公文時(shí)效管制VS.

電子公文系統(tǒng)/sundae_meng本校公文時(shí)效管制發(fā)展歷程76年7月依教育部臺(tái)秘字第28633號(hào)函規(guī)定，開始實(shí)施公文時(shí)效管制。由文書組每月製作未歸檔清冊(cè)進(jìn)行稽催，並將稽催成果報(bào)部核備。95年4月，因公文系統(tǒng)未具備稽催功能，故暫?；摺?8年3月由本校電子公文系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)電子郵件進(jìn)行通知。98年7月依教育部函轉(zhuǎn)行政院研究發(fā)展考核委員會(huì)會(huì)管字第0982360528號(hào)函辦理。為加強(qiáng)培養(yǎng)機(jī)關(guān)、學(xué)校各級(jí)人員文書流程管理正確觀念，建立公文檢核制度及實(shí)施定期或不定期檢核，以提高公文處理品質(zhì)。99年3月由文書組配合本校電子公文系統(tǒng)就逾期未結(jié)案公文進(jìn)行電話催辦。99年5月21日第17次行政會(huì)議通過「國立交通大學(xué)公文時(shí)效管制作業(yè)要點(diǎn)」。99年8月18日舉辦「國立交通大學(xué)公文時(shí)效管制作業(yè)要點(diǎn)」實(shí)施說明會(huì)。99年8月～12月底，為試辦期間。100年1月份開始，正式實(shí)施。文書組於每月中旬製作各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表提供秘書室於行政會(huì)議中報(bào)告本校公文時(shí)效管理實(shí)施成果。/sundae_meng如何利用電子公文系統(tǒng)控管公文流程/sundae_meng承辦人

『個(gè)人資訊』建立電子郵件帳號(hào)

『承辦未結(jié)案件』公文流程控管1，2

『待處理公文』申請(qǐng)改分

『承辦未結(jié)案件』申請(qǐng)展期

『代理設(shè)定』請(qǐng)假前，務(wù)必要設(shè)定職務(wù)代理人

『公文查詢』或『舊檔查詢』申請(qǐng)調(diào)閱/sundae_meng單位登記桌

『個(gè)人資訊』建立電子郵件帳號(hào)

『待處理公文』對(duì)於來文、會(huì)辦公文，應(yīng)即時(shí)分送承辦人非本單位之公文，應(yīng)即時(shí)提請(qǐng)改分

『?jiǎn)挝晃唇Y(jié)案件』對(duì)逾處理時(shí)限之公文，查催承辦人及提報(bào)單位主管

『第三類公文』之E-mail通知轉(zhuǎn)寄第三類公文予單位內(nèi)業(yè)務(wù)相關(guān)人員『代理設(shè)定』請(qǐng)假前，務(wù)必設(shè)定職務(wù)代理人/sundae_meng主管

『個(gè)人資訊』建立電子郵件帳號(hào)

『?jiǎn)挝晃唇Y(jié)案件』主動(dòng)督導(dǎo)承辦人，依限處理公文

『待處理公文』審核或核定公文展期申請(qǐng)、公文改分申請(qǐng)指導(dǎo)公文處理原則及方法或適當(dāng)調(diào)配人力

『代理設(shè)定』落實(shí)職務(wù)代理制度/sundae_meng公文處理期限（一）/sundae_meng公文處理時(shí)限（二）/sundae_meng公文處理時(shí)限（三）/sundae_meng申請(qǐng)改分1，2

操作步驟點(diǎn)選『待處理公文』點(diǎn)選改分申請(qǐng)?zhí)顚懜姆衷颍瑑?chǔ)存至待處理公文，點(diǎn)選改分申請(qǐng)單，核章後送出行政流程第一次改分：申請(qǐng)人→單位主管→一級(jí)單位主管第二次改分：申請(qǐng)人→單位主管→一級(jí)單位主管→校長(zhǎng)或授權(quán)代理人公文申請(qǐng)改分時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出，以免耽誤公文處理時(shí)效為免耽誤公文處理時(shí)效，經(jīng)第二次改分之承辦單位不得拒絕辦理/sundae_meng申請(qǐng)展期，1，2

