公司檔案管理制度及公司文件、合同管理規(guī)定第一章總則1.1為統(tǒng)一公司檔案與文件、合同的管理口徑，確保信息完整、安全、可追溯，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件管理暫行辦法》及行業(yè)最佳實(shí)踐，特制定本制度。1.2本制度所稱“檔案”系指公司在設(shè)立、運(yùn)營(yíng)、解散全過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的各種載體原始記錄；“文件”系指正在流轉(zhuǎn)、尚未完結(jié)的公文、資料；“合同”系指公司與外部主體或內(nèi)部部門(mén)之間設(shè)立、變更、終止權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。1.3本制度適用于公司總部、各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目公司、控股及實(shí)際控制企業(yè)；境外機(jī)構(gòu)在不違反所在地法律的前提下參照?qǐng)?zhí)行。1.4檔案管理遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)歸檔”的原則；文件與合同管理遵循“事前審批、事中監(jiān)控、事后歸檔”的原則；全部活動(dòng)須滿足合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控、效率優(yōu)先、成本合理四項(xiàng)基準(zhǔn)。第二章組織與職責(zé)2.1董事會(huì)授權(quán)總經(jīng)理分管檔案工作，設(shè)立“檔案管理委員會(huì)”（以下簡(jiǎn)稱“檔委會(huì)”），由總經(jīng)理任主任，財(cái)務(wù)、法務(wù)、人力、信息、業(yè)務(wù)五大條線負(fù)責(zé)人為委員，每季度召開(kāi)例會(huì)，審議重大事項(xiàng)。2.2行政中心下設(shè)“檔案室”，為公司檔案歸口管理部門(mén)，編制不少于3名專職人員，其中1人具備《檔案人員崗位培訓(xùn)證書(shū)》。2.3各部門(mén)設(shè)“兼職檔案員”，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提名、檔案室考核，每部門(mén)至少1人，變動(dòng)須在3個(gè)工作日內(nèi)報(bào)備。2.4法務(wù)部為合同管理專業(yè)部門(mén)，設(shè)“合同管理崗”不少于2人，負(fù)責(zé)模板制定、法律審查、編號(hào)發(fā)放、履約監(jiān)控、爭(zhēng)議處理。2.5信息中心負(fù)責(zé)電子檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、運(yùn)維、備份、災(zāi)難恢復(fù)，保證系統(tǒng)RPO≤15分鐘，RTO≤2小時(shí)。2.6財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同收付款節(jié)點(diǎn)的系統(tǒng)錄入，確保資金流與合同履約進(jìn)度匹配，發(fā)現(xiàn)異常24小時(shí)內(nèi)預(yù)警。2.7內(nèi)審部每年對(duì)檔案及合同管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，覆蓋率100%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題限期整改并納入績(jī)效。第三章檔案分類與代碼3.1采用“職能—年度—保管期限”三段式分類法，全宗號(hào)統(tǒng)一為“CF”+四位年份+三位流水。3.2一級(jí)類目設(shè)11項(xiàng)：A行政管理、B人力資源、C財(cái)務(wù)資產(chǎn)、D法務(wù)風(fēng)控、E業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、F項(xiàng)目管理、G研發(fā)技術(shù)、H采購(gòu)供應(yīng)鏈、I品牌公關(guān)、J審計(jì)監(jiān)察、K實(shí)物檔案。3.3二級(jí)類目按業(yè)務(wù)場(chǎng)景細(xì)分，如“E業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)”下設(shè)E01銷售、E02客服、E03渠道……共38項(xiàng)；三級(jí)類目按最小項(xiàng)目單元設(shè)置，代碼長(zhǎng)度不超過(guò)8位。3.4保管期限分永久、30年、10年、5年、3年五檔，由形成部門(mén)初步劃定，檔案室復(fù)核，檔委會(huì)終審。