng)企業(yè)負責人簽字批準；（4）監(jiān)銷：由2名以上人員現(xiàn)場監(jiān)督，紙質(zhì)檔案焚燒或粉碎，電子檔案徹底刪除并格式化；（5）備案：銷毀清冊永久保存，同步更新管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。四、案例分析題（每題10分，共30分）案例1：2025年3月，某制造企業(yè)HR經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，2022年入職的員工張某檔案中，其大學本科學歷證書為偽造（經(jīng)學校核實無該生記錄）。張某當前為車間主管，負責關(guān)鍵工序管理。問題：（1）應如何處理張某檔案中的虛假材料？（2）對張某本人應采取哪些措施？答案：（1）檔案處理：立即將偽造的學歷證書撤出檔案，標注“虛假材料已移除”，并附學校核實證明材料入檔；在檔案備考表中記錄事件經(jīng)過、處理時間及責任人。（2）對張某處理：①依據(jù)《勞動合同法》第三十九條，以“欺詐手段訂立勞動合同”為由解除勞動關(guān)系；②通報全公司，警示其他員工；③將偽造檔案行為記入企業(yè)內(nèi)部信用檔案，若造成經(jīng)濟損失可依法追償；④向當?shù)厝松绮块T報備，納入企業(yè)用工風險預警。案例2：某科技公司2025年4月啟動檔案數(shù)字化項目，委托第三方公司A進行掃描加工。項目完成后，發(fā)現(xiàn)部分電子檔案存在缺頁、掃描模糊問題，且A公司在加工期間曾將員工身份證掃描件上傳至其內(nèi)部服務器。問題：（1）數(shù)字化質(zhì)量問題應如何追責？（2）針對隱私泄露風險需采取哪些補救措施？答案：（1）質(zhì)量追責：①核查合同條款，明確A公司需承擔質(zhì)量保證責任；②要求A公司免費返工，重新掃描缺頁及模糊文件，經(jīng)企業(yè)驗收合格后支付尾款；③若造成檔案損壞，按合同約定索賠；④將A公司列入企業(yè)供應商黑名單，禁止未來合作。（2）隱私補救：①立即要求A公司刪除服務器內(nèi)所有員工身份證掃描件，提供刪除證明；②委托第三方機構(gòu)對A公司服務器進行安全檢測，確認無數(shù)據(jù)留存；③對受影響員工發(fā)送書面通知，告知風險及防范建議（如監(jiān)控個人信息使用）；④修訂外包合同，增加“數(shù)據(jù)最小化”條款（僅掃描必要材料），明確違約賠償責任；⑤內(nèi)部開展隱私保護培訓，提升檔案管理人員風險意識。案例3：2025年5月，某集團公司審計部在檢查子公司檔案管理時發(fā)現(xiàn)：（1）庫房溫濕度記錄表2024年12月缺失；（2）2023年離職員工李某的檔案仍存放在原部門文件柜，未移交檔案中心；（3）電子檔案管理系統(tǒng)中，2022年以前的員工考核數(shù)據(jù)無法導出（因系統(tǒng)升級未做數(shù)據(jù)遷移）。問題：（1）針對三項問題，分別說明違反了哪些管理規(guī)范？（2）提出整改措施。答案：（1）違規(guī)認定：①溫濕度記錄缺失違反《規(guī)范》第7.2條“庫房環(huán)境每日記錄，保存不少于10年”；②離職檔案未移交違反第5.3條“離職員工檔案應在15個工作日內(nèi)移交檔案管理部門”；③數(shù)據(jù)無法