操作步驟點(diǎn)選『承辦未結(jié)案件』點(diǎn)選展期申請(qǐng)?zhí)顚懻蛊谠蚣邦A(yù)訂展期天數(shù)後，儲(chǔ)存（產(chǎn)出展期單序號(hào)）至待處理公文，點(diǎn)選展期申請(qǐng)單，核章送出行政流程10天以下：申請(qǐng)人→單位主管10天～30天：調(diào)閱申請(qǐng)人→單位主管→一級(jí)單位主管30天以上：調(diào)閱申請(qǐng)人→單位主管→一級(jí)單位主管→校長(zhǎng)或授權(quán)代理人注意：申請(qǐng)展期應(yīng)於辦理期限內(nèi)提出，且只限二次，承辦人應(yīng)審慎填寫須展期之期限/sundae_meng申請(qǐng)調(diào)閱1，2操作程序點(diǎn)選『公文查詢』或『舊檔查詢』進(jìn)行查詢點(diǎn)選公文文號(hào)提出調(diào)閱申請(qǐng)、儲(chǔ)存（產(chǎn)出調(diào)卷單序號(hào)）至『待處理公文』點(diǎn)出此調(diào)閱申請(qǐng)單，核章、儲(chǔ)存、送出調(diào)閱流程公文影像檔：調(diào)閱申請(qǐng)人→單位主管→業(yè)務(wù)單位主管→申請(qǐng)人紙本公文：申請(qǐng)人→單位主管→業(yè)務(wù)單位主管→檔管人員→調(diào)閱申請(qǐng)人紙本調(diào)閱期間為15天，即須還卷。逾期時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)發(fā)送稽催還卷通知。/sundae_meng

報(bào)表功能/sundae_meng承辦人報(bào)表（個(gè)人）個(gè)人承辦案件清冊(cè)承辦人歸檔送件清單公文時(shí)效統(tǒng)計(jì)明細(xì)表逾期未結(jié)案稽催單已結(jié)案未送歸檔清單/sundae_meng單位登記桌報(bào)表（單位內(nèi)人員）個(gè)人承辦案件清冊(cè)年度單位承辦／會(huì)辦統(tǒng)計(jì)表公文時(shí)效統(tǒng)計(jì)明細(xì)表逾期未結(jié)案稽催單已結(jié)案未送歸檔清單/sundae_meng主管報(bào)表（單位內(nèi)人員）個(gè)人承辦案件清冊(cè)年度單位承辦／會(huì)辦統(tǒng)計(jì)表公文時(shí)效統(tǒng)計(jì)明細(xì)表逾期未結(jié)案稽催單已結(jié)案未送歸檔清單公文使用天數(shù)明細(xì)表/sundae_meng稽催人員報(bào)表（全校各單位及個(gè)人）個(gè)人承辦案件清冊(cè)年度單位承辦／會(huì)辦統(tǒng)計(jì)表案件流程紀(jì)錄表公文時(shí)效統(tǒng)計(jì)表逾期未結(jié)案稽催單未結(jié)案件明細(xì)表已結(jié)案未送歸檔清單公文時(shí)效統(tǒng)計(jì)明細(xì)表展期公文清單公文使用天數(shù)明細(xì)表稽催統(tǒng)計(jì)表/sundae_meng常見的問題/sundae_meng影響公文處理時(shí)效因素（一）沒有接到電子郵件通知應(yīng)儘速於個(gè)人資訊中建置電子郵件帳號(hào)未注意各類別公文之處理期限（0990010637）接到公文時(shí)，應(yīng)先瀏覽卷宗資訊中之限辦日期非本單位公文，逕自積壓，而未及時(shí)提出改分申請(qǐng)，影響公文處理時(shí)效對(duì)於收文人員分送之公文，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)。若確非本單位公文，應(yīng)及時(shí)提出改分申請(qǐng)未依處理期限落實(shí)公文時(shí)效管制對(duì)於無法於規(guī)定期限內(nèi)辦結(jié)之公文，應(yīng)先提出展期申請(qǐng)或簽請(qǐng)同意設(shè)定為專案管制案件誤以為公文處理期限僅指承辦人之處理期限，導(dǎo)致延誤各項(xiàng)處理期限係包括收文（創(chuàng)稿）、分文、（交辦）、擬辦、陳核、批示、擬稿、會(huì)稿、核稿、判行、繕打、校對(duì)、用印、發(fā)文、結(jié)案歸檔等全部作業(yè)的時(shí)間會(huì)辦單位太多，影響公文處理時(shí)效『建議以分會(huì)方式處理』/sundae_meng影響公文處理時(shí)效因素（二）主管未蓋決行章戳，導(dǎo)致無法歸檔，而影響公文處理時(shí)效建議承辦人送歸檔或送發(fā)文前，應(yīng)先審視主管核章結(jié)果，以免被退件附件不全，導(dǎo)致被退件，而影響公文處理時(shí)效（0990007659）『應(yīng)於送出前先行確認(rèn)附件是否齊全』附件不須歸檔未註明，導(dǎo)致被退件，而影響公文處理時(shí)效依檔案點(diǎn)收規(guī)定：附件皆應(yīng)歸檔。唯若附件確不隨文歸檔，應(yīng)核章註明，並經(jīng)主管批準(zhǔn)案情複雜，會(huì)核單位認(rèn)為應(yīng)再敘明而遭退件『建議承辦人先行與會(huì)辦單位協(xié)商後，再送出』承辦人（單位登記桌）請(qǐng)假、出差時(shí)，未設(shè)定職務(wù)代理人，公文有問題時(shí)，無代理人代為處理，而致影響公文處理時(shí)效（0990010805）請(qǐng)於請(qǐng)假、出差前，於代理設(shè)定中，設(shè)定職務(wù)代理人主管請(qǐng)假、出差時(shí)，未設(shè)定代理人，導(dǎo)致公文無人批核請(qǐng)主管於請(qǐng)假、出差前於代理設(shè)定中，設(shè)定職務(wù)代理人/sundae_meng公文處理常見問題已決行的公文沒有送歸檔已決行的公文（收、發(fā)文）務(wù)必送文書組歸檔簽可選擇送歸檔或單位自存單位發(fā)文亦須送單位自存承辦人已離職的公文沒有人代送歸檔承辦人離職時(shí)，應(yīng)由該單位之人事管理人員或主管在公文系統(tǒng)中進(jìn)行移文作業(yè)，再由接辦人代送歸檔需先經(jīng)校內(nèi)教評(píng)會(huì)等其它會(huì)議決議後，才能簽辦