3.5密級(jí)分內(nèi)部公開(kāi)、內(nèi)部限制、秘密、機(jī)密四級(jí)，標(biāo)識(shí)于檔案盒脊背及系統(tǒng)元數(shù)據(jù)，機(jī)密級(jí)檔案須專柜存放、雙人雙鎖。第四章文件生命周期管理4.1文件擬制4.1.1統(tǒng)一使用公司VI模板，頁(yè)眉含公司LOGO、保密等級(jí)，頁(yè)腳含“第X頁(yè)共Y頁(yè)”。4.1.2文件編號(hào)規(guī)則：發(fā)文/部門(mén)簡(jiǎn)稱+〔年份〕+序號(hào)，如“CF-HR〔2024〕015號(hào)”。4.1.3起草人須同步在“協(xié)同辦公系統(tǒng)”創(chuàng)建電子流程，填寫(xiě)標(biāo)題、主送、抄送、關(guān)鍵詞、預(yù)計(jì)保管期限。4.2文件審核4.2.1普通文件實(shí)行“三級(jí)審核”：起草人→部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管高管；重要文件增加法務(wù)、財(cái)務(wù)、信息會(huì)簽節(jié)點(diǎn)。4.2.2審核意見(jiàn)須以修訂模式留痕，禁止線下口頭修改；如版本沖突，以系統(tǒng)時(shí)間戳最新者為準(zhǔn)。4.3文件簽發(fā)4.3.1公司公章、法人章、合同章由印章室集中管理，用印須線上申請(qǐng)，審批鏈完整后方可解鎖印章柜。4.3.2簽發(fā)后1小時(shí)內(nèi)，文件原稿自動(dòng)歸入“預(yù)歸檔庫(kù)”，水印加注“已簽發(fā)”字樣，防止重復(fù)打印。4.4文件分發(fā)4.4.1內(nèi)部收文統(tǒng)一進(jìn)入“公文交換箱”，系統(tǒng)根據(jù)組織架構(gòu)自動(dòng)推送，收件人須4小時(shí)內(nèi)簽收。4.4.2對(duì)外發(fā)文優(yōu)先使用電子簽章平臺(tái)，需紙質(zhì)郵寄的，采用EMS特快專遞，郵寄單號(hào)回寫(xiě)系統(tǒng)。4.5文件督辦4.5.1對(duì)有時(shí)限要求的文件，系統(tǒng)自動(dòng)生成“督辦卡片”，提前3日黃色預(yù)警、1日紅色預(yù)警。4.5.2超期未辦結(jié)的，部門(mén)月度績(jī)效扣減2分/件，連續(xù)兩次超期啟動(dòng)約談。4.6文件歸檔4.6.1文件辦結(jié)判定標(biāo)準(zhǔn)：事項(xiàng)完結(jié)、款項(xiàng)結(jié)清、各方確認(rèn)無(wú)爭(zhēng)議；由承辦人發(fā)起“歸檔申請(qǐng)”，上傳佐證材料。4.6.2檔案室在2個(gè)工作日內(nèi)完成質(zhì)量核查：簽章是否完整、附件是否齊全、格式是否合規(guī)；不合格的退回并說(shuō)明原因。4.6.3歸檔完成后，文件狀態(tài)由“活躍”轉(zhuǎn)為“封存”，物理文件噴碼上架，電子文件轉(zhuǎn)入“長(zhǎng)期存儲(chǔ)庫(kù)”。第五章合同全周期管理5.1合同起草5.1.1統(tǒng)一使用法務(wù)部發(fā)布的最新模板，改動(dòng)處須高亮標(biāo)注；無(wú)對(duì)應(yīng)模板的，須提交《模板申請(qǐng)表》經(jīng)法務(wù)審批。5.1.2合同須設(shè)置“唯一編號(hào)”，規(guī)則：HT+六位流水+版本號(hào)，如“HT240315V2”。5.1.3金額≥100萬(wàn)元或期限≥3年的合同，須同步編制《合同風(fēng)險(xiǎn)清單》，列明付款節(jié)點(diǎn)、違約條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、數(shù)據(jù)跨境傳輸?shù)纫亍?.2合同評(píng)審5.2.1采用“N+3”評(píng)審機(jī)制：業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)為固定成員，根據(jù)合同類型動(dòng)態(tài)加入技術(shù)、供應(yīng)鏈、人力。5.2.2評(píng)審結(jié)論分“通過(guò)、修改后通過(guò)、否決”三類，修改后通過(guò)須二次會(huì)簽；否決須說(shuō)明理由并留檔。5.2.3評(píng)審時(shí)限：一般合同3個(gè)工作日，重大合同5個(gè)工作日；超時(shí)未反饋視為“無(wú)異議”，系統(tǒng)默認(rèn)通過(guò)。5.3合同簽署5.3.1優(yōu)先使用“可信電子簽名”，符合《電子簽名法》可靠電子簽名要求；確需紙質(zhì)簽署的，須騎縫章、簽署頁(yè)小簽。5.3.2合同簽署前須完成“背調(diào)”：對(duì)方主體資格、信用記錄、訴訟被執(zhí)行情況；背調(diào)報(bào)告隨合同一并存檔。5.3.3我方簽字人須為法定代表人或授權(quán)委托人，授權(quán)書(shū)須明確合同編號(hào)、授權(quán)期限、權(quán)限范圍。