須辦理展期申請(qǐng)來文機(jī)關(guān)提供的附件或來文內(nèi)容有誤，需待來文機(jī)關(guān)補(bǔ)送後才能簽辦

須辦理展期申請(qǐng)簽辦單及簽送歸檔之前，誤按清稿，以致清稿前的核章不見了已決行的簽辦單及簽不須發(fā)文，所以不須清稿才送文書組歸檔（0990007943

、(1)）/sundae_meng不應(yīng)歸檔之附件現(xiàn)金、有價(jià)證券及其他貴重物品。司法訴訟有關(guān)物證。流質(zhì)、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。易變質(zhì)而不適長(zhǎng)期保存之物品。/sundae_meng不須歸檔之附件發(fā)文方面：計(jì)畫期中、期末報(bào)告；計(jì)畫申請(qǐng)書；計(jì)畫成果報(bào)告書；教授、研究生回國報(bào)告書；教授、研究生出國申請(qǐng)書及申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助。2.收文方面：教授、研究生申請(qǐng)參加會(huì)議、研討會(huì)之原件退回者(未獲補(bǔ)助者)贈(zèng)閱書籍、月刊等。除上述原因外，附件不歸檔時(shí)，須於核章時(shí)加註：「附件留存承辦人處備查，擬不送歸檔」、或「附件隨文寄出，擬不送歸檔」，經(jīng)權(quán)責(zé)長(zhǎng)官批核。/sundae_meng應(yīng)退還承辦人補(bǔ)正之歸檔案件案件或其附件不全，或附件未經(jīng)簽準(zhǔn)而抽存者。案件污損或內(nèi)容不清楚者。案件未經(jīng)批準(zhǔn)或漏判、漏印、漏發(fā)、漏會(huì)者。案件未編列文號(hào)或文號(hào)有誤者。案件未填註保存年限或分類號(hào)者。案件未依規(guī)定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。案件未依規(guī)定蓋騎縫章或職名章者。樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。案件與歸檔清單之登載不符者。案件未能以原件歸檔，且未經(jīng)簽奉權(quán)責(zé)長(zhǎng)官核準(zhǔn)者。未辦畢案件不得先行歸檔。前項(xiàng)所稱之補(bǔ)正，應(yīng)由承辦業(yè)務(wù)相關(guān)人員