5.4合同履行5.4.1系統(tǒng)自動(dòng)生成《履約進(jìn)度表》，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括預(yù)付款、發(fā)貨、驗(yàn)收、尾款、質(zhì)保到期；責(zé)任人須上傳佐證。5.4.2財(cái)務(wù)付款須以系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)為依據(jù)，無(wú)節(jié)點(diǎn)或節(jié)點(diǎn)未達(dá)成拒絕付款；特殊情形須總經(jīng)理加簽。5.4.3合同變更、補(bǔ)充協(xié)議須重新履行評(píng)審流程，編號(hào)在原合同后加“-B1、-B2”；口頭變更無(wú)效。5.5合同終止與解除5.5.1正常終止須由承辦人發(fā)起“終止確認(rèn)”，經(jīng)法務(wù)審核、對(duì)方蓋章后歸檔。5.5.2提前解除須附《解除協(xié)議》及風(fēng)險(xiǎn)處置報(bào)告，說(shuō)明資產(chǎn)返還、保密延續(xù)、違約責(zé)任；涉訴案件同步移交法務(wù)。5.6合同借閱5.6.1借閱人通過(guò)系統(tǒng)提交申請(qǐng)，填寫(xiě)用途、借閱期限、歸還方式；機(jī)密級(jí)合同須分管高管審批。5.6.2借閱期限不超過(guò)10個(gè)工作日，到期前1日系統(tǒng)短信提醒；續(xù)借須重新審批。5.6.3借閱過(guò)程全程監(jiān)控：電子文件加水印、禁止下載；紙質(zhì)文件使用掃描復(fù)合機(jī)，留存借閱影像。第六章電子檔案技術(shù)規(guī)范6.1文件格式6.1.1文本類采用PDF/A-2b，分辨率≥300dpi，嵌入字體子集；圖紙類采用DWG、PDF雙格式存儲(chǔ)。6.1.2音視頻采用MP4（H.264/AAC），采樣率48kHz，碼率不低于1Mbps；重要錄像須同步轉(zhuǎn)寫(xiě)文字。6.2元數(shù)據(jù)6.2.1核心元數(shù)據(jù)18項(xiàng)：全宗號(hào)、分類號(hào)、件號(hào)、題名、責(zé)任者、成文日期、頁(yè)數(shù)、載體、密級(jí)、保管期限、開(kāi)放標(biāo)識(shí)、版權(quán)信息、系統(tǒng)捕獲時(shí)間、捕獲人、格式、大小、哈希值、版本號(hào)。6.2.2元數(shù)據(jù)與文件須綁定封裝為ZIP包，哈希算法采用SHA-256，防止篡改。6.3存儲(chǔ)架構(gòu)6.3.1采用“在線—近線—離線”三級(jí)：在線SSD陣列保存6個(gè)月內(nèi)數(shù)據(jù)，近線機(jī)械盤(pán)保存7年內(nèi)數(shù)據(jù)，離線藍(lán)光光盤(pán)保存永久與30年數(shù)據(jù)。6.3.2同城雙活機(jī)房+異地容災(zāi)機(jī)房，距離≥300公里；RPO、RTO指標(biāo)寫(xiě)入運(yùn)維SLA，季度演練一次。6.4備份策略6.4.1在線數(shù)據(jù)快照每4小時(shí)一次，保留48小時(shí)；近線數(shù)據(jù)每天增量備份，保留30天；離線光盤(pán)一次性寫(xiě)入，保存兩套，異地存放。6.4.2備份完成率納入運(yùn)維KPI，低于99.9%須提交書(shū)面說(shuō)明。6.5遷移與轉(zhuǎn)換6.5.1每三年進(jìn)行格式風(fēng)險(xiǎn)掃描，發(fā)現(xiàn)格式瀕臨淘汰，須在12個(gè)月內(nèi)完成遷移；遷移后須100%質(zhì)檢，差錯(cuò)率低于0.01%。6.5.2遷移報(bào)告須由檔案室、信息中心、第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)三方簽字，存入檔案永久保存。第七章庫(kù)房與實(shí)物管理7.1庫(kù)房選址7.1.1遠(yuǎn)離強(qiáng)震動(dòng)、強(qiáng)輻射、易燃爆場(chǎng)所，地面荷載≥12kN/m2；庫(kù)房與辦公區(qū)物理隔離，設(shè)獨(dú)立出入口。7.1.2防火等級(jí)一級(jí)，安裝IG541氣體滅火系統(tǒng)，噴頭保護(hù)半徑≤7.5米；嚴(yán)禁使用水噴淋。7.2溫濕度控制7.2.1紙質(zhì)檔案溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，日波動(dòng)≤±2℃、±5%RH；全年監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)自動(dòng)上傳云端。7.2.2磁性載體單獨(dú)設(shè)防磁柜，磁場(chǎng)強(qiáng)度≤50奧斯特；光盤(pán)使用PP密封盒，存放溫度4℃—20℃。7.3密集架與標(biāo)識(shí)7.3.1采用電動(dòng)密集架，荷載≥80kg/層，通道寬度≥1米；軌道終端設(shè)緩沖裝置，防止脫軌。7.3.2檔案盒脊背標(biāo)簽含二維碼，掃碼可查看元數(shù)據(jù)；標(biāo)簽顏色區(qū)分密級(jí)：紅—機(jī)密、橙—秘密、黃—內(nèi)部限制、綠—內(nèi)部公開(kāi)。7.4出入庫(kù)7.4.1實(shí)行“雙人雙鎖”，鑰匙分持，不得隨身攜帶；出入庫(kù)須在RFID通道門(mén)掃描，自動(dòng)生成日志。7.4.2出庫(kù)超24小時(shí)須填寫(xiě)《延期說(shuō)明》，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；超7天須報(bào)檔委會(huì)審批。7.5盤(pán)點(diǎn)與銷毀7.5.1每年10月進(jìn)行年度盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)房、系統(tǒng)、臺(tái)賬三賬一致；差異率超過(guò)0.5%啟動(dòng)問(wèn)責(zé)。7.5.2到期檔案由檔案室列出清冊(cè)，送交檔委會(huì)審議；銷毀采用“碎漿+焚燒”雙方式，留存影像記錄不少于3年。第八章利用與開(kāi)放8.1內(nèi)部利用8.1.1員工通過(guò)系統(tǒng)檢索，在線瀏覽、申請(qǐng)復(fù)制；復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制專用章”，注明用途、份數(shù)、日期。8.1.2涉密檔案利用須填寫(xiě)《保密承諾書(shū)》，使用專用閱覽室，禁止手機(jī)、相機(jī)、無(wú)線設(shè)備帶入。8.2外部利用8.2.1政府機(jī)關(guān)、司法部門(mén)依法調(diào)閱，須出具正式公函，由法務(wù)部核驗(yàn)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；提供復(fù)制件須隱去無(wú)關(guān)商業(yè)秘密。8.2.2合作方因?qū)徲?jì)、盡調(diào)需要利用，須簽署《保密協(xié)議》，使用場(chǎng)所設(shè)獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，屏幕水印全程追蹤。8.3開(kāi)放范圍8.3.1內(nèi)部公開(kāi)級(jí)檔案滿3年可對(duì)內(nèi)開(kāi)放；秘密級(jí)滿10年、機(jī)密級(jí)滿20年經(jīng)解密審查后可降密開(kāi)放。8.3.2開(kāi)放目錄每年更新一次，通過(guò)公司知識(shí)庫(kù)發(fā)布；員工可點(diǎn)贊、評(píng)論，實(shí)現(xiàn)知識(shí)互動(dòng)。第九章安全與保密9.1人員安全9.1.1檔案人員入職須通過(guò)背景調(diào)查，簽署《保密及競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》；離崗時(shí)進(jìn)行離職審計(jì)，收回全部權(quán)限。9.1.2每?jī)赡杲M織一次保密教育培訓(xùn)，考核不合格須補(bǔ)考，仍不合格調(diào)離崗位。9.2網(wǎng)絡(luò)安全9.2.1檔案系統(tǒng)部署在私有云，采用零信任架構(gòu)，所有API接口須OAuth2.0認(rèn)證；傳輸層TLS1.3加密。9.2.2系統(tǒng)日志保留不少于6個(gè)月，異常登錄即觸發(fā)短信+郵件雙因子告警。9.3介質(zhì)安全9.3.1紙質(zhì)檔案出庫(kù)使用一次性防偽封簽，破損即視為失效；重新封裝須檔案室主任批準(zhǔn)。9.3.2報(bào)廢硬盤(pán)、光盤(pán)須使用消磁機(jī)及碎盤(pán)機(jī)，留存粉碎后照片，照片含GPS位置、時(shí)間戳。第十章績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲10.1考核指標(biāo)10.1.1歸檔及時(shí)率=按期歸檔件數(shù)÷應(yīng)歸檔件數(shù)×100%，目標(biāo)值≥98%。10.1.2合同履約節(jié)點(diǎn)錄入及時(shí)率≥99%，差錯(cuò)率≤0.5%。10.1.3盤(pán)點(diǎn)差異率≤0.5%，全年零丟失。10.2獎(jiǎng)勵(lì)10.2.1超額完成指標(biāo)且排名前三的部門(mén)，授予“檔案管理流動(dòng)紅旗”，年度績(jī)效加3分。10.2.2個(gè)人提出優(yōu)化建議被采納，按節(jié)省成本的5%給予獎(jiǎng)勵(lì)，上限5萬(wàn)元。10.3懲罰10.3.1歸檔不及時(shí)每超1天扣0.5分；丟失檔案1件，按評(píng)估價(jià)值賠償，最高扣減全年績(jī)效50%。10.3.2泄露機(jī)密級(jí)檔案，解除勞動(dòng)合同并追究法律責(zé)任；給公司造成損失的，全額賠償。第十一章培訓(xùn)與持續(xù)改進(jìn)11.1新員工入職3個(gè)月內(nèi)